从公文写作的结构上看，一些重要的“决定”“意见”等文种，通常是先“务虚”后“务实”。以《中共中央关于完善社会主义市场经济体制若干问题的决定》（2003年10月14日中国共产党第十六届中央委员会第三次全体会议通过）为例，全文由十二个大问题并列组成，第一个大问题是“我国经济体制改革面临的形势和任务”，从三个方面阐述了深化经济体制改革的重要性、紧迫性、指导思想、原则和完善社会主义市场经济体制的目的和任务，显然这是“务虚”；在“务虚”的前提下，随即用十一个大问题讲述了完善社会主义市场经济体制的具体要求与措施，这显然又是“务实”。这样，全文在结构布局上即表现为以“虚”带“实”，“虚实结合”，二者相辅相成，相得益彰。
286.“老公”这一词语可否写入干部考察材料？
【解答】“老公”这个词不可写入任何公文（包括法律文书），因为它含义模糊不清。作为当前的社会流行语看，是当“丈夫”讲；而作为历史白话来理解，它又当作“太监”讲。
287.“李处”“刘局”“马科”这类职务称呼可否写入公文？
【解答】完全不可以，它们均确少一个“长”字。我们强调“说短话、写短文”，但不能短的缺头少尾。照此去扩延，那姓茅的科长、姓胡的州长、姓白的县长、姓傅的总经理、姓升的区长、姓黑的市长你也可以简称的“茅科”、“胡州”、“白县”、“傅总”、“升区”、“黑市”吗！必须明确的是，标准健康的文字语言是一个民族高尚的文化水准的体现。
288.当前在端正公文写作文风上应注意哪些问题？
【解答】良好的公文文风对改善机关作风、提高工作效率、增强工作权威、培养教育干部，形成良好的党风、政风和社会风气都具有十分重要的意义。要端正公文文风，当前至少可以讲三条。
一要不“谎报军情”
假话害国害民，真话最有力量。任何人都希望讲真话、听真话，反对讲假话、听空话。但是，总有少数人出于个人和小团体的私利，出于地方保护主义，而对上级“谎报军情”，使真理远离实际，使假数字、假情况、假政绩逆流而上。
二要写短文，做到长话短说
把原本需要万字说清的事，用千八百字讲明白，才是真正有写作本领。回想当年中国人民志愿军司令员彭德怀在“抗美援朝”战争中，为了要求中央尽快增拨军需后勤供应写的一份电文，既不穿靴，又不戴帽；既无先说成绩，再谈问题，最后是请示的“三段式”，而是满打满算的六个字——“饥无粮，寒缺衣。”再看看，在解放战争中，毛泽东为中央军委起草的有关“三大战役”作战方针的四篇重要电文，加在一起只是4000字。《中共中央关于暂时放弃延安和保卫陕甘宁边区的两个文件》（《毛泽东选集》第四卷，第1219~1221页），一份是事关撤出延安这一重大事件的《指示》，作者只写了不到250个字；另一份涉及保卫陕甘宁边区重要事宜的《通知》也不过400字。两份文件加起来才600多字，这是多么值得推崇的短小精悍的公文典范啊！《中国共产党总书记胡锦涛与中国国民党主席连战会谈新闻公报》（二○○五年四月二十九日），先是交代了连战主席率国民党大陆访问团访问大陆，与胡锦涛总书记举行会谈的基本情况，然后，共同发布“两岸和平发展共同愿景”，其中包括两党的共同体认以及共同促进的五个方面的工作等，如此广泛的内容，这篇《公报》只写了1200多字。特别值得一提的是2005年3月14日，第十届全国人民代表大会第三次会议通过的《反分裂国家法》，如此事关国家和平统一、反对“台独”分裂国家重大问题的一部法律，竟然只用了1000多字，堪称“短小精悍”的典范。
三是要讲自己的话
写文件不能只是“天下文章一大抄”，只是照搬照转、生吞活剥地套用上级的话或者报刊上的话。大段大段抄录上级文件中的原话，就是不会讲自己的话。这实际是思想懒惰的表现。
289.公文写作要“脱靴摘帽”是什么意思？
【解答】所谓“脱靴摘帽”就是有话直说、有事直述，去掉虚词套话，少说官话空话。几年前，朱镕基总理在任时，有一次到安徽视察税费改革和农村教育，在一个县召集几个乡镇干部座谈。一个镇党委书记汇报时照稿念道：“敬爱的、尊敬的……”朱总理一听，赶紧笑着说：“前面的可以去掉，敬爱的、尊敬的在那儿呢。”一边用手指指黑板上方的马克思、恩格斯、毛泽东等人的画像，一边说：“你就直接点儿，有什么说什么。”几年前，温家宝总理在哈尔滨出席一个企业负责人座谈会，刚一入席就声明：每人发言不超过10分钟，包括他自己在内，只能用2分钟讲情况，3分钟谈问题，5分钟说打算，超过10分钟他便会敲喝水杯提示。结果会上“尊敬的领导”“敬爱的首长”“领导亲自”“高度重视”“上级关怀”“加大力度”“又一道美丽的风景线”等一类空洞无物、不痛不痒的空套话少了，而直奔主题，“原汁原味”、朴实鲜活的话多了。温总理的倡导和身体力行，如同一股清风吹拂，使座谈会别开生面，生动活泼，其所产生的良好效果显然是不言而喻的。
毋庸讳言，在当今的公文写作实践中，这种穿靴戴帽的现象并不在少数。比如：
——今天的会议非常重要，××书记、××县长都在百忙之中出席了我们今天的会议，让我们以热烈的掌声对他们的光临表示欢迎和感谢！
——今天的会议，本来是××书记要亲自来参加的。但他临时有事，所以要我替他出席。我对这项工作不熟，随便说几句，都是个人的看法。
——在××的领导下，在××的关怀下，在××的支持下，在××的协助下，经过全体同志的共同努力，我们圆满完成了今年的工作任务。
——刚才几位领导都讲了，张局长说的是任务指标问题，李局长讲的是工作方法问题，刘局长说的是队伍建设问题。我再说也是重复，所以只强调以下几点。
类似上述这样的“帽子”和“鞋子”已经成了会场中和一些工作总结开头的“惯例”。其中不少的话是纯粹的套话、空话、废话。这些话所以比较“畅销”，原因有三：一是人家都说你不说，人家会说你独出心裁，不懂“游戏规则”，不会做“表面文章”；二是向上行文，不表示一点儿“诚服”和“尊重”，怕上级领导不高兴；三是开大会时不玄乎几句，怕听者觉得自己没有水平。诸如此类的想法，显然都是不必要的，正确的做法应当是“脱鞋摘帽”，多讲实实在在的话，多写言之有物的公文。
290.公文写得“短小”是否显得没有分量、缺少水平？
【解答】至于说到公文的“分量”，主要取决于解决问题的时度、位度、力度，绝不在文字的长短上。废话越多、篇幅越长，越发没有“分量”。为了把文件写长做大，为了把“讲话稿”讲长说大，多占一些篇幅，多占阅听者一些时间，“笔杆子”们只有以抄书抄报抄上级文件的方式来应付，这种方法就叫做“天下文章一大抄”。试想，一个充满了“先国际、后国内、再本地”的大话、套话、空话的文件、讲话怎么会有“分量”，又怎么能体现自身的水平呢？
周成王20岁时，要举行“行冠礼”。司祭礼的人叫祝雍，他所做的祝辞是：“近于民，远于佞，近于义，啬于时，惠于财，任贤使能。”区区19个字，把一个王、一个人，立身治国之理说尽了，无一字一语废话。
美国“9·11”之后，全国陷入震惊和悲痛之中，布什总统面对全国公众发表电视讲话。讲话既有对恐怖分子的严厉谴责，更有对全国人民的温情安慰。布什的“笔杆子”迈克·格尔森在为布什撰写的这篇讲话稿中，有这样一个句子：“好好生活，拥抱你们的孩子吧！”这种充满人情味的句子，极大地增强了布什这篇讲话的水平，使之富有极强的感召力，因为它是对美国人民遭受重创的伤口的一种抚慰，给美利坚天空闪射一缕阳光。
胡锦涛同志当选为国家主席，在十届全国人大一次会议上发表演说，对自己如何担当起这一崇高职务，讲了四条，整个加起来只有二百零几个字。特别是“权为民所用、情为民所系、利为民所谋”这15个字，字字情深意切，是“为人民服务”五个大字在当今时代的具体生动体现。
1863年11月19日，在葛底斯堡举行国家烈士公墓落成典礼，有15000人参加这次活动。第一个发言者，讲话共计1小时57分钟。轮到林肯讲话，他只拿两页稿纸，整篇讲话不过几百字，不足3分钟，却是最著名的历史文献。在世界贸易中心废墟上举行的“9·11”事件周年纪念仪式上，纽约州长朗诵了林肯的《葛底斯堡演说》。以上几例说明，写公文、做演说有无“分量”、水平高低，并不完全取决于“长”，而在于“短”“精”“深”。
291.为什么说“写短文”“讲短话”是一种本领？
【解答】当然“短”不是唯一标准，内容还要“精”才行。北伐战争开始，国民革命军司令部在广州邀请瞿秋白给全军政治工作人员作关于做好北伐宣传工作的报告。瞿秋白走上讲台上说：“宣传关键是一个‘要’字，鲁智深三拳打死镇关西，拳拳打在要害上。”说完就走下讲台。全场先是愕然、沉寂，继而爆发出雷鸣般的掌声。毛泽东起草的《中国共产党中央革命军事委员会命令》（一九四一年一月二十日，于延安），全文只写了220多个字，不仅文字短、篇幅小，更令人折服的是那一个个语义凝炼、铿锵有力的疑句：“抗战有功，驰名中外”“领导抗敌、卓著勋劳”“奉令北移，突被亲日派阴谋袭击，力竭负伤，陷身囹圄”“愤慨之余，殊深轸念”等，字字句句价值千金。为此，要使自己写的文件、自己做的报告“短小精悍”，就需要对自己所表述的事物及其内部联系以及它们的过去和未来了如指掌，就需要有高度的概括能力，要有一语中的、句句讲到点子上的本领。假若没有深邃的思想深度和敏锐的洞察力，没有丰富的知识储备和严谨周密的逻辑思维，三五句话是不能产生感人心魄、让人折服的力量和效果的。所以我们说长文短写、长话短说，从某种程度上讲是一种本领。
292.为什么当前要特别强调规范使用汉语？
【解答】当前不规范使用汉语的现象越来越令人不安。它不仅阻碍党政公文信息的准确传递，而且也侵蚀着几千年的中华文明。这些年商战愈演愈烈，对成语的冲击殃及不计其数。仅以广告语为例：“合情合理”变成“盒情盒礼”；“其乐无穷”变成“骑乐无穷”；“十全十美”变成“食全食美”；“无微不至”变成“无胃不治”；“步步为营”变成“步步为赢”；“别来无恙”变成“鳖来无恙”；“依依不舍”变成“衣衣不舍”；“自始至终”变成“痔始痔终”；“刻不容缓”变成“咳不容缓”；“尽如人意”变成“净如人意”；“默默无闻”变成“默默无蚊”；“尽善尽美”变成“尽膳尽美”；“长治久安”变成“肠治久安”；“天长地久”变成“天尝地酒”；“物美价廉”变成“屋美价廉”；“一见钟情”变成“一件钟情”，如此等等，不一而足。千锤百炼的成语在商家“卖衣”“卖药”“卖酒”“卖食品”“卖玩具”等一系列广告的肢解下，面目全非，味道尽失。由此可见，作为社会政治集团表达意志、传递策令、沟通信息的重要工具的公文，不规范汉语显然不行。
293.怎样写好“请示”？
【解答】“请示”是向上级机关请求指示、批准时使用的频率极高的一个上行文文种。“请示”按其行文的目的、作用不同，基本分为两类：一是直请性的请示，即直接向自己的上级领导或指导机关请求指示或批准事项；二是批转性的请示，即把有关某一方面工作的意见，以“请示”上报给上级机关，要求批转给有关单位予以办理。例如，国家国有资产管理局于1992年1月27日上报给国务院的《关于1992年在全国范围内开展国有资产产权登记工作的请示》就是这样一份文件。
请示的内容结构一般包括标题、正文和结尾三个部分。
（1）标题
主要写明所需请示的问题，即“事由”，再加“请示”二字，例如，《中国气象局关于加强人工影响天气工作的请示》《××石化集团公司关于组建职工大学的请示》《××县水务局关于加强北塘水库建设的请示》等。
（2）正文
一般分做两大层次：
第一大层次，写“为什么要请示”，即请示的原因、背景，也就是请示问题的依据、出发点和目的。
第二大层次，写“请示什么问题”。内容比较简单的采取全文一贯到底的写法，一气呵成；内容较为复杂的采取“分条列项”的方法加以表述。
（3）结尾
要提出明确的要求，语气要谦恭。请示的目的是要求上级给以批准并做出回复或加以“批转”，所以结尾应写作“妥否（可否、当否、是否可行），请批示”或“以上如无不妥，请批转有关单位执行”等。
要求上级批转的请示，事先要代替上级拟好批语。
写好“请示”的要领包括以下三点。
第一，要准确理解“请示”的行文对象