一是要全面提升博物馆馆藏图书的管理水平；二是要通过馆藏图书的数字化，在因特网的平台上为更多的读者和用户提供快捷、方便、永不停顿的信息服务，使这些图书更大化地发挥其自身的价值，而且其社会意义同样深远；三是要此系统使博物馆为更多的用户提供了服务，并可将服务转化为经济效益，从而使博物馆进入一个良性发展的轨道。
5．办公自动化系统
在博物馆内部引进“无纸化”和“移动办公”概念，实现工作模式的改变——移动办公、协同工作、动态交换和远程操作，提供连接国际互联网收发电子邮件和信息浏览等功能。博物馆工作人员在任何地点都能够通过移动电话、笔记本电脑或者袖珍电脑与单位的电脑网络互相联络，取得包括工作安排在内的信息。
对于博物馆的对外服务器和下属各部门则分别建立异地局域网，通过公共互联网和远程拨号连接两种方式与博物馆的主干网络连通。
在软件功能方面，首先是无纸化行文批注与流转。无纸化办公还有自动分析功能，例如，对超越财务规定的出差报销、请购申请，电脑通过匹配检查就可以及时退回。某些不符合规定的申请表可以南电脑直接否决，也可以南电脑直接进行时间程序的冲突检查，例如对会议室、公车的安排等，这样就可以减少无效劳动。
要利用计算机技术和办公自动化技术，为博物馆领导层提供业务处理、规划、预测等现代管理手段；为博物馆各行政办公部门办公人员提供现代化的办公手段，提高工作效率，优化业务流程，规范工作模式；使系统具有领导决策支持、个人事务处理以及各办公部门的办公事务处理功能；建立博物馆专用信息库实现信息共享；加强博物馆行业内公文的上传下达，实现无纸化办公。
6．综合管理信息系统
此系统包括智能建筑综合管理子系统、综合档案管理子系统以及物业营运管理子系统三部分。
智能建筑综合管理子系统负责对智能建筑系统内的各个子系统进行集中的监视、控制和管理。
档案管理子系统。数据库是按国家的档案管理标准进行设计的，主要包括档案管理和档案利用等几部分。各种案卷按“分类”存放和管理，分类可以是多级的，南档案管理员设置，并可根据需要进行灵活调整。档案管理员负责各类档案的立卷、组卷、封卷、拆卷、移卷等管理工作，案卷封卷后自动生成案卷目录和卷内目录，便于提供打印。案卷和文件都有相应的著录卡，提供借阅人检索和查询。借阅人可以直接查阅开放档案的内容；其它档案只能通过填写档案借阅单，提交档案管理员审批，经过档案管理员或领导的审批同意后，实现档案利用。
物业运营管理子系统。包括固定资产管理和人力管理两部分。固定资产管理负责各类固定资产（包括楼宇，空地，绿地，办公设备等）的基本资料和使用情况。人力管理负责清洁工作，绿化工作，安全保卫工作的人员安排、工作流程等。同时，智能建筑综合管理子系统与物业营运管理子系统相结合，可以提供设备运行管理、保养、更换的对策与方案。在进行物业营运管理子系统设计时，我们将ERP思想导人物业管理中来，实现物业资源的计划管理与有效利用，从而降低运营成本，赢得利润。把与其他综合管理信息系统将来可能包含的子系统如财务管理子系统、人事管理子系统等进行有机结合，以客户服务为核心，通过对房产、设备、安全、环境等资源进行全方位，全过程的管理，可以最大限度地实现物业的社会效益、经济效益和环境效益的最大化。
讲解、导览及模拟系统通过读取数据库服务器上的藏品多媒体数据并将这些数据存储在讲解设备和多媒体导览机上或在博物馆网站上向用户提供多样的展示及服务。博物馆网站以数据库服务器上的藏品多媒体数据库为基础向访问用户提供个性化的动态页面。数字化图书室以WEB方式实现。办公自动化系统数据对安全性比较敏感，所以全部放在了内网中采用C／S模式。办公自动化系统客户通过办公自动化业务逻辑层（应用程序功能）访问在内网中的办公业务数据库。综合管理信息系统考虑到有较多的统计分析，所以采用了C／S模式。
三、综合信息系统主要技术创新点
与国内外同类项目相比，甘肃省博物馆综合信息系统起点高，技术路线正确。甘肃省科技厅为此组织了科技成果鉴定会，鉴定意见是：系统采用微软NET技术、NAS存储方式，以B／S和C／S混合结构模式，构建了覆盖博物馆核心业务的6个子系统，实现了博物馆的业务集成和数据集成，系统功能齐全、集成化程度高，提升了博物馆的管理水平和社会影响力，总体技术水平达到了国际先进水平。该系统主要技术创新点有以下几点：
（1）提出了以行业专家与技术专家相结合的系统建设指导思路，保证了系统建设的高效性，保证了系统建成后的市场推广，具有一定的行业通用性。
（2）提出了采用WebServices和面向构件的实现技术完成了各子系统的集成，便于各子系统的扩展和裁减。该实现架构对系统的集成和各子系统的发展提供了很好的技术保障。
（3）实现了业务内容的全面覆盖。覆盖了博物馆馆藏、展览、网站、研究、办公、管理等的六大核心子系统，包括：藏品多媒体数据库系统，讲解、导览及模拟系统，博物馆网站，数字化图书室，办公自动化系统，综合管理信息系统，是国内外同类系统中规模最大，系统要求最高，建设内容最有代表性的系统。
（4）该系统采用微软NET技术、NAS存储方式，以B／S和C／S混合结构模式，构建了覆盖博物馆核心业务的六个子系统，实现了博物馆的业务集成和数据集成，系统功能齐全、集成化程度高，提升了博物馆的管理水平和社会影响力。
（5）提出并建立了藏品的著录标准，并提供了标准数据接口，使得馆藏文物信息可以与国际接轨。
（6）采用了虚拟现实技术，使展馆陈列和馆藏文物以三维形式通过浏览器展现出来。
（7）采用了智能监控技术，可以对大楼设备进行集中监控，也可以通过因特网实现远程监视。
（8）多媒体数据库的建立，有效的整合了博物馆的各类视频、音频、图像、图片、文本等格式的信息内容。
四、综合管理信息系统的实施效果
综合信息系统在甘肃省博物馆经过半年的实际应用，取得了较好的效果。与其他省市博物馆信息化系统相比，甘肃省博物馆综合信息系统是做得最全面的。该系统的应用使甘肃省博物馆的文物、文献等各类信息得以统一存储，并提供了各种对内、对外的查询途径，使这些信息充分发挥了作用，很好地体现了博物馆对外宣传的作用。系统运行至今一直很稳定，保证了甘肃省博物馆工作的正常进行。可以说，甘肃省博物馆综合信息系统是一个可以广泛适用于国内文博行业的信息化系统，它为文博行业的信息化提供了比较全面的建设方案。
甘肃省博物馆综合信息系统的建设，使全馆业务工作环境得到了根本改变，从原始的手工作业迈入了先进的自动化作业，大大提高了工作效率，馆内专业技术人员可以更方便、更快捷地和国内外同行进行业务学术交流，同时，使博物馆内的一些重要藏品可以从多个方面以方便、快捷、先进的方式展现给观众。博物馆的信息化系统建成并顺利运行之后，必将可以从一个更高的新起点开始，方便、快速、从容、有序地迎接新的挑战。
（第五节）博物馆藏品信息资源建设
博物馆的价值在于可以有效地使藏品及其研究成果为社会公众所服务。藏品是博物馆的信息资源，博物馆信息资源的开发建设是博物馆在信息社会里的未来发展方向。国际博物馆学委员会前主席、荷兰学者冯·门施在20世纪90年代提出：“博物馆学属于信息学。”我国目前有2400多座博物馆，藏品达1200万件，这些藏品就是博物馆的信息资源，如何解决有效挖掘文物资源、利用文物资源的问题迫在眉睫。
一、文物藏品数据库建设过程中存在的问题
近20多年来我国数据库建设从无到有，已得到了较大的发展，但和一般发达国家乃至有些发展中国家相比，差距还是相当大。虽然我国数据库的数量已占世界数据库总量的1／10，但其容量却仅占世界数据库总容量的1／100，数据库产值只占世界的1／1000，其中博物馆的数据库建设总量、容量和产值则更难与国外博物馆数据库相比拟。我个人认为，我国博物馆的文物藏品数据库建设的水平和问题主要表现在以下几个方面：
（1）数据库规范性差。我国博物馆因各自藏品种类的不同，导致所建设的文物藏品数据库标准大都不统一，符合现有国际、国家标准的不多，兼容性差，从而造成博物馆藏品数据库影响力小，覆盖面低，藏品信息资源共享性差的现状。
（2）数据库建设速度慢、规模小、门类少。由于博物馆属于文化教育宣传、非赢利的事业单位，所以其财力、人力上的不足，使博物馆已有的藏品数据库大多规模小，建设速度缓慢，真正大型的、公用的全国性博物馆藏品数据库寥寥无几，在国际上有一定影响的藏品数据库更是少见，难以真正地形成博物馆发展之规模效应。
（3）数据库联网水平低。通讯网络、计算机和数据库是构成现代信息网络的三个基本要素。我国博物馆界目前所建成的藏品数据库大多数是建立在微机上，处于一种“各自为战”、“自给自足，分散经营”的状态，能够为馆内相关部门提供服务，而少有与国内外博物馆相互联网，致使所建成的藏品数据库没有发挥应有的、潜在的利用价值。反过来，也造成了网上博物馆藏品信息的匮乏，从而影响博物馆信息资源网络建设的发展。
（4）数据库利用率低。由于各博物馆缺乏广泛的联网以及耻于谈及文物藏品资料使用收费等敏感问题，使得不论是国内自建的数据库还是从国外引进的数据库的利用率都很低，鉴于非共性数据的大量存在，也是造成难以形成有效利用和再开发局面的原因。
（5）数据库更新速度慢。由于博物馆藏品的回溯性数据居多，现时性少，完整性差，故造成可提供的信息方式和可利用的方式滞后。再加上不少博物馆文物藏品数据库的建设过程是重建设，轻维护，以致有些藏品数据库建成后，又在逐步变为“死库”，从而失去真正地利用价值。
二、文物藏品数据标准化处理过程中存在的问题
谈及博物馆的信息资源建设，人们常认为就是要建设藏品数据库，这种认识是不错的，但还有些片面。我们对信息资源的开发建设，要有一个对信息生命周期的认识和对信息生命周期进行过程管理的概念。博物馆在对藏品资源进行建设过程中的方针、政策、规划、分析、评测等都应该包括在藏品信息生命周期的全过程里，从而在宏观上把握藏品信息生命周期的各个环节。当建设具体信息资源系统时，要把藏品数据库的建设和上述各个环节都考虑在整个系统架构和系统设计中，从而进行有效的藏品信息资源开发。因为在建设藏品数据库之前、之后，还有很多很重要的工作要做，如从采集信息到使用信息这一个完整的生命周期里，在使用信息的过程中，了解到有新的资源信息时，就要进行新的资源信息采集，从而开始新的生命周期。我们要重视每一个环节，才能在需要信息的时候，以对我们最为有利的时间、地点和方式，顺畅流利地获取信息和使用信息。
虽然许多博物馆已经实现了文物藏品信息管理自动化，建立了自己的藏品检索系统，但由于缺乏统一的标准，在某种程度上给文物藏品的利用与开发带来一定的障碍，如出现数据冗余、混乱、分散等情况，只有解决标准化的问题，才能更好地促进藏品信息资源的共享和利用。
三、藏品信息建设网络化过程中存在的问题
博物馆要发展，就一定要突破局域网的限制，以立足于广域网上的应用为目标。目前，虽然每个博物馆都有自己的文物藏品信息资源系统，但大多数是以在局域网上应用为主局面，甚至是在单机上使用。因种种情况，除藏品信息自身的一些因素外，系统所采用的存储、管理结构和处理、传输技术不满足广域网环境要求，使其不能在广域网上充分运行。博物馆需要尽快解决信息资源在广域网上应用的技术难题以及尽可能地实现信息资源数字化、集成化、系统化和网络化，这需要国家政策的支持、各级领导的充分重视和财力上的极大补充，同时还要不断增强文物藏品资源共享意识。要丰富网上信息资源，除了要不断开发新的信息资源外，还要有效利用现有信息资源，使其在网上得到合理应用，这也是信息资源建设的重要途径。文物藏品数字化后可上网共享，不仅丰富了网上信息资源，还可以避免重复投资，为博物馆节约大量资金。此外，实现馆际间藏品的交流甚至是交换，实行有偿的联网服务，不但可以降低成本，丰富各自的藏品信息数据库，更为重要的是可以使博物馆的研究人员得以深入地对藏品进行研究，挖掘藏品内在价值。
四、服务观众是博物馆信息资源建设的关键
观众是一个博物馆实体和博物馆文物藏品网络资源的直接承受者，其群体特征及发生变化直接影响到博物馆和其网络资源建设，是博物馆信息资源建设的目标群体，也是信息资源建设存在和发展的土壤。怎样吸引观众的眼球？这也是我国博物馆在信息资源建设时所不容忽视的一个核心问题。1948年，传播学者，国的拉斯维尔于《传播的社会职能和结构》一书中提出著名的5W模式，即：谁（传播者）——说什么（信息）——通过什么（渠道）——给谁（接受者）——效果如何（效果）。这一模式揭示了传播的基本过程和一般规律，多年来一直被奉为传播学理论的经典，这在肩负着教育职能、宣传职能的博物馆界同样适用。
如果观众能够把博物馆视为接受教育、得到娱乐、享受休闲的高雅地方，就说明博物馆的文物藏品在内容设计和形式设计上得到了观众的认可。其中，实体博物馆、虚拟博物馆或是数字博物馆的互动功能是吸引观众的主要因素。因为一个博物馆办得好坏，除了藏品文物的数量、级别和展览设计的水平以外，观众人数和观众的满意程度更是不可缺少的一个衡量标准。
五、文物藏品信息资源建设过程中，应当应注意和遵循的原则