关于会馆发生的原因，明刘侗《帝京景物略》卷四“嵇山会馆唐大士像”条有这样的记载：
尝考会馆之设于都中，古未有也，始嘉（靖）隆（庆）间。盖都中，流寓十土著，游间屣士绅，爰隶城坊而五之，台五差，卫五缉，兵马五司，所听治详焉。惟是四方日至，不可以户编而数凡之也，用建会馆，士绅是主。凡入出都门者，籍有稽，游有业，困有归也，不至作奸；作奸未形，责让先及，不至抵罪；抵于罪，则藉得之耳，无迟于补。会馆且遍，古法寝失，半据于胥史游闲，三奸萃焉。继自今，内城馆者，绅是主；外城馆者，公车岁贡士是寓。其各申饰乡籍，以密五城之治。斯亦古者友宗主薮，两系邦国意欤。
这是专就京师的治安立论的，所见自有他的道理，但我以为真正的原因并不如此。
中国人爱乡心极强，每逢佳时令节必引起思乡的情绪，故爱慕故乡的诗文甚多。他们以生死于故乡为本，虽有时为生计所迫而作客他乡，事业成功后却要衣锦还乡，即不幸而失败死亡的时候也希望能够把遗骨归葬于先人之墓。所以他们在他乡住上数代，仍呼祖先出生之地为故乡，同时亦仍被所在地的人目为客籍。他们在故乡时，一向聚族而居，有福同享，有祸同当，故一旦外出做官、做买卖或从事其他工作的时候，以同乡之谊来作成一种团结是当然的事了。而且，历来政府对于地方事业都委地方人民自治，结果增加了后者的地域观念，他们心目中的他乡人几与异种人无异。这样一来，土人对于他乡人的嫉视，甚且虐待侮辱，是常见的事了。因此，他乡人为保护其生命财产计，便依同乡之谊来组织相互救济的团体。复次，中国祖先崇拜盛行，谁也希望死后埋葬于祖先的坟地内，故祖或父客死他乡时，其子孙辄不以数千里为远，不辞千辛万苦的把祖或父的遗骸运回原籍安葬。可是在交通不便盗匪横行的中国，以一人之力来完成这种义务是很困难的，实有赖于同乡人之同心协力。尽这种作用的团体组织就是会馆。
会馆的范围有大小之不同，一共可分为下列六种：
（1）由一县人组成者，如湘乡会馆、武进会馆等是。
（2）不过县的区域太少，有时不能够组成有力的会馆，故又有由一府人合组者，如广州府属之岭南会馆，宁波府属之四明公所。
（3）若须要更大的团结，则在地理语言历史诸方面有特殊关系的两三府人往往合组一会馆，如广州、肇庆二府人组成的广肇会馆，潮州、惠州人组成的潮惠会馆。
（4）元代把中国本部分为九行省，明代分十三行省，清代则十八行省，其后更分为廿二行省，各以总督巡抚来统治之，这样不觉增强了同省人的省界观念；故又有一省人合组的会馆，如广东会馆、四川会馆。
（5）但在某都会中，同省人太少，不能组成有力的会馆的时候，互相邻接的两三省人便合组一会馆，如云南、贵州二省人的云贵会馆，湖南、湖北二省人的湖广会馆。
（6）此外，出海外的时候，每不论其出身地之异同而组成中华会馆。