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第33章 统筹时间的三条准则

人的一生是十分短暂的,时间又是一辆不会掉头的列车,错过了,就不会再追赶上。那么,要充分、合理地利用这有限的时间,学会时间统筹就是必需的。

关于时间统筹,下面有几条准则,你不妨试试看。

1.明确目标,制订计划

时间统筹的第一项法则是设定目标、制订计划。目标能最大限度地聚集你的时间。因此,只有目标明确,才能最大限度地节省和控制时间。

有目标,一分一秒都是成功的记录;没有目标,一分一秒都是生命的流逝。爱默生说:“用于事业上的时间,绝不是损失。”

每天都应把目标记录下来,并且把行动与目标相对照。要相信笔记,不要太看重记忆,养成“凡事预则立”的习惯;不要定“进度表”,要列“工作表”;事务要明确具体,比较大或长期的工作要拆散开来,分成几个小事项。

玛丽凯说:“每晚写下次日必须办理的6件要务,挑出了当务之急,便能照表行事,不至于浪费时间在无谓的事情上。”

确定每天的目标,养成把每天要做的工作排列出来的习惯,把明天要做的事按其重要性大小编成号码,第二天上午头一件事是考虑第一项,先做起来,直至完毕;接着做第二项,如此下去。

这样,就可以将事情按计划有序地完成,并且可以提高办事效率。

2.轻重缓急,主次分明

你也许会对那些高效能人士的精力感到惊奇,他们每天有那么多的活动安排,却还能将自己的时间分配得有条不紊,不仅能轻松完成工作、阅读自己喜欢的书籍,并且还有时间休闲娱乐,与朋友相聚。难道他们一天不是24个小时吗?其实,答案是他们比别人更懂得“要干最重要的事情”。

列出你今天、这一周和这个月要处理的事情,在一张纸上划出四栏,并在左上角贴上“重要而且紧急”的标签,你应在这一栏内填入必须立即处理的工作,并依次写下每项工作的处理日期和时间。

在右上角贴上“重要但不紧急”的标签,并填入必须做,但不必立即处理的工作。同样依次写下每项工作的处理日期和时间。你应每天审查一下这一栏的工作,看会不会有工作变成“重要而且紧急”的项目。

在左下角贴上“不重要但却紧急”的标签,在这一栏中所填写的,都是一些必须立即处理的琐事,诸如某人需要你的建议,有人要你马上去买一些小东西,等等。

最后,在右下角贴上“不重要也不紧急”的标签,你当然可以让这一栏一直空着,反正写在这一栏的工作,都是你可以不必在意的,但本栏的目的在于告诉你事实上有许多事情是属于“不重要也不紧急”的项目。

3.分配时间,提高效率

如果你把最重要的任务安排在一天里你干事最有效率的时间去做,你就能花较少的力气,做完较多的工作。何时做事最有效率、最对自己的胃口,因各人的生物钟不同而有差异,我们要根据自己最佳的学习状况最充分地利用最显效率的时间。当你面前摆着一堆事情的时候,应先问问自己的学习习惯,看哪一些时间做什么事最有效。大凡成功者都是码放时间的高手。

智慧点醒

要充分、合理地利用有限的时间,学会时间统筹就是必需的。