“包子”马上变成了光溜溜的“馒头”“那可不行,‘梅超风’(朱笑笑送给梅胜男的绰号)那个格格巫还不把老娘我给吃了呀?我好不容易找着个工作……”
张驰强烈地意识到不全力支持是万万不行的,赶紧摆了个白展堂的Pose(姿势):“嗯!你尽管冲,我掩护!”
在张驰的全力协助下,经过两天的奋战,朱笑笑把从网上搜集的有关年会的资料经过多次编辑,终于整理出了年会计划的大纲。虽然只是个框架,但也让她心里有了底。
这可是朱笑笑有生以来最枯燥的一个圣诞,但也是最有收获的一个。她发现,原来和逛街、看电影、听唱诗比起来,宅在家里又安全又省钱。无丝竹之乱耳,无拥挤之劳形,有的则是学习、吸收之后的充实感。
周一,朱笑笑把公司内网上与年会相关的资料翻了个遍,再加上周末收集的东西,一段段都粘贴到准备好的大纲里。眼看着年会计划的页数越来越多,心里那个美呀!
到了下午,这项纯体力活儿终于干完了,头晕眼花的朱笑笑却发现了一个严重的问题--大纲中的不少章节居然是空的!经过一番细致彻底的搜肚刮肠之后,她不得不承认,有些问题她确实不知道该怎么写。无奈之下,只好向安为善咨询,安为善一句话点醒梦中人:“记住,项目是独特的!模板只是个提醒,并不需要你逐项填空!”哦,原来如此!
周五的办公会像个巨大的阴影,一直沉甸甸地压在朱笑笑心头。朱笑笑这次学乖了,万一梅总又提出一大堆修改意见(那简直是一定的),得给自己留点儿时间,于是第一时间就把邮件发出去了,又拨通了梅总的手机。
“Julia,什么事?”梅胜男打了个长长的哈欠。朱笑笑这个恨哪--这才下午五点多,我在这儿累死累活地写计划,你睡懒觉!什么世道啊?心里不满,嘴上自然就生硬起来:“梅总,打扰你休假了,对不起。我把年会计划发你邮箱了,请你查收一下。”
梅胜男似乎清醒了一点:“哦,你给李总看了吗?”
咦?不是周五才讨论吗?再说了,你是我的顶头上司,你不看,让我找李总,还想不想干了?
“你是说,让我直接找李总?我觉得,从管理线上看,还是应该先给你看比较妥当吧?”
梅胜男沉吟了一下说:“李总在会上特别强调了这次年会的重要性,可见他对这个项目非常重视。这样好了,计划我先看着,你尽快和李总沟通一下,我们再电话联系。”
朱笑笑犹豫着跟李总说什么,忽然听到有人在敲隔板,回头一看,安为善神秘兮兮地说:“收邮件!”
朱笑笑赶紧登录邮箱。两天没上班,邮箱里一大堆杂七杂八的邮件,看着就头疼。好在“梅超风”有插小红旗儿的习惯,倒是一眼就能看见。
一看标题,朱笑笑吓了一跳--《关于朱笑笑正式担任年会项目负责人的通知》。这也太严肃、太老土了吧?正文倒没那么吓人,就是把李鄂生关于年会多么重要,请各部门及其他大区老总积极协助之类的话重复了一遍,邮件后面还附上了朱笑笑的联系方式。
朱笑笑有点儿不明白,怎么还没跟自己说,老巫婆自己就把邮件发了?她压低身体,蹑手蹑脚地凑到安为善耳边,小声问:“梅总的邮件什么意思呀?”
安为善悄声儿说:“你不要管她本意是什么,你只当好意理解就可以啦--这是对你的正式任命和授权呢!”
朱笑笑更不明白了:“前两次经理办公会上都已经明确说过了,第一次是梅总说的,第二次是李总说的,怎么还要搞什么‘正式任命’呢?再说了,我一个小小的行政助理,授什么权给我了?这邮件上没说什么授权的事儿呀!”
安为善拿笔点了点朱笑笑的鼻尖儿:“你呀你呀!第一,口说无凭,写邮件就有了书面证据;第二,李总宣布的时候,只有咱们大区这几位老总听见了,其他大区的老总可不知道啊,别忘了他们也要参加年会的!”
朱笑笑点了点头。安为善继续道:“第三,咱们虽说挂着总公司的名义,但实际上各个大区都是各管各的,大家是平级关系。组织年会是咱们部门的职责,但梅总也没有权力给你什么‘授权’,所以你看她在邮件中用的是‘担任’这个词,意思是说,这是她站在部门的角度对你的任命,而不是整个集团对你的任命!”
朱笑笑吐了吐舌头:“哦,原来这封邮件还藏着这么多玄机呀!那其他大区的老总会重视这个项目吗?”
安为善指着他的邮件列表:“你没看见李总已经在第一时间回复了,而且用的是‘回复全部’方式?他是集团副总,这就表明,你已经得到集团,至少是总公司的任命啦!”
朱笑笑嘻嘻笑着:“谢谢你啊,老安!那我下一步该怎么做呢?”
安为善还没回答,梅胜男的电话又来了。“我发的以及李总回复的邮件你都看到了吧?”梅胜男一向单刀直入直奔主题。朱笑笑赶紧点头称是,心里暗暗感激安为善,要不是他,又得被老巫婆数落一通。
“那其他大区老总或其助理的回复呢?”
啊?还以为是垃圾邮件呢,差点全扔到垃圾箱里!朱笑笑庆幸自己手没那么快,看来老妈成天批评的“懒毛病”在关键时候可是能救命呢!她不敢说实话,只好敷衍:“呃,正在看……”
梅胜男似乎没听到她说的话:“从现在开始,你就是年会项目的正式负责人了,我希望你能真正地负起责任来!”
“是,我会好好干。可是梅总,我在这方面没什么经验,项目负责人都负责哪些事项呢?”
“我这里有项目负责人的岗位说明书,我发给你,你看一下吧。”梅胜男说完挂断了电话。
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项目启动以签发《项目章程》为标志。
那什么是《项目章程》呢?
所谓《项目章程》,是一份正式批准项目成立的文件,它授权项目经理在项目活动中动用组织资源。《项目章程》的内容因具体项目情况而异,可以包括:项目被批准的原因、概括性的项目描述、项目总体要求、项目目标及相关测量标准、总体里程碑进度计划、总体预算、项目的主要风险、委派的项目经理及其职责和职权等。
通过向相关组织与个人正式宣布这些内容,一方面,大家都明确地知道项目正式开始了,有哪些主要指标要求;另一方面,也明确了谁是项目经理,他有哪些权利。
既然《项目章程》这么重要,谁来写、谁来批呢?
《项目章程》由发起人审批,可以由他亲自撰写,也可以授权项目经理草拟。
漫画:圣旨
项目经理的职责--为什么要负这么多责任
犹豫再三,朱笑笑终于鼓起勇气,按下了李鄂生的电话号码。
李鄂生显然对这个电话很意外:“你的计划已经写完了?可以给我看了?”
朱笑笑怯怯地说:“写了个草稿,梅总还没有批准。”
李鄂生更加奇怪了:“那你找我做什么?”
朱笑笑自己也摸不着头脑:“是梅总说……”
李鄂生心里虽然不爽,但作为老总,不好为难一个小兵,于是他缓和了口气:“哦,这样啊。Julia,我这几天比较忙,不一定能腾出时间来,你先和各个部门老总沟通一下,我有时间的话就通知你。”
“啊?”一个老巫婆还不够,怎么又蹦出来这么多?朱笑笑一直以为,只要不招惹“梅超风”就可以万事大吉了,谁知道还得伺候一群“妖魔鬼怪”,那还不得万劫不复啊!可既然是总经理说的,也不敢不执行啊,呜呜呜……
没听到具体的响应,李鄂生心知朱笑笑的为难与畏惧,故意稍稍提高了音量对身边的伏龙腾说:“龙腾,你明天什么时间在公司?Julia要去找你,关于年会的事儿……可不可以早来一会儿?那我让她早点去找你……Julia,你明天辛苦一下,早来公司半小时,我让龙腾等你。”
朱笑笑巴不得立即挂电话,赶紧说:“好的,我明早八点半去找伏总。谢谢李总!”
快下班的时候,梅胜男的邮件终于来了。朱笑笑打开一看,当时就傻了:“老安哪,这……这……这项目负责人的职责也忒多了吧!”
安为善正忙着处理自己的工作,连头都没抬:“项目负责人、项目负责人,就是对项目负责的人。有关项目的一切当然都是他的职责范围!”
“可是,大到目标、进度、预算,小到人员、设备、材料、场地,他一个人忙得过来吗?”
“那是他的职责,并没说需要他亲自动手,要是事必躬亲,还要项目组做什么?”
朱笑笑更不明白了:“既然不是事事都由项目负责人干,为什么又写到他的岗位说明书里呢?”
安为善的思路被一再打断,举着拳头说:“‘负责’和‘实施’是两回事!产品是销售部门在卖,可销售任务若没完成,李总可以脱开干系吗?”
朱笑笑假装没看到安为善的不耐烦,脸上加了一抹讨好的笑,继续问道:“那么,哪些工作由项目负责人亲自做,哪些又要由他的手下做呢?”
安为善被她纠缠不过,只好回过头来:“那要看具体项目的情况。年会是比较简单的,你也用不着组建什么项目组,基本上一个人都能完成,只要和其他人保持顺畅的沟通就可以了。”
朱笑笑越听越不明白:“我这个项目负责人到底该做什么呢?”
安为善看到她迷茫的神情,无可奈何地埋下头继续工作,心不在焉地说:“你把自己当作总经理来要求就行啦!”
“啊?把自己当作总经理来要求?那还要总经理干什么?”朱笑笑脱口而出,安为善却再也不肯张口了。
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从定义上说,项目经理就是“执行组织委派其实现项目目标的个人”。为确保“实现项目目标”,项目经理必须持续地计划、监控和修正项目的时间、成本、质量、满意度等指标,协调项目内外的各种资源,发现并有效解决各种问题和风险。他一个人需要兼顾战略规划、设计、工程、客服、财务、法律等各个部门的职责。因此,有个形象的说法,项目经理就是“项目上的总经理”。
职责那么多,确实像总经理了,可是会有总经理那么大的权力吗?
呵呵,很不幸,这个真没有!项目经理的责任非常重大,可是权限往往与“总经理”相去甚远,甚至连职能经理都不如。有人说,项目经理就是“戴着铁链跳舞的人”,他的形象就像这样--
项目有个“如临深渊”般的背景,目标在可望而不可即的远方;
从此岸到彼岸,只有细细的钢丝这一资源可用,而且还可能有很大的弹性;
背负着沉重的任务包袱,有时还有额外负担;
手上不断倒换着时间、成本、质量等绩效指标,一个都不能落下;
风吹日晒、雨淋雷击,都不能中途退出;
周围有很多人围观,但很少有人真心帮忙,更多的是嘲笑--“看哪,那个人的姿势一点儿也不优雅”;
成功了,是大家的功劳,而失败了则只能归罪于自己……
啊?项目经理就这形象啊!我可不想变成这样!
呵呵,责任大权力小、时间紧资源少,这些都是项目的常态。正因如此,有人把PM(Project Manager,项目经理)解释为“可怜人”(Poor Man)。然而,如果你能坚持积极地学习和锤炼自己的知识技能,终有一天,你将成为“活力超人”(Power Man)!
漫画:破茧成蝶
项目负责人和项目经理有什么区别吗?
在某些组织里是一个意思,但仔细揣摩,这两个词还是有些区别的:大型复杂项目需要通盘把控,组织会赋予项目经理一定的权力,包括但不限于组建团队、调配资源、项目决策等。而像年会这样的小型项目,由一个接口人在各部门之间沟通信息、协调步调以保证项目进展就可以了,组织往往任命他做负责人--这个人基本没什么权力。
可交付成果--什么叫项目成功
北京的交通很奇怪,周一和周五是例行的“麻辣火爆堵”,周二也莫名其妙地“肠梗阻”。朱笑笑是起了个大早赶了个晚集,上气不接下气地跑到伏龙腾的办公室时,已经八点五十了。伏龙腾的桌子上乱七八糟的一大摊资料,他正在埋头找东西。听到朱笑笑的道歉,他眼皮儿都没抬:“你迟到了。我只有十分钟时间。啥子事情?”
朱笑笑自知理亏,怯怯地把打印出来的年会计划递了过去说:“伏总,请你对年会计划提提意见。”
伏龙腾以一目十行之势哗啦啦地翻着,三五十秒就把朱笑笑历尽千辛万苦写就的年会计划翻完了,这让她很没有成就感。他把计划随手扔在桌上,叉起胳膊抱着胸,问:“你有啥子问题,赶紧问噻!”