一、什么是档案主题
档案主题就是档案文件或案卷中所表达的全部内容和形式的总称，即档案的中心内容，它一般采用规范化的词语或词组表示。由于一份文件或一组（盒）案卷可以有一个或多个主题，所以档案主题的类型依据档案内容可分为单主题和多主题两种，单主题是指一件（卷）档案只表达一个问题，多主题是指一件档案表达两个以上的问题。
二、确立档案主题的依据
确立档案主题是以档案信息反映出的多方面因素为依据，以《中国档案主题词表》为概念标准，对被标引档案进行主题分析和主题概念表达的过程。其中档案所反映出的、决定档案主题的因素又称为“主题因素”，可以分为五种：（1）主体因素，即反映档案主要内容的关键性概念；（2）通用因素，即对主体因素起补充和限定作用的通用概念；（3）位置因素，即档案所记述内容的空间和地理位置概念；（4）时间因素，即档案所记述内容存在的时间概念；（5）档案类型因素，即档案内容表达类型和载体形式方面的概念。在以上五种主题因素中，主体因素最为重要，主题标引时必须标出，其他因素可根据档案内容和形式的具体情况，有选择地进行标引。运用五种因素进行主题标引的基本原则是尽可能突出被标引档案的独特之处，在确定了主体因素后，利用其他因素标出其与众不同的地方，如特殊的时间、地方、文种或载体形式等。
三、档案主题标引的步骤
档案主题标引的步骤主要包括主题分析和概念转换两个方面。即通过对档案内容的分析，明确档案中所记述的主要内容和反映的主题，再根据规范的检索语言将一个或多个主题充分、准确、简明地表达出来。档案分类标引和主题标引都要按照这两个步骤进行，只是它们在分类的依据和标注主题的依据上有所不同。前者依据《中档法》，后者依据《档案主题词表》。
（一）主题分析
档案文献的主题是通过对其内容特征和形式特征的分析而得到的，内容特征是根本依据，形式特征是辅助依据。主题分析就是确定被标引档案内容特征概念和形式特征概念的过程，它包括两方面的内容：一是分析主题的类型，二是分析主题的构成因素。主题的类型依据内容可以分为单主题和多主题，内容涉及一个主题的称为单主题；内容涉及多个主题的称为多主题。主题的构成因素包括主体因素、通用因素、位置因素、时间因素和文件类型因素五种。可以通过阅读标题、文摘、简介、前言、领导人批语、正文等方式确定主题，也可以通过查阅档案外部特征确定主题。
（二）概念转换
在确定了档案的主题概念后，应将其转化为检索语言，即标出与主题相对应的主题词，这个过程称为概念转换。分类标引也要经过概念转换的过程，即根据内容分析的结果，查找《档案分类表》，将其相应的类目分类号作为检索标识标引出来；主题标引的概念转换是根据主题分析的结果查找《档案主题词表》，并将相应的主题词作为检索标识标引出来。概念转换常用的方法有：
1.直接转换
即直接从档案原文或标题中提炼出相应的主题词。在档案标题拟定比较完整的情况下通过标题拟定主题词是最常用的方法，如《关于利用农闲加紧做好农田基本建设的意见》，根据主题词表对主题词的规范可以直接提炼出“农田基本建设”一词；当档案标题没有准确概括档案内容或标题只揭示了档案的部分内容时，就必须通过阅读全文来确定主题词。
2.分解转换
即根据档案内容和标题将一个主题分解为几个主题以方便主题词的标引。一是对一些内容比较集中的主题进行分解，如《关于加强出版发行业市场管理的通知》，可以分解为“出版发行”、“报刊发行”、“图书出版发行”几个主题；二是档案内容中的主题在主题词表中没有直接对应的主题词，可以将该类主题分解到几个与之有关的主题中标出主题词，如《关于青少年犯罪问题的报告》，根据主题词表可以提炼出“青少年犯罪”和“刑事犯罪”，其中，“刑事犯罪”这个主题词在标题中虽然没有出现，但文章的内容涉及了这一主题，因此将它作为主题词之一是合理的。
3.组配转换
即根据档案内容和标题将内容比较分散的主题或主题词表中没有的主题，通过主题词组配的方式进行重新组合以达到表现某种特定含义主题的方法，如《第三季度熊猫牌电视机市场调查报告》中，“第三季度”和“熊猫牌”都不是主题词表中规范的主题词，但“电视机”、“商品”、“市场”、“调查报告”却是主题词表中规范的主题词，所以可以标引的主题词应该有“熊猫牌商品＋电视机”、“市场”、“调查报告”，其中“熊猫牌商品＋电视机”就是组配的主题词。