档案标引是在档案著录工作中对档案的内容和主题进行分析和选择，通过概念转换赋予其规范化的检索语言的过程。通过标引能够揭示档案的分类属性和主题内容，为从档案分类和主题内容两方面查找档案提供检索途径。档案分类标引和档案主题标引是档案标引的两种重要方法。其中，赋予著录档案分类号的过程称为分类标引，赋予著录档案主题词的过程称为主题标引。
一、档案分类标引的基本概念
档案分类标引就是将档案反映的内容按照《中国档案分类法》的相关类目设定和规则转换成档案分类检索语言，并给分析的结果加上分类号标识的过程。分类号标识由类目和分类号两部分组成。类目又称类名，是一些在性质上或特征上具有共同属性的档案总称。类目规定了一类档案的性质和内容范围，以便区别于其他的档案。类目是档案分类表的构成单元。一个类目一般包括一种档案内容，但有时也包括一种以上的档案内容，形成一个类组。分类号是每一项类目的简明编码、标记符号，可固定全部类目的先后次序和明确一个类目在分类体系中的特定位置以便于档案标引、排列、检索和组织馆藏。类目和分类号都由《中国档案分类法》统一规定。完成标引后的档案条目按所赋予的分类号排列起来，就形成了一个系统反映档案内容以及内在逻辑联系的、分类体系相同的逻辑系统，便于利用者按照内容进行检索和利用。
二、档案分类标引的基本规则
由于档案的形成和来源都比较复杂，档案中与检索有关的一些项目都很难找到完全相同的特征，比如形成者、责任者、形成时间、载体形式等，所以按照档案的内容属性和主题进行分类就成为人们检索档案的重要方式，这种方式也比较接近于人们检索档案的习惯。所以要求档案分类标引必须非常严谨和细致，每一个分类类目都应尽可能准确揭示著录源档案的真实内容，每一项分类号标识都应该符合《中国档案分类法》的符号规则。档案分类标引应遵循以下规则：
（一）档案分类标引的内容分类应充分体现我国档案分类的基本原则
档案分类应以国家机构、社会组织从事社会实践活动的职能分工为基础，结合档案记述和反映的事物属性关系，同时兼顾档案的其他特征。分类标引时，应对著录源档案进行周密的主题分析，把握所论述的对象的内容特征，准确地给予分类标识。
（二）档案分类标引应依据《中国档案分类法》分类规则及其使用指南进行分类
按照职能分类是《中国档案分类法》的基本分类原则，同时结合我国档案信息分类的具体实际和特殊目的，从国家档案形成和运动的本身所固有的次序和规律来进行分类排列；按照不同历史时期的国家机构、社会组织从事社会实践活动的职能分工为基础，结合档案内容记述和反映的事物属性关系，采用从总到分，从一般到具体的逻辑体系来建立分类类目。
（三）档案分类标引要正确地理解类目含义和范围
档案分类标引时要正确地理解类目含义和范围，避免脱离类目之间的联系和类目注释的限定片面地理解类目含义。由于《中国档案分类法》的分类原则是职能分类，有的职能之间可能出现交叉、重叠，有的在一个职能下可能涵盖多项工作内容，因此分类表对类似的情况作了说明，以利于在具体分类标引时进行参照执行。例如在“LC海关”的“LC1113其他船舶”类的注释是：“修船、交船、避风、救护及其他特种船舶入此。台湾船舶入 LC12626.”在“LC124外商投资企业”类的注释是：“外商投资企业进出境货物监管入此。作为投资进口的设备车辆等减免税入LC28231”等。这些注释实际上是对各类目之间的细微区别作的进一步说明，在实际分类标引时要引起注意。
（四）档案分类标引应充分考虑实际的检索需求和检索方式
档案分类标引应充分考虑实际的检索需求和检索方式，根据档案的具体内容和用途，选定适当的标引深度。档案文件中经常出现一份文件涉及两个或以上的问题，一份案卷涉及两个或两个以上问题的情况更多，这些不同的问题可能归属不同的类属，具有不同的分类标引号，因此在标引时要充分考虑到类属的区别和检索的实际需要，一般除按第一类属或最重要的类属标出确切的分类号外，必要时可对其他类属附加相应的分类号。如：一份关于“排水工程”建设的档案文件，其第一类属应为“NC6425排水工程”，但内容中还涉及了污水处理站、污水泵房和排水管路的建设等问题，因此在标出第一类属分类号后，还可以将“NC64524污水处理站”、“NC64525污水泵房”和“NC64526排水管路”作为类属附加分类号进行标引，加深标引深度。这样建立多条分类检索渠道，便于利用者按照不同的内容需求进行检索。
（五）档案分类标引必须体现专指性
档案分类标引必须体现专指性的要求，严格遵守各类目之间的逻辑关系，合理划分类属。一方面切不可采用“下大包围”的方式将本应分入具体类目的项目分入较宽的上位类，例如，“污水处理站”在《分类表》中有准确的对应分类号“NC64524”，就不能用它的上位类“NC6452排水工程”代替；另一方面也不能采用“以偏概全”的方式，用下位类取代上位类。当分类表中无恰当的类目时，可分入范围较大的类目（上位类）或与档案内容密切相关的其他类目。
（六）档案分类标引符号应保持一致性
各种文本、载体类型的同一类属档案所标引的分类号均应一致。遇到某些难以分类和分类表上无恰当类目可归的档案，无论归入上位类或归入与其密切相关的类目，以及增设类目，都应作出记录，以后遇有类似情况，均按此处理。
（七）严格按照不同时期《档案分类表》进行分类标引
我国现存的档案数量非常丰富，内容庞杂，时间跨度大，学科属性多，分类复杂。按照形成者的性质可以分为国家机关档案、党派团体档案、企业档案、事业单位档案、旧政权档案、革命历史档案、名人档案等；按照档案的内容标准可以有两种形式的划分，一种形式将所有档案划分为党务档案、行政档案、诉讼档案、军事档案、外交档案、科技档案、会计档案等，一种形式是将所有档案划分为普通档案和专门档案两大类；按照档案的载体形式可以划分为金石档案、甲骨档案、泥板档案、简牍档案、缣帛档案、羊皮档案、纸质档案、胶片档案、磁性载体档案等等；按照记录方式可以分为文字档案、图形档案、音像档案、电子文件档案等，音像档案又分为照片档案、录音档案、录像档案、影片档案等；按照档案所有权归属可以分为国家所有档案、集体所有档案和个人所有档案；按照档案的形成时间一般分为古代档案、近代档案和现代档案，古代档案和近代档案常被统称为历史档案，在我国通常将各时期的档案以中华人民共和国成立时间为界限，分为建国前档案和建国后档案两大类。《中档法》不可能按照以上各种分类分别编制分类表，但又要揭示各种档案的内容特征，因此确立了按照不同时期职能分类的基本原则，这种原则最容易把握，只要分清了档案的形成时间就可以按照不同的职能进行分类标引。因此，《中档法》编制了四种不同时期的档案分类表，即《中华人民共和国档案分类表》、《新民主主义革命档案分类表》、《民国档案分类表》和《清代档案分类表》。在具体进行分类标引时，各时期档案必须严格按照该时期档案分类表的分类进行标引。清代档案使用《清代档案分类表》进行分类标引，同时该表的一级类目也适用于清代以前各历史时期档案的分类标引。我国清代以前的档案，包括明代以及更早时期的档案，数量虽然不如清代档案丰富，但非常重要，对这部分档案的分类标引没有专门的分类表，但《档案分类标引规则》中规定，这部分档案的分类标引可以直接使用《清代档案分类表》的分类标准。民国档案使用《民国档案分类表》进行分类标引。民国档案包括中华民国时期从中央到地方的内政、外交、财政、金融、军事、文化等各类型档案。革命历史档案使用《新民主主义革命档案分类表》进行分类标引，《新民主主义革命档案分类表》又称为《革命历史档案分类表》，这段时期的档案包括从1919年到1949年期间中国共产党的各级组织以及党领导下的群众团体从事社会实践活动形成的各种档案。中华人民共和国时期的档案使用《中华人民共和国档案分类表》进行分类标引，这部分档案包括中华人民共和国时期的由国家综合档案馆、党政机关档案室所藏的档案。专业档案馆（室）、部门档案馆（室）、企业事业单位档案馆（室），在使用《中国档案分类法》进行分类标引时，本专业的档案可使用行业分类表进行分类标引，如《教育档案分类表》、《医药档案分类表》、《企业档案分类表》、《环境保护档案分类表》等，这些专业档案分类表都是在《中档法》基本原则的指导下，各行业根据自身的工作特点和档案组成情况编制的，针对本行业档案分类标引使用的分类表。
（八）档案分类标引时要注意分清标引级次
一般以文件级或案卷级为单元进行分类标引。若遇档案内容联系紧密或记述同一事物有几份文件或几个案卷时，也可以将这几份文件或案卷作为一个著录源进行分类标引。
三、档案分类标引的工作程序
档案分类标引将每一份档案或每一组档案按照所属的类别进行标引，可以极大地方便利用者按类查档的需求，但这种分类不是管理者完全按照自己的意愿进行的，它要受到来自多方面主客观条件的限制和约束，这些条件包括作为分类标引主要条件和标准的《中档法》、档案材料本身的客观情况、标引者对档案材料的认识水平等，因此，档案分类标引必须按照一定的工作程序进行，才能够保证标引工作的科学性、严谨性和规范性，保证分类标引的质量。档案分类标引应遵守如下的工作程序
（一）研读《中档法》
认真研读《中档法》是进行档案分类标引的第一步，所有分类的标引结果都应在《中档法》中找到相对应的类目，因此，标引人员在标引工作开始时，首先应全面系统地研读《中档法》的编制说明、主表、附表，了解该法的编制目的、适用范围、分类原则，全面熟悉该法的体系结构、标识符号、类目注释的具体内容，辨清各类目上位类、同位类、下位类的关系，理解分类理论在实际应用中的具体体现，深入透彻地掌握其使用方法。
（二）分析题名
文件和案卷的题名，是责任者或立卷人对档案内容的概括，在题名准确反映档案的中心内容的情况下，利用题名进行分类标引是最简单和最常用的方法。但由于档案材料题名的生成比较复杂，有的题名是在文件形成时就拟订完成的，有的文件原来的题名没有准确反映文件的内容，是在文件转化为档案时由档案管理部门重新拟订的，有的文件原来就没有题名，是由档案管理部门在管理过程中拟订的，总之，每份档案或每组（盒）案卷的题名都有可能由于拟写上的缺陷，或拟写人对内容理解上的差异导致题名不能准确地、直接地揭示档案内容，所以题名不能作为分类标引的唯一依据，还应浏览正文。浏览正文就是通过分析题名不能确定档案的确切内容和类别时，应浏览文件、案卷的正文。重点阅读文头、文尾、段落题名，了解作者的撰写目的和意图，从而确定档案内容论述或涉及的主题。
（三）分析档案其他内容
《中档法》为我们提供了分类标引的标准和依据，每一份档案或每一组（盒）案卷提供标引的内容来源，所以标引前应认真研究与标引档案有关的内容，如立档单位的性质、职能和任务等，通过分析题名、浏览正文、参考文件版头和案卷封面，从而了解档案的中心内容和涉及的主要问题，判明其属性特征，以便正确归类。党、政机关行文都有固定的文件版头，标明发文机关的全称或通用简称、发文字号，文尾有发文机关、抄送机关、成文日期、盖印与签署等，这些都是查阅文件版头和案卷封面时应关注的内容。此外，附加标记有密级、缓急时限、阅读范围等。案卷封面上有机关全称和组织机构名称、案卷题名、年度日期、保管期限、档号以及卷内目录、卷末备考表等，它对于了解文件、案卷的主题、起草目的、利用范围、使用价值等，都能提供一定的参考。
（四）判定类别
进行内容分析后，须确定对文件、案卷所论述的事物中，哪些内容应予以标引，能为利用者提供检索途径。然后根据内容性质，到《中档法》中查找其所属的类目。判定类别的环节是分类标引中最为重要的部分，也是最容易出错的环节。完成这部分工作要注意几方面因素的结合运用，一是要全面掌握著录源档案的形成时间和真实内容，避免错用分类表或以偏概全，或以大代小；二是要熟悉《中档法》的分类原则，充分将职能与档案内容相衔接，体现档案内容所反映的职能特点；三是将主观判断与档案实际相结合，对于有的档案内容有交叉或在《分类表》中无法准确找到对应类别的档案，要通过认真研读档案内容，确立最为合理的类属。
（五）标引分类号
标引分类号就是用《中档法》中的类号来表达档案内容的标引过程，也就是将判定的类别赋予分类标识。给予分类号，应根据文件、案卷内容的属性、内容多寡、起草意图、利用对象、检索需求等特点，采用恰当的方式和方法，准确、一致、适度地标引出来。一份档案涉及几方面内容的，也可以根据这些内容在《分类表》中的类属分别标出几个分类号。遇有难以分类的新事物、新主题的档案材料，分类表上无确切类目可归时，各档案馆、室可增设新类目予以分类标引，同时上报《中档法》编委会确认。今后若遇到同类主题的文件、案卷亦照此办理，确保一致性。
（六）审校
审校是分类标引的最后一道程序，是确保标引质量的最后关口。审校内容包括检查验证档案的内容是否得到全面的分析，内容判定是否准确、恰当，辨类是否准确，同类档案是否归类一致，标引的类号是否充分、完整、准确，书写是否正确无误。审校程序分为自校、互校和总校。
自校──标引审校的第一环节。标引人员通过对自己标引结果的校对，遇有主题分析不准，归档不当，前后不一致，符号错误，应及时予以纠正。
互校──标引审校的第二环节。标引人员通过对标引结果的相互校对，纠正因个人理解不同引起的错误，保持彼此之间标引的一致性。分类标引虽然有《中档法》作为标引的依据，但由于参加标引的人员往往对档案内容的理解上存在差异，因此需要标引人员相互沟通，对标引中容易发生分歧的内容进行协调，保持标引结果的一致性和系统性。
总校──标引审校的最重要环节。在自校、互校后，必须选派熟悉业务、通晓目录工作的人员担任总校。通过总校进一步消除档案内容分析与标引过程中的误差，保证标引工作的整体优化。同时可以对标引工作中所遇问题进行综合分析，统筹考虑合理的解决方案。
四、档案分类标引的质量管理
分类标引质量的优劣可以通过标引的客观性、专指性、全面性、一致性与标引深度表现出来。档案分类标引的质量优劣直接影响到档案检索的效果。
（一）分类标引要具有客观性
分类标引是依据档案的客观内容进行的，每一项标引结果都应客观反映档案的某一项具体内容，在档案中都能找到相应的内容，标引者不能随意增加档案内容，不能窜改档案内容，更不能为了达到标引的目的随意联想臆造内容。
（二）分类标引要具有专指性
分类标引是按照《档案分类表》对档案内容进行标引，不同时期，不同类别的档案应采用不同的分类表，有的分类表虽然从大的分类项目上看有相似之处，但其具体的类目却代表了完全不同内容和性质的档案，因此，标引者应遵守标引专指性原则，严格按照被标引档案所属的类别和时间选用《分类表》。
（三）分类标引要具有全面性
分类标引要求把每一份被标引档案的内容尽可能通过标引揭示出来，因此在标引时，一方面应对照《分类表》的类目设置选择与档案内容相符合的类目名写出分类标引号，尽可能不要遗漏重要的档案内容，同时，对于档案中有而《分类表》中没有设置的内容，也可以在报上级有关部门同意后作为新类目进行标引。总之，分类标引要尽可能全面体现被标引档案的重要内容，不要有遗漏。
（四）分类标引要具有一致性
分类标引的一致性主要体现在两方面：一方面是要求标引结果应与选用的作为标引标准的《分类表》类目中的内容相一致，不能任意添加、修改或缩减《分类表》类目的内容和表达方式；另一方面要求标引使用的符号要一致。《中档法》有多个不同时期的《分类表》，每一个分类表由于类目设置上的区别，表现在每一个类目的分类符号上是有区别的，标引时要注意分清不同《分类表》之间分类符号的区别，同时更要求同一个《分类表》中分类符号的一致性，不能混淆、交叉、省略或删改，有时被标引档案具有不同的载体形式、来源等，但只要是属于相同类目的，它们的标引符号也应该按照《中档法》上的规定采用一致的符号。
（五）要采用适度的标引深度
《分类表》的分类深度是根据某一种工作职能的特点和职能范围建立起来的，当具体到对某一份档案进行分类时，应根据该份档案内容的实际情况选择适当的分类深度，并不是分类范围越宽越好，也不是范围越窄越好。一些带有全局性的、系统性内容的档案内容，其分类的范围可以适当放宽些，也就是说分类深度可以适当浅一些，分到某个大类即可；而对于某些涉及某项具体工作内容或专业性质工作内容的档案，其分类的范围就应该窄一点，也就是说分类深度可以深一点，参照《中档法》的类目设置，能分到某项具体工作内容上最好，这样可以帮助利用者在检索的时候按照分类号直接检索到这条档案信息。所以，分类深度是否适度，是检验分类质量的重要环节，它直接影响到分类标引的质量和检索效果。
（六）影响分类标引质量的其他因素
影响标引工作质量的因素还有标引工作的组织管理、分类标引的规章制度、利用者对标引的意见和建议和《中档法》本身的质量。
1.加强分类标引的组织工作
档案分类标引是一项系统性很强的工作，涉及的工作量大，档案内容复杂，技术要求高，因此必须做好充分的组织工作。主要应包含以下几方面的工作内容：
（1）选择合适的人员参加分类标引工作。标引人员应具备待标引档案的专业知识和档案学知识；熟悉本馆、室的档案管理办法和分类方法；具有阅读、分析、概括、提炼档案主题和准确归类的能力；认真负责，周密细致，有良好的职业道德。
（2）标引人员宜实行专业分工，综合性档案馆可能涉及不同专业或不同时期的档案内容，因此应尽可能实行分类标引人员的专业化分工。
（3）保持分类标引人员的相对稳定，由于分类标引在技术上的要求较高，参加该项工作的人员都有一个逐步熟悉的过程，因此当该项工作进行到一定阶段后就应保持人员的相对稳定，不宜经常变动或更换，这样更有利于保证分类标引的质量。
（4）组织分类标引人员进行业务研究，分类标引一方面要按照《中档法》进行分类，同时也要依据分类者对档案的理解，因此在该项工作进行过程中参加分类的人员要经常沟通信息，进行协商，统一认识，协调分类标准，明确工作任务和职责。
2.制定分类标引的规章制度
分类标引在技术上是以《中档法》为依据的，但在具体的工作安排和组织上各单位还应该进一步制定标引工作细则。所谓标引工作细则就是在档案分类标引规则的基础上，结合本馆、室的档案实际和利用者检索习惯而制定的工作条例。具体内容包括：（1）分类标引的工作程序、安排和具体组织流程；（2）《中档法》简表、行业表、复分表的使用范围和使用方法；（3）集中归类与分散归类的具体工作过程；（4）交替类目的处理原则和归类方法；（5）各类目标引的深度和层次；（6）订立分类标引责任制等等。
3.注意听取利用者对标引质量的建议和意见
要了解利用者对标引工作的建议和意见必须建立标引人员与利用者的联系。分类标引的最终目的是为了方便利用者检索档案信息，仅仅是分类标引人员熟悉分类原则和使用方法是不够的，还应该让利用者能够了解分类标引的一般工作原理，了解如何利用分类方法检索到档案信息，尤其是利用计算机检索提供服务时，让利用者熟悉检索途径和检索方法显得尤为重要。因此，分类标引人员应多与利用者接触，听取利用者对分类标引工作的要求、批评和建议，并通过对利用者提问和检索结果的分析不断改进工作。具体到各档案馆和档案室可以采用以下方法建立与利用者的沟通渠道：（1）建立分类检索咨询室，安排专人对利用者在检索过程中遇到的分类问题提供专业技术咨询；（2）绘制分类检索路径示意图，介绍分类检索的基本原理，说明每一个检索步骤的要求和检索目的；（3）当采用计算机检索时，应安排熟悉计算机分类的人员具体协助利用者完成检索；（4）不定期地邀请相关利用者就档案分类和利用情况提出意见、建议和批评等。
4.加强《中国档案分类法》的修订
《中档法》从第一次出版到现在已经经历了多次修正和补充，其修正和补充的依据都是来源于各档案馆、室在使用《中档法》过程中遇到的各种问题。《中档法》在设置分类类目时虽然已经尽量考虑到了各种内容档案的具体情况，但由于我国档案的组成形式和内容都极为复杂，同时也由于社会在不断发展变化，不断有新的内容的档案产生，因此要求《中档法》涵盖现有档案的全部内容，甚至涵盖今后新产生档案的全部内容是不现实的。因此《中档法》的组织原则也要求各档案管理部门在分类标引时，如遇到《中档法》中没有列入的内容而该内容又应该作为独立的内容标引时，可以提请将该内容补充进《中档法》中。具体的做法：充分说明该内容进入《中档法》的理由，对现有处理方法作出说明和记录，并填写“修改意见登记表”，报送主管部门，以便对《中档法》定期增补和修改，使之日臻完善。