书城管理一分钟经理人全新修订大全集
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第8章 时间管理(7)

人,有百灵鸟型和夜猫子型,杰逊说他大概是属于夜猫子型。以前,他也是百灵鸟型的人,即使在准备考大学的那段日子,也很少熬夜,而且最少要睡8小时,早上很早就起床。而现在,工作使得他变成了一只“夜猫子”。

杰逊变成“夜猫子”最大的理由是为了错开上下班高峰,将时间做最有效的利用。他觉得每天搭电车去律师事务所的路上,什么事都没法做,实在很可惜。假定一个人每周上班五天,每天往返需要2小时,一年就要有400小时以上时间耗费在路途上。这400小时,用来念书或做事,会得到很好的效果。

另一个理由是和律师工作有关。公司一类的法人机构和律师会谈可以在白天进行,但在公司上班的人却不可以,总觉得会引起公司同事侧目。在公司,“今天要去看医生,请准许早退”比较说得出口,而“要去和律师会面,请准许早退”就说不出口。另外,去见律师的事一般人是不想让别人知道的。所以杰逊若是听到顾客说:“6点多再来可以吗?”他一定会说:“好的。”

律师经常必须准备各种文件,撰写大量的文字材料。律师要为委托人保守秘密,所以工作必须在事务所内做。可是,事务所内整天都有很多恼人的电话打进来,只有在晚上电话较少,因此他就渐渐地变成了“夜猫子”。

百灵鸟型或是夜猫子型视个人的情况而定。不考虑个别的条件,是无法断定百灵型好或是夜猫子型好的。要紧的是“在最适合自己的时间里处理好事”,才会提高效率。

掌握自己最有效率的时间

一般人的脑力巅峰是在上午9点至下午5点,所以最重要的工作应该配合这个时间来做。然而,并不是每个人都适合这个时间。有的人脑力巅峰是在下午1点到下午6点,也有下午6点到凌晨2点的。

事实上,人在一天之中,头脑最灵活的时间,因人而异。要紧的是自己要找出自己的巅峰在哪里,低潮在哪里,并且好好运用它。

在低潮时,可以做些简单的事,接接不重要的电话,或是看看报纸;在巅峰时间,就应该去做最重要的事,同时,巅峰时间必须不受到别人打扰。每个人都有这种经验,早上刚醒时,头脑还不很清醒,但过了十分钟或是几小时,头脑就清楚了。头脑尚未清醒的时间就应该拿来洗洗脸,看看报纸,等待头脑清楚的巅峰时间的到来。

生活步调一混乱,脑筋就会变得不灵活

经常有人说,有重要考试的当天,想早起,只要前一天早上早起就可以了。因为前一天早起,晚上一定会早睡,考试当天就不会睡过头了。但是,这种方法并不适合每一个人。

这是因为生活步调会受影响。当然,还要看是什么样的考试,若是重要的考试,最好避免用这种方法。虽然这种方法可以早起,但是打乱了生活的步调,恐怕脑筋无法十分灵活。遇到这种情形,应该从考试那天的前一周起,慢慢地改变生活的步调,每天早上提早一点起床,才不会因为生活步调急剧变化,而造成脑筋的不灵活。

在物理学中,有一个“惯性定律”:一切物体在没有受到外力作用的时候,总保持静止状态或匀速直线运动状态。

工作或念书的步调,和直线运动相似。下决心每天早上早点起床念一小时书,这个决心在培养成习惯的过程中,多少会伴随着痛苦。但是,若持续一段日子,每天早上念一小时书会变得理所当然,也不会再觉得痛苦了。

这中间最难的是从静止到运动的刹那,固为此时要有相当大的精神毅力。但是只要付出努力,终究是会看到成果的。可是,若中途泄气的话,那么一切都将前功尽弃。

中途的努力是必须坚持的。就像飞机一旦离开陆地,到了一万米的高空,它不再需要大量起飞时必需的能源也可以持续飞行。但是,上了轨道之后,若说“今天情况特殊”而乱了习惯的话,马上就会完蛋。因为,要使坠落中的飞机再次上轨道,飞行员必须要有高超的技术和坚强的意志,也就是要有极大的毅力。

紧张感有助于集中精神

一个人的精神能否集中,除了他本人的能力之外,也受到工作的内容以及工作环境的左右。

但可以肯定的是,谁也无法长时间保持精神的集中。不论是工作或娱乐,一个人能够集中精神做事的时间是有限的。

如果能了解自己集中精神做事的最高时限,则有助于工作效率的提升。因为清楚自己的最高时限,就不会无意义地把工作延长至三四个小时。因为你知道勉强延长工作的时间,只是徒增体力、脑力的负担,没有工作效率可言。如果你的最大时限是90分钟的话,那么不妨就在每90分钟以后稍做休息。休息是为了走更远的路,在适度的充电之后,更能提高工作效率。即使你的最大时限只有20分钟也无妨,只要能发挥最大的工作效率就可以。

此外,适度地变换工作内容也有助于效率的提升。数学做累了,可以改念历史。书写的工作做累了,可以改成阅读资料。变换的内容虽然因人而异,但最重要的是记住“不可能永远保持精力集中”的原则。为了保持工作效率,只有稍微费心于工作内容的求新与求变才行。

保持某种程度的紧张感

其实“紧张”的另一层意思就是“投入”。原始时代人类的老祖宗们在受到猛兽追逐的时候,常常心跳加速、手心出汗、拼命地逃跑,而手心出汗恰可防滑,以至能攀爬上树顶躲避野兽的攻击。换句话说,“紧张”是下个行动的准备动作,如果不紧张,就无法使出浑身解数逃脱。所以,“紧张”是当时的人们求生存不可或缺的本能。

这样的“紧张效果”不仅在原始时代发挥作用,即使是现代人也不可或缺,因为,紧张的情绪会激发精神的集中力,使得思绪清晰、活泼起来。所以,紧张是正常的精神反应,是在明了所面对的问题的重要性之后,产生出来的正常反射。

所以,面临重大考试却一点也不紧张,若无其事,并非好事。因为,没有紧张就没有警戒心,事情就容易出差错。当然,过分的情绪反应,紧张得什么事情也做不了的话,比不紧张更糟糕。但适度的紧张情绪,绝对有其必要。

培养自己集中精神的能力

为了提高工作或读书的效率,有必要在平日训练好自己集中精神的能力。

“紧张有助于发挥集中力”的另一明证,就是站在书店阅读的时候,相信很多人都有这样的经验,有时候并不打算买书,只想在书店查查资料,虽然东抓一本西抓一册随意地翻阅,但这个时候看到的内容印象却意外地深刻。其实,这应该是担心书店老板或店员会出面干涉的紧张感所致,因为紧张才激发了异常的集中力。

让自己有一种成就感

鼓励自己

根据心理学的实验证明,一个人如果处于不了解自己工作成绩的情况下,很容易就丧失工作干劲,失去工作热忱。反之,如果能很清楚地知道工作进度与成就,往往能提高工作效率。这个道理,在提升工作效率上绝对是不二法则。

但话说回来,要把工作的成绩化为可以客观确认的数字,有时候的确有困难。学习游泳的成绩,可以根据昨天游5米,今天游8米的客观数据,很简单地得知成果;但除了一些单词、机械式的工作外,通常很难以客观的数据来显示工作成果。而且是层次愈高的工作愈难以用数字表示。

一个必须花上十几年工夫才能完成的研究工作,它的成绩是一点一滴慢慢地累积成的,换句话说,很难在短期间内获得研究工作成果,而它的工作成果更难以用具体的数字来表示。由此可知,读书或是工作的成绩计算,不仅关系到具体的量,也牵涉到抽象的质。

尽管如此,计算工作的成果,确实很难把“质”的问题也列入考虑。所以,有时候在不得已的情况下只好割舍掉这一层考虑,单以具体的工作量来衡量了。

提升工作效率

在理想目标与实际情况之间,多少会有些差距。譬如,一天预定读书8小时,却由于种种的原因只达到7小时,甚至只有5小时,类似这样的差距,都应逐日记录在你的“进度表”上。

事实上,不论预定的计划有多理想,现实生活里总会出现无法预料的情况,影响计划的完成。现实生活里戏剧性的突发事件虽然不多,但阻挠计划达成的事却不胜枚举。可能是生病,也可能是友人的突然造访,所以,无法达到预期目标的时候,千万不要沮丧、悲观,目标无法达到也没有关系。

但是,也不能因为“没有关系”,就不尽全力去完成它。为了达到目标所做的努力固然重要,但弥补理想与现实之间的差距所做的作业更是不容忽视。虽然这个差距也许永远无法弥补,但无论如何总是朝目标更前进了一步。

“目标”的重要性并不在于完成,它本是为了提高工作成绩而订的假设。换句话说,设立目标只是完成工作的手段而已。因为没有目标就没有方向,没有尝试的乐趣,也就无法做出任何的成绩来。“目标”是为了避免人性中苟且偷安的弱点所必需的。

眼高手低的空想当然另当别论,如果是一个有实现可能的目标也无法达到,就有必要深究其原因了。因为在理想与现实的差距里,必定潜藏着自己的未激发的工作潜能。

譬如,某一位业务员的工作成绩始终不理想,那么他就有必要回顾、检讨一下以往的工作方法。问题可能是出在自己的交涉能力,也可能出在事前工作得不够周全。总之,必定是过程中某处有了缺失。如果这位业务员不加以检讨,改进以往工作缺失的话,永远也无法提升工作的成绩。在理想与现实的差距中,不仅可以找出提升工作实绩的潜力,就算工作成果已经很令人满意,也可以让它更臻于完美。总之,在工作完成时再一次检视其过程是绝对有必要的。从检视过程中你可找出客观衡量自我能力的标准。不论工作或是念书,只看到表面所得到的70分,却从不去探讨失去另外30分的原因是永远无法进步的,只能永远停留在70分的程度。

“进度表”,就是方便个人找出目标与实际之间差距的原因的最好资料。愈是凸显差距的存在,就愈能感受到检讨差距原因的重要性。而加强其视觉效果,更有助于早日发现差距的产生。

为了有效地检讨工作上的缺失,最好的方法就是换另一个角度来看问题。有许多时候,你可以借助他人的忠告达到改进的目的。有道是“当局者迷,旁观者清”,别人也许可以提醒你疏忽的地方。

如果没有人可以提供你改进的方法时,就必须自己积极地寻求突破才行。这时,你得尝试换个角度来看事情。这就像写文章一样,在完成之际,要换个角度检视一下是否前面是口语体,后面是文章体,是否有前后不一致的情形,或是文章有没有涉及人身攻击,有没有错别字,文章格式是否一致等等。如果能再三检讨的话,就可以使文章更臻完美。

养成有系统的习惯

据统计,一般公司职员每年要把6周时间浪费在寻找乱堆乱放的东西上面。这意味着,每年因不整洁和无条理的习惯,就要浪费近13%的工作时间!

养成有条理的习惯,还有另一层意思,就是寻找自己的“生理节奏”。

时间用得不适当很少是只涉及某一特定事件,它通常是一种根深蒂固的行为模式的一部分。要向好的方面改变,就必须常常和多年养成的某种习惯搏斗一番。

改变行为模式有两种方法:一种是强迫自己遵行新的行为模式,直到这种模式生根为止;另一种是利用奖励办法来逐渐“形成”一种新的行为。

如果你要彻底改变你的行为模式,使你能够正确地评估出你的进度。你或许要运用“厌恶”的办法,但是这个办法会产生不愉快的作用。

对我们大多数人来说,要认识的重要一点是:任何事后可以使我们感到愉快的行为,往往会鼓励我们努力去做,而且更可能会再度去做。你可以从别人那里得到鼓励,你也可以给自己某种奖赏来鼓励自己。例如,为你完成(或开始、坚持)一项困难或冗长乏味的工作;继续去做一项优先工作,而不闪避它去做次优先的工作;着手去做一项不愉快的工作;拒绝一项不重要而且又会耗费时间的要求等等。这种奖赏可能微不足道,但只要能使你觉得愉快就行了。它可以是实物——一片口香糖、一杯水、一些点心。它也可以是允许你自己去做某一件事情——休息一会儿、早一点下班,或买一双鞋子,或者是在你每次向正确方向走一小步的时候,在你心中的自我抚慰。

要记住两点:

为懈怠而处罚自己,不如为成功奖赏自己来得有效,因为积极的鼓励是改变行为的最有效的方法。

你必须为每次的“小”成功奖赏自己,而不是等到有大成就。

在棒球比赛里,胜利不是取决于安打数目,而是取决于跑回本垒的次数。只跑到三垒,并不能因为跑了四分之三的路程而得分。

工作也是这样。能够开始当然很好,继续做下去也不错,但是不到完成,你就不算做了你开始做的事情。很多人有一种把一件工作“做了一会儿”,然后又放在一边的习惯,还欺骗自己已经完成得很不错了,实际上却是典型的“烂尾楼”而已。

当然,如果工作范围太大而不能一次做完,这项建议就不适用。那你该怎么办呢?

很简单,用“各个击破”法,把这件工作分为许多小而可以掌握的工作(最好用文字写出来),然后指定你自己把一项小工作完成之后才停下来。那么,在你把这种工作放在一边的时候,就不会觉得留下太多的紊乱头绪,而会觉得完成了这件工作的一个阶段,而且随时都可以再做下一步小工作。

例如,你有一份很长的报告要写,你要避免“一次只做一个小时左右”的安排,而要指定你自己先写好大纲,或做好调查研究,或写下引言。做好了这一步,你把它放在一边就可以有完成某一件特定事情的感觉,并且清楚地知道你下一步该做什么。下一次再做的时候,你就不需要再重新去理出头绪,也就不会有心智阻碍。

把工作分成许多小工作去做,你就会养成所谓的“强制去完成”的良好习惯。这会为你每天省下很多时间。

如果拖延是你的问题,那你就不能再拖延着不去做了。

意大利腊肠在切开之前的样子非常笨重,而且看起来令人倒胃口。但是把它切成薄片以后,看起来就不一样了。切了以后,你就可以处理它了,也就是可以用你的牙齿大嚼一番了。

例如,有一个电话你应该打,但是你已经拖延很久,而且这个电话可能会令你不愉快。在这种状况之下,“意大利腊肠切片法”可能会是这样:

查出电话号码,并且写下来;

定出一个打这通电话的时间(要求你立刻打这通电话显然是超出了你现有的意志力量,因此让自己先轻松一下,但是要有一个补偿,那就是坚定地承诺在某一特定的时间打这通电话,并且把这个时间写在你的日历上);

拿出档案看看这通电话所涉及的究竟是怎么一回事;

决定你要说些什么;

打这通电话。