书城励志高效能人的必备习惯
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第46章 7第一次就把事情做对

第七章7 第一次就把事情做对

如果你到华晨金杯汽车有限公司进行参观,首先映入眼帘的就是悬在车间门口的条幅——第一次就把事情做对。

“第一次就把事情做对(Do It Right The First Time 简称DIRFT)”,是著名管理学家克劳士比“零缺陷”理论的精髓之一。第一次就做对是最便宜的经营之道!第一次做对的概念是中国企业的灵丹妙药,同时也是我们提升工作效率的一个重要法则。

在我们的工作中经常会出现这样的现象:

——5%的人并不是在工作,而是在制造问题,无事必生非,他们是在破坏性地做。

——10%的人正在等待着什么,他们永远在等待、拖延,什么都不想做。

——20%的人正在为增加库存而工作,他们是在没有目标地工作。

——10%的人没有对公司作出贡献,他们是“盲做”、“蛮做”,虽然也在工作,却是在进行负效劳动。

——40%的人正在按照低效的标准或方法工作,他们虽然努力,却没有掌握正确有效的工作方法。

——只有15%的人属于正常范围,但绩效仍然不高,仍需要进一步提高工作质量。

无论做什么事,都要讲究到位,半到位又不到位是最令人难受的。在我们执行工作的过程中,“第一次就把事情做对”是一个应该引起足够重视的理念。如果这件事情是有意义的,现在又具备了把它做对的条件,为什么不现在就把它做对呢?

当我们被要求“第一次就把事情做对”时,许多人会反驳:“我很忙。”因为很忙,就可以马马虎虎地做事吗?其实,返工的浪费最冤枉。第一次没做好,再重新做时既不快,花费也不少。忙要为效率忙,而不是在忙中出错。

若第一次没把事情做对,忙着改错,改错中又很容易忙出新的错误,恶性循环的死结越缠越紧。这些错误往往不仅让自己忙,还会放大到让很多人跟着你忙,造成巨大的人力和物资损失。

由此可见,企业中每个人的目标都应是“第一次就把事情完全做对”,至于如何才能做到在第一次就把事情做对,克劳士比先生也给了我们正确的答案。这就是首先要知道什么是“对”,如何做才能达到“对”这个标准。

第一次就把事情做对,会深深影响一家企业的营运,试想想看,若一位业务人员在第一次没有弄清客户的需求,就胡乱应答“可以”、“一切都没问题”、“我们可以做到”,等到客户签约后,才发现合约内容根本无法符合其需求,造成技术人员或研发人员,需设法解决业务所承诺的各种答案,或造成已投入20%的心力,正准备开始时,客户却表示因为内容不符,不想签约。那是多么可惜,也是多么浪费啊。有可能成为你的顾客的潜在客户,却无法成为你的顾客,浪费了多少位员工的时间及心力,却还是没有办法弥补第一次没把事情做对的后果。

企业在招募人才时,如果没有第一次就找到对的人,让对的人来为你的企业卖力。在此需注意,所谓对的人,不一定是最优秀的人,但要是最适合、最“对”的人。若没有在一开始就找到符合你企业文化的人,后续你可能会面临不断为这个头痛人物的所作所为,收拾残局的问题。需要不断为他留下的各种小问题,进行处理及善后,也需要为他不能和企业成员融洽相处等各种后遗症,不断疲于奔波,解决处理。其后续所花费的心力,远比当初谨慎选择一位适合的人才,要多10倍或20倍的心力及时间。由此而知,我们怎能不慎重呢?

另外在新进成员刚进公司时,也是所谓的“第一次”。第一次接触公司的文化、第一次尝试新工作的任务、第一次执行该公司的项目。在第一次,就要养成新进人员的士气、团体作业的态度、颇具效益的做事方法。一旦良好习惯养成了,日后也不需花费太多时间,再纠正调整其做事方法及态度,反而可让新进成员上手后,运用其自身意志,以最适合企业属性及认知的方法来处理每件事。

而在数据或文件归档时,能第一次就把事情做对,更可为你省下不少时间,有多少次,我们翻箱倒柜,寻找一份两个月前所看过的数据,寻找一篇之前网络搜寻所找到的文章,少说也要花个十分钟到半小时来寻找吧!有多少次,我们因为需要找寻一位联系人,而不停地将名片盒反复查看,只为找到这个人的名片,这都是第一次没有把事情做对所引发的后果。

另外,要把事情一次做对,还要求我们在工作中要认真思考,力争将问题一次性解决。

从前,有一位地毯商人,看到最美丽的地毯中央隆起了一块,便把它弄平了。但是在不远处,地毯又隆起了一块,他再把隆起的地方弄平。不一会儿,在一个新地方又再次隆起了一块,如此一而再,再而三的,他试图弄平地毯,直到最后他拉起地毯的一角,看到一条蛇溜出去为止。

很多人解决问题,只是把问题从系统的一个部分推移到另一个部分,或者只是完成一个大问题里面的一小部分。比如,工厂的某台机器坏了,负责维修的师傅只是做一下最简单的检查,只要机器能正常运转了,他们就停止对机器做一次彻底清查,只有当机器完全不能运转了,才会引起人们的警觉,这种只满足于小修小补的态度如果不转变,将会给公司和个人带来巨大的损失。正确的做法是把问题想透彻,找出合理的方案,将问题一次性地彻底解决。

重复作业是造成一个人工作效率低下的重要原因。在很多人的工作经历中,也许都发生过工作越忙越乱,解决了旧问题,又发生了新故障,在忙乱中造成了新的工作错误,结果是轻则自己不得不手忙脚乱地改错,浪费大量的时间和精力,重则返工检讨,给公司造成经济损失或形象损失。

因此,我们要提高工作效率就要懂得为效率忙的道理,要坚持“第一次就把事情做对的工作理念”。盲目的忙乱毫无价值,我们无论自己的工作再忙,也要在必要的时候停下来思考一下,用脑子使巧劲解决问题,而不盲目地拼体力交差,第一次就把事情做好,把该做的工作做到位,这正是解决“忙症”的要诀。