3.应用文的功用
随着社会的发展，时代的前进和科学技术的进步，应用文的用途越来越广，作用也越来越大。具体来说，其功用主要表现为以下几个方面。
（1）指导功用
各级党政领导机关，要利用应用文指导工作，通过它来记录和传达领导意图，以便使政令畅通。机关各部门可以通过应用文、特别是公文，把上级的精神、要求以及有关的情况传达下去，通过命令、指令、指示、批复、决定、决议、通知等形式，来部署具体措施和步骤，使人们的工作有章可循，任务明确，步调一致。同时，各单位、各部门，也常常要通过计划、总结、简报、会议报告、调查报告等形式来反映工作情况，总结工作中的经验教训，部署新的任务和要求，使人们知道该干什么，不该干什么，应当怎样干等，以保证各行各业的工作有组织、有领导、有条不紊地进行。可见应用文对于开展日常工作具有较明显的指导作用。
（2）宣传教育功用
党和政府的各项方针政策、法律法规的贯彻实施，各条战线工作任务的完成，主要不是依赖强迫命令，而是首先通过宣传教育，使这些方针政策深入人心，提高广大干部和群众的积极性，促使他们自觉地贯彻执行。而宣传教育的重要手段和基本途径便是通过各种应用文，以它们为媒介来具体实施。
（3）通报功用
通报功用是指导功用和宣传教育功用的基础。我们知道，应用文的正常流通，可以使文件精神上传下达，经验相互交流，信息及时传递，从而成为人们正确地进行社会实践的前提。如通过指示、报告，可以使上级了解情况，便于指导工作；通过典型经验的总结、推广，可以以点带面，推动工作。倘若这些渠道受阻，就会造成整个管理体系失灵。因此，应用文是传达情况、交流经验、推动生产、改进工作的工具。
（4）联系业务功用
社会是一个有机的整体，是一个网络系统，上下左右都要发生各种业务联系。下级的希望要求、工作状况，各种新情况、新问题、新经验，需要向上级反映，也需要得到上级的支持和帮助；上级制定的方针、政策、指示、意见等，需要尽快向下级传达；同级或不同部门之间要洽谈工作、交流情况、交换信息，要协作共事。所有这些，都需要应用文来承担。应用文的联系作用，使得全社会这个网络系统成为运转正常协调有序的有机整体，使得全社会的管理工作能够有秩序地进行。
（5）积累资料功用
许多应用文记载着各个历史时期国家发布的政令、法规，反映着各个阶段政治、经济、文化各方面的成果，积累着某些社会变革、重大事件的资料。所以，应用文还是积累和提供历史资料的可靠工具。
最后，应用文还具有凭证和依据功用。例如应用文中的合同、协议、公约、调解书以及司法文书中各种笔录、证明信等，都是直接的凭证和依据。各类行政公文在审阅办理完毕以后，一般都要将那些有保存价值的文书立卷归档保存起来，转化为档案，以备查考，这正是它们的凭证和依据功用的具体表现。
4.应用文的写作要求
（1）符合党和国家的路线、方针、政策
应用文写作，特别是公文应用文的写作，在指导思想上必须符合党和国家的路线、方针、政策、法律、法规和上级机关的有关规定。要站在党和人民的立场上，从党和人民的利益出发考虑问题，分析、判断客观事物，解决现实生活中的各种矛盾和问题。写公文，应始终把党和国家的路线、方针和基本政策、现行政策以及人民群众的根本利益作为出发点和归宿；各种法律文书，本身就是政策、法规的具体体现；订经济合同，必须符合经济政策；制作广告，也必须符合有关政策、法规的要求；写其他各类文稿，同样要体现党和国家的路线、方针、政策的基本精神。有的文稿，受到各方面一些具体情况的制约，这就要注意横向联系，使文稿内容与多方面的具体方针、政策一致，不致产生矛盾和抵触。总之，撰文者应有很强的政策观念，有相应的思想和政策水平，有严格遵循党和国家路线、方针、政策和法令、指示拟写文稿的自觉精神，否则，在撰写中忽略了党的路线、方针、政策的指导作用，那就必然不能保证文稿的质量，甚至会给党和人民的利益带来损害。
（2）思想重视，态度严肃
写作应用文是一项严肃的工作。许多应用文以机关、企业的名义发文，每句话、每个字都会产生很大的影响。因此，必须以高度的责任心来对待应用文的写作。正如有同志说的，应用文的作者应该意识到：“笔下有财产万千，笔下有人命关天，笔下有是非曲直，笔下有毁誉忠奸。”这在一定程度上说明了写作应用文的政策性和严肃性。
应用文写作应当在领会政策和上级意图的基础上，深入了解当时、当地和本单位的实际情况，把主观能动性和客观实际和客观需要结合起来，使每一篇文稿都文必有用、文必适宜，发挥应有的作用。选用材料时，一定要反复核对，做到确凿无疑。不能用那些道听途说的间接转引的东西，更不能凭空捏造，无中生有，或是张冠李戴，移花接木。叙述事件，可进行适当的提炼、加工，精简文字，但不能随意夸饰，不能随心所欲变动情节，或夹杂个人感情作变形处理。引用数字要有根有据，结论要确实可靠。拟稿时，如发现有不合实际的情况，即使是领导的意图和指示，拟稿人也有责任及时提出，实事求是地加以修正。作为应用文的作者，切忌脱离实际，闭门造车，粗枝大叶，草率从事。那些不能真实反映客观实际的文稿，只会贻误工作，既损害党和人民的利益，也损害自己的形象。因而，写作应用文必须做到既对上级负责，又对下级负责，也对单位、对同志负责，同时还要对个人负责。
（3）安排周密，结构完整
应用文的内容不管是复杂还是简单，写作时都应对结构作周密安排。动笔前，作者要做到胸中有全局。因为应用文和它的实用性紧密相连，作者往往要通过综合各方面的情况，得出符合实际的结论，为领导当好参谋和助手，或是为某一目的来协调关系，沟通信息，上传下达。因此，作者首先要弄清行文意图和不同应用文的文体格式与要求，细心研究所用文种的性质作用、对象范围、行文方式等。这样才有可能写出记事明畅、说理透彻、结构严谨、条理清晰的应用文。
（4）语言平实得体，表达简明扼要
应用文尚质求实，要求语言简朴，表达明确而简练。它不像文学作品那样可以用绚丽多彩的华丽词藻描绘事物，不宜使用繁琐冗长和华而不实的形容、修饰成分。语言应尽量简洁朴实，明快自然，通晓易懂。一般不用拟人、夸张、比喻、反语、双关等修辞手法。
应用文的语言要受到目的、对象、条件的制约，因此用语一定要得体、明确，既要注意到社会效果，又要使有关读者一目了然。如颁布政令要庄重严肃，提出申请要真诚平和，写书信要亲切礼貌等。
有许多应用文具有法定权威和行政约束力，抑或是明显的规范作用，因此用词一定要准确，不能含糊其词，模棱两可，以免发生歧义或误解。如书信中的致敬语“教祺”、“编安”，公文中的“抄送”、“报送”，悼词中的“安息”，挽联中的“千古”等等，都要区分对象，正确使用。1987年2月国务院办公厅颁发的《国家行政机关公文处理办法》规定：撰写应用文时“情况要确实，观点要明确，条理要清楚，层次要分明，文字要精炼，书写要工整，标点要准确，篇幅要力求简短。”这对于我们学写应用文，有着重要的指导意义。
十三、各类应用文的写作方法
1.书信的写作方法
书信，是人们日常生活和工作中用得最广泛的一种应用文。它是人们相互联系，相互交往普遍使用的一种交际工具。
书信的种类很多，常用的有一般书信和专用书信两种。用于亲友、同志间的称一般书信；用于单位间的称专用书信。这两类信的书写格式基本一样，不同的是：专用书信内容简略，用事务语体，一般不用问候语，信末具名处一般要加盖公章，且通常要在第一行正中写上书信的名称，如：介绍信、证明信、公函、申请书、建议书、聘请书等；一般书信是亲友、同志间交流思想、交流感情的，所以在写法上要比专用书信来得自由。信里可以叙事，可以议论，可以描写，还可以抒情。但它又不同于一般的记叙文、议论文、抒情文，它在内容和结构上，不必都要围绕一个中心，几件事情之间也不一定要有什么逻辑关系。它可以从实际出发，需要写什么就写什么。总之是，把自己要说的话，要讲的事说明白就行。
考虑到中学生的应用范围，我们这里只讲一般书信。
一般书信由七个部分构成。这七个部分是：称呼、问候、正文、结尾、具名、日期、信封。有些信写完了，又想起了一些什么要补充的，可以作为附言加上。
（1）称呼
称呼写在首行顶格位置，单独成行，后加冒号，表示下面有话要说。
如何称呼，要根据写信人和收信人的关系而定。一般说，平时口头怎样称呼，信上就怎样称呼，有时，为了表示郑重和尊重，可以用职务名称来称呼收信人，如“刘校长”“孙教授”“张大夫”“杨处长”等等。对特定的对方，称呼前边还可加上“尊敬的”“亲爱的”一类形容词，以表示尊敬与喜爱之情。
（2）问候
问候是对收信人的一种礼节，有表示礼貌和转入下文的作用。问候什么，话题很多。如“您好”，“近来身体好吗”，“久未通信了，很想念您”等等。
（3）正文
正文是书信的主体。写信人要说的话，要办的事都在这一部分。
信的正文写作要注意清楚、简洁、礼貌。所谓清楚，就是要把意思表达清楚。意思说不明白，对方只好写信来问，不仅误事，也很麻烦。所谓简洁，就是要写得简明扼要，有话即长，无话则短。废话多了，不仅浪费对方的时间，而且往往妨碍收信人对信里重要意思的注意。礼貌，就是要根据收信人和自己的关系，注意措辞的恰当分寸。关系不同，不仅称呼、问候不同，措辞、语气也要不同。即使是和对方争论问题，也应该是心平气和，“理”“礼”齐全，使对方乐意接受。另外，信的字迹工整清楚，也表示着对他人的尊重。
（4）结尾语
正文写完之后，一般还加上致敬或祝贺的话来收束全文。如“敬颂安吉”“顺祝健康”等等。此类结束语也要根据对象的不同而有所不同。如是长辈，可写“敬祝健康”；如是晚辈，可写“愿你进步”。总的原则是，结尾的祝愿要使对方感到亲切，是由衷的祝愿。结尾语一般分两行写。如“敬颂安吉”一句，“敬颂”两字提行后空两格写，“安吉”另起一行顶格写，后面不必加感叹号。
（5）具名
具名横书写在右下方，直书写在左下方。具名可以写关系，如“弟王大平”“孙女刘小兰”。给儿女写信，一般不具名，只写“爸”“妈”或是“父字”“母字”。
（6）日期
日期写在具名的下边，最好年、月、日都写，几年后翻阅，不致于因某项漏写而造成麻烦。有的在年、月、日之后，加上“晚”“×时”“于××”地方，那就更具体了。
（7）信封
信封的内容分三部分，包括：收信人的邮政编码、详细地址；收信人的姓名；寄信人的地址、邮政编码（有的还在信封上写上寄信人的名字）。
横书信封，收信的地址在左上方；直书信封，收信地址在右上方。地址要写全称，不可乱简化省略。寄信人的地址也要写清楚，这一是便于对方回信，二是万一投递不到可以退回。
2.读书笔记的写作方法
读书笔记，简言之，就是阅读报刊、书籍所写下的笔记。写读书笔记，不仅可以帮助我们记忆，锻炼我们的思考能力，而且可以由此积累对我们的学习、写作有用的资料，这些资料一经整理，进行科学分类，便是为自己熟悉的百科全书。从这些笔记中，我们可以产生新的思考，新的见解。所以，重视做好读书笔记，不啻为一种提高读书效率，锻炼写作能力的好方法。
读书笔记的形式一般分为四大类：评注式、摘录式、提纲式、心得式。
（1）评注式
阅读过程中，在原书、原文的空白处，用画符号、作评点、写心得等方式所作的一种笔记。这是最简便、最方便的一种方法。常见的批注笔记有三种：一是在句段的下方随手画上符号（如？、！、、等）；二是做眉批，即在书页的天头位置写上自己的感想、见解或疑问；三是做旁注，即在原文旁边的空白处作极简的评点或感叹。
（2）摘录式
即在阅读中将书刊中最精彩、最精辟、最有参考价值的语句或段落抄录下来，以备日后所用。这种摘录最好是带目的的（是与自己的学习、工作、研究的问题有关的），如自己以后可引用的观点、材料、典故、数据等，可以反复阅读和可作借鉴的警句、精辟的议论、精彩的描绘等，都可以摘录下来。作摘录笔记，一要注意精心选择，抄录其确有价值的；二要注意摘录的内容相对完整，不可断章取义；三要注意写上分类题目，以方便使用；四要注明出处，以便引用和查对。
（3）提纲式
把有关读物的主要内容经过分析、归纳、提纲挈领地分条列出的一种读书笔记。提纲笔记可以按原文的章节、段落、层次，把书（或文章）的内容扼要地写出来，也可以采取原文的语句和自己的语言相结合的方式来写。
还有一种与提纲很相近的读书笔记——提要。它与提纲的区别是，提纲是逐段写出要点，提要是综合全文写出要点，它是完全用自己的语言十分扼要地写出全书（或全文）内容的一种笔记形式。