书城励志学会干好工作的方法与艺术:现代职场人工作必备手册
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第25章 用业绩证明自己 ——努力创“双高”的工作艺术(1)

“双高”,即是高效率和高绩效。工作中,你只有在相同的环境、相同的条件下,创造出更多的业绩,你才能得到老板的赏识和器重。今天是以业绩论英雄的时代,做不出成绩、耍嘴皮子的人在今天是注定要被淘汰的。现实就是现实,身在职场,你必须要懂得,没有人去注意你的工作过程的酸甜苦辣,荣誉只会给予创造出业绩的人。只有技压众人、硕果累累的人才有谈资,才有人听。

所谓的高绩效的工作艺术,也不过就是在有限的工作时间里不做其他的事,将复杂的事物简明化,力争事半功倍。如果加以总结,即是:明确自己的工作,并使其组织化、条理化、简明化,最有效地利用时间。

§§§第1节 化繁为简——效率高于一切

无论是在工作还是生活中,为了提高办事效率,就必须下决心放弃不必要的或者不太重要的部分,用简便的活动代替那些费时费力的活动。

为什么我们总是会看到一些人整天忙忙碌碌的呢?如果稍加注意就会发现原来忙碌是最简单、最不用思考的事情,结果自然是没什么收效的工作。所以,忙碌的人恰恰忙不出什么名堂,如果我们掌握化繁为简,善于把复杂的事物简明化,则可防止忙乱、获得事半功倍之效的法宝。工作中,我们经常看到有的人善于把复杂的事情简明化,办事又快又好,效率高;而有的人却把简单的事情复杂化,迷惑于复杂纷繁的现象,使复杂的事物越复杂,结果只能陷在屋里走不出来,工作忙乱被动,办事效率极低。这两种类型的人其工作水平,效率之高与低,就在于会不会运用化繁为简的工作方法和艺术。

化繁为简的方法很多,但重要的是要掌握住几条原则,如:为了提高效率,每做一件事情时,应该先问3个“能不能”,即:能不能把它与别的事情合并起来做?能不能取消它?能不能用更简便的方法来取代它?有了这些选择我们就可做进一步取舍。

1、为什么这个工作是需要的?是根据习惯而做的吗?可不可以把这项工作全部省去或者省去一部分呢?

2、这件工作的关键是什么?做了这件工作之后会出现什么过去没有的新效果?

3、如果必须干这件工作,那么应该在哪里干?既然可以边听音乐边轻松地完成,还用得着呆在办公桌旁冥思苦想吗?

4、什么时候干这件工作好呢?是否考虑到放在效率高的宝贵时间里于最重要的工作?是否为了能“着手进行’重要工作,用了整天的时间去使工作“条理化”,结果把时间用完了,而所料理的只不过是些支离破碎的事情?

5、谁干这件工作好呢?是自己干还是安排别人去于?

6、这件工作的最好做法是什么?是应抓住主要矛盾而迎刃而解,收到事半功倍的效果?还是应采取最佳方法而提高效率?

然后在对每一项工作分析检查之后,再采取如下步骤:

1、省去不必要的工作。

2、使工作顺序合理,于起来得心应手。

3、两件或两件以上的工作能够合并起来做的就联系起来做。

4、预先订好下一项工作的程序。增强工作预见性,走一步,看两步,想三步,提高决策的效率和准备性,减少决策过程的时间并使决策无误。

无论是在工作还是生活中,为了提高办事效率,就必须下决心放弃不必要的或者不太重要的部分,用简便的活动代替那些费时费力的活动。如有效地研究筛选读书的人,能把书籍区分为必读的书、可读可不读的书和不必读的书,做到多读必读书,以增加得益。

有序原则是时间管理的重要原则。一位著名科学家说:“无头绪地、盲目地工作,往往效率很低。正确地组织安排自己的活动,首先就意味着准确地计算和支配时间。虽然客观条件使我难以这样做到,但我仍然尽力坚持按计划利用自己的时间,每分钟地计算着自己的时间,并经常分析工作计划未按时完成的原因,就此采取相应的改进措施;通常我在晚上订出翌日的计划,订出一周或更长时间的计划;即使在不从事科学工作的时候,我也非常珍视一点一滴的时间。”

应该经常记住:明确自己的工作是什么,并使工作组织化、条理化、简明化,就能最有效地利用时间。

§§§第2节 妙用时间——合理的安排让你气定神闲

一个人只有真正认识到时间的宝贵,他才会有意识地学会珍惜时间。实践证明,每个成功的人都非常珍惜时间。那些全身心投入工作的人,从来都不会主动和别人海阔天空地闲聊。因为他们不会让宝贵的时间白白地浪费掉,他们会用这些有限的时间去做些有意义的事。

有人或许会说,他们都是成功人士,当然不会有闲暇的时间了。其实,不管是成功人士,还是普通人士,都要珍惜时间。珍惜时间是为了创造更大的价值,要珍惜自己的时间,同时也要珍惜别人的时间。珍惜自己的时间,可以让自己游刃有余地做自己的工作。珍惜别人的时间是为了不影响别人做事。如果总是在别人工作的时候和别人海阔天空地谈一些与工作无关的话,这样就是在妨碍别人的工作,不会有人喜欢和妨碍自己工作的人交往的。那些成功人士都不会浪费时间,不管是自己的还是别人的。因为他们知道,在浪费别人时间的同时,也是在浪费自己的时间。

在珍借时间这方面,有些人做得很有章法。就是与任何人交往或商谈,都能简捷迅速。这是一般成功者都具备的素质。一个人只有真正认识到时间的宝贵,他才会有意识地学会珍惜时间,学会去防止那些爱说闲话的人来打扰他。

在美国现代企业界里,与人接洽生意能以最少时间产生最大效益的人,首推金融大王摩根。为了恪守珍惜时间的原则,他得罪了很多人,因此招致了许多怨恨。虽然可能会被别人怨恨,但是我们都应该把摩根作为这方面的典范,因为人人都应具有这种珍惜时间的美德。

晚年的摩根仍然是每天上午9:30分进入办公室,下午5点回家。有人曾经对摩根的资本进行了计算,根据计算显示,他每分钟的收入是20美元。但是,摩根自己说好像还不止。除了与生意上有特别重要关系的人商谈之外,摩根还从来没有与人谈话超过5分钟以上。

通常,摩根总是在一间很大的办公室里,与许多职员一起工作。他不像其他的很多商界名人,只和秘书呆在一个房间里工作。摩根会随时指挥他手下的员工,按照他的计划去行事。如果走进他那间大办公室,是很容易能见到他的,但是如果没有重要的事情,他绝对不会欢迎别人去打扰他,因为他不会和任何人做无谓的交谈。

摩根是一个有着极其卓越判断能力的人,他能够轻易地猜出一个人要来接洽的到底是什么事。当一个人在对他说话时,不管怎样地转弯抹角都没有用,他能立刻就猜出对方的真实意图。具有这样卓越的判断力,使摩根节省了多少宝贵的时间。对于那些本来就没有什么重要事情需要接洽,只是想找他来聊聊天的人来说,摩根绝对不会多和他多说一句话。

我们每天的工作时间都是有限的,在有限的工作时间里就应该工作,而不应该去做一些与工作无关的事情,比如聊天、办个人私事、长时间地接打私人电话等。珍惜有限的工作时间,才能在工作时间内多做事或把事情做好,才能真正地提高工作效率。

§§§第3节 勤在“刀刃”——效率的最佳诠释

在现代评价其优劣的标准不管是企业还是个人,重要看业绩大小。当然,其他的方面也是要点,但如果没有业绩,其他方面的得分也只能是零

汉夫特是加拿大渥太华一家宾馆的主人,他以“懒惰”著称,凡是能吩咐给手下干的事,他绝不亲自去做。宾馆业务虽然繁忙,他却整天悠闲自在。有一年圣诞,他让宾馆全体员工分别评选出10名最勤快和10名最“懒惰”的员工。汉夫特把10名最“懒惰”的员工叫到他的办公室。这些员工忐忑不安,以为老板要炒他们鱿鱼。可是令他们没有想到的是,汉夫特说:“恭喜各位被评为本宾馆最优秀的员工。”

这10名员工面面相觑,看到大伙这样,汉夫特微笑着解释道:“根据我观察,你们的‘懒’突出表现在总是一次就把餐具送到餐桌上,一次就把客人的房间收拾干净,一次就把工作干完,因而在别人眼里你们每天大部分时间闲着,无所事事。但依我看,最优秀的员工无一例外都是‘懒汉’——“懒’得连一个多余的动作都懒得去做。而有些勤快员工的‘勤’,大多表现在整天忙忙碌碌,不在乎把力气花在多余的动作上,做一件事不在乎往来多少越,花多少时间,如此能有效率吗?”

也许我们会觉得汉夫特这样评价“勤”和“懒”的结果有点不可思议,其实不奇怪,只因为你还没有弄懂工作追求的是什么。笔者曾经问过许多公司的管理者:什么是他们评价员工的标准?他们都毫不犹豫地告诉我:业绩。

老板考核员工能力的标准,是业绩;也唯有业绩才能体现员工价值,让老板觉得雇用你是“物有所值”,你完全有资格得到你应得的报酬。有些人持有这样一个观点,“结果并不重要,重要的是过程”。这是一种非常可笑的观点,怀着这种所谓的“超然”心态去做事,其结果只能是失败。这种人所看重的“内心的体验”也只不过是失败所带来的遗憾和伤感。这种遗憾和伤感或许是诗人们创作的源泉,但如果失败不能转化成经验或成功的动力,那么这种遗憾和伤感对于我们绝大多数靠薪水生活的普通人来说,没有任何帮助。要知道没有结果的付出只是在做无用功。竞争残酷无情,不论你曾经付出了多少心血,做了多少努力,只要你拿不出业绩,那么老板和上司就会觉得付给你薪水纯属浪费金钱。

老板要的是结果。老板雇用员工不是用来欣赏他做事的过程,而是要他为公司创造效益。有句话说“为达目的不择手段”,这话或许偏激,我们当然不主张通过违法或不道德的手段去实现自己的目的,但是在竞争程度激烈的今天,这也算是实话。不管你是乘车去,还是徒步去,最重要的一点是你必须在规定的时间内到达;不管你跑也好,跳也好,你到达了目的地就是成功。在公司里也是一样的,你只有在相同的环境、相同的条件下,创造出更多的业绩,你才能得到老板的赏识和器重。

成绩是高中生考大学需要的,同样,业绩,也是员工得到公司认可所需的,老板就是你的老师,你成绩的好坏决定着你在老师心目中的地位和你获取薪水的高低。所以你要时刻牢记着:创一流业绩,做企业精英,成公司栋梁!

§§§第4节 谋定而后动——做事不打折扣

完成任务不打折扣,这是对工作到位的最基本的要求。人人都知道其重要性,但为什么真正实行起来,却总是因为这样那样的原因,致使做出来的结果和预想的大不一样,让任务的完成打了最大的折扣?

因为很多人没有弄明白,完成任务也是一门学问,既要掌握技巧,也要把握心态,从接受任务开始,到任务的完成,都有一些基本的原则要遵守,否则,就有可能做无用功。

我们经常会看到这样的场景:一边是怒气冲冲的上级:

“怎么搞的?我不是告诉得明明白白的吗,你怎么做得这样糟糕呢?”

一边是委屈不已的下级:

“我明明就是按你的要求去做的啊,怎么就不对呢?”

看上去似乎各有各的道理,那么到底哪里出了问题,导致了执行的结果不到位?

非常重要的一点,就是接受任务的时候走样了,很多人根本没有理解上级的意图,就匆匆忙忙开始执行,最终做出来当然就不是最初想要的结果。

在净雅集团的一次企业文化课上,企业文化讲师就让学员们深刻地领会,接受任务不走样的重要性。

讲师请一位学员去一楼的办公室把他抽屉里的笔记本拿来,于是那个学员从五楼跑到一楼,可是不一会儿,他空着手回来了。

原来每个抽屉里都有笔记本,他不知道讲师要的是哪一本。

讲师笑了笑,告诉他是第二层抽屉里黑色的笔记本。

那位学员又重返身去取,结果上来的时候却拿了三个黑色笔记本。他气喘吁吁地告诉讲师,因为第二层抽屉里有三个黑色本子,他不知道讲师到底是要哪一本,就只好都拿上来了,让讲师自己挑。

学员们都被他那无可奈何的样子逗笑了。

其实这是讲师特意设计的一个实验。

如果他一开始就跟那位学员交代清楚,要拿的是“办公桌右侧第二层抽屉里,写着‘净雅企业文化’的黑色笔记本”,或者那位学员能主动问一下,是要拿什么样的本子,是放在什么位置的,那么学员也就不用跑两趟了。

当然,取笔记本只是件小事,可能还不需要多么重视,但是同样的道理却可以运用在其他工作中。

对于领导来说,千万不要把自己说过了,等同于下级理解了。往往因为下面几种原因,会导致下属在接受任务的时候发生走样:

1.听了,不一定听到了——也许他听的时候正好在走神。

2.听到了,不等于听清了——也许因为你表达不到位,他根本没听清楚。

3.听清了,不等于理解了——也许他并不知道为什么要这么去做,甚至对此他还有自己不同的理解。

4.理解了,不等于认可了——或许你认为很重要,而他根据自己的经验觉得不重要,甚至不值得去做。

5.认可了,不等于做到了——或许他认为拖一拖再做、以后再做也没关系。

所以,上级在布置任务的时候,一定要确认下属已经理解。

而作为下级,为了在接受任务的时候不走样,也应该采取一些方法,比如:

1.养成随时带上笔记本记录的习惯——再好的记性,光凭脑袋记,还是会有遗漏,尤其是任务的内容比较多的时候,这时候,一定要带上笔记本,逐条记下来。

2.不理解的地方,一定要问明白,不要糊里糊涂就去做——有些人在接受任务时,即使没听清楚也不愿意问,有的可能是对上级有畏惧的心理,不敢问;有的是怕问了,会让上级觉得自己怎么那么笨,连这么简单的事情都理解不了,因此对自己产生不好的印象。

但作为一个执行者,你有把事情做好的责任。与其等到最后做错了、造成损失了、要返工了再来后悔,不如第一时间就弄清楚,做到位。

3.听完任务之后,要复述一遍,确保没有遗漏一—这是一个优秀的人应该具备的基本素养,听过了,不一定就全记住了,复述一遍,即使有遗漏,也能第一时间把它补上来。

4.对于任务中容易出错的地方,要再三确认——比如领导给你交代:

“你去把这份报告准备一下,尽快交给我。”

这时候,“尽快”到底是个什么概念,就很容易产生误解。

如果是一名优秀的下级,就会立即确认:

“如果我明天下午5点之前把报告交给您,您看来得及吗?还是需要更早一点?”

在得到确定的答复后,就能够避免差错的出现。

当铁饭碗,如果做其他的事自己也都采取这样的办法,就会减少失误或不失误。以提高自己的工作能力和业绩。

§§§第5节 贡献大于资历——现代职场新模式