第一节采购与付款循环概述
考虑财务报表项目与业务循环的相关程度，采购与付款循环所涉及的财务报表项目主要是资产负债表项目，按其在财务报表中的列示顺序，通常为预付款项、固定资产、在建工程、工程物资、固定资产清理、无形资产、应付票据、应付账款和长期应付款等；所涉及的利润表项目通常为管理费用。
一、循环中的主要业务活动
购货是企业经营活动过程中的首要环节，是企业实现生产经营的基础，如果没有材料的采购，企业的生产经营将无从谈起。企业的采购按不同的标准可以划分为很多类型。由于企业实物资产和劳务的采购与付款业务最具有代表性，以下将以其为例简述采购与付款的基本业务。采购与付款的基本业务活动包括以下几方面：
（一）请购商品和劳务
采购申请一般由企业的仓储部门、外购商品或劳务的使用部门根据需要提出，申请采购应编制请购单。大多数企业对正常经营所需的物资的购买均作一般授权，比如，仓库在现有库存达到再订购点时就可直接提出采购申请。但对固定资产购置和租赁等重要的采购申请，则需要企业作特别授权，只允许指定人员提出请购。请购单可由手工或计算机编制。由于企业内不少部门都可以填列请购单，不便事先编号。为加强控制，每张请购单必须经过对相应支出负预算责任的主管人员签字批准。
请购单是证明有关采购业务交易“发生”认定的凭据之一，也是采购交易轨迹的起点。
（二）编制订购单
采购部门在收到请购单后，应由被授权者审查其是否经过授权批准。对经过批准的请购单应发出订购单。对每张订购单，采购部门会同使用等部门共同参与比质比价的程序，并按规定的授权批准程序确定最佳的供应来源。小额、零星物品的采购可以采用直接购买、事后审批的方式；大额、重要的采购项目，应采取竞标方式来确定供应商、签订采购合同（或订购单），以保证供货的质量、及时性和成本的低廉。
订购单是采购业务中的重要凭证。本循环中以后环节的工作需要利用它。订购单应正确填写所需要的商品品名、数量、价格、厂商名称和地址等，预先予以编号，并经过被授权的采购人员签名。其正联应送交供应商，副联则送至企业内部的验收部门、应付凭单部门和编制请购单的部门。对于订购单，还应设立独立稽核制度，由专人检查订购单的处理，以确定订购单编制是否正确、事后是否确实收到商品并正确入账。这项控制与采购交易的“完整性”认定有关。
（三）验收商品
订购的商品到达后，应送交验收部门予以验收。验收部门应以有效的订购单为依据，比较所收商品与订购单上的要求是否相符，如商品的品名、说明、数量、到货时间等，并盘点商品、检查商品有无损坏。
验收后，验收部门应根据订购单和点验结果对已收货的每批货物编制验收单，作为验收和检验商品的依据。验收单应一式多联，预先编号，除自存一联外，其余各联应分送采购供应部门、会计部门和仓储部门。验收人员将商品送交仓库或其他请购部门时，应取得经过签字的收据，或要求其在验收单的副联上签收，以确立他们对所购回的资产应负的保管责任。验收人员还应将其中的一联验收单送交应付凭单部门。
验收单是支持资产或费用以及与采购有关的负债的“存在或发生”认定的重要凭证。定期独立检查验收单的顺序以确定每笔采购交易都已编制凭单，则与采购交易的“完整性”认定有关。
（四）储存已验收的商品存货
将已验收商品的保管与采购的其他职责相分离，可减少未经授权的采购和盗用商品的风险。存放商品的仓储区应相对独立，限制无关人员接近。这项控制与商品存货的“存在”认定有关。
（五）编制付款凭单
订购的商品验收入库或交付使用后、记录采购交易之前，应付凭单部门应编制付款凭单。
付款凭单应载明已收到商品、资产或接受劳务的厂商、应付款金额和付款日期的凭证。编制付款凭单前应检查供应商发票的内容与相关的验收单、订购单的一致性，复核购货发票金额计算的正确性，再以订购单、验收单和供应商发票等为其依据编制。付款凭单应预先编号，并由专人独立检查已编的付款凭单计算的正确性，由被授权审批人在凭单上签字，以示批准照此凭单要求付款。所有未付凭单的副联应保存在未付凭单档案中，以待日后付款。已到期的应付凭单经有关授权人员审批后即可办理结算与支付。这项控制与采购业务的“存在或发生”、“完整性”、“权利和义务”和“计价和分摊”认定有关。
（六）确认与记录负债
会计部门应根据上述各原始凭证，编制记账凭证，登记实物明细分类账和总分类账。应付凭单部门应将已批准的未付款凭单送达会计部门据以编制有关记账凭证和登记有关账簿。会计部门收到供应商发票时应将发票上所记载的品名、规格、价格、数量、条件及运费与订货单、验收单上的相关资料进行核对，核查购置的财产，并在应付凭单登记簿或应付账款明细账中加以记录。根据不相容职务相分离的原则，会计部门记录现金支出的人员不得经手现金、有价证券和其他资产。会计部门应建立合理的凭证记录程序与恰当的记账手续。会计主管应审核记账凭证中账户分类的适当性、核对编制记账凭证的日期与凭单副联的日期，以监督入账的及时性。会计部门还应配备独立检查人员核对所记录的凭单总数与应付凭单部门送来的每日凭单汇总表一致性，并定期检查应付账款总账余额与应付凭单部门未付款凭单档案中的总金额一致性。
（七）付款
未付凭单到期时，企业应选择适当的方式支付负债。企业有多种款项结算方式，不同的结算方式应有相应的控制制度。这些控制制度与现金或银行存款支出业务的“存在或发生”、“完整性”和“估价或分摊”认定有关。以支票结算方式为例，编制和签署支票的有关控制包括：
1、独立检查已签发支票的总额与所处理的付款凭单的总额的一致性。
2、支票应由被授权的财务部门的人员负责签署。
3、被授权签署支票的人员应确定每张支票都有已经适当批准的未付款凭单作附件，并确定支票相关内容是否与所附凭单一致。
4、支票一经签署就应在其凭单和支持性凭证上用加盖印戳或打洞等方式将其注销，以免重复付款。
5、支票签署人不应签发无记名甚至空白的支票。
6、支票应预先连续编号，保证支出支票存根的完整性和作废支票处理的恰当性。
7、应确保只有被授权的人员才能接近未经使用的空白支票。
（八）记录现金、银行存款支出
以支票结算方式为例，在手工系统下，会计部门应根据已签发的支票编制付款记账凭证，并据以登记银行存款日记账其他相关账簿。以记录银行存款支出为例，有关控制包括：
1、会计主管应独立检查记入银行存款日记账和应付账款明细账的金额的一致性以及与支票汇总记录的一致性。
2、通过定期比较银行存款日记账记录的日期与支票副本的日期，以检查入账的及时性。
3、独立编制银行余额调节表。
二、涉及的主要凭证与会计记录
采购与付款循环通常要经过请购—订货—验收—付款等业务程序。在内部控制比较健全的企业，处理这些业务过程需要使用很多凭证和会计记录。典型的采购与付款循环涉及的主要凭证和会计记录有以下几种：
1、请购单。请购单是由商品制造、资产使用等部门的有关人员填写，送交采购部门，申请购买商品、劳务或其他资产的书面凭证。
2、订购单。订购单是由采购部门填写，向另一企业购买订购单上所指定的商品、劳务或其他资产的书面凭证。
3、验收单。验收单是收到商品、资产时所编制的凭证，列示从供货商处收到的商品、资产的种类和数量等内容。
4、卖方发票。卖方发票是由供应商提供的，交给买方以反映发运的货物或提供的劳务、应付款金额和付款条件等事项的凭证。
5、付款凭单。付款凭单是采购方企业的应付凭单部门编制，载明已收到商品、资产或接受劳务的供应商、应付款金额和付款日期的凭证。付款凭单是采购方企业内部记录和支付负债的授权证明文件。
6、转账凭证。转账凭证是指记录转账业务的记账凭证，它是根据有关转账业务（即不涉及现金、银行存款收付的各项业务）的原始凭证编制的。
7、付款凭证。付款凭证包括现金付款凭证和银行存款付款凭证，是指用来记录现金和银行存款支出业务的记账凭证。
8、应付账款明细账。
9、现金日记账和银行存款日记账。
10、卖方对账单。卖方对账单是由供货方按月编制的，标明期初余额、本期购买、本期支付给卖方的款项和期末余额的凭证。卖方对账单是供货方对有关交易的陈述，如果不考虑买卖双方在收发货物上可能存在的时间差等因素，其期末余额应与采购方相应的应付账款期末余额一致。
第二节控制测试和交易的实质性程序
一、概述
根据采购和付款循环的主要经济业务内容，我们把这一循环的关键内部控制及其控制测试以图表的形式简单介绍如下：
采购与付款；循环的关键；内部控制和控制测试。
主要业务活动；与凭证关键内部控制；常规控制测试；可能的错弊。
请购商品与劳务（请购单）经授权的专门机构或人员编制请购单，请购单由预算主管签字批准测试授权与批准的手续与效果超过预算或计划；
确定货源，编制订购单订购单事先编号，经授权采购人员签字抽查订购单，确定连续编号和批准情况采购人员拿回扣、佣金；
验收货物，编制验收单收到货物，由专职的验收部门或人员点收，根据订购单验收货物并编制一式多联的验收单核对验收单与请购单、订购单货物质量、数量、价格与需求的要求不一致；
存储货物，编制入库单存储管理与采购的职责分离，财产保管的限制接近制度，根据订购单、验收单和实物的核对，编制入库单观察接近财产情况，检查入库单和汇总表财产被盗、变质等受损情况；
账务处理，编制付款凭证付款凭单与订购单、验收单和购货发票相核对，每一日的凭单汇总和记账凭证相核对核对付款凭证与订购单、验收单和购货发票，复核独立的稽核情况未及时入账或入账错误，少计负债；
支付负债，签发支票支票签署者复核付款凭证的完整性和批准情况，支票签发后立即盖章注销已付款凭单观察支票签署者对付款凭单的独立检查，检查已付款凭单上的“付讫”印章重复入账；
挪用资金；
记录现金和银行存款账定期独立编制银行存款余额调节表，独立检查支票的日期与记账的日期审核银行存款余额调节表重新执行独立检查虚假未达账。
二、采购交易内部控制的控制测试与交易的实质性程序
方法见“采购交易的控制目标、内部控制和测试一览表”。
采购交易的控制目标、内部控制及测试一览表：
内部控制目标关键的内部控制常用的控制测试常用的交易实质性程序；
所记录的购货都已收到物品或已接受劳务，并符合购货方的最大利益（存在）请购单、订购单、验收单和卖方发票一应俱全，并附在付款凭证后，购货按正确的级别批准，注销凭证以防止重复使用，对卖方发票、验收单、订购单和请购单作内部核查查验付款凭证后是否附有单据，检查核准购货标记，检查注销凭证的标记，检查内部核查的标记复核采购明细账、总账及应付账款明细账，注意是否有大额或不正常的金额，检查卖方发票、验收单、订购单和请购单的合理性和真实性，追查存货的采购至存货永续盘存记录，检查取得的固定资产会计处理；
已发生的购货业务均以记录（完整性）订购单均经事先编号并已登记入账，验收单均经事先编号并已登记入账，卖方发票均经事先编号并以登记入账检查订购单连续编号的完整性，检查验收单连续编号的完整性从验收单、入库单追查至采购明细账、存货明细账；
所记录的购货业务估价正确（准确性，计价与分摊）计算和金额的内部核查，采购价格和折扣的批准检查内部核查的标记，审核批准采购价格和折扣的标记将采购明细账中记录的业务同卖方发票、验收单和其他证明文件比较，复算包括折扣和运费在内的卖方发票编号的准确性；
购货业务的分类正确（分类）；
采用适当的会计科目表，分类的内部核查检查工作手册和会计科目表，检查有关凭证上内部核查的标记参照卖方发票，比较会计科目表上的分类；
购货业务按正确的日期记录（截止）要求收到商品或接受劳务后及时记录购货业务，内部核查检查工作手册并观察有无未记录的卖方发票存在，检查内部核查的标记将验收单和卖方发票上的日期与采购明细账中的日期进行比较；
购货业务被正确计入应付账款和存货等明细账中，并被正确汇总（准确性，计价和分摊）应付账款明细账内容的内部核查检查内部核查的标记通过加计采购明细账，追查过入采购总账和应付账款、存货明细账的数额是否正确，用以测试过账和汇总的正确性；
表分四栏，将与购货业务有关的内部控制目标、关键的内部控制以及审计人员常用的控制测试、交易实质性程序汇集在一起。
第一栏“内部控制目标”，列示了企业设立购货业务内部控制的目标，亦即审计人员实施相应内部控制测试和交易实质性程序所要达到的审计目标。