书城励志礼仪是一种资本:日常礼仪的300个细节
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第26章 礼仪是商海纵横的资本(5)

专家告诉我们,这是因为当电话铃响时,外线约有80V的振铃电压输入话机,立即拿起话筒,振铃电流就会通过耳机受话器,致使受话器中磁铁的磁性减弱,灵敏度降低,甚至会使受话筒中的极板和碳精粉烧结成块,失去送话能力。程控电话系统虽然安装了电话转换、自动切断振铃电流的保护装置,但此装置是机械形式的,仍可能有振铃电流通过耳机受话器。所以,正确的接听方式应是在电话铃响的间隔拿起话筒,以延长电话的使用寿命。

此外,电话一响马上就接的话,会让对方没有准备,显得很唐突,虽然是对方打过来的,但是没想到你会接得这么快,因而会陷入一短暂的尴尬状态,这样会显得很失礼。

所以,在日常生活中,我们在接电话时,不要在电话一响时就接,也不要等电话超过三声以后再接,在电话响起第二声的时候接听是最佳的,这样既有充分的时间给双方思考该说的话,以及作好接电话的充分准备,又不会让对方觉得因怠慢而失礼,还能延长电话的使用寿命。

成功地接听电话,会给他人留下良好的印象,也会在无形中提升自己的人格魅力。

不要边制造“噪音”边打电话

任何时候,被称之为噪音的声音都是令人厌恶的。

试想,如果在你给别人打电话时,电话筒里不时地会传来一些吵吵闹闹的声音,这不仅会影响你的听觉,甚至还会影响你的情绪。或许打电话是为了说一些高兴的事情,但是当听到对方在一个吵闹的环境中时,你的情绪也就会随着环境而改变。该说的事情也不想说了,这时唯一的一个想法就是赶紧挂电话,以免让耳朵受“委屈”。

有些自尊心强的人,还会有种不被尊重的感觉。如果是一对恋人,有可能就要因此而引发一场争吵;如果是一对夫妻,有可能会引发对方的误会;如果是一位重要的客户,有可能就此便断送了一笔可观的收入……

所以,千万不可小看电话旁的“噪音”,它就像是一颗定时炸弹一样,随时会引发一场看不见硝烟的战争。在打电话时,更不能随便制造噪音,自己觉得无所谓,可是如果作一个换位思考,你就能体会到接电话一方的心情是怎样的了。

凡事,在做之前一定要想周到了,有的时候,不经意间的一个动作就会改变一个人的命运。

对不太熟的人,拨座机而不打手机

时刻站在对方的角度考虑问题,你的问题就会在不知不觉中迎刃而解。

自从手机普遍了以后,打电话更是成为一种随时联络的方式。朋友聚会,打个电话;请假休息,打个电话;祝福问候,打个电话;拜访预约,打个电话……手机的移动性,大大方便了人们的生活,可是随之而来的也有不少的烦恼,其中最大的烦恼就是昂贵的电话费,所以,一般拥有手机的用户,只要是陌生的电话,一般接的机率都不高,主要是怕浪费电话费。

最近张扬就做了这么一件让人“讨厌”的事情。那天经理让他给一个客户打电话,并给了他一张名片。这个客户张扬以前没见过,按照名片上提供的电话号码,张扬拨通了电话。在打电话之前,他曾犹豫着是打座机还是打手机,后来想还是打手机吧,手机一定能找得到人。可是手机响了一分钟后,对方自动挂断,于是张扬又打了一次,还是如此。这时坐在旁边的小赵说,“对不太熟悉的人要打座机,你打座机试试看。”张扬疑惑地看了小赵一眼,但也只好抱着试试的想法了。结果座机一打就接通了。事后,张扬怎么也想不明白,为什么打手机不接,而打座机就接。小赵告诉他,如果换作你,你会接一个陌生的电话吗?

是的,很多事情需要换位思考,如果换作自己,那是不是会接一个陌生的电话呢?当静下心来仔细想的时候,答案就会水落石出。

所以,在拜访的过程中,如果是对于一些不熟悉的客户,有座机最好打座机,如果没有座机,最好能在电话中简短说明自己的意思,然后问一下有没有座机,以方便下次打电话。

对不太熟的人,电话里不要让人猜猜你是谁

亲人和朋友能容忍你的一切,而一个陌生人则不能,也不可能要求他能做到。

“悄悄蒙上你的眼睛,让你猜猜我是谁……”这是一首歌,不过在生活中,我们也经常会遇到“猜猜我是谁”的事情。

晓霞给客户打电话,预约下次谈判的时间和地点,在电话接通的那一瞬间,她为了营造一种自认为轻松的气氛,所以就在电话里说:“您好,现在忙吗?”对方答:“您好,请问您是哪位?”“哦,您猜我是谁呢?”“……”对方无语,晓霞觉得对方没有动静,于是在停顿了一会儿便自报家门。后来在谈判的时候,对方还特意提到这件事情,当时让领导觉得很没面子,自己的员工竟然这样没有礼貌。等到谈判完后,领导特意批评了晓霞,并告诫她如果下次再犯这样的错误,将请她离开公司。

其实晓霞也是出于一番好意,但是她却用错了地方,这种嗲声嗲气的说话方式也许只适合于情人恋人间,把它运用在工作环境中,确实也有些不伦不类的感觉。

总之,无论是生活还是工作,无论你是家庭主妇还是工商界领导,在电话基本礼节方面要引起注意并付出努力。虽然古人说“大礼不拘小节”,但电话沟通并不是小节,特别对于公务联系而言,稍有不慎,麻烦就大了。即使不至于“一言丧邦”,但一言之过要靠百言弥补也未可知。

对熟人要先来寒暄,再奔主题

熟人之间也要讲“礼”。

请人帮忙是很平常的一件事情。不过有些人却认为,只要是找熟人帮忙,就直奔主题,说明来意就行了,再说其他的话是多余和“见外”,难道真是这样吗?很多事实都证明,虽然是熟人,但是最基本的礼貌问候等不应该省略。这样未免会给朋友一种“势力”的感觉:有事的时候就想起了朋友,没事的时候从来也不打电话问候一声。

张燕在邮局工作,由于工作的关系,找她帮忙的人很多。朋友和熟人就更不用说了。对此,张燕也都耐心地能帮则帮,不能帮也都婉言谢绝了。一次好友,娜娜让她帮着带一批邮票回来,她要急用,当时打电话过来,也是急急忙忙的,把需要帮忙的事情说完了就挂了电话。张燕心里有点不舒服,心想:既然是好朋友,也不能当丫鬟使吧。虽然这样,但是张燕还是帮了娜娜这个忙。再后来,娜娜一有事就找张燕,而且毫不客气,安排事情就挂电话,根本没有一些客气性的语言。这让张燕心里非常恼火,于是她下定决心,像娜娜这样的忙,以后能帮的也不帮了。

求人帮忙是一门艺术,打电话求人更有学问,不要因为是熟人或朋友就可以毫无顾忌地直奔主题,与朋友或熟人之间的相处之道也应该遵循人际圈子里的规则。千万不要因为是熟人便忽略了一些细节性的礼貌问候,给自己留下一些遗憾。

遵循3分钟原则:长话短说,废话不说,没话别说

山不在高,有仙则名;水不在深,有龙则灵;话不在长,说到点子上即行。

打电话要遵循三分钟原则,尤其是给客户打电话时,占用对方的时间本身就是一件“礼亏”的事情,如果还不控制说话的时间,就会惹对方生厌。

一般情况下,工作性的电话,每次通话的具体长度都要有所控制。电话礼仪规范中强调的“三分钟原则”,在工作中“打电话”的礼仪规范中依然实用。这个原则的本意是提倡“以短为佳,宁短勿长”、“有话则说,无话别说”,这就要求打电话的时候,人们员要自觉地、有意识地控制好打电话的长度。

此外,打工作性的电话时,还要能“善解人意,将心比心”,对接电话的人多多体谅。在把握通话时间的时候更要这样。所以,除了要自觉控制通话长度外,必要时还应注意对方的反应。比如,可以在开始通话时,先问一下对方,现在通话是否方便。如果不方便的话再约其他时间打过去。如果通话时间比较长,通话开始前就要先征求一下对方的意见,通话结束的时候还要表示歉意。

这些都是工作性电话中不可忽视的礼仪。

用手机打重要电话前,检查你的电量、余额

细节决定成败,手机决定品性。

打电话的时候,你有没有遇到这样的情况?当正说到关键时刻,电话突然没电了,或是提示你余额不足等这样尴尬的事情。相信很多人都遇到过这样的情况。特别是在工作中,如果遇到一些重要的事情,急着打电话告知等,一看手机却没电了,另一块电池也不在兜里,于是便急着找公用电话,有时候公用电话找到了,储存在手机里的电话号码却没记住……

最近陈东就遇到了这么一件尴尬的事情。那天,领导派他去厂家谈生意,因为是第一次去,所以准确的地点他找不到,在去的途中也打了几次电话,最后才弄清楚最后的地点。可是当他按照对方说的找到那个地方以后,那里却是一片居民区,根本没有厂子的踪影。他于是再次给对方打电话,不曾想电话打到一半,手机没电了。他翻翻兜里,另一块电池也不见踪影,他再四处奔波找公用电话,当公用电话找到的时候,他又没有及时记下对方的号码,最后无奈之下,只好给公司打电话,要到厂子的电话,才把事情解决了。本来是一件很简单的事情,却因为一时的疏忽,把简单的事情搞复杂了。

所以,打电话前检查一下自己的手机电量是很有必要的,此外,检查好手机的余额值也是不能忽视的,尤其是在打一些重要电话前,此两条为必备检查。

对不熟悉的人,手机短信一定要署名使用

如果不明确自己的身份就发一些短信,到最后,即使是好心的祝福也会变成纯心的骚扰。

短信是人们表达情感的一种重要方式。迫于生活的压力,生活之余,不管是熟悉的朋友或是不熟悉的朋友,都会相互发一些有意思的短信,相互排忧解难,博得一乐。

佳明和林晓是在一次聚会上认识的,当时佳明是林晓同学带来的朋友,同学介绍他们认识后,大家聊得很投机,就相互留了手机号码。后来因为佳明不小心把林晓的电话号码弄丢了,所以一直就没有和佳明联系上。可是最近林晓总是会收到同一个号码发来的幽默搞笑的短信,在一乐之余,他在纳闷,这个号码如此熟悉,但他实在想不起来是谁了。直到后来,他们又一次聚会时,林晓说起这事,才知道那个号码原来是佳明的。佳明还以为林晓无意结交他这个朋友,发了几次短信也不回,因此,后来,佳明也就不发了。这次聚会后,误会解开了,大家也就没有什么顾虑了。

如果因为一时的疏忽而失去一个比较谈得来的朋友,是不是有些不划算呢?所以,在刚开始交往的时候,无论是发什么样的短信,都要署上自己的名字,以便让对方在第一时间内知道你是谁。

祝福短信不忘署名,善意才不会被浪费

只有让别人明确你的意思,你的一片心意才不会被浪费。

古时候讲求,做好事不留名。可是现代社会中,发短信可不能不署名,尤其是发一些祝福性的短信,更不能忘记署上自己的名字。这样你的祝福才不会被无情地浪费掉。

每逢过年过节,大家都会发一些祝福的短信。可是由于短信太多,不免会被忘记。这样一些祝福就会被忽视,忽视一条短信是小事,而短信之后却是祝福人的真诚。如果把一个人的真诚视而不见,那么就会被认为是一个“无情”之人了。

纪星和丰红是好朋友,毕业后大家各奔东西,平时除了网上联系,打打电话,最常用的就是以发短信来互诉衷肠了。对于现代快节奏的生活,发短信似乎已经成为一种放松和消遣的方式了。有没没事的时候,发一条好玩的短信逗逗乐,节假日生日之际,发一条短信,送上自己真心的祝福。小小的短信,短短的言语中,却是维系人与人之间情感的精灵。最重要的一点就是,两人在每发一条短信时,最后都不会忘记署上自己的名字,当看到一条署有好友的短信时,那种快乐是从心底发出的。

每当心情不好的时候,他们总会互发一条短信给好友,来来回回几句简单和温馨的话,顿时把烦恼赶跑;当心情好的时候,发一条短信给好友,让他和自己一同分享快乐,那种感觉会幸福无比。

生活中,发短信署名,是随手就能做到的一件事情。何不让这随手就得的快乐一直保存下去呢?如果发了,但是又图一时的省事而没署上自己的名字,那岂不是一种感情的浪费吗?

打好电话还要挂好电话,谁比你高就让谁先挂

人,做事应该善始善终,打好电话,也要挂好电话,给自己画上一个圆满的句号是责任也是礼貌。

“叮铃铃”,办公室的电话响了,大平赶紧跑过去拿起电话筒:

“喂,您好,这里是XXXX公司,请问您找哪位?”

“您好,我找XXX处长。”

“哦,请您稍等。”

五分钟后……

“喂,您好,处长现在不在,请您改天再打过来吧。”

“啪”地一声,大平挂掉了电话。

“……”对方愣了一下,然后就听到了电话的“嘟嘟”声。

像这样的电话,挂得实在是太没礼貌了。作为企业的一分子,要时刻树立企业的意识,为企业形象着想,不能由着自己的性子去做一些事情,既然身在“曹营”就要一心为其着想,企业的良好形象树立起来了,个人的发展也会前途无量的。

打电话是一门学问,挂电话也不比其逊色。有一个好的开始,更要有一个好的结束,这样才能称之为完美。所以,我们千万不能小看一个小小的接电话,打电话,生活中每一个细节都是成功的组成因素。忽略了哪一个都不行。

对方赖着不挂时,用暗示法引导他挂断

一味地迁就,只会给自己增添不必要的烦恼;果断地结束,是对自己的负责也是对他人的尊重。