在校学生最多的就是时间,有足够的时间“泡网吧”、足够的时间“泡妞”、足够的时间游山玩水……因此,做事情从来不考虑时间,拖拖拉拉。可当你成为职场员工后,每天除了私事,就是干不完的工作,如果不考虑时间,就可能完不成当天的工作。所以,第一年工作的新人一定要学会管理时间,以便高效地完成工作任务。
刚刚大学毕业的表妹,应聘到一家广告公司从事设计工作。前几天,见到她,还没有等我问她工作怎么样?她就是开始向我诉苦:“哎,最近忙死了,工作任务重,时间紧,而且突发状况不断。我总是感到时间不够用,每天疲惫不堪,工作效率极低。因此,我总是挨领导批评。我连跳槽的想法都有了,你说我该怎么办呢?”
像表妹这样刚刚离开校园的职场新人,习惯了 “放羊一学期,突击两星期”的学习方式,踏上工作岗位以后,还无法适应自主安排时间和工作节奏。但是,为了高效完成工作任务,你必须学会管理时间,做时间的主人。根据我多年的工作经验,在时间管理上我是这样指导表妹的。
1.养成立即行动的习惯
为什么时间总不够用?先想想你是怎样对待工作的?你是在想:“这件工作必须完成,但它实在讨厌,所以能拖便尽量拖。”还是在想:“这不是件令人愉快的工作,但它必须完成,所以我得动手,好让自己能早些摆脱他。”
听了我的问话,表妹低下头说:“当然是能拖就拖了。”这也是大部分职场新人时间不够用的主要原因。
刚刚走出大学校门的职场新人,身上都有一种顽疾,那就是没有限期的拖延——上午该做的事情拖到下午做,下午该做的事情拖到晚上做……以此循环,太多的拖延积攒到一块,就出现了时间不够用的结果。
如果你也是一位总觉得时间不够用的职场新人,你也可以从这方面找找原因。
2.自己给自己规定完成期限
自己给自己规定完成期限,是克服拖延习惯最好的办法。人都是有惰性的,特别是第一年参加工作的新人,往往有多少时间完成工作,就会花多少时间去做它,从来不知道合理安排自己的时间。
针对此种情况,我给表妹了提供了“自己给自己规定完成期限”的方法。可表妹告诉我,刚开始几天还能按规定期限执行,可坚持不了几天,拖延的“老毛病”又会犯。其实,这种情况很常见,毕竟我们每个人都不是圣人。遇到这种情况,没有人能帮助你,这就需要提升自己的意志力了。
3.记好时间日志
“你每天都干了些什么,为什么总感觉时间不够用?”
“不知道,感觉一天一件事也没有干成,可时间就是没有了?”
听了表妹的话,我对他说:“想弄清楚你干了写什么,就要记好时间日志。把一天所做的事情记录下来,包括早上洗漱、换衣、早餐花了多少时间,搭车花了多少时间等等。”
这样记录有用吗?当如果你只是单纯地记录一下,当然不会有任何好处,还会浪费你的时间。相反,如果你能分析一下,发现哪些时间是合理消费,哪些时间属于浪费,你就会找到自己时间不够用的原因,也才会想办法改变。
记得很早之前,和上司一起出差,我很惊讶为什么我和她整天在一起,但是她的电子邮件都一一回答了。后来,我才发现,当我们在火车或飞机上聊天、休息的时候,他却利用这些时间把邮件全回了。
我就把此管理时间的时间拿来和表妹分享,也希望所有的职场新人都能从中收益。
4.珍惜和利用上班时间
上班时间你都会干些什么?会经常发呆、上网聊天、打私人电话、写微博吗?别告诉我你没有,所有的职场新人都会干这些。不要以为这些行为没有什么,它们最容易偷走你宝贵的时间,影响你的工作效率。
工作不是玩耍,可以一心二意、懒懒散散。对待工作,必须一心一意,该干什么干什么,尤其是在最高效的时间段。在时间管理上有个著名的80%—20%原则,这句话的意思是说,如果利用最高效的时间,只要20%的投入就能产生80%的效率。相对来说,如果使用最低效的时间,80%的时间投入只能产生20%效率。
据此原则来讲,职场信任该如何利用好这宝贵的20%的高效时间呢?我的建议是,在高效时间段内流留出“请勿打扰”的警示。
“请勿打扰”包括两个方面:一方面是自己不能打扰自己,这就要求你克服上班时间聊天、写微博等个人习惯;另外一方面就是不让别人打扰你。在工作中,难免会碰到同事前来寻求帮助的情况,但是,有些人不懂得“拒绝”,结果,不仅未能完成任何重要的事,而且荒废了一天中最佳的时间。
记得我单位刚来一个计算机专业的编辑,某天他正在工作的时间,一位同事对他说:“我的电脑坏了,你是计算机专业毕业的,应该比较内行,你能帮我修一下吗?”如果是小毛病,这位新人理所应当帮忙,毕竟大家都是同事。但那位同事的电脑并不是出了小毛病,而是这位新人也不能解决的大毛病,为了证明自己的能力,这位新人硬是揣摩了一上午,结果电脑没有修好,耽误了自己的工作不说,还落得那位同事的埋怨。
一般来说,同事求你帮忙,如果你感觉自己能力还够,或自己手头上的工作也非常着急完成,就应该果断地说“不”。否则,你的一天就会不断被人打扰。据有关数据表明,—般工作人员的工作,平均每八分钟就会被打断一次。如果每八分钟就不得不停止一次工作,然后再回到这项工作上来,那我们怎么能有效率呢? 因此,为了管理好自己的时间,提高工作效率,必须每天安排出一段“请勿打扰”的时间。而把这段时间和充沛的精力,用来完成你的首要任务。
忠告语:
对于新人们来说,做到以上所说内容可能会有一定的困难。但是,只要你一点点地实践,相信用不了多久,你就会成为管理时间的高手,效率也自然就会大大提高。