书城管理用制度管人
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第55章 公文处理

一、公文概述。

公文是传达贯彻上级指示精神、请示和答复问题,指导或商洽工作的重要工具。

(一)公文的种类。

1、请示。

请上级指示和批准,用“请示”。

2、报告。

向上级机关汇报工作,反映情况,用“报告”。

3、指示。

对下级机关布置工作,阐明工作活动的指导原则,用“指示”。

4、布告、公告、通告。

对公众公布应当遵守或周知的事项,用“布告”。

向国内外宣布重大事件,用“公告”。

在一定范围内公布应当遵守或周知的事件,用“通告”。

5、批复。

答复请示事项,用“批复”。

6、通知。

传达上级的指示,要求下级办理或者需要知道的事项,批转下级的公文或转发上级、同级和不相隶属单位的公文,用“通知”。

7、通报。

表扬好人好事,批评错误,传达重要情况以及需要所属各单位知道的事项,用“通报”。

8、决定、决议。

对某些问题或者重大行动做出安排,用“决定”。

经过会议讨论通过,要求贯彻执行的事项,用“决议”。

9、函。

平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作,向有关主管部门请示批准等询问和答复问题,用“函”。

10、会议纪要。

传达会议议定事项和主要精神,要求有关单位共同遵守执行的,用“会议纪要”。

(二)公文格式。

公文格式一般包括:标题、主送单位(部门)、正文、附件、单位印章、发文时间、抄送(抄报)单位(部门)、公文字号、主题词等。

(1)公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容,并标明发文单位和公文种类。

除批转法规性文件外,公文标题一般不加书名号和其他标点符号。

(2)向上级请示的公文,一般只写一个主送单位(部门);如果需要上报另一个上级单位(部门)时,可以用抄报的形式。

(3)发文时间,以领导签发日期为准;联合行文,以最后单位签发的日期为准。

(4)公文字号一般包括单位代号、年号、顺序号。几个单位联名发文,只标明主办单位(部门)的公文编号。

(5)公文如有附件,应当在正文之后、单位名称之前,注明附件的名称和件数。

(6)收、发文单(部门)位应写单位(部门)全称或规范化简称。联合发文,应将主办单位(部门)排列在前。

(7)文字一律从左至右横写横排。

8、公文纸一般用16开,在左侧装订。“通告”等用纸大小,根据实际需要确定行文关系。

二、公文处理程序。

公文处理是指公司对公文及公文运行过程的管理。为了保证公文准确、迅速、安全地运转和传递,以充分地发挥公文的作用,应遵循一定的程序和规则。

(一)收文处理。

一般包括登记、分办、拟办、批办、催办等程序。

1、上级发来的文件及注有密级的简报、电报、资料和平级发来的文件,均由文秘人员统一签收、开拆、登记、呈阅、分发并按不同类别进行分类处理。其中内容重要的急件,及时呈送领导阅批,如领导出差,立即送办公室领导处理。

2、承办人应根据文件规定的传阅范围或领导指示,安排传阅或办理。领导人之间不宜直接横向传递,以免积压或传失。

3、凡需办理的公文,应先送办公室主任签批意见,再分送给有关部门办理或送领导批示后办理。办公室主任在签批公文时,认为无须送领导阅批的一般性公文,可根据公文内容和性质直接批有关部门阅办。各单位收到急件时,应在3天内答复并退回文件,一般要办理的文件,一周内应办理并退回文件,最迟不能超过15天。需要研究而不能马上处理的,也要先书面或口头简要回复。

4、加强公文检查催办工作。文秘人员对有领导批示的公文及本公司发出的文件,要认真督促、催办,以防积压或漏办。各分公司、各部门对上级发出的文件,需要汇报贯彻执行情况的,要及时检查反馈。

5、领导参加重要会议带回的文件,在汇报和传达后,应将会议文件交文秘人员立卷归档。

(二)发文处理。

一般包括拟稿、审稿、签发、缮印、校对、用印、封发等程序。

1、草拟公文的要求:

(1)要符合国家的方针、政策、法律、法令和上级的有关规定。如提出新的政策规定,应尽量与原来的有关政策相衔接,并加以说明;

(2)情况要确实,观点要明确,文字要精练,条理要清楚,层次要分明,标点符号要正确,篇幅要力求简短;

(3)引用的公文要写明发文机关、公文编号、标题和发文时间;

(4)草拟公文必须使用统一格式的公文稿纸,文件字迹要清楚,文面应保持整洁,凡是文面凌乱不清的,要重新清稿;

(5)数字的写法。正式文件中,除文件编号、统计表、计划表、序号、日期、专用术语和百分比必须用阿拉伯数字书写外,其他用汉字书写;

(6)章节序数的写法。一般应按下列顺序排列:第一层为:“一”,第二层为“(一)”,第三层为“1”,第四层为“(1)”,第五层为“(1)”;

(7)不要滥用简称。年月日、人名、地名、文件名称、事物名称等,一般不要简称。

2、公文审核。公司的文稿在送领导签发前,应由起草文件部门负责人审核后送办公室核稿。以工会、社团名义发文的,由董事会和分管领导审核。

审核的重点:

(1)是否需要行文;

(2)是否符合国家的方针、政策、法律、法令,与本单位发过的公文是否衔接;

(3)提出的要求和措施是否明确具体、切实可行;

(4)处理程序是否完备,行文关系、公文格式是否符合规定;

(5)文字叙述是否符合文法和逻辑,标点符号是否正确。

审核时如发现不妥之处,必须进行修改,属于重要的原则性的问题,应退回原承办单位修改,改动过大的,要重新抄写。

3、公文签发。公司行政文件,由分管副总经理签署意见后,由总经理签发。工会、社团的一般性文件,由分管领导签发,重要文件,由最高行政领导签发。

4、公文拟稿、改稿和签发,一律用钢笔,禁止使用铅笔和圆珠笔。

5、签发后的公文不得再做任何修改。若确需修改,必须重新送签。

6、公文签发后,由文秘室负责打印、盖章、装订、登记、分发。打印文件要美观大方,符合公文格式。装订要整齐牢固,不漏页、错页、粘页。印章盖在年、月、日的中上方,上沿不压正文,下沿略压年、月、日,如正文末页无空当,可另起一空白页注上日期盖章,并在该页的左上方标明“此页无正文”字样。

7、公文校对以原稿为准,非承办人不得擅自改动原文。校对未发现的差错,由校对人员负责;校对后,打字员没有改正的,由打字员负责。

三、文件的管理细则。

(一)各单位要有专人负责文书的管理工作,建立严格的管理制度,加强对相关人员的保密纪律教育,做好文件的管理工作。严禁将秘密文件带往公共场所或家中。文件传递过程中,必须办理登记、签收、注销等手续,并按照收文簿检查归档,以防遗漏。

(二)各单位工作中形成的文书,包括文件、会议记录、决议、照片、图表、录音带、录像带等有保存价值的资料,都必须由承办人收集齐全,分类整理,移交文书或有关人员核对整理后,于次年第二季度送交档案室归档,各单位、各经办人不得越期自行留存应该归档的文件。

(三)没有存档价值和存查必要的公文,由档案室鉴别、登记后销毁。

四、企业公文实用表格—请示。

五、企业公文实用表格—报告。

六、企业公文实用表格—决议。

七、企业公文实用表格—决定。

八、企业公文实用表格—批复。

九、企业公文实用表格—通知。

十、企业公文实用表格—通报。

十一、企业公文实用表格—公函。

十二、企业公文实用表格—送件登记簿。