在实地搜集资料的同时对资料进行整理和分析可以起到如下作用：（１）强迫研究者逐步缩小研究的范围，尽早就研究的方向和类型作出决定；（２）帮助研究者提出一些可以统揽所有资料内容的观点，发展出一些可供进一步分析的问题；（３）使研究从原始资料向理论建构的方向过渡；（４）帮助研究者在整理资料的基础上了解自己还需要哪些方面的信息，以便下一步有计划地搜集资料。
在强调及时整理和分析资料的同时，我们也应该看到，实际上研究者在搜集资料（包括同步的分析）之后是需要一段时间来专门进行分析的。这个时间可以是几个星期，也可以是几个月，而且应该是一个整段、持续、不受到其他事情干扰的时间。
由于时间的关系，实地记录通常做得比较仓促，书写可能不太清楚，细节也记录得不够全面，因此需要及时地进行整理。如果研究是由一个课题组共同承担，记录必须在成员中分享的话，则更应该对实地笔记进行及时的整理，补上遗漏的信息和必要的内容细节。整理实地笔记时不宜同时进行文字上的编辑，因为实地笔记的最大价值在于“原始”（ｃｒｕｄｅ），越是能保持其“原汁原味”，今后使用起来越能凸显当时的“真实”情形。
２．检查资料与建立档案
虽然我们说资料整理和资料分析是密不可分的一个过程，但是有一些比较具体可见的整理工作具有一定的相对独立性，可以在分析之前完成，如检查原始资料是否完整、准确，对多种资料来源进行相关检验等。
定性研究中的资料整理要求比较严格，通常需要将资料的内容一字不漏地记录下来。比如，访谈中的录音记录必须逐字逐句地整理出来，而且包括他们的非语言行为（如叹气、哭、笑、沉默等）；观察笔记事后必须进行处理，对遗漏的细节进行补漏，对简化的内容进行扩展；实物资料如果有不全或错误记录的地方，应该及时补充或纠正。定性研究认为“所有的事情都是资料”。
在具体整理资料之前，我们可以先给每一份资料编号，然后在这个基础上建立一个编号系统。编号系统通常包括如下五个方面的信息：（１）资料的类型（如访谈、观察、实物）；（２）资料提供者的姓名、性别、职业等；（３）搜集资料的时间、地点和情境；（４）研究者的姓名、性别和职业等；（５）资料的排列序号（如某某人的第一次访谈）等。
原始资料经过初步的整理和编号以后，建立档案，将所有这些资料复印一份。原件应该保持原封不动，如果计算机进行文字处理，也可以存一个备份。在整理资料时，应该时刻保存一份按时序记录的原始资料。
二、定性资料的编码
定性资料在定性研究中有着与定量研究不同的意义和角色。研究者要将原始资料组织成概念的类别并创造新的主题或概念，然后用来分析资料。定性编码可说是资料分析的一个完整的部分。它是由研究问题所引导，并牵引出新的问题。与定量研究中编码知识一项简单的“秘书性质”的工作不同，它使研究者从原始资料的细节中摆脱出来，而在更高层次上思考，并使研究者走向理论和概括。
编码是两个同时发生的动作：机械式的将资料减少以及将资料放入分析类别的项目中。资料编码是将成堆的原始资料缩减为有意义的几叠资料。易于管理外，编码也让研究者能够很快找到相关的部分。
斯特劳斯对三种定性资料编码下了定义：这三种编码类型是开放式编码、轴心式编码、选择式编码。
１．开放式编码
开放式编码是在刚开始搜集资料的第一阶段形成的。先设置一些主题，将最初的代码或标签分配到资料中去，以便将大量混杂的零星的资料浓缩转变成不同的类别。他／她慢慢阅读这些田野笔记、历史资料或其他资料，找寻重要议题、关键事件或主题，再加以记录。研究者在笔记卡的留白处或电脑记录中，用不同颜色标示出初步的概念。研究者不受任何约束地来创造新的议题，并在接下来的分析中更改此初始码。
开放式编码让资料内部的主题浮现出来。这些主题是处在比较低的层次上，并来自研究者最初的研究问题、文献中的概念、在社会场域中人们使用的词组以及在资料融合之后刺激出来的新想法。
尽管有些研究者（如ＭｉｌｅｓａｎｄＨｕｂｅｒｍａｎ，１９９４）建议研究者会有一张所有概念的清单，而后开始进行编码，但大部分编码主题都是产生于阅读资料笔记时。当然，在开放式编码结束后，有一些这样的主题概念的清单还是有其一定的作用：（１）能帮助研究者一下子就看出主题间的结合；（２）刺激研究者在未来的开放式编码时发现新的主题；（３）研究者用这样清单建立研究中所有主题的共通性，未来他／她在分析时可以重新组织、分类、合并、放弃或延伸。
２．主轴式编码
这是资料的“第二层过滤”。在开放式编码时研究者着重在实际的资料，并赋予每个主题编码的标签，此时并不试图找出主题间的连接或浓缩出主题所呈现的概念。相反的，在主轴式编码时，研究者从一些有组织的最初编码或初级概念开始。在这主轴式编码中，研究者更为注重的是主题，而不是资料。在此阶段可能会产生其他编码或新的概念，研究者就将之记录下了，但其基本任务是检视最初的编码。他／她朝向概念或主题的组织以及确认分析的主要概念这个主轴来移动。
主轴式编码着重在于发现和建立类别之间的各种联系包括因果关系、时间关系、语义关系等等。在主轴式编码中研究者会思考原因和结果、条件和互动、策略和过程，并寻找将它们聚合在一起的类别或概念。
主轴式编码不仅刺激关于概念或主题间关系的思考，同时也提出新的问题。
它可以让一些主题或审视比较深入，此外，也可以增加证据和概念之间的关联性。将编码以及证据合并在一起时，他／她会发现许多地方都有核心主题的证据，并建立紧密的网支持这些定性资料。
３．选择性编码
选择性编码包括对资料的浏览和编码后，有选择地查找那些说明主题的个案，并对资料进行比较和对照。这是在概念发展完成并开始组织几个核心概念或概念间的全面分析之后开始进行。举例来说，某一研究者研究在小酒馆的劳工阶级的生活，决定将性别关系变成一个主要议题。在选择性编码时，研究者看过田野笔记，找寻男人和女人在谈论约会、订婚、婚礼、离婚、婚外情或夫妻关系时的差异，然后比较男性和女性在婚姻中每个主题每一部分态度上的差异。
在选择性编码过程中，主要的主题或概念始终指引着研究者的研究，并不断对早期编码中所识别的主题进行再组织，并探讨与分析多个不同的重要主题，举例来说，在上述小酒馆的研究中，研究者审视对婚姻的意见以了解性别关系和不同生命周期这两个主题，因为婚姻可以从这样两种不同的角度里考察。
三、撰写分析备忘录
分析备忘录是一种特殊类型的笔记。这是在编码过程中研究者把自己的有关想法和概念的讨论及时记录在册的备忘录。每个编码主题或概念形成每个备忘录的基础，而备忘录包含对概念或主题的讨论。初步的理论笔记形成了分析备忘录的开端。
分析备忘录（见图１１１）建立了具体资料或原始证据以及比较抽象的、理论思考之间的连接，包括研究者对资料和编码思考的反映。研究者加在备忘录中并用以检视每一种编码的资料。备忘录形成在研究报告中分析资料的基础。事实上，从高质量的分析备忘录经修改而成的部分可以成为最终报告的一部分。
撰写分析备忘录所牵涉的材料很简单：笔和纸、一些笔记本、一些档案夹以及笔记的影印备份。有些研究者也用电脑来撰写。有许多撰写分析备忘录的方法，每个研究者会发展出自己的风格或方法。有些人依其他研究者的经验提出一些建议；某些研究者把备忘录印好几份，然后剪下来并分别放入分析备忘录的档案中。如果档案够大而分析备忘录可以分门别类时（如：用不同颜色的纸标出来），这么做很有用。其他研究者则在分析备忘录的档案中列出某个主题是在哪边出现的，如此就很容易在分析备忘录和资料间游移。因为资料笔记包含了特别标示出来的主题，就很容易发现资料中特殊的部分。一种折中的策略则是持续记录资料中主要主题的出现，但也包含笔记中一些关键的章节作为简单的参考资料。