工作需要章法，不能眉毛胡子一把抓，要分轻重缓急！这样才能一步一步地把事情做得有节奏、有条理，才能提高工作效率，将工作落到实处。工作的一个基本原则是，要把最重要的事情放在第一位。
每个人每天都有很多工作要做，有时工作量甚至会超出你的能力范围。此时，如果你没有一个系统的规划，不分事情的重要与否，随便想起哪个做哪个，喜欢做什么就先做什么，没有规划，有时一件事做了一半就去做另一件，那么结果可能就什么都做不成，甚至还会耽误大事。
工作效率最高的人是那些对无足轻重的事情无动于衷，却对那些重要的事情无法无动于衷的人。一个人不可能在短时间内把所有事情都做好，所以要想提高工作效率，就要牢记要事为先的原则。在开始工作前先将工作排排序，挑重要的事先做，而那些无足轻重的小事可以暂时放一放。
在工作中，能够时刻牢记要事第一，并将其付诸行动的人，必然会迅速走向成功。伯利恒钢铁公司总裁理查斯·舒瓦普，为自己和公司的低效率而忧虑，于是去找效率专家艾维·李寻求帮助，希望李能卖给他一套思维方法，告诉他如何在短短的时间里完成更多的工作。艾维·李说：“好！我10分钟就可以教你一套至少提高效率50%的最佳方法。”你把明天必须要做的最重要的工作记下来，按重要程度编上号码。最重要的排在首位，依次类推。早上一上班，马上从第一项工作做起，一直做到完成为止。然后用同样的方法对待第二项工作、第三项工作……直到你下班为止。即使你花了一整天的时间才完成了第一项工作，也没关系。只要它是最重要的工作，就坚持做下去。每一天都要这样做。在你对这种方法的价值深信不疑之后，叫你的公司的人也这样做。
“这套方法你愿意试多久就试多久，然后给我寄张支票，并填上你认为合适的数字。”
舒瓦普认为这个思维方式很有用，不久就填了一张25000美元的支票给艾维·李。舒瓦普后来坚持使用艾维·李教给他的那套方法，五年后，伯利恒钢铁公司从一个鲜为人知的小钢铁厂一跃成为最大的不需要外援的钢铁生产企业。舒瓦普常对朋友说：“我和整个团队坚持拣最重要的事情先做，我认为这是我的公司多年来最有价值的一笔投资！”
要事第一的观念如此重要，但却常常被我们遗忘。我们必须让这个重要的观念成为一种工作习惯，每当一项新工作开始时，都必须首先让自己明白什么是最重要的事，什么是我们应该花最大精力去重点做的事。
重要的事情通常是与目标有密切关联的并且会对你的使命、价值观、优先的目标有帮助的事。要想集中精力把重要的事做得又快又好，做到要事第一，首先要能够区分事情的重要等级，著名的“ABCDE”法则就是一种很好的方法。
这是一个简单但是卓有成效的方法。如果你手上有很多事务要做，那么你最好给每件事划分“ABCDE”等级。这个办法要求你在行动之前看看单子上列的事情，然后给每件事标上A、B、C、D或E。在你开始行动之前采用这个办法，这会大大提高你的效率和成就。
标A表示事情非常重要。最后目标是否能够实现，这样的事情将产生主要的影响。无论什么时候，你都应该先做这类事。
标B表示的是应该做的事情。对于目标的最后实现这类事情的重要程度不高。比如给朋友打电话、跟同事一起吃午饭或者接收电子邮件等。不去做这类事可能带来一些不便，但是不会产生大的影响。
标C的事情是不会对目标的实现有什么影响的事。像喝杯咖啡、与同事聊聊、看看报纸，或者白天出去逛逛街就属于这一类事。做不做都没什么妨碍。
在这里有一条原则：如果有A类事情要做，那么就不要做B类；如果还有B类事情要做，就不要做C类。一天之中，你关注的重点始终应该是A类事情。
标D是表示可以交给下属或者助手去做相应的事情。原则上，能交给别人做的事就交给别人做，这样你就可以把时间更多地花在A类事情上。
标E的则是指那些已经“过时”，再做也没有任何意义的事情。你完全可以忽略这类事情，因为它们对你来说做与不做都没什么多大的区别了。
然而，很多人却分不清事情的轻重缓急，在处理日常事务时竟然不知道把工作按重要性排队。他们总是习惯先把手头的事情处理好，以为每个任务都是一样的重要，做哪个都无所谓，只要时间被工作填得满满的，他们就会很高兴。
杰克是某私企经理的助理秘书，几年来他一直兢兢业业、埋头苦干但工作起色却不大，而且职位升迁很慢。他虽然勤奋努力，事必躬亲，却发现自己总被一些琐事包围着。他生性优柔寡断，一件事，他总是掂量来掂量去，想出好多种结果，生怕引入不快。对一些重要又不太懂的事，他总是采取逃避的态度，非拖到不能再拖的时候，才动手去处理，结果却因时间仓促，常常草草了事。
一次老板出差，让他起草一份在董事会上的发言报告。他想时间还有一周，不必着急，于是摩拳擦掌地决心好好给老板露一手。其后的几天，他忙于完成另外的几件事：寄了几封信，发了几份传真，打了几个无关紧要的电话，给老板的一位朋友买了一束鲜花去贺他的开业之喜，又和自己的几个朋友小聚了一两次。突然一天上班之时，想到老板明天就要回来了，可是他要的报告还未见一字。本打算全力以赴完成报告，可是已安排了一个预约接待，一谈就是半天，下午又要安排去机场接老板的事，然后又被别的部门叫去协商安排明天的会议，终于把一切安排妥当，此时，也就到了下班时间，于是决定回家加班。吃过饭，电视里又有一场精彩的足球赛，终于忍不住把球赛看完，此时已是晚上11点，刚写了开头，又发现一些文件忘了拿回来了，只好第二天赶早到办公室写出报告的后半部分。结果，一份轰轰烈烈、一鸣惊人的报告变成了一份毫无特色、草草而就的文件。
快节奏、高效率是秘书工作的一个基本原则，“要事第一”则是是实现高效工作的有效途径。而杰克却恰恰忽略了这个重要的方面，他没有把时间花在最重要的事情上，用“ABCDE”法则来说，就是他忽视了A类事情，却把过多的时间浪费在了BCDE类事情上，以致本末倒置，没有把工作做到点上。这正是导致他工作没有起色、迟迟不能升迁的直接原因。
有些人还常常分不清事情的紧迫性和重要性，总是错把紧迫的事情当作最重要的事情。紧迫只是意味着必须立即处理，比如电话铃响了，尽管你正忙得焦头烂额，也不得不放下手边工作去接听。紧迫的事通常是显而易见的，它们会给我们造成压力，逼迫我们马上采取行动。但它们往往是令人愉快的、容易完成的、有意思的，却不一定是很重要的。
仔细考虑一下你在平时的工作中，把大部分的时间都花在了哪类事情上？如果你长期把大量时间花在重要而且紧迫的事情上，可以想象你每天的忙乱程度，一个又一个问题会像海浪一样向你冲来，早晚有一天会把你击垮；如果你常把时间花在紧迫不重要甚至使既不紧迫也不重要的事情上，那么你将一事无成。因为这些事情对你的主要目标来说并不重要，它们只会浪费你宝贵的时间，不会给你带来什么收益。事实上，只有重要而不紧迫的事才是需大量时间去做的事。它虽然并不紧急，但却决定了我们的工作业绩。
只有养成做要事的习惯，对最具价值的工作投入充分的时间，才能高效地完成工作中最重要的事，才能彻彻底底地把工作落实好。总之，如果你能够记住要事为先，并且活用“ABCDE”法则，那么你就会获益匪浅，你的工作效率就会有显著提高，工作落实起来也会轻松很多。
§§第十章 创造条件，克服落实中的困难