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第24章 主动升级,为自己来一场“效能革命”(2)

现任北京外交学院副院长的任小萍女士说,在她的职业生涯中,每一步都是组织上安排的,自己并没有什么自主权。但她认为,不论是什么样的岗位,无论职务大小,都是必不可少的,如果每个人都能够做好自己的工作,整个集体的利益才能够有所保障。

大学毕业那年,她被分到英国大使馆做接线员。在很多人眼里,接线员是一个很没出息的工作,然而,任小萍在这个普通的工作岗位上以热情又认真的态度做出了不平凡的业绩。她把使馆所有人的名字、电话、工作范围甚至连他们家属的名字都背得滚瓜烂熟,当有些打电话的人不知道该找谁时,她就会多问,尽量帮他们准确地找到要找的人。慢慢的,使馆人员有事外出时并不告诉他们的翻译,而是给任小萍打电话,告诉她谁会来电话,请转告什么,等等。不久,有很多公事、私事也开始委托她通知,使她成了全面负责的留言点、大秘书。

有一天,一位英国大使竟然跑到电话间,笑眯眯地表扬她,这可是一件破天荒的事。结果没多久,她就因工作出色而被破格调去给英国某大报记者处做翻译。

该报的首席记者是个名气很大的老太太,得过战地勋章,授过勋爵,本事大,脾气也大,甚至把前任翻译给赶跑了,刚开始时也不接受任小萍,看不上她的资历,后来才勉强同意让她一试。结果,一年后,老太太逢人就说:“我的翻译比你的好上10倍。”不久,工作出色的任小萍又被调往美国驻华联络处,她干得同样出色,不久即获外交部嘉奖。

任何一个岗位都有它存在的作用和价值,都值得我们去做好。无论是多么不起眼的工作,只要你能够主动地投入自己的热情和创意,你就能够像任小萍一样,将平凡的工作做得很出色。

詹妮是一名中学生。有一次,学校准备排练一部叫《圣诞前夜》的短话剧。告示一贴出,詹妮便热情万丈地去报名当演员。定角色那天,詹妮到家后一脸冰霜,嘴唇紧闭。“你被选上了吗?”家人小心翼翼地问她。

“是。”詹妮闷闷不乐地吐出一个字。

“那你为什么不开心?”父亲关心地问。

“因为我的角色!”

《圣诞前夜》只有4个人物:父亲、母亲、女儿和儿子。“你的角色是什么?”父亲问。

“他们让我演狗!”说完,詹妮转身奔上楼。

饭后父亲来到詹妮的房间,和詹妮谈了很久,但他们不肯透露谈话的内容。

总之,詹妮没有退出,她积极参加每次排练,每次都很投入,为此,她还买了一副护膝,这样她在舞台上爬时,膝盖就不会疼了。詹妮还告诉大家,她的动物角色名叫“危险”。每次排练归来,詹妮眼里都闪着兴奋的光芒。

演出那天,整个礼堂坐满了观众,过了一会儿灯光转暗,演出开始了。

先出场的是“父亲”,他在舞台正中的摇椅上坐下,召集家人讨论圣诞节的意义;接着“母亲”出场,面对观众坐下;然后是“女儿”和“儿子”,分别跪坐在“父亲”两侧的地板上。在这一家人的讨论声中,詹妮穿着一套黄色的、毛茸茸的小狗外套,手脚并用地爬进场。

但这不是简单的爬,“危险(詹妮)”蹦蹦跳跳、摇头摆尾地跑进客厅,先在小地毯上伸个懒腰,然后才在壁炉前安顿下来,开始呼呼大睡。一连串的动作,惟妙惟肖,很多观众都注意到了,并为之发出赞叹的笑声。

接下来,“父亲”开始给全家讲圣诞节的故事。他刚说到“圣诞前夜,万籁俱寂,就连老鼠……”“危险”突然从睡梦中惊醒,机警地四下张望,仿佛在说:“老鼠?哪有老鼠?”神情几乎和家中的小狗一模一样。

“父亲”继续讲:“突然,轻微的响声从屋顶传来……”昏昏欲睡的“危险”又一次惊醒,好像察觉到异样,仰视屋顶,喉咙里发出呜呜的低吼。詹妮演得太逼真了,这时候观众们已不再注意主角们的对白,几百双眼睛全盯着詹妮。

因为“危险”的位置靠后,其他演员又都是面向观众坐着,所以观众可以看见詹妮,其他演员却无法看到她的一举一动。他们的对话还在继续,詹妮幽默精湛的表演也没有间断,台下的笑声更是此起彼伏。

那晚,詹妮的角色没有一句台词,却抢了所有主角们的风头。后来,詹妮说让她改变态度的是爸爸的一句话:“如果你用演主角的态度去演一只狗,狗也会成为主角。”

同样,在我们的工作中没小岗位小角色,只有做不好工作的人。每个人都是工作的主人,如果大家都能像詹妮那样,积极地演好自己的角色,那么执行效率就能有效提高,整个公司就会永远充满活力,动力十足地向前发展。

附录

高效能员工执行工具箱。

工具一:有效执行的七个习惯

1.自助者天助

正所谓“天助自助者”,老天不会帮助那些每天只知祈求它帮助的人的,他会帮助凭借自己的努力来完成目标的人。

2.全力以赴工作

一个是“尽力而为”,一个是“全力以赴”,这两个成语代表着两种不同的精神层次。如果在工作中能做到全力以赴,而不是尽力而为,那么结果必将是超出预期的执行效率和结果。

3.净化心灵,充满激情

工作中有时会遇到让我们闷闷不乐的事情,想积极起来却总是做不到。这时候就需要我们确立充满活力、积极、有激情的人生态度,只有不断树立有思想、有追求、有理想、有道德观的工作目标,那些成功者及其成功的思想、理念、方法才能成为我们的活力之源。

4.人道天然

“人”为本,如一棵树的“干”、“道”这里说“干”、“道”是这棵树的根。“天”为时,即天时、天理,“根”有多深,“干”就有多茂盛,即得天时则自然发达。所以“道”才是真正的永恒。所谓“道”就是让员工与领导者的价值观相一致,这样员工就会与领导者同生死,不会畏惧什么困难和危险,表现出崇高的献身精神。木桶原理中盛水的多少固然取决于最短的木板,但铁箍对构成这个木桶的所有木板形成凝聚力的大小决定了它是否是一只“漏水桶”。要想培养出有强烈团队意识和高度责任感的员工,管理者有必要“箍”好这只“水桶”。

5.勇于负责

要做一名优秀的员工应当勇于承担责任,而不是一味地阿谀奉承,为得一时的蝇头小利而无远虑。古人云:“明察成败,早防而救之,塞其间,绝其源,转祸以为福,君终无忧,如此者,智臣也。”这句话包含两层含义:一是勇敢往往与任务相关,高度的责任心产生高度的勇敢;二是勇于负责的目的在于做一个优秀的自己,这样才能严格地进行自我管理。

6.终生学习

养成终生学习的习惯。许多企业向员工发出了“不换脑袋就换人”的警告,于是,“换脑袋、求生存”成了人们必然的选择。更新知识结构非常必要,一个不断创新的企业需要不断创新的学习型员工,市场会淘汰滞后的企业,而企业也会淘汰落后的员工,于是,学习、创新成了一个企业制胜的灵魂。

7.耐得住寂寞

古往今来,凡成就大事者,都能够耐得住寂寞。李曙光教授经常说,搞科学研究就要耐得寂寞、耐得住清贫,要持之以恒,要肯于投入,肯于付出毕生精力。其实,想在任何领域成就一番事业的人都是如此。如果没有对事业的执著追求,能够耐住这样的寂寞吗?反之,耐不住寂寞的人,自然不可能成功。

工具二:PDCA,促进工作效能

PDCA循环法是目前十分流行的一种行之有效的科学管理程序。这四个英文字母,分别代表计划(Plan)、执行(Do)、检查(Check)、修正再执行(Action)。PDCA是由美国质量专家戴明博士首先倡导的,他针对质量管理提出了这个科学的运作程序。发达国家质量管理的实践证明,PDCA循环法是一个行之有效的科学管理程序,不仅是一种高效的质量管理方法,而且对于我们提高个人目的性和工作效能有很强的促进作用。

戴明博士把质量管理的全过程分为四个依序衔接的工作阶段,即计划阶段、执行阶段、检查阶段和修正再执行阶段。

Plan,即拟订计划,制定目标及方法;

Do,即执行实施,并加以控制;

Check,即确认或评估执行状况与目标的差距;

Action,即执行结果与目标值的差距探讨,并修正再执行。

其实这并不是一门高深的学问,只要我们能解决一个“细”字,将这四个阶段细分为八个便于操作的步骤,就能够得心应手地运用了。

1.计划阶段(P)

(1)设定目标

(2)搜索与目标相关的信息

(3)找出最佳方案

(4)制订计划工作表

2.执行阶段(D)

(5)按计划工作表执行工作

3.检查阶段(C)

(6)检查执行情况

4.修正再执行阶段(A)

(7)对检查结果作出修正

(8)修正后再执行

例如,经理分配给你一项任务,让你对某区冷食市场进行一项市场研究调查,并写一份市场调研报告。这本是让你大展身手的机会,你却因不知从何着手而苦恼。为什么要进行调查?怎样进行市场调查?遇到问题怎样解决?调研报告怎样写……各种各样的问题砸得你眼冒金星,头昏脑涨,但你若运用PDCA循环法,思路会变得非常清晰。具体方案如下:

1.Plan:制订一份周全的计划。

本阶段你要明确6个问题。这6个问题简称为5W1H。

(1)为何制订此计划?(Why?)

(2)计划的目标是什么?(What?)

(3)何处执行此计划?(Where?)

(4)何时执行此计划?(When?)

(5)何人执行此计划?(Who?)

(6)如何执行此计划?(How?)

2.Do:计划好之后,着手将项目一步一步向前推进。

3.Check:在市场调研过程中,一定要记得检查,看项目的推进是否按原计划进行,其中有无纰漏和偏差出现。

4.Action:针对你的检查结果确定你的行动。

要注意,如果在市场调研过程中,发现计划偏离了原来的目的,或者发现原先的计划考虑不够周全,那你就要及时调整,以确保任务的圆满完成,得到有价值的结果。

工具三:设立一个“无借口月”

在工作中,有些人遇到困难就想找借口,如何克服这样的毛病呢?

一个被下属的借口搞得不胜其烦的经理在办公室贴上了这样的标语:“这里是‘无借口区’。”另外,他宣布9月是“无借口月”,并告诉所有人:“在本月,任何人在工作时只能解决问题,坚决不能找借口。”

这时,一个顾客打来电话抱怨该送的货迟到了,物流经理说:“的确如此,货迟了,下次再也不会发生了。”随后他安抚顾客,并承诺补偿。挂断电话后,他说自己本来准备向顾客解释迟到的原因,但想到9月是“无借口月”,也就没有找理由。后来,这位顾客给公司总裁写了一封信,评价了在反映问题时得到的出色服务。他说,没有听到千篇一律的托词令他感到意外和新鲜,他赞赏公司的“无借口运动”是一项伟大的运动。