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第12章 计划与决策(2)

在当今这个日益激烈的市场竞争环境中,企业战略的制定和选择关系着企业参与市场竞争的成败。由于企业战略决策的制定要受到外界环境、接受的信息、个人因素以及组织的局限等因素的影响,这些因素限制了企业战略的理性决策。

因此,在严峻的竞争形势下,就要求企业管理者在面对层出不穷的新问题、新情况时,能审时度势,统观全局,不失时机地作出客观、有效的决断。

在对企业外部竞争环境、竞争对手和组织自身进行充分调研的基础上,分析并判断未来的机遇与威胁以及自身的优势和劣势,形成企业独有的战略思想和目标。

科学决策作为现代企业管理的主要标志,已经越来越受到人们的重视。

所谓的科学决策,就是指通过对存在决策的问题进行分析,从而选择最佳方案,并将之付诸行动,以取得高效益或最低风险结果的过程。

在现代企业的经营和管理过程中,随着企业经营环境的不断变化,生产技术的不断提高,生产经营方式的日益转变,企业结构的逐步调整,新产品的不断研发,市场预测和企业情报技术的进步,市场竞争的日益激烈,外向型经济的发展和多元化地参与国际市场的角逐,现代企业管理技术日益广泛应用等,企业科学决策的地位和作用也越来越突出,企业能否应用科学决策,已经成了现代企业成功与否的关键。

在实际工作中,企业领导者并不是完全能够按照问题本身的需要来选择决策时机,往往还受到个人性格的影响。英国著名学者德斯迪拉夫曾根据决策者的决策速度,将决策者分为兔子型和乌龟型两种。

德斯迪拉夫认为,兔子型决策者的优点是:能够很快接受观点和信息,可以在较短时间内对所发生的情况有一个大致的了解;能够找到其他人难以发现的捷径;能够随时随地作出决策;能够对机遇和威胁迅速做出反应;当机立断,在必要时能够进行现场指挥;能够抓住各种变化所带来的机遇。

兔子型决策者的缺点是:容易犯“欲速则不达”的错误;对细节问题没有耐心;对复杂的问题往往浅尝辄止;对那些导致事情进展放慢的人看不顺眼,尤其认为乌龟型的决策者是笨蛋,没有必要时也喜欢现场发挥;注意力有限;往往只会看问题的一面。

而乌龟型决策者的优点是:能够收集到复杂详尽的信息,从而形成完整的意见,能够从正反两方面看待问题;当事情进展相对于预期慢时,能够保持足够的耐心;做事往往有始有终;能够深挖问题的实质,注重细节;目光着眼于长远。

乌龟型决策者的缺点是:会在不必要的细节上过多地耽误时间;瞧不起那些脑门一拍就能得出结论的人,特别是认为兔子型的管理者不称职;对机遇和威胁不够敏感;往往意识不到关键决策的紧迫性;做事不分主次;优柔寡断。

由此可见,在把握决策的时机上,决策者不仅要抓住问题的实质,还要认清自身的性格,注意发挥自己个性中的优点,克服个性中的不足。

要点回顾

决策始终贯穿于现代企业经营和企业管理的各个方面,并且贯穿于企业经营和企业管理的全过程。企业决策是现代企业的核心工作,关乎企业的兴衰、成败,因此,企业领导者只有作出科学的决策,企业的发展才会有可靠的保障。

5W1H——带着问题找答案

Why、 What、Where、When、Who、How,六个问题的英文第一个字母为5个W和1个H,所以简称5W1H工作法。

在任何计划中,都必然会牵涉时间、空间、人、物、方法等范畴。由这六个疑问词所组成的问句都不是是非题,而需要实在的答案。

美国著名管理学家斯蒂芬·P·罗宾斯认为,计划就是“定义组织的目标、制定全局战略以实现这些目标、开发一个全面的分层计划体系以综合和协调各种活动”。

小张新买了一台电热水器,在用了一段时间之后,发现热水器突然坏了,小张只好请该品牌的售后服务人员前来维修。修理人员在检查后,发现原来是热水器里面的电阻坏了。于是,修理人员就换了一个新的电阻,小张很高兴热水器终于修好了。

可是过了两个星期后,小张的热水器再次出现故障,不仅不能洗澡,插电时连指示灯也不亮了,他只好再次打电话请售后服务人员前来修理。经检查后发现,原来两周前换上去的电阻又坏了。这次维修人员同样又重新换了一个新电阻将热水器修好了。

可是谁会料想到,没过多久,小张的热水器第三次坏了。这次小张气坏了,他认定是这个维修人员的技术不好,找不出真正的问题。因此,他要求售后服务中心另派其他人员前来修理。

于是,一位资历比较老、技术比较全面的老师傅被派来解决问题。老师傅经查看后,仍然认为是原来的电阻坏了,由于他经验比较老到,认为这不是只换电阻就能够解决的,必定还有其他原因。于是,他重新用电表测量了一下,发现原来接热水器的插座电流过高,因而造成了电阻超负荷,以致被烧坏。

但是,为什么电流过高呢?他继续检查又发现,原来该电阻所能承载的电流量偏小,只要电流稍一高就会烧坏电阻。因此,老师傅得出了结论,问题的根源是在产品设计上,后来他把这个问题反馈给工厂的研发中心,经过设计人员的重新设计,终于彻底解决了这个问题。

这个故事表明,工作中应该向第二位维修人员学习,多问几次“为什么?为什么不是这样?”必须具备“打破沙锅问到底”的精神,一而再,再而三,三而四,这样才有可能发掘出问题的真正根源。

同样的道理,在计划制订之前,我们也必须进行深入探讨,多去寻求事物之间的内在联系,不能只看到表面的现象就贸然采取行动。

很简单,如果周末你打算和家人一同外出游玩,你肯定会对以下事项先做出计划:出行的人包括谁,是否有老人和小孩参加;家人最感兴趣的活动是什么,钓鱼、划船、爬山、游泳还是散步;游玩可能会受到哪些限制,什么场所是游玩时需要避开的,资金预算的上限是多少等;什么地方适合露营,有哪些游玩的项目;野营需要的设备和物品都有什么,能不能准备周全等。

同时,计划中还需要充分考虑到可能会出现的意外情况,如地点没预定好或天气变化等。是否提前预定好了地方,如果还没有预定好,附近是否有其他的备选地点。对天气来说,如果估计到会有雨,是不是要推迟旅行的时间,如果不推迟时间,是否已经备好雨具或是策划好了室内的游戏和活动。只有当这些问题都妥善解决了,计划才能得以进行。

很显然,一次愉快又舒适的出行,在很大程度上取决于计划是否周全、完善,这与管理中的计划工作相类似。

组织管理者的计划,无论是日常的计划还是具体的计划,包括工作计划、维持和发展的预算、工作的分配等,都是其工作的组成部分,甚至连一些不经常发生,但很重要的事情也需要被纳入计划中。比如,饭店经理需要提前一周为某一次大型会议安排会场、提供食品和饮料,仓库管理员要为一年一度的盘点库存做计划等。

如何能够制订出一份内容完整、切实可行的计划呢?西方的管理学者将计划工作的任务和内容简单地概括为六个方面,即做什么(What to do it)、为什么做(Why to do it)、何时做(When to do it)、何地做(Where to do it)、谁去做(Who to do it)和怎么做(How to do it),简称为“5W1H”。这六个方面的具体含义如下:

1.做什么

首先要明确计划工作的具体任务和要求,明确每一个阶段的中心任务和重点工作。例如,企业生产计划,主要是确定生产的产品类型、产品数量,合理地安排产品投入和产出的数量及进度,在能够保证按期、按质、按量完成订货合同的前提下,使生产能力尽可能充分得到利用。

2.为什么做

要了解计划工作的宗旨、目标和战略,并要论证其可行性。实践证明,只有计划工作人员对组织和企业的宗旨、目标和战略了解得越清楚、认识得越深刻,才越有助于他们在计划工作的过程中发挥主动性和创造性。

3.何时做

规定计划中每项工作的开始时间、进度和完成时间,以保证能够有效地控制,并使人力资源和能源得到使用的平衡。

4.何地做

规定计划的实施地点或场所,要充分了解计划实施的各种环境的条件和限制,以便能够合理安排计划实施的空间组织和布局。

5.谁去做

计划不仅要明确规定出目标、任务、地点和进度,还应规定由哪个主管部门负责。比如,开发一项新产品,需要由几个部门共同协作完成,因此计划中就要明确规定产品开发的各个阶段的主要负责部门,及其相互之间如何进行协作、交接,以及具体的参与人员和审核的方式等。

6.怎么做

制订计划的具体实现措施以及相应的规则,以便对资源进行合理的分配和集中使用,平衡人力和生产能力,对各种派生计划进行综合平衡。

如果计划制订得不完善,就会出现工作漏洞。对管理者来说,如果仅仅把时间用在扑灭一个又一个的“火情”上,不仅浪费了时间,还会影响其处理其他问题的精力。而如果计划制订得合适,许多摆在管理者面前的短期危机都是能够轻易化解的。

反过来,如果一个管理者不愿或无法找出时间来制订计划,那么一些短期问题就有可能会产生。比如,不可能实现的最后期限,没有预见的障碍、危机和失败等。而处理这些问题又会占用管理者大量的时间,使其无法制订计划。这样,恶性循环就产生了。

幸运的是,现在几乎所有的组织都会制订计划,并且各类组织都在力争更加完善地计划未来。目前,各组织计划的各种活动内容越来越多了,并且也很少简单地依靠直觉和预感来制订计划,而是越来越多地依靠科学预测和客观分析。

要点回顾

要制定全局性的战略,就必须对这些范畴做深入的考虑,多问几个“为什么”,要多探求事物的本质而不是表象,只有这样才能制订出翔实、可行的计划。

组织目标——共同的目的地

组织目标(Organizational goals)是完成使命和组织宗旨的载体,是随着环境、时间以及条件变化而不断调整的一张“列车时刻表”。

每一个社会组织都有自己预期的目标或结果,它代表着一个组织的方向和未来。对组织来说,宗旨是共同目标;对组织成员来说,共同目标是组织需要到达的目的地。

研究表明,人具有无限的潜在能力,这种能力在目标确定之后才能被最大限度地激发出来;同时,只有在达到目标之后,人才会产生成就感和满足感。一个人如此,一个组织也一样。如果组织没有一个为全体职工所共同遵奉的目标和基本方针,组织也就将失去内在的支持。

组织目标是组织内提倡的共同的价值观念,也是一个组织为其经营活动形式所确定的价值观、信念和行为准则。著名的管理学大师彼得·德鲁克曾说过:“任何企业都应当有一项简单、清楚和统一的目标。它的使命只有足够清楚、足够宏大,才能够为其成员描绘出一个远景;目标必须清晰、公开,并且反复强调。只有具备明确、清晰目标的组织,才具备强劲的发展动力。”

很多年前,张瑞敏曾经说过一句话:“我希望有一天,无论走到世界上的任何一个角落,提到海尔,人们都会说,海尔我知道,这是一个世界名牌。”张瑞敏设想着,海尔中国造将成为没有国界的海尔造。张瑞敏在创立、发展海尔集团的过程中曾树立了这样的企业目标:坚持自主创新、创中国的世界名牌。

2005年,海尔品牌价值以702亿元蝉联中国第一品牌。另外,西方某权威消费市场调查与分析机构公布的最新调查结果显示:按营业额统计,海尔集团目前在全球白色家电制造商中排名第四,而按品牌销量统计,海尔已经跃升全球第二大白色家电品牌。

《金融时报》也给予了张瑞敏和海尔集团极高的评价:“海尔已经上升为中国最大的白色家电生产商,是中国仅有的几个在海外建立品牌赢得市场的企业之一,同时,也使张先生成为中国为数不多的商业领袖之一。”

张瑞敏最初接手的是海尔集团的前身——青岛电冰箱总厂,原本只是一个集体小厂,亏空已经达到147万元,年销售收入却只有348万元。面对这样一个烂摊子,张瑞敏曾提出“有缺陷的产品就是废品”,为其打造了“以质取胜”的企业目标,不仅帮助企业渡过了难关,而且很快扭亏为盈。

20世纪90年代,张瑞敏清醒地看到了巨大的国际家电市场,以及中国家电产品在国际市场上的空白。因此,张瑞敏大胆地提出了“使海尔成为世界名牌”的企业目标。尽管在当时一些人看来,这个目标简直就是一句大话、空话,但正是因为有了这个宏大的目标,海尔集团在以后的发展中才有了更明确的方向,并且连续创下了一系列惊人的销售数字,最终成为名副其实的世界品牌。

海尔集团正是因为有了明确的组织目标,才得以在激烈的国际竞争中站稳脚跟,成为中国民族企业中的佼佼者,创造出了今天的辉煌成绩。海尔的成功之路表明,无论何种类型的组织,都应该确立自己的目标,并调动所有成员为实现既定目标而努力奋斗。

实际上,确立组织目标的过程就是协调社会、组织和个人三方利益的过程,就是如何使三方面的利益都能实现最大化的过程。确定组织的目标大致可以分为以下几个步骤: