书城教材教辅ERP原理与实施
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第27章 ERP实施的方法第(1)

引言

(一)知识目标

了解ERP实施方法;

掌握ERP实施方法的特点。

(二)技能目标

具有根据企业的实际特点应用不同的ERP实施方法的能力。

ERP的用户需要什么

新时期ERP发展的模式就是ERP的平台产业链。一个以领先的ERP系统平台商为开发核心的,以一个开放的ERP系统平台为技术支撑的,有大批软件商、咨询商、服务商、集成商加盟的,分工合作的ERP产业链模式将是今后ERP的主要应用模式与市场模式。那种封闭、独家经营的,包揽核心底层开发、应用开发、市场开发的传统模式必将被淘汰。

ERP平台化的开发模式、实施模式、服务模式以及大规模产业链的协同合作将会大幅降低运作成本,取得成本和价格的突破。ERP平台化的另一个特点是面向业务对象开发技术和业务建模技术。它将管理思想和流程封装于后台,减少了对程序的依赖,所以能够快速地开发、维护、扩充,使灵活性和扩展性大大增强。

传统型ERP与新型的ERP的分水岭就是是否“开放”,就是说凡是不提供源代码的ERP平台,仍然应该归属于传统型ERP。不开放源代码的ERP就不可能是开放的ERP,其平台工具也是无用的,只能是框架结构。传统型ERP的一大特征就是将源代码视为绝不能开放的“命根子”,这成为企业必须长期依赖ERP供应商的桎梏。而对于用户来说,真正关心的是新模式的ERP究竟能为他们带来什么好处,能为他们解决什么问题。

新模式的ERP是全面向用户开放的,它应该是技术开放、文档开放、实施开放、源代码开放。许多企业的领导说他们担心一旦用了ERP就是上了“贼船”,有一点小的改动就要求助于软件商,而有些软件商趁机狮子大开口,企业从此受制于人,陷入了一个无底洞。而新模式的ERP从根本上解决了企业的忧虑,企业可以根据自己的需要独自开发,真正做到用户是ERP系统的主人。

在ERP的项目管理方法中,实施方法论是其核心和关键,它是各个ERP系统及服务提供商在客户企业进行ERP项目管理时具体采用的实施过程和方法。目前,国内外的ERP系统及服务提供商都在各自的业务领域拥有一定数量的客户群体和实施经验,并归纳总结了一套自己的ERP系统实施方法论作为其标准的实施过程和方法。这些公司一般都要求自己聘请的ERP从业人员,尤其是ERP实施顾问必须掌握本公司的实施方法。

第一节ERP实施方法概述

一、ERP实施方法

ERP实施方法是一整套正式且结构化的实施惯例或规范,一般包括阶段/方法、活动/任务、输入输出等内容。ERP实施方法论经正确使用后被证明是有效的。一个ERP实施方法的一般框架包括基本原则、实施阶段、建模工具、实施主体、实施工具、培训文档、技术和服务支持等。在ERP系统实施中选择一种方法是很重要的,它可以为项目规划、设计以及实现提供一个框架,避免项目的无序和混乱,提高成功实施项目的可信度。

目前对ERP实施方法的研究分为三大类。第一类是软件厂商的实施方法,侧重于对实施过程的描述,如SAP的ASAP、Oracle的AIM等。但在实践中,这些成熟的方法并没有受到足够的重视和广泛应用,其原因之一就是所包含的实施工具复杂,使得学习培训等需要更多的时间,难以满足现今企业希望快速实施的要求。第二类是软件咨询顾问公司设计的实施方法。由于实际应用率较低,许多实施方法流于形式,同时将企业本身的主动性降低,影响企业潜在权益的实现。第三类是方法、体系的建设。这种实施方法是建立在对企业整个信息体系的结构化思考的基础之上,具体的运用具有很高的复杂性,需要很强的技术和专业背景,不适合目前中国中小型企业采用,在具体应用时,也主要是作为流程重组和流程完善的工具。

二、ERP实施方法的相关理论

1.项目管理

项目管理就是项目的管理者在有限的资源约束下,运用系统的观点、方法和理论,对项目涉及的全部工作进行有效的管理,即从项目的投资决策开始到项目结束的全过程进行计划、组织、指挥、协调、控制和评价,以实现项目的目标。目前的ERP系统提供商在为客户构建信息平台时,一般采用项目化的观念和管理运作手段,将ERP系统作为一个项目整体来看待。通过对客户企业进行必要的调研和分析,进而提出有针对性的解决方案,并通过甘特图法、网络计划技术等方法制订有效的项目进度计划,在项目周期、工作阶段、进展控制等方面进行宏观规划和控制,以保证项目向设定的目标发展。因此,是否具备了项目管理理念和项目管理能力是企业成功实施ERP系统的第一个核心环节。

2.业务流程管理

业务流程管理就是使企业内部管理合理化、资源配置有效化的管理过程。一般来说,好的业务流程管理方法具有以下特征:

(1)强调方法论的实用性和可操作性,要求方法论具有一定的柔性,能够根据企业的要求进行适当的裁减和定制。

(2)为进行业务流程管理的企业管理人员及相关工作人员设计,而不是为业务流程管理专家设计,降低了企业对外部智力的依赖。

(3)强调绩效驱动,根据企业的资源能力,适当采用先进技术,强调短期收益和长期收益的平衡,同时,关注业务流程管理项目本身的成本效益问题。

业务流程管理应该是面向客户、以客户为中心的,其直接目的应该是满足企业不断变化的需求;业务流程管理强调的是工作是如何进行的,而不是工作的内容是什么,最终实现业务流程的优化。业务流程管理不是追求局部的、绝对的业务过程合理化,而是强调与企业的战略相一致的合理化。

3.变革管理

当企业发展越来越不适应企业经营环境时,就必须制定组织变革策略,对内部层级、工作流程以及企业文化进行必要的调整与改善管理,促成企业顺利转型,这就是变革管理。在企业实施ERP的过程中,企业内部业务流程重组是不可避免的。从理论上说,变革有渐进性变革策略和革命性变革策略两种。渐进性变革策略是指保留现有组织的基本价值观和基本准则,根据企业的战略目标逐步变化组织结构、员工技能和激励体系等相关过程。革命性变革策略是指对企业的现状提出挑战,为组织创建一个新的愿景,最终完成企业价值观、工作流程以及组织结构的彻底改变。

首先,变革过程必须追求阶段变革的效果。效果是成果和速度的函数,过分追求阶段性成果而忽视改变的速度,会使变革失去意义;一味追求速度而忽视任一阶段性成果会使整个变革失败。其次,变革过程是体制塑造和人的塑造的结合。要塑造成功的团队,必须建立相应的体制,同时不要忽视人才与人力的因素。只有体制再塑而没有人的塑造,使变革失去了人的支持,变革就不可能成功;只有人的塑造,而没有体制塑造,使管理变革流于空洞,变革也不可能成功,更不可能产生真正的绩效。

三、ERP实施方法分类

ERP实施是一项巨大的系统工程,是在一段时间内集中一定可利用的资源通过ERP系统的实施达到一定目标的复杂过程。不应该将ERP看成是一个软件系统,要认识到ERP系统的实施是一个讲方法、讲策略的过程。一般来说,ERP系统在实施方法上有两种:全盘式实施方法和渐进式实施方法。

(1)全盘式实施方法是指整个ERP系统在所有区域于同一时间全面实施,系统从测试阶段到实用阶段一般耗时较短,但在系统正式运行之前,需要很长时间进行测试。全盘式实施方法需要多个模块同时进行。

(2)渐进式实施方法是指每次实施ERP系统的一个或者一组模块,每次系统的实施只针对部分区域进行,依次按顺序实施。渐进式实施方法要对原有系统进行更多的关注和维护。

这两种实施方法的目标是一致的,都是通过有效的工作、合理的组织使ERP系统实施能够达到企业的预期效果。不同的是,两种方法的出发点与组织过程中运用的方法、手段,可以说是两个矛盾而对立的方法。

在实际工作中,要根据对ERP项目的评价和成本效益分析来选择具体的实施方法。一方面可以对企业的某些因素进行量化评价,但这种量化评价难度较大;另一方面可以对一些跟企业的组织密切相关的、重要的定性因素进行分析,从而选择企业的实施方法。组织规模和复杂性、组织的层次和控制程度、系统的实施范围和与软件本身的匹配度与ERP实施策略的选择存在密切的关系。

一般来说,规模较小且不复杂的企业比较适合采用全盘式实施方式,而规模较大且复杂的企业则适合采用渐进式的实施方式。随着公司规模的扩大和组织复杂度的增大,倾向于采用渐进式实施方式的趋势会增强。组织越严密、层次等级越分明的企业越适合采用渐进式实施方式;组织越松散、越单一的企业,就越适合采用全盘式的实施方式。但是组织层次复杂、控制严密的公司,在实施的过程中不容易实施业务流程重组,从而会影响渐进式实施的效果。实施的模块数量越多,模块的接口的协调就越复杂,模块的二次开发和变革的程度也越大,同时会增加实施的难度,这样的情况比较适合于渐进式的实施。

第二节ERP实施的几种具体方法

一、ASAP法

ASAP法又称为快速SAP实施法,是由SAP公司基于多年项目实施经验的基础上总结出来的一整套SAP项目实施方法论以及辅助工具体系。它优化了在实施过程中对时间、质量和资源的有效使用等方面的控制,可以大大缩短SAP项目的实施周期。ASAP法主要包括ASAP路线图、SAP工具包、SAP技术支持和服务、SAP培训和SAP参考模型。

(一)ASAP路线图

ASAP提供了面向过程的、清晰和简明的项目计划,在实施SAP的ERP系统R/3的整个过程中提供每一步的指导。路线图有项目准备、业务蓝图、实施过程、系统调整和上线支持五个阶段。

1.项目准备

在项目准备阶段主要完成建立项目组织、确立项目日程安排、项目队伍培训、网络环境和硬件准备以及项目启动等任务。

2.业务蓝图

在业务蓝图阶段主要完成业务流程现状分析(组织结构、流程)、未来业务流程确定(组织结构、流程)、确定项目文档标准、SAP系统安装、管理层批准业务蓝图等任务。业务蓝图是企业实施系统之后未来业务状况的可视模型。

3.实施过程

在实施过程阶段主要完成系统基本配置、项目组的高级培训、流程测试、设计接口和报表、系统测试确定与完善、外部接口及报表开发方案、建立用户权限和系统管理机制、准备最终用户培训等任务。

4.系统调整

在系统调整阶段主要完成确定配置系统、最终用户培训、基本数据准备、初始数据准备、上线计划设计等任务。需要注意的是,对整个实施项目进行审计和鉴定的准备工作应该在这个阶段完成。

5.上线支持

在上线支持阶段主要完成系统上线、不间断的支持、持续的业务流程优化、项目评估及回顾等任务。不间断支持的目的是保持ERP系统持续稳定地运行。

(二)SAP工具包

使用正确的工具能产生与众不同的效果。SAP工具包指的是ASAP中用到的所有工具。例如,ASAP的“估算师”工具使用户能精确测算实施中所需的资源、成本和时间;ASAP的“实施助理”是一个让用户“如何做”的指导书,可以伴随用户走过实施中的每一个阶段,包括调查表和项目计划。ASAP采用公认的企业模型和行业模板,有效地加速对企业的实施。

(三)SAP技术支持和服务

SAP的技术支持和服务对用户在实施和使用过程中可能出现的问题进行解答。它是用户的助手,可以让用户永远放心,在实施过程中总会有相关人员随时提供帮助。用户将得到从项目开始到成功实施及其后续方面的支持,其服务包括咨询和培训。ASAP提升了服务与支持的范围,包含所有与SAP环境相关的服务。

(四)SAP培训

SAP的培训策略包含了对项目小组和最终用户的培训。一般来说,项目小组的培训混合了标准课程和现场培训;对最终用户则是由已受训的项目小组成员作为教员将知识传授给他们。

(五)SAP参考模型

SAP开发的R/3参考模型以商业术语描述了在R/3系统所支持的标准应用功能与业务过程。此信息帮助企业识别应用中可见的不同过程以及应用之间的集成关系,因此他们能够运用SAP软件为自己获取最大利益。

SAPR/3在联想的实施2000年8月15日,联想集团举行新闻发布会,宣布其ERP系统成功运行100天。联想这个为中国的信息化建设作出巨大贡献的IT公司,开始用IT技术武装自己。在新闻发布会上,联想集团常务副总裁李勤介绍:ERP实施成功后,企业的业务运作效率明显提高,集团结账天数从过去的20天降到1天,从需70人次加班到只需7人次加班,报表从30天缩短12天。