书城励志名媛晋升术:职场女性晋升的10堂课
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第15章 高效,令女性晋升更快速

很多职业女性习惯将时间浪费在无聊且又毫无意义的闲谈之上,却不懂得利用这份时间来提高自己的工作效率,这样的员工很难得到老板的器重。试想一下,如果你是老板,你是不是也希望自己的员工能够努力、勤奋、积极主动,以最短的时间有效完成工作呢?

答案不言而喻。因此,如果你是一位渴望获得成功女性,就一定要学会以老板设定的工作时限为基础,进一步提升自己的工作效率、缩短自己的工作时间,要以一种近乎苛刻的标准来要求自己,赶在老板询问前将工作交付上去。唯有如此,你才能够在老板面前赚足印象分,才有可能进一步接近自己的成功。

职场故事:

庄慧毕业以后进入一家大型企业工作,效率平平,所幸没有耽搁过什么重要工作,几年以后倒也凭着资历爬到了部门主管的位置上。可是正当她为自己的晋升沾沾自喜之时,意外发生了。

公司老总作为知名企业家,受到英国一个国际商务会议主办方的邀请,而且还要在会上发表演讲。如此一来,老总下面的各部门主管忙开了,他们必须将老总所需的参会资料一一备齐。而庄慧负责的,就是为老板撰写演讲稿。

老总前往英国那天,包括庄慧在内的各部门主管都来到了机场。老总望了望庄慧,问道:“演讲稿打印好了吧?”

庄慧还未开口,先打了个哈欠,回答道:“为了准备这份演讲稿,我昨晚熬到凌晨才休息,今早实在熬不住,就在办公室小睡了一会,文件还没有打印。不过,反正演讲稿是以英文撰写的,您看不懂,不可能在飞机上复读的。我想,等您上机以后,我就回公司马上打印,然后再以传真的方式发到您下榻的酒店。”

听到庄慧的回答。老总陡然变色:“你说什么?我已经计划好了,要在飞机上与随行的外籍顾问研究一下演讲稿有什么不妥之处,并做一下改进,你这不是在浪费我的时间吗?”

庄慧无言以对。

老板登上飞机后,庄慧急急忙忙回到单位,将演讲稿又看了一篇,然后打印出来,用传真的方式发到老板下榻的酒店。虽然这次没有耽误大事,但由于效率低下,庄慧在老板眼中的地位大不如从前了。几个月后,庄慧的部门主管职位被别人代替了,她又成了一名普通员工。

马上行动

——明白效率的重要性

任何一位职业女性都该知道,在商业环境日新月异的今天,效率的重要性。无论是企业还是个人,要想激烈的竞争中始终处于不败之地,首先就要将“工作在昨天完成”的理念奉行到底。对老板而言,时间就是他们创造财富的本钱,他们恨不得将每一分钟都分开来用。在他们的眼里,即便是在五日之内建起万里长城,也称不上快。因而,如果你要老板花费时间等你完成工作,那无疑是在自找晦气。

——检查下自己的办公室

事实上,每个办公室都存在着效率地下的现象:文件杂乱无章,等到要用时花费大量时间寻找;传真机无法正常工作,用的时候急得团团转,等等。这些都是造成办公室里工作效率地下的重要因素。但是,令人惊讶的是,很多公司员工都只是被动的适应这些突发或者存在已久的情况,却从没有想过要对这些加以改进。

所以,职业女性们应该检查一下自己的办公室,看看自己的办公室是否存在着造成工作效率低下的因素,然后再加以改进。

——改善工作流程

在科学技术日新月异的今天,科技已经能够帮助员工更好更快更智能地进行工作了。职业女性想要提高自己的工作效率,在很大程度上需要依赖管理智能自动化以及共享信息资源的方式了。管理智能自动化可以减少职业女性花在搜集、处理和发布信息所用的时间,让职业女性们能够将时间用在更为重要的公司事务上,还能在一定程度上减少人工操作的失误;而共享信息资源则能够帮助职业女性将日程安排、合同和信息数据库通过公司内部网络或者英特网进行共享,大大提高了职业女性工作的效率。

——每天都以计划开始

职业女性在每天核对电子邮件或者是语音邮件之前,最好利用每个工作日的头15分钟写下任务清单,所谓“磨刀不误砍柴工”,写出清单后,你的心里就会很清楚,哪些工作是今天必须要完成的,哪些任务是今后几天内需要处理的,哪些工作是长期的目标。这样就便于精确地找到最需要优先处理的问题,避免那些当前并不重要的问题分散自己的工作精力。这样,即使你在某个时间决定暂时中止手头的工作,这些工作的进度也在你的掌握之中,不会受到任何影响。