1.名片的作用
相见留下各种信息，便于进一步联系。偶然遇到一位刚结识的朋友，递上一张名片，进行心灵交流，肯定会使你的新朋友为之一喜。在祝贺、感谢、辞行、吊唁等场合，递上一张名片，可以进一步加强联系。因故不能前往可以托人带去或寄去一张名片（有时还附有其他礼品），并在名片的适当地方写上表示一定含义的字句。例如，遇到亲友新婚、得子、寿辰等喜庆之事，可写上“新婚快乐”、“健康长寿”或“喜得贵子”等字样，表示祝贺之意；当亲友生病或遇到不幸时，可以写上“祝早日康复”或“谨致哀悼”等字样，表示关怀或致哀之情。
2.名片使用应注意的礼仪
在使用名片的时候，首先，要弄清名片应送给哪些人。一般来说，名片要送给那些工作上有业务联系的人；相处得比较亲密的朋友；见面后觉得有必要继续联络的人。
初次见面，在介绍人介绍或自我介绍后，如需让对方记住自己的姓名，可取出名片交给对方。名片就是自我介绍，所以送名片也要像说话一样彬彬有礼。收取的一方应双手接收，看过以后收好。最好放入名片盒或上衣口袋，以示慎重，切不可当着客人的面，随手乱丢。然后把自己的名片送给对方，若没有，可道歉说明，并将自己的姓名、地址留给对方。为了更好地发挥名片的作用，事后可在名片上记上接收的时间、地点和内容，以及对方感兴趣的话题，以便下次谈话有的放矢。
有下列情况，可以酌情使用名片：
事先约好的会见或访问，因已知对方是谁，所以见面直接握手，表示友好与礼貌。若想加深印象，可在告别时互赠名片。
另一种情况是，几个朋友同行，遇见熟人，你的朋友只为你做礼貌上的匆匆介绍时，不必递送名片。
送名片的时间要适合。陌生人见面，应在寒暄之后主动送上；如果是面对有业务联系的人，以主动送上为好；如果与面对的人没有工作业务往来，最好是在对方需要时再送。
3.名片的写作技巧及注意事项
（1）名片的规格
我国习惯，职务用小号字体印在名片左上角，姓名用大号字体印在中间。外国习惯，姓名印在中间，职务印在姓名下面。
（2）名片的款式及装帧
漂亮精致的小名片，既可以作为“通信录”，又可以作为艺术品和纪念品来收藏。因此在设计和印制名片时，一定要力求大方、新颖，给人留下过目难忘的印象。
名片的文头可以印上本单位名称的大写字母（英文或汉语拼音均可），比如西安邮电学院某人的名片，就可印上XIY—OU的字样，并在左上方印上本人的彩色照片，这种套色印刷、风格鲜明的名片，会给人留下美好的回忆。还可以在名片上印上本单位的徽章标记，使别人一见名片就马上记起这个有特点的单位和有特色的人，加深与其的交往。
4.名片的内容及格式
名片属于卡片式的应用文，写作时具有固定的格式，分“头”、“腹”、“尾”三个部分。形式有横文、竖文两种。一般在涉外工作中使用的名片以竖写为好，具有民族风格。
具体写法分正面和背面两种。
（1）正面
“头”写个人任职单位、部门及所参加的学术组织、社会团体的名称、现在的职务职称等。内容要求并列，从上至下，或从左至右排写。
“腹”是正文，写个人的名字。印刷名片时名字的字号要比“头”“尾”大两倍以上，目的是醒目。
“尾”写本人工作单位的全称、地址、电报挂号、电话号码、邮政编码，便于工作联系。
（2）背面
一般名片的背面，只将正面的文字，按其大小翻译成英文或其他文字即可。译文一定要准确、规范，符合外文书写格式。生产部门所用的名片，可在背面写上本公司、企业生产的产品或技术转让的项目等，使小小的名片起到广告的作用。
5.名片写作的注意事项
因为名片篇幅较小，首先名片的内容，一定要简练，主次要分明。不要在名片上印上一大串头衔，甚至连参加过什么学会、协会，是什么会的会员、理事等，一无遗漏地全印上去。这样，一来显得文面拥挤，烦琐；二来会给人留下炫耀和不谦虚之感。
其次，名片一定要准确，尤其是职务、职称，未批或待批的一律不能写，职务的正副也要写清楚。
最后，不要滥印名片。否则，会使其失去真正的作用。
法则82：轻松写好电子邮件
电子邮件是一个外来词，英语全称是ElectronicMail，缩写为E-mail，在网上有“伊妹儿”的谐音美称。它是用户或用户组之间通过计算机网络收发信息的服务。通过网络的电子邮件系统，人们可以用非常低廉的价格，以非常快速的方式，与世界上任何一个角落的网络用户联系。这些电子邮件可以是文字、图像、声音等各种方式。电子邮件是使用最广泛、效率最高的电子应用文，是网络上使用人数最多、最受欢迎的服务之一。每一个申请Internet账号的用户都会有一个电子邮件地址。
1.中文邮件的书写格式
中文邮件的书写与传统的书信写法大同小异。书信历史悠久，其格式也几经变化。今天，按通行的习惯，书信格式主要包括五个部分：称呼、正文、结尾、署名和日期。
（1）称呼
也称“起首语”，是对收信人的称呼。称呼要在信纸第一行顶格写起，后加“：”，冒号后不再写字。称呼和署名要对应，明确自己和收信人的关系。
（2）正文
正文通常以问候语开头。问候是一种文明礼貌行为，也是对收信人的一种礼节，体现写信人对收信人的关心。问候语最常见的是“您好！”“近好！”依时令节气不同，也常有所变化，如“新年快乐！”“春节愉快！”问候语写在称呼下一行，前面空两格，常自成一段。
问候语之后，常有几句起始语，如“久未见面，别来无恙。”“近来一切可好？”“久未通信，甚念！”之类。问候语要注意简洁、得体。
接下来便是正文的主要部分——主体文，即写信人要说的话。它可以是禀启、复答、劝谕、抒怀、辞谢、致贺、请托、慰唁，也可以是叙情说理、辩驳论证等。这一部分，动笔之前，就应该成竹在胸，明白写信的主旨，做到有条有理、层次分明。若是信中同时要谈几件事，更要注意主次分明，有头有尾，详略得当，最好是一件事一段落，不要混为一谈。
（3）结尾
正文写完后，都要写上表示敬意、祝愿或勉励的话，作为书信的结尾。习惯上，它被称做祝颂语或致敬语，这是对收信人的一种礼貌。祝愿的话可因人、因具体情况选用适当的词，不要乱用。结尾的习惯写法有以下两种：
◇在正文写完之后，紧接着写“此致”，转一行顶格或空两格写“敬礼”。
◇不写“此致”，只是另起一行空两格写“敬礼”、“安好”、“健康”、“平安”等词，一定要另起一行空两格，不得尾缀在正文之后。也可以在正文结尾下另起一行写“祝你”、“敬祝”，再空两格写上“安好”、“健康”等。
（4）署名和日期
在书信最后一行署上写信人的姓名。署名应写在正文结尾后的右方空半行的地方。如果是写给亲属、朋友的，可加上自己的称呼，如儿、弟、兄、侄等，后边写名字，不必写姓。如果是写给组织的信，一定要把姓与名全部写上。而在署名之后，有时还视情况加上“恭呈”、“谨上”等，以示尊敬。上述自称，都要和信首的称谓相互吻合。
2.英语邮件的书写格式
英文书信通常由五个部分组成。
（1）信头（Heading）
信头包括写信人地址和写信日期，通常写在信笺的右上角。在比较熟识的朋友之间的通信，写信人的地址常可略去。日期通常有下列两种定法：
月、日、年，如August15，2000
日、月、年，如15th August，2000
地址的写法通常是由小到大，如：门牌号、街道名、市（县名）、省名、国名（邮政编码通常写在城市名之后）。这同中文书信的地址写法完全相反。地址可以写1～3行，日期写在地址的下方（见信笺格式）。
（2）称呼（Salutation）
称呼指写信人对收信人的称呼，如Dear Xiaojun，写在信头的下方和信笺的左边。称呼一般用Dear...或My dear...称呼后一般用逗号。
（3）正文（Body）
这是书信的主体部分，即写信人要表达的内容。正文要求文字通顺，层次分明，表意清楚；可以手书，也可以打印。
（4）结束语（Complimentary Close）
它是书信结尾的恭维话。
（5）签名（Signature）
签名通常签在结束语下方的中间偏右的位置。
但电子信件毕竟是基于网络的一种轻松的交流方式，而且一般发邮件都以附件形式发送，邮件正文往往只是告知收件人查收你发的附件，所以“邮件正文”可以不拘泥于形式，只要把你的意图表明清楚就行，有时甚至可以一句话都不说，只发一张贺卡、一首音乐或一首小诗。