书城励志脱稿讲话 即兴发言
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第33章 主角配角皆相宜——会议中的即兴发言策略(1)

自古以来,会议就是讨论问题、集体决策的有效途径。一个组织或团体要想良好运行,会议起到很大作用。可以说,会开得好不好,决定一个机构的效率高不高。会议如戏台,那么作为主角应该怎么唱,作为配角应该如何发言,这里面都有实用的学问。

会议主持一定要具备的基本技能

会议是解决问题的一种快捷平台,而即兴发言是会议的集中体现。在一场会议上,唱主角的往往是会议主持,主持者的即兴发言能力决定着会议的成败。会议主持的基本技能是否过硬,现场能否激发听众的参与热情,影响着会议的预期效果。

具体来说,会议主持要具备以下几项基本技能。

第一,开场的学问。心理学研究表明,人们在会议中最容易记住的往往是开头和结尾,比如我们看小说或看电影,往往是忘记了具体故事是什么,但我们却忘不掉开头。所以会议中的即兴发言,一定要重视开场的作用。下面是一家公司在召开培训会时的主持开场:

非常高兴在这里见到这么多的朋友,我叫×××,很荣幸能成为本次会议的主持,首先对与会的所有伙伴表示热烈的欢迎。

我们都知道,×××是值得我们全力以赴投入的共同事业,但如何更好更快地做好工作是离不开学习的,所以今天我们特组织此次骨干培训会,让大家可以学到更多的专业知识。

因此,我们特邀了一位专业的培训老师来主讲。为了本次会议能有序地进行,希望大家配合做好以下几件事:首先,请带有手机的朋友将手机关至静音;然后,请抽烟的朋友暂时忍耐一下;最后,在会议进行中,如果有问题请不要来回走动、交头接耳,等会议结束后向会务组咨询。谢谢大家配合!

下面让我们用热烈的掌声有请×××跟我们分享。

一个好的开场是会议成功的一半。因此,在主持会议时,学会开场很关键。会议开场要求是得体、到位、应景,就是说要针对当下的情景具体发挥。同时,还兼顾宣读纪律、维护秩序的作用。总之,开场就像一篇文章的开头,对会议成功起到提纲挈领的作用。

第二,活跃会场气氛。会议主持是一门技术活,凡是技术活,都要求你必须掌握几把刷子。其中,一把重要的“刷子”是活跃会场气氛的关键。要知道,会议的进展并不总是一帆风顺的,也会遭遇冷场、尴尬的局面。这个时候,主持人就要打破困局,让场面活跃热烈起来。一般来说,会场主持可以根据不同的冷场原因,来一一击破,引导与会者积极参与会议发言。

1面对胆小羞涩的发言人。有些人由于性格内向,不大习惯在多人面前表达自己的观点,这时候主持人就要及时鼓励引导对方。比如,通过提问让对方发言,当对方说完,会议主持要对其发言中的合理方面表示肯定,鼓励对方踊跃发言。

2面对孤军作战的人。针对某个话题进行讨论时,有意见统一的多数派,也有提出不同观点和见解的少数人。这时候,千万不能盲目地推崇多数派,而打击压制少数派。我们要对于少数人的声音重视起来,因为他们的思路往往是与众不同的。会议主持要鼓励孤军作战的少数派勇于发表自己的言论,在轻松自由的会场气氛下,才能形成全面而有建设性的方案。

3面对清高孤傲的人。与涉世未深的人恰恰相反,这些人往往经历得多,看问题透彻,但由于性格清高孤傲,总感觉别人不如自己,不屑于参与讨论。这时候,主持人要给予对方尊重和关注,让对方获得心理上的满足感,于是对方也就愿意说出自己的见解了。

4面对事不关己的人。有些议题貌似跟某些参加者没太大关系,于是这些人就缺乏兴趣,以一副“打酱油”的姿态出现了。这个时候,主持人可以讲一下会议跟他们有什么利益关联的地方,唤醒他们的功利之心,并主动询问对方的看法,把他们的注意力转移到议题上来。这样一来,他们不配合的态度也就慢慢改变了。

第三,防止会议跑题。据调查,会议跑题的现象占各大会议50%比例,几乎所有的主持人在主持会议时都为跑题而苦恼。那么,作为一名会议主持,如果在会议中发现话题偏离,就应该立即提醒说:“听起来,我们好像偏离主题了。我想,大家还是回到刚才提到的那个问题。大家都有什么建议和想法呢?”这样一来,下面大家的讨论都会再一次集中和聚拢。

第四,制止无谓争论。针对议题进行讨论时,与会者都会提出各自的意见,有时候甚至是完全相反的发言。于是,双方将会各持己见、据理力争。这时候,主持人不要急于喊停大家的分歧,可以等众人的意见都比较集中和明确时,来进行最终的总结并终止辩论。不过,在互相争论时,如果双方情绪激动,主持人就要加以阻止。比如,主持人可以这样说:“现在时间有限,这个问题日后大家可以再来讨论。”这样一来,争论双方都会知趣而退。

第五,灵活驾驭,提高会议效果。在会议中,主持人灵活的即兴发言大致包含两个部分:一是主持人的脱口秀。当面对某个议题,大家比较沉默时,主持人可以先谈谈自己的看法,抛砖引玉来预热会场。第二个部分就是,与会议参加者进行即兴互动发言,可以是一对一,也可以是一对多。

具体来说,主持人可以有以下3种策略。

1激将法。如果某个会议参加者总是沉默不言,主持人可以这样说:“老王,今天准备‘金杯漱口’了么?”旁边的人可能就会附和道:“老王可是咱们中间的金点子,今天怎么一言不发了?”这样一来,对方就会打开话匣子。

2复述法。在会议讨论中,如果某个发言人的观点十分精辟,主持人可以重点复述一下这个观点或发言内容中的经典语录,这样就可引导大家更深入地展开讨论。

3比较法。当会议进展到一半,已经形成几个明显的观点,这时主持人可以对观点进行归纳比较,最终得出结论。比如,主持人可以这样说:“经过会议讨论,关于下个月会展的布置方案,大家一共讨论出三个……现在我们来具体比较分析一下,选出其中的最佳方案。”经过系统的总结、归纳,这次会议就会有一个圆满的收获。

会议主持一定要掌握的即兴发言技巧

俗话说:“大海航行靠舵手。”在会议上,这个舵手就是会议主持者。一般情况下,会议主持人由领导担任。会议主持人的即兴发言水平,往往决定着一场会议的召开是否成功。但是,关于会议上如何发言,并没有标准的格式可以套用。这些都需要会议主持面对具体问题具体运用。一般来说,会议主持需要掌握以下几点发言技巧:

第一,了解议题,把握中心。

主持人是会议的灵魂,所有的发言都将围绕主持人的提议来展开。所以,为了避免“跑题”,主持人可讲明下面这些问题:

这个会议有哪些议题?

今天的会议要怎么开?

大会的要求是什么?怎样进行议程?

参加者要做些什么?不能做些什么?

哪部分是需要大家一起互动的?

哪部分需要完善和进一步补充?

哪部分只是做下简单介绍,在会上并不深入讨论?

……

以上这些问题都可以提前说出来,这样能避免会议跑题,参加的人也就明白了会议重点、内容和目的是什么。当然,在介绍的时候,重点问题可以放在前面,次要或不重要的向后排,从而主次分明、层次清晰,等于有了“定海神针”,不会走偏太多。

第二,掌控主题,引导总结。

引导总结方法一:重复一位参加者有利于引导主题的话,然后让其他人表态,这样就会统一参加者的意见,及时总结,进入下一个议题。

引导总结方法二:引导大家评论对方的意见和观点,这样就可以顺水推舟进行总结。

引导总结方法三:站在第三方观点上,分析各方意见的重点,最后进行总结。

在引用参加者话语的时候,可以巧妙使用连接句,比如:“让我们试试这个方向”,“这个思路不错,大家继续下去。”这样的即兴发言,既能加快议程,还能激发参加者的热情。

第三,保持中立,协调发言。一个好的主持人首先要做到公平中立。即使参加者有不同的职衔,但也要尽量让每个人都有展现的空间。同时,对于参加者发表的意见,也要保持中立,避免带着主观情绪评价和分析。

在协调发言上,可以让与会者按顺序发言,这样就能避免“不公”。此外,如果时间有限可以点名发言。如果参加者比较积极,可以倡导自由发言。

第四,营造气氛,调动情绪。不管是什么类型的主持,都需要积极调动自己的情绪来感染听众,下面来看看央视新闻主持人是怎么做的。

2008年5月14日,面对灾区当地民众的状况,在报道灾情时,央视新闻频道的主持人赵普忍不住声音哽咽,潸然落泪。

赵普在播报新闻时说:“为什么我们总是被这样的画面,被这样的声音感动,为什么我们总是看着看着就会眼含热泪。”话未说完,眼泪就在眼圈中打转了。停顿了片刻,赵普声音哽咽地继续说道:“因为我们爱这个土地,这个土地上的人们懂得相互关怀。”

与此同时,这个场景很多人都通过电视和网络看到了,纷纷为赵普这样的真情实感而感动。

由此可见,一个主持人营造气氛的最好秘诀是——靠真情实感来引爆。群众的眼睛是雪亮的,夸张的喊叫和虚假的举止是不会引起大家共鸣的,甚至会惹得众人的讨厌。另外,一些幽默小故事、互动游戏及热门话题都可以很好地调动现场氛围。但是,这些需要见缝插针地融入到整个会议中。值得提醒的是,在这个过程中,主持人要控制场面,避免气氛过头,如果让插科打诨成为会议的重点,就本末倒置了。

第五,声音要响亮有力,语调富于变化。主持人的嗓音要足够响亮,保证你的声音能够让每个参加者清晰地听到。这是对主持人即兴发言的最基本要求。

吐字清楚、富于节奏,不能有气无力,而要表现出自信、积极向上的力量。千万不能像念经一样平铺直叙,否则就会让参加者昏昏欲睡,会场自然死气沉沉。同时,主持人也要学会语调的变化,在不同的场合进行不同的调整。如果是庄重、严肃的会议,你就要尽量把语调放得平缓、低沉,而如果是轻松、欢快的会议则要幽默、轻快、流畅。

第六,结束语要言简意赅,避免啰嗦。俗话说:“靡不有初,鲜克有终。”开头的时候大家都不萎靡失败,而最少见能够在终尾画一个美丽句号。如何才能在会议结束时画句号呢?有效的办法是,等会议结束前10分钟,主持人就可以这样说:“各位,这个会议准备结束了,现在我们来总结一下主要内容……”此时,主持人的即兴发言一定要言简意赅、条理清晰,快速归纳本次会议重点,从而让参与者更好地记忆深刻。

会议主持即兴发言时的常见误区

自古以来,会议就是讨论问题、集体决策的有效途径。一个组织或团体要想良好运行,会议起到很大作用。可以说,会开得好不好,决定一个机构的效率高不高。很多时候,会议主持人在主持会议时,往往会因为各种原因,而无法顺畅地主持会议,导致会议陷入误区之中。所以,为了成功主持会议,我们一定要避开这些误区。

那么,究竟有哪些常见误区是必须要注意的呢?

第一,开头结尾不知所云。主持人必须在开场后,先声夺人,将会议的重点告知与会者。你也许以为,我早在一个星期前,就已把会议主题告诉大家了,已经没必要再次重申了。但事实上,他们有可能并没收到通知,或者已经忘记了重点。所以,在开场的时候,如果不明确主题,大家可能会云里雾里讨论,而离题万里。此外,很多会议主持在结尾时习惯三言两语就结束会议,如此草率结束会让会议效果大打折扣。要知道,会议结束时有必要对会议成果进行总结和汇总,否则就会水过地皮干,导致会议时方案很多,会议后大脑空空。所以,优秀的会议主持都十分重视结尾。