报表的数据包括报表单元的数值和字符，以及游离于单元之外的关键字。数值单元只能接收数字，而字符单元既能接收数字又能接收字符。数值单元和字符单元可以由公式生成也可以由键盘输入。关键字的值则必须由键盘录入。
报表数据处理主要包括生成报表数据（即编制报表）、审核报表数据和舍位平衡操作等工作，数据处理工作必须在数据状态下进行。处理时计算机根据已定义的单元公式、审核公式和舍位平衡公式自动进行数据采集、审核及舍位等操作。报表数据处理一般是针对某一特定表页进行的，因此在数据处理时还涉及表页的操作，例如，表页的增加和删除等。
5.3.1 进入报表数据状态
生成报表又称为编制报表，是在报表的数据状态下进行的，是制作报表中不可缺少的重要环节。生成报表的过程是在人工控制下由计算机自动完成的。利用已经设置好的报表结构文件，运用其中的运算公式从相应的数据源中采集数据，填入相应的单元中，从而得到报表数据。
值得注意的是，大多数的会计报表都与日期有密切联系。在定义报表结构时，可以无日期限制，但是在生成报表时必须确定其日期。例如《资产负债表》和《利润表》等会计报表，一般必须在月末结账以后才能生成。若在月中进行报表生成，即使所有报表公式都正确，也会生成一张数据错误的报表。
可以在编制报表时反复使用已经设置的报表公式，并且在不同的会计期间可以生成不同结果的报表。而同一报表结构在同一会计日期内多次进行报表生成得到的结果是相同的。如果在报表生成时系统提示公式有误，则必须修改报表格式或公式，修改完毕后，重新进行报表计算，才能得到按新结构生成的会计报表。
打开“利润表”，把报表左下角的状态切换到“数据”状态，即进入到了报表的数据状态。
5.3.2 录入关键字
每一张表页均对应不同的关键字，输出时表页的关键字会随同单元一起显示。
操作步骤：
（1）单击“数据”—“关键字”—“录入”，打开“录入关键字”对话框。
（2）在“单位名称”文本框中输入“光华公司”。
（3）在“年”文本框中输入“2006”。
（4）在“月”文本框中输入“12”。
（5）单击“确认”按钮。
（6）系统出现“是否重算第1页？”提示框，单击“是”按钮，系统会自动根据公式计算12月份数据。
5.3.3 整表重算
按计算公式计算报表中的数据。
操作步骤：
（1）单击“数据”—“表页重算”，打开“是否重算第1页？”对话框。
（2）单击“是”按钮，系统会自动在注册的账套和会计年度范围内根据单元公式计算，生成报表数据。
“提示”
在编制报表时可以选择整表计算或表页重算，整表计算时是将该表的所有表页全部进行计算，而表页重算仅是将该表页的数据进行计算。
“技术细节”
表页计算时进行“账套选择”。
如果未选中“计算时提示选择账套”菜单项，在单击“整表重算”、“表页重算”，或在命令窗和批命令中单击“整表重算”和“表页重算”命令时，或在“格式/数据”状态转换的情况下，则报表计算采用进入系统时选择的账套，即默认启动注册UFO时所选择的账套。
如果选中“计算时提示选择账套”菜单项，则每次进行上述操作时都要进行账套选择操作，即弹出“账套选择”的对话框，可进行账套选择。
5.3.4 审核报表
在一张会计报表的某些单元之间存在着内在联系，报表的审核就是根据报表中已经设置的报表勾稽关系即审核公式，对已经生成的报表进行审核，以验证报表的正确性。
在实际应用中，只要报表中数据发生变化，都必须进行审核。通过审核不仅可以找出一张报表内部的问题，还可以找出不同报表文件中的问题。
审核时，单击审核功能后，系统将按照审核公式逐条审核表内的关系。当报表数据不符合勾稽关系时，会提示错误信息。
导致审核出现错误的原因有单元公式出现语法等错误，审核公式本身错误，账套（出现变量找不到）或账套数据等数据源错误等。
如果按照错误信息修改了错误后，需要重新计算，并再次进行审核，直到不出现任何错误信息，表示该报表各项勾稽关系正确。
5.3.5 报表舍位操作
报表的舍位操作并不是必需的，一般只是在报表汇总或合并时由于不同报表的数据单位不同而无法完成汇总或合并，需要将不同报表的数据单位进行统一，在这种情况下才需要进行报表的舍位操作。
进行舍位操作时，可在系统提供的功能中单击舍位平衡操作，系统按定义的舍位关系对指定区域的数据进行舍位，并按平衡公式对舍位后的数据进行调整使其平衡，然后将经舍位平衡处理后的数据存入指定的新表中去，并将含位后的报表置于当前活动报表。
例如，按照舍位公式的定义将报表数据的计量单位由“元”进位为“千元”。
操作步骤：
（1）单击“数据”—“舍位平衡”；
（2）系统会自动根据前面定义的舍位公式进行舍位操作。