书城管理三分策略 七分执行:中层管理者高效执行力的10项修炼
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第45章 有反馈,沟通才完整

一对情侣到一家酒楼吃饭。

服务生拿过菜单来点菜,男的就问女的:“想喝点什么?可乐还是红酒?”

“可乐吧,我喜欢喝。”

“服务员,拿瓶红酒。”然后,男的就让服务员给开瓶红酒。

女的脸色有点不好看了,但并没有说什么。

接下来,男的又问女的:“想吃什么?鱼还是鸡?”

女的在生气没有接话。

男的不高兴了:“问你吃什么怎么也不说话!”

没多久,两个人就大吵了起来。

沟通就是双方就某一事情进行信息的双向传达,并在不断传达、反馈中达成共识。如果在沟通中没有反馈,或者反馈接收方没有足够重视反馈的信息,那么,沟通就是失败的。

一个完整的沟通过程既包括信息发生者的“表达”和信息接收者的“倾听”,也包括信息接收者对信息发生者的反馈。不作反馈的沟通是不完整的。

然而,在企业中,不作反馈的沟通常常存在,尤其是在管理者和下属之间的沟通中最为严重。许多管理者“误”认为沟通就是“我说他听”或“他说我听”,常常忽视沟通中的“反馈”环节。不反馈往往直接导致两种恶果:一是,信息发生的一方(表达者)不了解接收信息的一方(倾听方)是否准确地接收到了信息;二是,信息接收方无法澄清和确认是否准确地接收了信息。

在企业里,经常会出现这样一种情况;在开会解决问题的时候,管理者总是希望大家能够踊跃发言,多提出一些方法。在这种情况下,发言的人基本都是对自己的方案进行了深思熟虑之后才提出的。但是这个时候,作为倾听一方的管理者,却没有表现出一种对方案的兴趣,甚至还有意无意地流露出一丝不满意。这样的话,发言的人会越来越少,因为他会认为说了你也根本就不会听。既然你都不会听,他还说什么呢?另外一种更让发言人伤心的情形就是,管理者在仔细认真地听,甚至还做了记录。可是,等到他发言结束后,管理者却没有对他的发炎做出相应的评价,不说行也不说不行。这样,他会认为你根本不重视他的发言。

一个好的管理者,会利用许多机会主动接触员工,倾听员工的要求与呼声,以此来表明自己重视员工、关心员工;一个优秀的管理者则会在仔细倾听之后,给予倾诉人必要的反应,以此向对方表示“我很重视你所说的”,这样倾诉者才会觉得倾听者听进了自己所说的话,而不是把自己的话当成耳边风,这些话也没有“左耳进、右耳出”。这样,他们才会觉得自己受到了尊重,即便是没有采纳他的意见,但他知道管理者为什么没有采纳,也同样会感到满意的。

在具体与下属沟通的过程中,管理者应该注意一些反馈的技巧,以便取得更好的沟通效果。

多问少讲。

一般来说,管理者很难实现从上司到“帮助者”、“伙伴”的角色转换。因此,管理者在与员工进行沟通时可以遵循80/20法则:80%的时间留给员工,20%的时间留给自己,因为员工往往比管理者更清楚本职工作中存在的问题。换言之,要多提问题,,引导员工自己思考和解决问题,自己评价工作进展,而不是发号施令,居高临下地告诉员工应该如何如何。

沟通的重心放在“我们”。

在沟通中,管理者多使用“我们”,少用“你”,这样可以提升员工的亲近感,诱导他们的表达欲望。例如:“我们如何解决这个问题?”“我们的这个任务进展到什么程度了?”

反馈应具体。

管理者应针对员工的具体行为或事实进行反馈,避免空泛陈述。模棱两可的反馈不仅起不到激励或抑制的效果,反而易使员工产生不确定感。

反馈应正面、具有建设性。

全盘否定的批评不仅是向对方泼冷水,而且容易被遗忘,下属很可能对批评的意见不屑一顾,理由是同严厉的上级无法进行有效的沟通。

相反,赞扬下属工作中积极的一面,并对需要改进的地方提出建设性的建议,更容易使下属心悦诚服接受。对于大多数人来讲,赞扬和肯定比批评更有力量。

对事不对人。

就事实本身提出反馈,不能针对个人。针对人们所做的事、所说的话进行反馈,通过反馈,不仅使自己,更重要是使对方清楚你的看法,有助于使人们的行为有所改变或者加强。

事实上,沟通是双向的,信息发出的一方同时也是信息接收方。因此,管理者不仅要懂得如何在沟通中给予反馈,同时还要知道怎样对下属反馈回来的信息做出反应。

倾听,不打断。

作为反馈的接收者必须培养倾听的习惯,使反馈者能够尽可能地展示他自己的性格、想法,以便于你尽可能多地了解情况。在对方反馈的过程中,如果急于打断对方的话,一是打断了对方的思路;一是由于你的表述,使对方意识到他的一些话可能会冒犯到你,或触及你的利益,所以对方把想说的话隐藏起来,不会坦诚的、开放的进行交流,你也因此不能知道对方的真实反应是什么。

避免自卫。

沟通不是在打反击战,打断对方的话并试图引导注意力返回到自己的目的或兴趣。这种反应会激起对方这样的反应:“他根本就不想听我说话”,这样对方也就不会认真地对待你。应有意识地接受建设性的批评。?

总结接收到的反馈信息,并确认理解。

在对方结束反馈之后,你可以重复一下对方反馈中的主要内容、观点,并且征求对方看你总结的要点是否完整、准确,保证你正确地理解对方要传递的信息。?

向对方表明你的态度和行动。

沟通结束之后,要表明态度,给下属一个“定心丸”,使对方产生信任感。今后,他们有问题还会找到你进行坦诚的交流。

如果员工认为管理者不重视他们反馈的意见和信息,那么他就会不愿意说出自己的意见,管理者就无法同下属进行沟通。如果其他人由此而觉得自己在团队里根本没有话语权,并引发工作挫折感的话,将极大地降低员工满意度。员工满意度下降,团队整体的执行力就会下降。因此,管理者不仅要积极主动地与下属沟通,关键的是要把沟通进行完整,在沟通的过程中及时有效的给予反馈。

专家点拨

管理者在沟通反馈时要注意以下几点:

1.发出认同对方的“嗯……”“是……”之类的声音,但不打断对方的话,等到他停止发言时,再发表自己的意见。其实最佳的反馈方法是不断地鼓励对方发言,越保持倾听越握有沟通的控制权。

2.沟通中不要随便指出对方的错误,即使对方是错误的。若你沟通的目的是不断证明别人的错处,那么沟通就不会有好的效果。有许多管理者认为自己什么都是对的,且不断地去打断下属的话,“听我说……”“不是那样的……”“怎么会呢”“你搞错了吧”“我认为是这样的,不信你去查……”等等。谁愿意和这样的人说话呢?

3.管理者在表达不同意见时,用“很赞同……同时……”的模式,表达不同的意见。不要这样说:“你这样说是没错,但我认为……”应该这样说:“我很感激你的意见,我觉得这样非常好;同时,我有另一种看法,来互相研究一下,到底什么方法对彼此都好……”“我赞同你的观点,同时……”千万不要说“可是,但是……”,因为这两个词句中会中断沟通的桥梁。