（3）语气恰当
传达文件虽然不是朗读诗歌，但也决不能过于平淡呆板，而是要通过流利生动的口语表达，增强文件的传达效果。领导在传达文件时，既要保证吐字清晰准确，又要使用恰当的语调、语速。对应当重点强调的内容，以及可以一带而过的部分做到心中有数，这样才能在传达时掌握好轻重缓急，巧妙地运用语调的抑扬顿挫、语速的快慢变化来突出重点，使文件精神在听众的头脑中留下深刻的印象，以帮助听众更快、更好地理解文件精神。使人感到文件中的精神不是被念出来的，而是被"讲"出来的。
（4）注意细节
在传达文件之前，传达者一定要能顺畅地朗读文件，不要有任何文字障碍。对于文件中出现的生僻字词不能主观臆断，要好好地去查字典，以免传达文件时闹出笑话，甚至耽误正事。
为了增强表达效果，不光要靠仔细的准备工作来保证传达的准确，还应当利用丰富的表达手段来增强传达效果。传达者如果能够通过自己的语气、语调以及自然流露的表情，再加上协调的动作，肯定会使下属更好地领会文件的精神。
传达文件作为领导的最基本工作，很容易被忽视。但许多事实告诉我们，人最容易在熟悉的领域内犯下错误。领导的讲话艺术也是一样，只有重视对每一个细节的把握，才能做到万无一失。
10？即席讲话
作为领导，工作中经常会在事先没有任何思想准备的情况下，临时出席某个会议，并作即席讲话或演讲，这对领导的才能和综合素质是一个很大的考验，必须予以重视。
精彩的即席讲话要具备以下几点。
（1）紧扣主题
领导要根据自己参加会议的内容、场合及自己的身份，选择确立自己发言的题目。题目确立后，围绕主题进行构思。发言时紧紧围绕主题进行发言，离题太远不但会降低讲话效果，还会引起听众的反感，降低自己的威信。
（2）有所创见
即席发言要有见地、别具风格。发言内容要力求创新，论理要深入浅出，启迪听众心灵。尤其是多人发言，切忌重复别人已讲过的话，如果没有更新的话题就不要重复论述。