书城励志改变30多岁女人一生的人生智慧书
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第71章 做一个井井有条的女人

一个30岁的女人应该是优雅的,有条不紊的。而现代人每天的生活就像是上紧发条的时钟,忙碌的上班族每天都有打理不完的琐事,既影响了心情,又降低了劳动效率。

1.井井有条的好处

在生活中,做一个井井有条的人,既能省时,又能创造经济效益。如果善于利用时间的话,每天至少有整整一小时,可以用来做更有效率、成果更好的事。不然的话,这一小时很容易白白浪费掉。你如果按照科学的方法,经过一番训练,时间、精力都能发挥最大的作用,所得的报偿自然相对提高,获得的利益也会更多。

大多数人无法如期完成工作的原因,是他们已经不清楚自己该干什么才好。他们把该办的事、该回的电话全忘了,自己应该发出去的信不知怎么还压在办公桌的抽屉里,拖来拖去,当然没办法准时交差。这样的后遗症,造成了人管不了事、事管不了人完全失去控制的局面。他们宝贵的时间,并没有用来完成有效益的事情,反而全浪费在解决鸡毛蒜皮的小事上面。一天下来,早就累得人仰马翻,身心疲惫,哪还有力气思考什么长远的计划?更别提处理大事了!当然,他们是心累得要命,工作也很卖力,但是他们忙得没有结果。

2.从清理办公桌开始

我们该怎么扭转这种颓废的局势呢?就从清理你的办公桌开始吧!

成功者的办公桌是什么样子?你一定会认为这个题目有点小题大做。是整整齐齐,还是文件摊一桌?该进该出的文件,是否都成了积案?四周是不是贴满了提醒你做这做那的小纸条?如果你对以上问题的答案有任何一个是肯定的,那你的办公室就和大家的办公室没什么两样。在大多数公司里,似乎每个人的桌上都是一团乱。不过,这里出现一个最基本的问题:“我们干吗要把东西全都堆在桌子上?”

答案很简单。我们把一张又一张纸、档案夹、留言条,全往桌上摆,想提醒自己别忘事。我们以为只要自己看见这堆东西,就会记得动手处理,可是往往事与愿违,这些小纸条不是常常不翼而飞,就是被埋在层层文件之下,只有在电话猛然响起,或是有人找上门来,向你讨这要那时,我们才会猛然想起,事情拖了大半天还没做。

要把事情整理得井井有条,其实很简单,一旦上了轨道,你会发现要保持这种习惯并不困难。到了你确定清理书桌的那天,请把门关上,准备好垃圾桶,“这份是什么文件?这文件怎么到我手上的?我打算怎样处理它?”要是你想不到它还有什么保留的价值,马上把它扔掉!你桌上至少有60%的东西都可以扔掉。要不然就放进回收桶,或是改发给别人。

把桌上堆的东西都处理完后,再来看你的文件盒,也别忘了把你贴在墙上、电脑屏幕上的不干胶便条都仔细看过。要是你再勤快一点,何不大刀阔斧,把小边柜、窗台,还有其他你可能把档案顺手一搁、任其繁殖的地方,都一并清理干净。这下子,你马上就可以把乱成猪窝般的办公桌,变得清清爽爽。

一切就绪后,手边应该就会有一叠档案夹放置着你想留着的文件,你的桌上只会剩下笔记本、电话、电脑而已。

桌上堆的文件和档案都清理过后,接下来就轮到你办公桌的抽屉啦。

你知道大家在抽屉里都放些什么东西吗?要是把我看到的讲出来,你八成会以为这些人是开博物馆、杂货店或搞古董买卖的哩。包括有面纸盒、过期的杂志、报纸,甚至还有小食品。当然,每个人的办公桌,多少都有一个专堆杂物的抽屉,可是你不会让每个抽屉都变成垃圾场吧!只要花一点工夫整理,你就可以把抽屉中不必要的东西清得干干净净。

抽屉清光了,你就可以把桌上重要的档案文件放进来。一般人大约在半小时内,就可以完成这些工作。

完成之后,把你归入“保留”一类的文件放回档案夹,再把这些文件夹,根据时间的排列,归人抽屉。

办公桌内多半有一个抽屉,是设计成专门档案夹的。你要把这个抽屉当成一块沃土来好好照料。你最常翻阅的文件、资料、档案,应该放在随手能拿到的地方,所以放得越靠外面越好。比较不常碰的东西,就放在靠里的抽屉里。

至于有保管价值但你很少看的文件资料等,不应占着办公桌附近的位置,应该放到边柜的档案抽屉,或是办公室的其他档案柜,或全公司的中央档案系统。还有,你可能不会再翻阅但非留不可的档案,应放在可搬动的档案箱中,放到办公区域之外的地方。

抽屉里要有许多备用的档案夹,当你想开新档案夹的时候,顺手一拿,然后写上这个档案的标签,不要浪费时间去打字,虽然打字的标签看来整齐美观,但要一个个打字,是相当耗时的工作,尤其是当你只打一个标签的时候。

在你为办公桌进行大清仓的时候,会发现自己积攒了一堆专业期刊、员工刊物、杂志、报纸等等,但这些你都想留着看,怎么办?

建议你做一件非常有益的事:剪报。把有用的资料留下来,建立阅读档案。在这个瞬息万变的世界上,谁能快速活用信息,谁就掌握了高度的竞争优势。所以要是有信件、备忘录、刊物、报章杂志等传到你手上,先快速浏览一遍,看看有没有你可以立刻派上用场的内容。如果这份资料的确很重要,就立刻看完。若是没那么紧迫,就先把它放在你预备好的专用剪报阅读档案夹中。

等到你有空了,再打开这个档案夹,看看有没有重要信息,用完的资料要记得归入适当的档案,或者你也可以针对某个主页开个档案夹,把相关的资料都放进去。

每天早晨你做的每一件事应该是安排这一天的大事表,只要把新的工作加进大事表中,然后按照你的安排进行工作。大事表第一页写完了,就另起一页继续写,不要挤在空白的地方。等你完成了大事表上约半数的工作,就逐一划掉,下班回家前,记住再看一遍大事表,想想隔天最重要的工作,然后为自己排定时间,写在行事日历上,便于隔天一早就动工。这也是非常好的省时省力的工作秘诀。