大家都知道，使用电脑办公非常方便，但由于客观或主观方面的原因，你保存在电脑里的重要文件很可能会丢失，而且无法找回，这不仅会影响你的工作，还可能给你和你的公司带来意想不到或无法挽回的损失。因此，对于一些重要文件，千万不要忘记做备份。
尽管我们都知道我们重要的文档、照片和多媒体文件等可能会在瞬间丢失，但是我们大多数人却并不采取任何防范措施。我们可能时不时进行一次备份，有时也会萌发设置定期备份的想法。但是在这样快节奏的生活中，我们似乎抽不出时间来付诸实施。可以说，很多人不接受一次教训，就不知道备份的重要性。下面这个事例中的云霄就是这样。
云霄是一位办公室文员，每天使用电脑工作，她在电脑上保存了大量的重要文件。真是天有不测风云。有一次，一个重要客户的一份重要资料被保存在电脑里，云霄打算第二天把它打印出来交给老板。不料，第二天，机器出现了问题，无法启动起来，经过检查，原来是计算机感染了病毒，系统已被损坏，保存在电脑里的客户的重要文件也丢失了。
为此，老板狠狠地批评了云霄。损失的文件再也不能找到，本打算第二天签订合同的老板也损失了一个重要客户。
可见，对于重要文件，一定不能忘记备份。备份重要文件是每一位使用电脑的办公人员的必修课，因为电脑当中最宝贵的就是文件！养成定期备份的习惯对于保护重要文件尤为重要，同时对于大家提高工作效率和安全性有极大的帮助。
每一个成功的人做事都会多长个“心眼”。很多员工过于重视工作的数量而不是质量，他们粗心大意，从不备份重要文件，因此产生的错误就会给工作带来很大的麻烦。
李建大学毕业后进入一家大公司企划部工作，他很珍惜这份来之不易的工作，并且每天都会兢兢业业地投入到工作中。一天，企划部经理叫李建为一家企业做个企划方案，当天晚上，他加班加点终于做出一份满意的策划，放心地回家了。
第二天，公司例会上，李建胸有成竹地打算向经理以及同事展示他的劳动成果，却发现他的电脑瘫痪了，而昨天储存在电脑中的策划文件也丢失了。原来，李建走后公司的保安使用了他的电脑，电脑中了病毒最终导致了瘫痪。而李建也没将他辛辛苦苦制作的策划文件做备份，致使他只能口头将他的完美创意大致表述出来，他前一天的心血几乎白白浪费了。
试想，如果李建对工作再细心周到些，将文件进行备份，也就不会出现这样的事情了。重要文件一旦丢失而无法找回，即使你追悔莫及也于事无补，所以，平时你一定要事先防范，务必经常备份电脑上的重要文件，然后将备份存储在安全位置。
那么，如何备份重要文件呢？以下几种方法可以帮你：
第一，做一个重要文件清单列表。及时整理所有计算机、外部硬盘、存储磁盘和可能保存文件的任何位置，将所有重要文件及所在位置整理到一份列表中。
第二，选择重要的内容每天备份。对文件进行了解，决定每天要备份哪些内容。
第三，定期备份。要保护你的重要信息和文件，除定期备份外，别无他法。
第四，自动进行定期备份。由于手动备份比较耗时，需要严格履行，持之以恒，所以有些麻烦，你可采用自动备份工具自动为你定期备份重要文件。
第五，你可以创建一个包含所有重要文件的刻录文件夹。无论什么时候你想备份这些文件的最新版本，只需打开该刻录文件夹，然后点按“刻录”即可。
“要律箴言”
备份重要文件是很重要的事情，同时也是很容易完成的事情。其实，借助各种选项和自动工具，定期进行备份并不困难，也不耗时，而且成本也不高。不过，一旦你丢失了任何重要文件，你会发现不进行备份的代价会很高。备份重要文件，你才能做到有备无患。