276.公文中运用称谓有哪些常见的病误？
【解答】公文中运用称谓的常见错误有以下几个方面：
（1）过于简化
例如，在一个省内，有的文件称呼省政府为“省府”、省检察院为“省院”，这是不尽准确的。按照人们约定俗成的称谓，省人民政府应简称为“省政府”；“省院”一词容易引起歧义，也可理解为“省法院”“省冶金设计院”“省医院”“省理工学院”等，这个称呼即使在省检察系统内部也是不可使用的，容易与在业务上有着密切联系的“省法院”相混淆，正确的简称应是“省检察院”。涉及省外的问题还应加注省名。值得注意的是当前流行的对领导人及其职务的称呼，往往省掉“长”字，省掉了本不应该省的地方，如“白县长”称作“白县”，“毛部长”写作“毛部”，把“李局长”写做“李局”，把“陈处长”叫做“陈处”等，都是一种很不规范的叫法。如果用于口头语言当中，似乎未尝不可，无可厚非，但在正式的公文中是绝对不可使用的。
（2）过于繁琐
称谓过繁的表现主要是该简化的却不简化，给人一种臃肿累赘之感。例如，××油田公司党委写给直属上级组织——××石油管理总局党委的一份报告，按照习惯，主送单位本可写作“总局党委”即可，而却写成全称——“中国共产党××石油管理局委员会”，实际很不必要。
（3）不够明确
不明确的称谓，大都是由于随意生造而形成的，使人不好理解。比如，把“五讲四美三热爱工作办公室”叫做“五四三办公室”，把“清理‘三乱’办公室”叫做“清三办”，把“海洋水产集团总公司”叫做“海水总”。
（4）不够统一
指在一篇文件中，同一个称谓前后不一致，以致造成称谓上的混乱。例如，有一份《中共××市委政法委关于政法部门加强联合，共同搞好社会治安秩序整顿工作的通知》，文中对“政法部门”就使用了多种称呼：“政法单位”“政法机关”“政法各部门”“公检法司”“公安、检察、审判、司法单位”“政法治安管理部门”“政法、公安机关”等。正确的做法是，同一名称在同一文稿中不止一次出现时，应力求名称划一，防止前后不统一。
277.“通知”写作有哪些常见的病误？
【解答】通知是发布法规和规章，传达上级机关的指示，批转下级机关的文件，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，发布要求下级机关办理和需要周知或共同执行的事项时使用的文种。对于通知的写作，党和国家公文法规中有明确的规定，要按规定去办，尚无明确规定的问题，应坚持约定俗成的原则，不可随心所欲。现就通知写作中的一些常见病误现象作如下例析。
（1）标题中只标“通知”或《通知如文》《会议通知》
在实际工作中，我们常见一些通知，特别是会议通知的标题，只写作《通知》二字，也有的较为多了一点因素，写作《通知如文》《开会通知》《会议通知》，这种写法都是不极不妥当的。
（2）批转（转发）非法规性文件时，标题中加注书名号
目前，这种现象还相当普遍。例如：
①《××县人民政府批准县防汛办拟订的<；二00九年防汛工作安排意见>；的通知》。
②《××市人民政府批转市职业技术教育委员会<；关于改革和发展中等职业技术教育的情况报告>；的通知》。
上述两份通知的标题，均违背了《除批转法规性文件外，一般不加书名号的规定精神。“意见”和“报告”均不是法规性文件（如条例、规定、办法），所以在批转（转发）中应舍去书名号。
（3）通知的行文对象不准确
这里讲的不准确主要包括：打乱隶属关系随意行文，主送与抄送对象不顺当。如某县人大常委会直接给县各局、委、办发了一份《关于新年、春节期间组织人大代表视察市场供应情况的通知》；某地委办公室制发的《关于组织秘书人员参加业务培训的通知》，将驻地一些中央、省属人大企业党委（它们党的关系均在省）与地直各单位党组织一并列为主送；某市编委发出《关于核定全市县辖乡镇党政群机关人员编制总额的通知》，主送各县委。上述诸种情况都属通知的行文对象不准确：第一个通知，应当主送给县政府，由县政府按照县人大的要求再向县直有关单位发出通知，提出要求，而不可越过县政府向县政府下属部门直接发布通知、指挥工作；第二个通知，属于“一揽子”主送行文，应将驻地的中央、省属大企业党委列为抄送。第三个通知，属于错误主送行文，应当主送给各县编委，因事情要靠它们去办，把此通知发到各县委，不仅打乱了行文关系，而且影响了工作的进行。
（4）通知的内容要求不清楚，表述不严谨，使受文者难以适从
例如，某省商业厅办公室发出一会议通知，其中写道：“×月×日来省厅报到，会期三天”、“各地、市商业局（处）负责同志参加会议。”这份通知存在如下问题：（1）“来省厅报到”缺少具体部门，不利于执行。（2）“负责同志”外延过大，不甚明确，因为每个地市商业局的正副局长都可称负责同志，应当明确是正、副职都参加，还只是正职或分管副职参加。又如某省民政厅《关于印发革命工作人员牺牲证明书的通知》中写道：“革命工作人员牺牲证明书，由省厅统一掌握，经行署市批准的因公牺牲革命工作人员来厅领证。”这一表述有失严谨，造成语言混乱。既然是“牺牲人员”，又如何能“来厅领证”呢？应当改为“由死者家属或有关单位派人来厅领证”为宜。
（5）通知中一些提法自相矛盾，违背逻辑
例如，①“对本通知，各单位必须严格地贯彻执行，个别情况有所特殊的地方，也应灵活掌握。”一个“严格”，一个“灵活”，这就构成了逻辑矛盾。②“凡与本通知有抵触的要求，一律按本通知要求执行。”这段话主语“要求”与谓语“执行”不搭配，应改为：“一律以本通知要求为准。”③“今年八月二十四日和九月十九日连续发生两次强海潮，同时冲毁了厂区码头的两条防波堤坝。”两次强海潮前后相隔25天，不可能“同时冲毁……”。
278.“报告”“请示”写作中有哪些常见的病误？
【解答】主要有以下几个方面。
（1）一成不变的“三段式”
写报告一般要按“三段式”来组织结构，即“情况——做法——问题与今后意见”，可以说这是报告的基本写法，但不能把它当做报告的固定模式，否则，就是犯了“一成不变‘三段式’”的病症。我们说报告的写作方式虽以“三段式”为根本，但也不排除“两段式”，比如，陈云于1950年1月1日回复毛泽东询问的情况报告《上海工商界情况》（《陈云文稿选编》（1949~1956），第61页），就是由“情况——建议”两大层次组成的。国家技术监督局写给国务院的《关于建立企业、事业单位和社会团体统一代码标识制度的报告》，也是由“情况”与“意见”两大层次组成。这就证明，“三段式”虽是报告的基本写法，但不是唯一的写法。即使是“三段式”，在其运用中也呈现着多种状态，也不能被“情况——做法——问题与今后意见”这个框子把问题框死。比如，有些专题情况报告，有时并不去写做法，它的“三段式”表现为“情况——问题——意见”；一些有关事故、案件的专门报告，它的“三段式”表现为“情况——原因——下一步做法”；针对工作中发生的问题而写的检查报告，它的“三段式”呈现为“情况——原因——责任及处理意见”；一些建议性的报告，其“三段式”更表现为“情况——问题——建议”。总之，在报告的写作中，必须从“情况——做法——问题与今后意见”这个狭窄的“三段式”天地中走出来，走向多姿多彩的世界里面去。
（2）“请示”与“函”划等号
请示是“向上级机关请求指示、批准”时使用的上行文文种，这里的“上级机关”，是特指有隶属和指导关系的上级机关，并非指某一专门业务的主管部门，也非指与自己不存在隶属关系但级别比自己高的单位，更不是指上级机关那个“庙”里的任何一个“神”。如某市科委向市财政局申请批准的专项用款、市农林局就该局副业生产向市税务局申请减免税金、市畜牧局就新开设的营业商店向市工商局申办经营执照等，由于它们之间相互是平级关系，按理应用“函”这一平行文申请批准，而它们却使用起“请示”这个上行文种来，把“请示”与“函”划等号混为一谈，这是不正确的。
（3）请示结尾用语未遵守“重点后置”
请示的结尾用语，基本上可以说都采用“重后”的修辞手法。它是指一句话中两个截然不同的含义：一个为“虚”，一个为“实”，而且“虚意”位前，“真意”在后，并且这种“实意”又通过谐音体现出来。比如，“是否可行，请批示”“妥否，请批示”“可否，请批示”等，都是请示结尾的常用语。这些语句，从字面上看好像作者的本意是这样的：“我们的意见、要求是可以（可行、可办），还是不可以（不可行、不可办），请上级给我们审批一下。”实则大不然。如果请示的作者基于这样一个想法，即请示的内容上级批准也可，不批准也可，那么，一般就不会写请示了。从实际工作来看，凡是要行文请示的问题，作者都是渴望上级批准的事情，都是迫切期望领导能认可的问题。这种渴望能获准的心情又不能过于外露，否则，就显得有些不恭了。所以，我们祖祖辈辈的秘书工作者们集多年的实践经验，总结并约定俗成了目前请示的这种结尾惯用语。由此可见，“是否可行，请批示”“妥否，请批示”“可否，请批示”中前半句的“是否”“妥否”“可否”只是一种“虚意”，而“请批是”（“是”即“示”的谐音）才是作者的真意所在，表示出一种对上级的肯定性的要求。
（4）把目的句置于请示的开头
写公文通常要在开端处交代行文的目的，从而构成目的句居全文之首的特定形式，这对于有些文种来讲，这样进行处置是符合其规律的。假若在写请示时，不问具体情况，千篇一律地把目的句置于全文之首，这就违背了请示写作的内在规律。请示在一般情况下，目的句不在全文之首，而是在第二层次的开头，因为请示在具体写作上通常在逻辑上要包括两大层次，先写“为什么要请示”，即请求上级指示、批准某一问题的背景、缘由、原委；再写“请示什么问题”，即要求上级为我们“做什么”与“怎样做”。这种严密的逻辑顺序，在客观上必然要在第二层次的开头使用一个以“为”字为句首的目的句，以达到“承前启后、联接上下、转换过渡、顺理成章”之作用。如果不按这一写作规律办事，而把目的句置于全文第一层次的开头，不仅造成目的句重叠，而且违背了全文的逻辑结构顺序，造成层次内容上的混乱。
（5）四处“烧香”，八方“拜佛”
这里指的是在行文请示时多头主送。例如，某煤铁矿所写的一份要求扩大基建投资的请示，主送机关是：“市政府、省治金厅：……”这种多头请示的做法，容易造成主办与协办单位之间相互推诿、扯皮，延误指批复时间，或者由于批示意见不一致，使下级难以适从。正确的做法应当是，一份请示只能主送一个自己的上级，谁有批准办复这一问题的权力和责任就主送给谁，可将需要了解和掌握、协办这一问题的另一个上级单位列为抄送。
279.“批复”写作中有哪些常见的病误？
【解答】“批复”是与请示相对应的一个文种，用于答复请示的事项。当前，在批复文种的写作中，存在一些司空见惯的问题，主要有以下几个方面。
（1）引用不当
批复文种的写作，常在开头部分引用来文机关的公文（请示），以之作为批复的依据或缘由。对此，实践中表述得颇为混乱。有的只引标题，有的只引发文字号；有的二者兼而有之；有的引用发文时间和发文字号；有的引用发文时间和标题；还有的将发文时间、发文机关、标题和发文字与均予引用。如此等等，不一而足。并且对于涉及两个以上要素的引用，其排列的先后次序亦很不统一，基本上是随意而为。那么，究竟如何引用才是正确的呢？应当严格按照《国家行政机关公文处理办法》第二十五条第五项的规定去做，即“引用公文，应当先引标题，后引发文字号。”这一规定包含两层内容：其一是引用要素必须而且只能是两个，即标题和发文字号；其二，对这两个要素的书写顺序，必须是标题在先，发文字号在后。
（2）用语重赘
在批复文种写作中，为了表示收到对方来文并已阅知所述内容，常在开头部分写明你“单位（局、厂等）……收悉”，或写为“你单位（局、厂等）……悉”。但二者究竟哪一个更为恰切呢？显然是后者。因为前者中的“收悉”存有用词重赘的病误。根据《现代汉语词典》（商务印书馆2005年版）的诠释，“悉”系知道之意。这显然意味着已经收到对方来文，不然“知道”便无从谈起。而且遍查该辞典中所有的“收”和“悉”词条，亦未见“收悉”组合而成的词语。因此，对于批复行文中这一不规范用词，应当予以更正。
（3）标题过繁
实践中，批复文种的标题模式一般为“××××（发文机关）关于××××（事由）给××××（请示单位）的批复”。这里，“给××××（请示单位）”这一述宾结构（批复的致送对象）完全可以省略，其理由是：