“汤姆，下周你能接替丹尼斯做一个工程说明图吗？他有事不能来了。你在这方面一直表现得不错。我们的客户又在等着这份图表。我希望你能够很好地完成这项工作。对此，你介意吗？”
“没关系，我不会介意做这件额外的工作的。”汤姆回答。
“那么，就这样定下来了。你在一周内交给我好吗？”
“这恐怕不行，我自己的工作任务也是很重的，即使我拼命加班，也不会赶完的。但是，希利在这儿坐着，整日里无所事事，已经有好几天了。他也能做工程说明图，而且还比我做得好。你可以找他来做这份工作。”
“你说的没错，可是希利这周就要出差，我们不能指望他来做什么的。”
“这倒很难了，我真的是使尽浑身解数也不能完成任务。要么，你试一试詹姆，他虽然没做过，可是他的工作能力还是很强的。”
“……”
这名管理者失望地不再坚持了，他不得不将希利请进办公室，重复了同样的谈话内容。但是，他得到了同样的结果，希利又将派给他的这项任务推给了别人，原因很简单，这不是他的工作，他没有时间来完成它。
在整个讨价还价的过程中，这名管理者都是被动的。
深入分析
就像一个球队都有自己的候补队员一样，管理者对于每一项职位都应该在他原有员工的基础上，有一个候补队员。这才不会在突发事情面前抓耳挠腮，无所适从。
上面的案例有这么几种情况。
（1）一个管理者不能驾驭员工，当员工回答说额外的工作不是他工作的一部分时，他不能告诉他他是这个团队的一员，这项工作完不成，影响的会是他们整个集体，而不会是某一个人，后果很可能不堪设想，损失当然会有他的一份。这并不是说你要让你的员工言听计从。如果一位管理者允许他的员工可以将临时工作退回来，自己选择他们将做哪些工作，不想做哪些工作，那么，这名管理者下一步面临的可能就是被淘汰了吧。
“这不是我的工作”绝不是一个可以推脱责任的理由，因为它不是基于任何对工作条件的正当考虑，而只是一种被雇佣者的个人意志不愿意被别人约束的暗示。实质上，“这不是我的工作”的拒绝理由是纸老虎，一戳就破，站不住脚。是你自己亲自来做那些工作，还是让你的员工来做呢？谁是这里真正的管理者？
（2）这个管理者没有使这个集体形成一种互相帮助的气氛。当遇到困难时，每个人都需要别人拉他一把，帮他走出困境。很多临时的工作会突然摆到你已经安排妥当的工作日程上，这并不意味着因为这些工作是临时的就没有必要去做。
（3）他不能控制整个团队的工作情况。重要的任务可能会完不成，因为没有具体的某个人来负责，或者你最后不得不亲自来完成所有的杂务事，或者你可能不得不一而再、再而三地要求同一个可信赖的诚实的员工来做所有的事，最终这位员工会感到被别人利用了。
这些理由还不够说明你的做法是错误的吗？
正确方法：
上面的例子中，如果管理者能够这样反问他的员工：“当我们遇到困难时，伸手帮一把是每个人工作的一部分。如果今天下午你能和丹尼斯谈谈，看他需要哪些帮助，我会很感激你的。”那么效果就会有所不同。
管理者在安排临时工作任务时，应该能做到心中有数，而且应该能够让员工心悦诚服地接受某一项临时工作。
1.%确保你的员工知道他们的工作不应该仅仅是那些被列在工作日程表上的工作。
在员工大会上或者政策发布会上，向你的员工宣布每个人都有义务运用他所掌握的技术来帮助团队完成工作。举出一些例子，说明在什么情况下，所有的员工都有进行义务帮助的责任。这些情况包括诸如帮助新来的员工熟悉工作环境和工作要求，协助他人开创一项新的工作项目，或者讨论一项从另外一个团队那里接管过来的工作以及日常的不可避免的新出现的临时性工作等等。
2.%向员工表现出管理者自己也在尽力帮助别人的风范。
当工作任务确实太多时，向你的员工伸出援助之手，表示你愿意承担一部分工作量。
当你的团队完成一项工作项目已经很长时间了，你是干等着他们呈送书面报告呢，还是去复查一下并协助他们做出书面报告呢？
当一项工作由另外一个团队转交过来时，你是卷起袖子帮助你的员工做些力所能及的杂务工作呢，还是站在一边看着他们完成？
奖励那些除完成本职工作外还主动帮助别人的员工。向你的员工展示一种意愿，如果完成超过他们正常工作之外的临时工作任务可以得到应得的奖励。给那位为替别人值班而睡得很晚的员工或者在周末帮同事完成一项重要工作项目的员工放一个小短假。
3.%如果某位员工自愿地帮助别人完成一项工作，你一定要确保他能够得到某种奖励。
可以在员工大会上给他口头荣誉或是给他发一小笔奖金。
把合作意识和乐意承担额外工作作为你决定一名员工是否应该得到提升或者加薪的主要标准之一。
无论什么时候，都不要接受员工对你指派任务的拒绝。当某位员工企图逃避一项任务时，或者当某位员工用“那是不属于我工作范围内的事”来拒绝你对他的指派时，都不要接受这种无理的答复。作为团队的管理者，你可以要求团队中每个人去从事任何和团队的任务有合理联系的工作。你或许不能让一个电脑分析师去干看大门的工作，同样你也不能让员工们从事他们体力难以吃得消的重体力活，但是你肯定能够让你的电脑分析师推测出你的供货方会有什么要求，你也能让员工们更换他们自己使用的打印机的色带，同样你也可以要求一位懂绘图技术的教员去帮助另一位教员。
妙语点评：
当员工们感到他们是一个团队的一分子，整个团队在向着共同的理想和目标而奋斗时，他们就不大可能会反对承担任何有助于实现共同理想和达到共同目标的额外工作。你的公司的前景不应该是用一个华丽但空洞的词藻来描绘的一个玫瑰色的未来，它是通过在日常工作中你的员工为你的公司的成功和你的客户的利益而奋斗来实现的，是通过你认可团队中每位员工对整个团队高效率的工作，通过每位员工所作的贡献建立起来的。
当一个工作团队共享这样一个理想时，没有人会对额外分派给他的任务说“那不是我的工作”。无论需要承担的是什么任务，他都会为之得意。