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第4章 如何盘点和管理库存货品(1)

11.盘点的目的是什么

盘点就是要盘查账簿上所记载的库存商品与实际商品之间数字是否吻合,是定期或不定期地对店内的商品进行全部或部分的清点,以确实掌握该期间内的实际损耗。盘点是衡量店铺营运业绩的重要指标,也是对店铺营运管理的综合考核和回顾,由此可看出,盘点是一项兴师动众、操作严密细致的管理工作。

盘点工作的好坏往往决定着店铺经营状况的好坏,称之为衡量店铺经营状况的最标准尺度也不为过。通过盘点不仅可以控制存货,以指导日常经营业务,还能够及时掌握损益情况,以便真实地把握经营绩效,并尽早采取防漏措施。

盘点的目的性很强,最主要的目的是了解店铺某一周期的营业状况,一切细致而具体的盘点工作都是围绕这得出店铺某一周期内或亏或盈、或不亏不盈的营业状态,以利于具体制定应对措施。为了获知这个状况,就需要提供店铺最详细的真实数据。

(1) 要将所有商品的电脑库存数据恢复正确,以获取店铺目前最准确的库存金额。

(2)通过盘点要查出损耗较大的营运部分、商品大组以及个别单品,以便在下一个营运季度加强管理,控制损耗。

(3)核查每一款商品的详细信息,发掘并清除滞销品、临近过期商品。同时要对店铺环境进行全面整理,清除每一个死角

12.盘点的类别有哪些

盘点不仅是兴师动众的事情,也是一项极为细节化的工作。在开始盘点之前,店主要对该次盘点进行一次全面规划,并制定详细而具体的盘点清单,对店铺内部进行分类规划,让店员各司其职,细致而快速地完成盘点工作,获得最精准的盘点数据,以利于总结出最真实的经营状况。一般来说,盘点前主要对盘点进行五个方面的分类。

(1)账、物分类

在店铺的经营过程中,账、物具有实质的一致性和彼此独立的存在方式,参照性极强,店铺可分别对账面存货和实际存货进行盘点。账面存货盘点是根据数据资料计算出商品存货的方法;实际存货盘点是针对未销售的库存商品,进行实地清点统计。

(2)盘点区域分类

店铺可将盘点区域分为全面盘点和分区盘点来进行盘点。全面盘点是指在规定的时间内,对店内所有存货进行盘点;分区盘点是指将店内商品以类别区分,每次依顺序盘点一定区域。

(3)盘点周期分类

定期盘点和不定期盘点是盘点周期分类的主要方式。定期盘点是指每次盘点间隔时间相同,包括年、季、月度盘点、每日盘点、交接班盘点。不定期盘点是指每次盘点间隔时间不一致,是在调整价格、改变销售方式、人员调动、意外事故、清理仓库等情况下临时进行的盘点。

(4)实地盘点时间分类

根据店铺的营业规律,店铺可针对实地盘点时间来进行盘点分类,分别对营业前、营业中和停业进行盘点。营业前盘点即在店铺开门营业之前或关门之后盘点,这种方法可以不影响店铺的正常营业,但有时会引起店员的消极抵触。营业中盘点也称及时盘点,即在营业中随时进行盘点,营业和盘点同时进行。这种盘点虽节省了时间和加班费,但有时也会影响顾客购物。停业盘点是在店铺在正常的营业时间内停止一段时间的营业活动来进行盘点,但会造成顾客购物的不便,影响店铺的销售业绩。

(5)阶段分类

店铺盘点工作也可以分为初次盘点阶段、复次盘点阶段和和抽查盘点三个阶段。盘点作业就分为初点、复点和抽点三种方式。初点是在盘点时按照负责的区域,由左至右、由上而下展开盘点;复点是在初点的基础上再次盘点,是对初点的复查;抽点是店主对盘点结果进行不定时不定区的抽查。

13.店铺盘点的方法有哪些

一般情况下,店铺盘点的方法包括以下两种:

(1)账面盘点法帐幕面盘点法是将每一种商品分别设立"存货账卡"然后将每一种商品的出入库数量及有关信息记录在账面上,逐笔汇总出账面库存结余量。

(2)现货盘点法现货盘点法是对库存商品进行实物盘点方法。按盘点时间频率的不同,现货盘点又分为期末盘点和循环盘点。

①期末盘点法

期末盘点是指在会计计算期末统一清点所有商品数量的方法。由于期末盘点是将所有商品一次点完因此工作量大、要求严格。通常采取分区、分组的方式进行。分区即将整个储存区域划分成一个一个的责任区,不同的区由专门的小组负责点数、复核和监督,因此,一个小组通常至少需要本人分别负责清点数量并填写盘存单,复查数量并登记复查结果,第三人核对前两次盘点数量是否一致,对不一致的结果进行检查。等所有盘点结束后,再与计算机或账册上反映的账面数核对。

②定期盘点法

又称闭库式盘点,即将仓库其他活动停止一定时间,对存货实施盘点。一般采用与会计审核相同的时间跨度。

③循环盘点法

循环盘点是指在每天、每周销点一部分商品,一个循环周期将每种商品至少清点一次的方法。循环盘点通常对价值高或重要的商品检查的次数多,而且监督也严密一些,而对价值低或不太重要的商品盘点的次数可以尽量少。循环盘点一次只对少量商品盘点,所以通常只需保管人员自行对照库存数据进行点数检查,发现问题按盘点程序进行复核,并查明原因,然后调整。也可以采用专门的循环盘点单登记盘点情况。

④抽样盘点

由审查单位或其他管理单位所发起的突击性质的盘点,目的在对仓储管理单位是否落实管理工作进行审核。抽样盘点可针对仓库、料件属性、仓库管理员等不同方向进行。

⑤临时盘点

因为特定目的对特定料件进行的盘点等。要得到最正确的库存情况并确保盘点无误,可以采限账面盘点与现货盘点平等的方法,以查清误差出现的实际原因。

14.店铺盘点要注意哪些事项

店铺在进行盘点的时候,要着重注意以下三方面的问题:

(一)盘点的时间安排方面有几点需要注意:

1.原则上规定各店铺为每两月盘点一次,盘点时间为25日,具体时间由财务部于盘点月份20日之前通知到位。

2.因各店铺实际情况不同,若需更改盘点日期,应由各店铺负责人提前5天申请更改并通知有关部门。

3.店铺盘点时间一般定为晚上营业结束后至次日凌晨,配货中心为白天进行盘点,特殊情况除外。

4.超市总部盘点小组有不定期对各店铺、配货中心进行突击盘点检查的权力。

(二)盘点账户方面需注意:

1.各店铺必须做好盘点前的清账工作,对有单无货、有货无单等情况应及时查明原因,保证在盘点前完成账务处理,做到账账、账单相符。

2.各店铺财务人员应于盘点前做出进销存报表,并对变价、报损单据汇总结账。

3.盘点当天的营业额应全部结清,销货单据应全部入账。

4.到期不能退货商品全部报损。

(三)盘点差异处理方面需注意:

1.与实电脑数按实际盘点数量调整。

2.若是因为失货引起的差异,则需按照一定的折扣赔偿。

3.一般按照销售的占比来确定赔偿的折扣,占比越高,折扣越高;如失货占0.5%以内,按5折赔,而0.5%以上,则按最近零售价赔有的品牌按责任人来赔,有的则是平均赔偿。

4.每次盘点完毕后,即要向管理层申请按照实际数整账面数据/电脑数据,务求使账面数据际数据一致。

15.如何避免盘点时的损耗

盘点损耗对于店铺来说是不可避免的,经营人员只有通过提高盘点的效率来降低其损耗。一般来说,盘点过程中要将损耗率降低到最低,需注意以下几点:

一、盘点前准备须充分

1.思想上重视。既然是大盘,初、复盘分开进行,人员的安排就更要做到充分,而且本着锻炼新人的角度考虑,大盘就应该是全员参与。各个岗位如何安排,各个环节如何控制,时间的把握,人员的调度,一定要做好计划。

2.培训的实施。盘点的重要性,对于店铺来说,差不多每个人都是心知肚明的,为了保证盘点的准确性,保证盘点的顺利实施,每一次盘点前的培训(甚至要进行实战模拟演示)不仅仅是必须要做的,而且应该是严谨的,不能糊弄了事,这样才能保证所有参与的人员都能够对盘点流程了如指掌,从而保证盘点效率,降低损耗。

3.库存的清理。节后的盘点如果要盘的清清楚楚,明明白白,库存的清理工作是个重头戏,也就是说该退的货要尽快退,改换的货要尽快换,为了在进行盘点工作的同时,保证正常的销售业绩,那么该进的货也一定还要进,不能因噎废食,不能为了盘点省事而把库存降低到了不合理的地步,销售第一是每个零售人都知道的道理。

4.票据的整理。由于几个月没盘了,盘点前的票据整理工作必须要彻底,什么内借外调,什么外欠自用,都要一股脑的整理出来,不能有遗漏,否则的话,就不肯避免的会造成盘点数据的混乱。

盘点工作是80%的准备,20%的实施,这句话非常明了地指出了盘点准备工作的重要性,尤其是节后大盘,更是要做好充分的准备,除了上述的工作外,陈列的调整,价签的补齐,盘点表的抄写检查,都是盘点准备工作的环节。

二、盘点须有条不紊

准备的充分,固然可以成为成功实施的重要保证,但是实施中各个环节的实时调度和良好掌控更加重要,虽然说与准备比起来,实施只占了20%的比重,但是往往这20%才是盘点工作成功的重要保障。

1.动员大会统筹安排。在盘点的当晚营业结束后,由店长任总指挥的盘点便进入第一个环节——动员大会。会上店长将盘点的整体工作进行部署,本次盘点的重要性与必要性,上次盘点的经验与教训等都由店长向全体盘点人员进行通报。另外,对员工盘点热情的激发以及盘点严谨性的强调也是很有必要的。

2.流程执行严格规范。在具体盘点过程中,对于营运部门来讲,要主要遵循整理、放单、初盘、复盘、核单、抽盘的流程,严格进行盘点。

3.后勤保障滴水不漏。ALC的盘点表打印、录入以及对系统数据的锁定等工作也要严格按照公司相关规定执行。盘点开始后,系统数据将被全部锁定。

4.稽核监督铁面无私。稽核人员也是盘点过程中不可或缺的角色,为了确保盘点数据的真实准确,稽核应对初盘、复盘工作的流程进行监督,防止作弊、抄袭等违规现象发生。

16.盘点作业实施流程

完整的盘点流程包括三部分:盘前准备、盘点过程、盘后工作。一次成功的盘点必须做到三部分有条不紊,协调连贯。

一、盘前准备

(一)盘点计划

很多中小企业的盘点主持人,由于缺乏经验,没有做好盘点计划,因此乱成一团,尤其是没有针对预盘阶段做出深入计划,以致到了复盘时仓储仍乱的不可收拾,因此拖延复盘时日,令参与者怨声载道。

一般而言,盘点计划多在复盘日期的一个月前就要具体拟订而且发布。比如预定6月26日到6月30日为复盘(一般人所称的“大盘点”,就专指复盘而言),那么5月31日前就要确立盘点计划。这样才可以要求仓库人员做好预盘,以待复盘的完善执行;也同时要求生产现场,在复盘的多少天以前,调整生产作业,渐渐达成“净空”水准,以利盘点(因为“在制品”是最不容易“计价”的)。此外,对采购人员,以及托外加工人员,才可能有更具体的因应指示、使复盘进行分析,对储位规划作出结论,提供予仓库人员,使他们在预盘阶段就融入仓储整顿与储位规划的功能。

(二)盘点时间确定

一般来说为保证账物相符,货物盘点次数愈多愈好,但盘点需投入人力、物力、财力,有时大型全面盘点还可能引起生产的暂时停顿,所以,合理的确定盘点时间非常必要。引起盘点结果盈亏的关键原因在于出入库过程中发生的错误,出入库越频繁,引起的误差也会随之增加。

决定盘点时间时,既要防止过久盘点对公司造成的损失,又要考虑配送中心资源有限,商品流动速度较快的特点,在尽可能投入较少资源的同时,要加强库存控制,可以根据商品的不同特性、价值大小、流动速度、重要程度来分别确定不同的盘点时间,盘点时间间隔可以从每天、每周、每月、每年盘点一次不等。另外必须注意的问题是,每次盘点持续的时间应尽可能短,全面盘点以2-6天内完工成为佳,盘点的日期一般会选择在:

(1)财务结算前夕。通过盘点计算损益,以查清财务状况;

(2)淡季进行。因淡季储货较少,业务不太繁忙,盘点较为容易,投入资源较少,且人力调动也较为方便。

(三)盘点人员的安排与培训

1.盘点人员的安排

(1)人员安排的方法

①分店楼面部门除必需的留守人员外,所有人员均应参加年度盘点,包括行政部门等,必须支援楼面进行盘点。

②盘点前1个月,各个部门将参加盘点的人员进行排班,盘点前1周,原则上取消年假休息,盘点当日应停止任何休假。

各个部门将参加盘点的人员报盘点小组,必须注明哪些是点数人员,哪些是录入人员。

③盘点小组统一对全店的盘点人员进行安排,分库存区盘点人员,陈列区盘点人员。

④盘点小组安排盘点日陈列区的人员时,各个分区小组中必须包括本区营运部门的经理、主管、熟练员工,其中经理任本分区内设置的分控制台台长。

⑤盘点小组在每一个分区小组的人员安排中,必须明确初点录入人员、点数人员、复点录入人员、点数人员等。