1.表扬是对下属最好的奖赏
人们发展的需要是全面的，不仅包括物质利益方面，还包括名誉、地位等精神方面。在单位里，大部分人都能兢兢业业地完成本职工作，每个人都非常在乎领导的评价，所以领导的表扬是下属最需要的奖赏。
首先，领导的表扬可以使下属意识到自己在群体中的位置和价值，在领导心中的形象。由于在单位，职员或职工的工资和收人都是相对稳定的，人们不必要在这方面费很多心思。因而人们都很在乎自己在领导心目中的形象问题，对领导对自己的看法和一言一行都非常细心、非常敏感。领导的表扬往往很具有权威性，是确立自己在本单位或本公司同事中的价值和位置的依据。
有的领导善于给自己的下属就某方面的能力排座次，使每个人按不同的标准排列都能名列前茅，可以说是一种皆大欢喜的激励方法。比如：小王是本单位第一位博士生；小李是本单位“舞”林第一高手；小刘是单位计算机专家……人人都有个第一的头衔，人人的长处都得到肯定，整个集体几乎都是由各方面的优秀分子组成，能不说这是一个生动活泼、奋发向上的集体吗？
其次，领导的表扬可以满足下属的荣誉感和成就感，使其在精神上受到鼓励。常言道：重赏之下必有勇夫，这是一种物质的低层次的激励下属的方法。物质激励具有很大的局限性，比如在机关或政府，奖金都不是随意发放的。下属的很多优点和长处也不适合用物质奖励。相比之下，领导的表扬不仅不需要冒多少风险，也不需要多少本钱或代价，就能很容易地满足一个人的荣誉感和成就感。
如果一个下属很认真地完成了一项任务或做出了一些成绩，虽然此时他表面上装得毫不在意，但心里却默默地期待着领导来一番称心如意的嘉奖，而领导一旦没有关注不给予公正的表扬，他必定会产生一种挫折感，对领导也产生看法，“反正领导也看不见，干好干坏一个样。”这样的领导是不能调动起下属的积极性的。
领导的表扬是下属工作的精神动力。同样一个下属在不同的领导指挥之下，工作劲头判若两人，这与领导用表扬的激励方法分不开的。魏征是唐朝很有才能的一个人，原先魏征侍奉皇太子李建成，因为敢于进谏而不受李建成的欢迎，李建成不仅对他的建议漠然置之，还有时批评他。李世民掌权后，很器重魏征，为了鼓励魏征敢于直言进谏，唐太宗每次都很虚心地听他献策，并经常表扬他敢说真话、实话。一次唐太宗表扬魏征道：“夫以铜为镜，可以正衣冠；以古为镜，可以知兴替；以人为镜，可以明得失。我以你这样的良臣为镜，也就不糊涂，少做错事了。”在唐太宗的表扬和鼓励之下，魏征至诚奉国，真是喜逢知己之主，竭尽所能，知无不言，先后共陈言进谏二百多件事。后来，魏征怕仅凭进谏参政议政招来事端，想借目疾为由辞职修养，唐太宗为挽留这位千载难逢的良臣，极力表扬了魏征的敢于进谏，表达了自己的赏识之情，道：“您没见山中的金矿石吗？当它为矿石时，一点也不珍贵。只有被能工巧匠冶炼成器物后，才被人视为珍宝。我就好比金矿石，把您当做能工巧匠。您虽有眼疾，但并未衰老，怎么能提出辞职呢？”魏征见唐太宗如此诚恳，也就铁了心跟着唐太宗干一辈子了。
再次，表扬下属还能够密切上下级的关系，有利于上下团结。有些下属长期受领导的忽视，领导不批评他也不表扬他，时间长了，下属心里肯定会嘀咕：领导怎么从不表扬我，是对我有偏见还是妒忌我的成就？于是同领导相处不冷不热，注意保持远距离，没有什么友谊和感情可言，最终形成隔阂。
领导的表扬不仅表明了领导对下属的肯定和赏识，还表明领导很关注下属的事情，对他的一言一行都很关心。有人受到表扬后常常高兴地对朋友讲：“瞧我们的头儿既关心我又赏识我，我做的那件连自己都觉得没什么了不起的事也被他大大夸奖了一番。跟着他干气儿顺。”互相都有这么好的看法，能有什么隔阂？能不团结一致拧成一股绳把工作搞好吗？
最后，对下属的成绩和良好思想品格的肯定和表扬，实际上就是对另一种与之相对立的倾向的有力的否定和批评。直接指摩某种倾向的危害，明白地提出某种诫令，不失为一种可行的常规办法。但是平心而论，这只能是一种辅助手段，其效力不会更撩远。实际上指出“什么不好”、“不要干什么”，只能解决眼前的问题，因为人的精神和行为不会出现空白，不干这个便会干那个，而干那个是否正当，可能又是问题。倘若及时向人们说明“什么好”、“应该干什么”、“怎样干”，那就从根本上解决了带有过程意义的问题。所以对于规范下属的行为，肯定、表扬要比否定、批评来得更为直接。正是从这个意义上说，榜样的力量是无穷的。
下属的活动一般来说，都是自觉地指向上级确定的目标，遵循着上级的规约展开的，主观上是希冀成功、得到奖励的。然而，由于受着个人的智力、学识、经验以及种种随机因素的制约，其活动结果不尽如人意甚至出现大的差异也是不可避免的，在失误、败绩面前，下属内心惴惴，上级该作如何处置？简单的方法当然是论过行罚。但是，只有这一条并不明智。更为远虑的处置应该是宽容。在必要的批评和处罚之外，应该言词中肯、情意温馨以对其过失之外的成绩、长处予以肯定，对其深切的负疚感、追悔心予以彰明，对其振作图进的心曲予以抚慰和信赖。当事人就会由悚惧而看到希望，决心日后努力工作，将功补过。
2.明确表扬的基本要求
领导对下属的称赞是对其工作的肯定和认可，对于激励下属、树立领导威信具有不可替代的重要意义，是调节上下级关系的“润滑剂”，但要收其灵验之效，领导者在表扬下属时必须明察秋毫，以事实为依据，公正地表扬。同时，领导者须放下架子，平易近人地去表扬。
（1）明辨是非
领导表扬下属首先要明辨是非，善别良莠，将自己的称赞建立在事实根据的基础上。这样，“铁证”如山，大家才能心服口眼，自觉效仿，使上下级之间，下级之间关系保持和谐、团结，“包青天”的形象才能悄然而立。例如，有位副处长由于不能明察秋毫，仅依经验，随意称赞而受到深刻教训。小刘和小王都是处里新来的同志。小刘比较机灵，初来乍到表现积极，早上坚持提前半小时到单位，打开水、扫地等活抢着干，副处长看在眼里，喜在心里，常常表扬挂在嘴角。时间不长，小刘满足后就没有恒心了。不再提前上班，反而常常迟到。小王则后来居上，打开水、扫地悄悄儿干。但副处长却不知道办公室早已进行了“改旗易帜运动”，仍在一次会议上说：“小刘同志到处里以来，工作认真积极，打开水、扫地等活干得最多，应该提出表扬。”言毕，小刘顿时脸红，小王则心里荡起一阵微澜。会后连续一星期，开水也没人打了，地也没人扫了。小王决定以自己的暂时“罢工”向副处长证明一点什么。这位副处长终于沉不住气了，问处里其他同志，才恍然大悟，不得不低头认错。这位领导不能切实根据事实提出对下属的称赞，只是根据以往经验主观推论。结果使表扬这一“润滑剂”变成了同事之间矛盾的“催生剂”，不仅伤害了下属的感情，影响了其工作情绪，更损害了自己的形象和威信。领导者要运用好表扬这一“润滑剂”，首先必须掌握公正这一原则。不管是谁，只要他出色地完成了一项工作甚至仅仅提供了一条有创意的思路，都应该受到表扬。相反，即使是皇亲国戚，也无功不行赏。其次，领导一定要坚持赞赏的无私性，只有这样，才能充分发挥称赞的效力。唐太宗对论功行赏尤为谨慎，他在天下初定论功行赏时，把房玄龄、长孙无忌、杜如晦、尉迟敬德、侯君集五人排在第一，进封国公之爵，并赐封一千三百户。唐太宗对有功之臣说：“朕裁定你们的功绩，量定封邑，恐怕并不完全得当，请你们各自申言自己的意见。”唐太宗的叔父、淮安王神通说：“你起义之初，我就率兵首先来响应了。而今房玄龄、杜如晦一班舞文弄墨之人反而功居第一，我实在不服。”言外之意就是我功劳最大，应当位居第一。唐太宗深明每位大臣的历史和功绩，数落道：“起义之初，人人都有响应之心，叔父虽然率兵赶来，但并未亲自率兵杀敌破阵。中原未定时，曾委您亲自督兵出征，但窦建德一向南冲突，您就全军覆没，到刘黑闼作乱时，您也望风而逃。现在按功论赏，房玄龄等五人都有运筹帷幄、奠定社稷的功劳。所以汉初的萧何尽管没有汗马之劳，但他指挥大军料敌如神，因而位居第一。叔父虽是国家宗室王亲，但并不能够因为私亲故情而与功臣享受同等封赏。”唐太宗一席话，可谓赏赐严明，大义灭亲。正是因他不为私情所左右，以公正的态度、坦荡的襟怀来评介诸臣的功绩，才掌握了掷地有声的事实论据，使众大臣心悦诚服。其次，领导要掌握“躬”、“恒”、“明”的原则。“躬”就是要对所称赞的事情要亲眼所见、亲耳所闻、是切切实实的调查所得；“恒”就是要对下属的工作和成绩进行持久的考察，使自己的评介经得住时间的考验，而不能被一叶障目，更不可凭一时所见妄发称赞；“明”就是要对每一位下属的优缺点了如指掌，正确给每个人定位，以功论赏。
（2）客观公正
领导表扬下属实际上也是把奖赏给予下属，也是一种分蛋糕的事，这就要求公平、公正。但有的领导不能摆脱自私和偏见的束缚，对自己喜欢的下属则极力表扬，对不喜欢的下属即使有了成绩也看不到，甚至把集体参与的事情归于自己或某个下属，常常引起下属的不满，从而激化了内部矛盾。这样的领导不仅不总结经验，反而以“一人难称百人意”为自己解脱，实在是一种失败。
要做到公正地表扬下属，领导必须妥善处理好下面几种情况。
①称赞有缺点的下属要客观
十指伸开都不一样长，下属也是各有长短。有的下属缺点和弱点明显，比如工作能力差、与同事不和、冲撞领导等等，这些缺点一般都受领导的厌恶，领导对这样的人也容易产生一叶障目的错误，看不到他们的成绩和进步，或者认为成绩和进步可以与缺点抵消，不值得称赞。
其实，有缺点的人更需要称赞。称赞是一种力量，它可以促进下属弥补不足、改正错误，而领导的冷淡和无视则使这些人失去了动力和力量，无助于问题的解决。在一般人心目中常常这样认为，受到领导称赞的人应该是没有很多缺点的人，受到表扬应该把自己的缺点改掉，才能与领导的称赞相符，同事看了也提不出意见。
陈某上班经常迟到，杨经理看在眼里但没有说出来。一次，陈某来得很早，恰好在电梯口碰到杨经理。杨经理表扬陈某道：“来得很早啊！公司的职工都像你这样就好了！”守着那么多人，陈某当时可算露脸了，还谦虚了几句。后来，陈某细细琢磨了一下杨经理的话，觉得应该改正错误才能对得起杨经理的抬举。从此，陈某不再迟到了。杨经理虽然表面上没有批评陈某迟到的事，但心里确实不满。他是一个肚量大且公正的人，发现陈某改过立即表扬，收效甚好。
②对自己喜欢的下属，称赞时要把握好分寸
领导与下属交朋友很常见，每个领导都有几个比较得意的下属，不仅工作合作愉快，而且志趣相投。称赞这样的下属也要不偏不倚，把握好分寸，不能表扬过分过多，也不要不敢表扬。
表扬过分过多，一有成绩就表扬，心情一高兴就夸奖几句，喜爱之情溢于言表，很容易引起其他下属的不满，与其说是搞好上下级关系，倒不如说是在弄僵上下级关系。也有的领导怕别人看出与某个下属关系密切，因而不敢表扬，这也是错误的做法。
领导喜欢某个下属无可非议，但要一视同仁，公平对待，该表扬的表扬、该批评的批评，不能搞差别待遇。对自己喜欢的下属可以作私下的朋友，相互帮助，相互促进，但感情归感情，工作归工作，在工作上还是要严格要求、公平对待好。
③称赞比自己强的下属要公正
现代社会中什么能人都有，许多单位里也不乏“功高盖主”的下属，一些下属在某些方面也超过领导，从而使领导处于一种不利的局面。小肚鸡肠的领导往往会容不下这些强己之处，对这些强人或超过自己长处的人不敢表扬，甚至采取打压的办法，这也有失公正。
刘邦在这方面就做得很好，能够公正地称赞大臣的过己之处。一次，他在与大臣谈论打败项羽的原因时，除了说明自己会用人之外，还表扬张良、萧何、韩信道：要说运筹帷幄之中，决胜千里之外，他不如张良；要说整治国家，抚慰百姓，供应给养，保证粮道畅通，他不如萧何；至于统一指挥百万军队，攻无不克，战无不胜，他就不如韩信。一个封建帝王竟然有此等胸怀，公正地称赞大臣的才能，实在值得当今的领导仿效。
④争不要把集体的功劳归于一人，更不要据为己有
单位的工作成绩往往是下属和领导集体智慧的结晶，是齐心协力的结果，在评功论赏时要表扬集体，而不能归于一人，有失公道。有的领导贪功心切，为向上司请赏，汇报工作时往往据为己有，这种做法其实很不明智，这是因为其他领导可能把这样的信息反馈回来，而且如果这个领导与上司不和，那么其上司也可能调查取证，迟早会露馅。