书城管理成功人士99个领导细节
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第41章 防止工作中的外来干扰

处理来自上级的干扰

来自上级的干扰,相对来说是不好处理的,因为你不可能直接对上级说:“你不要这样做”或者“对不起,我没有空理你”等之类的话。在你必须拒绝上级的额外工作时,你只能委婉地表达出来,甚至还要担心上级会误解你想偷懒,不愿意做事。

一般来讲,来自于上级的干扰往往是由于上级不能很好地体谅下级,或者其本人是一个令人讨厌的人(他喜欢把下级当作机器一样来使唤)。

有这样一些领导,有一种非常令下级感到尴尬的习惯。一旦有客人来访,他就让下级同自己一起接待,即使在他与客人谈话时,他也要让下级坐在一旁,好像这样能体现出自己的尊崇似的。但是下级并不是他的花瓶,下级还有一堆的工作等着去做。

为了排除上级的干扰,不浪费时间,可以试一下以下4个秘诀。

(1)和上级商量,与上级一起制订你的预定日程表。这样,上级清楚了你的工作安排,就不会再干扰你,打乱你的预定日程。

(2)定期与上级接触,报告工作,询问他有无工作需要你去做。然后,你再把这些工作安排到你的日程表中,这样就避免了上级要求你做一些你的日程表中没有的工作。

(3)当你要完成重要的工作,而周围确实是不太清静,干扰过多时,你就明智地在公司以外的地方找一个工作场所。即使上级要吩咐你做其他什么工作,或许因为碰不到你,就会吩咐别人去做。

处理来自下级的干扰

只要是领导,就存在被下级干扰的可能。上级与下级的关系紧密,为完成某一工作,就要有上级的授权和工作指导以及下级的实干。只有上下级之间配合默契,才能使工作顺利完成。否则,相互不能理解对方的观点和想法,就会走很多的弯路。

对于下级来说,不理解上级的意图,就要为一件事情反复地向上级请示汇报,因而会给作为上级的时间管理者造成干扰。

作为上级,如果能够做到以下几点,就能减少来自下级的干扰。

(1)对下级不仅仅采取直接面谈的方式,你可以鼓励他们使用备忘录。在备忘录中,简洁地写出下级所想提的问题或者想法。这种备忘录让人看完会立刻明白问题的核心,比起冗长的谈话要省时得多。

(2)每天抽出一点时间,在一定的时间内解答下级的问题,以免他们随时向你请示汇报,打扰你的正常工作。

(3)不要在公司内来回溜达,到处闲逛。这样就会很容易使下级想向你找事情来请示,干扰你的正常工作。

(4)对于下级的请示,要及时给予答复,态度明确,观点鲜明,以免下级不能领悟你的意图,而反复地向你请示。

(5)给下级充分的权力和相应的责任。让下级去做某项工作,就给予他充分的权力。如果你还是把权力抓在自己手上,那么就只能让下级打扰你,向你请示工作中每一个小细节。

处理来访者的干扰

突如其来的来访者,也是打扰正常工作的一个主要干扰源。凡是想来拜访你的人,不管是谁,他都是认为有一定的理由的,是非找你面谈不可的,故而会不经过预约,前来找你。

这是很不公平的一件事,因为你的时间不能因为来访者有事而被延长。因此,在处理来访者的干扰时,总是会造成一方的不满,要么是来访者占上风,你被迫腾出时间来听他说完要说的事情;要么是你占上风,请他自行退回。

不管是哪一种结果,都不要做得过分,以免伤害感情。即使在你拒绝对方的来访时,也要不失礼貌。

对于已经预约的来访者,也同样要注意会谈的时间,尽量不要超过限定的时间。在与对方交谈时,要引导你们之间的谈话,不要让对方把话题扯到一边去。当对方将话题扯到一些没有意义的话题上去时,你可以提一些问题把它拉回原来的方向。如果对方的谈话没有条理、不合逻辑,你也没有必要让对方硬要接受你的想法,而是想办法引导其思维,使其意识自己的谈话不合逻辑,从而达到较好的谈话效果。

当你感到你们的谈话已经没有必要持续,或者谈话时间已经快要结束了,而对方却还在磨磨蹭蹭地不想回去时,你可以采取一些带有暗示性的方法来结束你的会谈。

以下是几种方法,你可以任选其一,来帮助你排除这些人的干扰。

(1)在你们谈话之前,托付另外的人,让其到规定的时间进来说,外面还有人等着。

(2)说一些带有总结性或结论性的话,使对方感到谈话的结果已经达到了。

(3)用闲话来代替正式话题,表示正式谈话内容已经结束。

(4)在谈话一开始时,就告诉对方你们的谈话时限。或者在谈话接近尾声时,告诉对方你们谈话的时间有限,只能到此为止,下次再谈。

(5)在谈话时,用装有闹铃的手表定时,预定的时间一到,你的闹铃就响了,使对方注意到你们的会面时间结束了,他也就不好意思再继续聊下去。

(6)在谈话时,看着手表或挂钟,显出焦急的样子。

要记住,假如你一次会面谈话浪费5分钟,一天和6个人见面的话,一个星期就要浪费3个半小时!