在现代市场经济中，项目已经成为组织经营活动的一种很典型的形式，项目管理工作在全球得到了广泛的重视。会展业以会议和展览为中心展开各项工作。由于会展的时效性，要求会展企业在有限的时间里做好展会的组织工作。在这一过程中，如果企业以项目来经营，能更好地实现时间、技术及人力等方面的有限利用，使会展企业最大限度地实现会展目标。
（第一节）项目管理概述
一、项目及项目管理定义
１．项目的定义
一般而言，我们可以把社会的各种工作分为两大类：
一类是重复性、持续不断、周而复始的工作，在这类工作中存在着大量常规性的劳动；另一类是独特的、一次性的工作，可称为项目。这里所谓项目是指一项独特的主题性工作，即遵照某种规范及应用标准导入或生产某种新产品或新服务。这种工作应在限定的时间、成本费用、人力资源等各项参数的预算内完成。
一个典型的项目周期可包括项目提出、论证、规划、起动、执行、控制、结束等几个阶段。因此，从某种意义上说，项目是一种创新的活动。
２．项目管理的定义
所谓项目管理是指在特定的组织环境中，为有效实现项目的特定目标而制定的一整套原则、方法、辅助手段和技巧。现代项目管理有别于经验性的传统项目管理，它主要体现为项目管理在理念、组织、方法和手段上的现代化。从项目创新的角度看，现代项目管理可以被称为实现创新的管理。
项目管理是在有限的资源条件下，为实现一定的目标所采取的一系列的管理活动，它是理顺跟项目有关的众多错综复杂难题的一种手段和过程。从某种意义上讲，项目管理既是一门科学，又是一门艺术。项目管理是一门科学，是因为它以各种图表、数值以及客观事实为依据，来分析问题和解决问题。项目管理是一门艺术，是因为它受经济发展、人际关系、组织结构等因素的制约。它经常会遇到相互沟通、协商谈判、解决冲突等问题，因而需要讲究艺术性。项目管理有其既定的方法，但管理结果会因管理者的个体差异，特别是项目经理的素质而有所不同。
二、项目及项目管理的特征
１．项目的特征
（１）目标性。任何项目最终都是为了实现一定的目标，当然其结果未必完全符合预期的目的，可能达到了预期的目的，也可能达不到。项目的最终完成，既可能表现为产品，也可能是一种服务。然而无论怎样，一般而言，项目的目标明确以后不能轻易改变，一旦项目的目标发生实质性的变动，则它就不再是原来的项目了，而称为一个新的项目。
（２）独特性。每个项目都有其自身的特点，可能由于自身的开创性而具独特性，也可能由于项目发生的时间、地点、内外环境以及实施过程中的不同而显示出独特性。总之，每个项目都因其独特性而具有开发的意义。
（３）约束性。项目的约束性是指项目的实施受到人、财、物等资源的约束以及时间、地点等因素的制约。由于受到诸如成本预算等的约束，项目实施过程中不可能无限制地投入各项资源，而要以尽可能低的成本创造出高质量、高效率的项目。同时，应当注意，项目的实施有时间性，若不能按期完成，就意味着项目开发的失败。
（４）对象性。所谓对象性是指项目因需求而产生，并以客户为需求对象。
每个项目都有其各自的客户，项目是在确认客户需求的基础上开发实施的，以客户为对象提供项目服务，目的是为了满足客户的需求。
（５）风险性。风险性是指项目具有不确定性。每个项目都有一定的不确定性，即在项目的具体实施中，由于外部环境和内部因素在发展变化，项目的实施过程与项目的计划有所偏差。比如，项目提前或延迟完成，项目实际成本高于或低于预算成本，项目的实施结果与预期不相符，等等。因此，在项目实施过程中，要进行有效的管理和控制。
（６）不可逆性。项目的不可逆性是指每个项目都是一项一次性的、不可重复的工作，这是项目与其他常规性工作的最大区别。随着项目实施结果的移交和合同的终止，该项目即告结束。因此，每个项目都要根据具体的条件进行系统的管理，这一管理过程是不可循环不可逆的。
２．项目管理的特征
（１）复杂性。项目管理涉及项目构思、项目论证、项目规划、项目实施、项目控制、项目评估等许多环节，需要合理地配置各种资源，因此说它是一项复杂的工作，具有复杂性。
（２）创造性。由于每个项目都有其独特性，因此每个项目的管理过程也表现出不同的个性，或者说都要求根据项目的特点有所创新。因此，项目管理不是一成不变的工作，而是一个体现创造性的过程。
（３）专业性。项目管理是一项十分专业化的工作，它需要专业化的集权领导和专门的组织机构，从而合理有效地进行分工，提高管理效率；同时，项目管理需要专业人才的参与，其中，项目经理在项目管理中起着非常重要的作用。
（第二节）会展项目的类型与特征
会展项目作为一种新型的项目形式，与传统的项目有着明显的不同。根据会展主题的不同，可以将会展项目划分为多种类型，主要有科技展示型、产品交易型、综合博览型和会议洽谈型等项目，每类会展项目又各具特点。
一、会展项目的总体特征
要了解会展项目的总体特征，先得了解会展业。会展业是以完善的基础设施和健全的都市服务为支撑，通过举办各种形式的展会活动，吸引大批与会、参展的人员以及一般游客前来进行经贸洽谈、文化交流或旅游观光，以带动城市相关产业发展的一项综合性经济产业。会展业的定义决定了会展项目主要有以下几方面的特征。
１．服务的目标性
会展项目以提供令客户满意的服务为目标。会展业属于第三产业，从服务业的本质出发，要求会展业的从业人员围绕人来开展工作，最终实现客户满意的目的。因此从目标上看，会展企业引进项目管理的运作方式可以使企业最大限度地实现会展目的，服务于与会者或参展商。
２．项目的关联性
会展业有很强的示范带动效应。实施一个会展项目往往会涉及交通、运输、通信、建筑、旅游、餐饮、宾馆、物流、广告、咨询、保险等诸多行业，能直接或间接带动一系列相关产业的发展。据有关专家测算，国际上展览业的产业关联系数大约是１∶１０，即如果展览馆收入是１，相关的社会收入则是１０。因此，以城市为依托的会展项目的开展，往往会带动整个城市的治理与建设，提高一个城市的综合竞争力。
３．客户的广泛性
一般来说，会展活动是以客户群体而非个体为主要对象的。会展项目的服务对象是以参展商和专业观众为主的客户群，其构思与起动要以充分调动这两个客户群的需求为基础。一个成功的会展项目往往把会议、展览和文化、旅游等活动有机结合在一起。一方面可以吸引大量的与会者或参展商，丰富会展内容；另一方面，也增强了对观众的吸引力，可以扩大观展规模，从而形成更广泛的客户群。
４．效益的综合性
会展项目的投资收益是综合性的，这种综合性体现在两个方面：其一，会展项目投资在获取经济效益的同时，还将获取巨大的社会与环境效益，比如推动了城市的基础设施建设、推动了相关产业的发展、优化了城市环境等；其二，项目的关联性决定了项目收益由多方构成，具有综合性的特点。例如，法国会展业每年的展会营业额达８５亿法郎，交易额达１５００亿法郎，参展商和观展商的间接消费超过２５０亿法郎。
二、会展项目的类型及特征
１．科技展示型项目
科技展示型会展项目主要是以某种高科技产业或优势产业为依托举办的专业性科技博览会或交易会，如光电科技博览会、高新技术展示会等。这类会展项目具有以下一些特征：
（１）专业性强。科技展示型会展项目对参展企业和观展商都有专业性方面的要求。参展的企业必须是从事某种高新技术产业的企业，对该产业有充分的认识和了解，并有相关的科技产品。而观展商一方面要具备该行业的专业知识，能识别相关产品，另一方面要具备一定的购买能力，因此通常是使用某项技术的专业性公司或企业。
（２）技术含量高。科技展示型会展项目对组展企业提出了较高的技术要求。由于在项目任务中涉及比较多的技术性工作，因此，对工作人员的相关技术水平有一定的要求。
２．产品交易型会展项目
产品交易型会展项目主要是指将某些产业与内外贸相结合而开展的产品交易会、展销会等，如车展、房展、服装展等。这类会展项目具有以下一些特征：
（１）项目针对性强。一方面，在参展商的组织上具有很强的针对性，一般是生产某产业产品的企业；另一方面，观众参与具有明显的目的性，观展的企业和个人大都对产品存在消费需求或者潜在的需求，并具备一定的购买力。
（２）交易目标优先。产品交易型项目以产品交易为主要目标，因此在项目目标体系中，交易活动占据优先地位，会展企业应首先满足参展商或观众的交易需求。与此同时，会展企业在招展过程中，一定要组织一批有购买力的专业观众，以扩大会展交易额。
３．综合博览型项目
综合博览型会展项目主要是指以宣传本地人文资源，如文化、艺术、体育等为宗旨的大型展览活动，如１９９９年在我国昆明举办的世界园艺博览会，以及２０１０年将在上海举行的世博会等。这类会展项目具有以下特征。
（１）项目周期长。由于这类展会涉及的内容比较广泛，涉及的国家或者地区也比较多，因此综合型博览会往往项目的周期较长。首先，项目启动阶段是一个充分调研、精心构思的过程，因此要花费较长的时间；其次，项目规划阶段涉及众多任务的筹划，历时也比较长；其三，由于展示内容丰富、广泛，需要提供较多的时间观展。
（２）成本预算高。综合博览型项目的宗旨是展示某地的人文资源及社会经济发展状况，而不是以产品交易为目标，因此展会直接的收益不大，而成本代价却很大。同时，这类项目涉及众多具体项目，需要花费大量的人力、物力及财力，成本预算相当高。
（３）观众范围广泛。综合博览型项目由于展会内容丰富，对观众有很强的吸引力，而且对观众没有专业性的限制，因此观众范围非常广泛。这样的展会既有本地观众出于对当地人文资源深入了解的需要前往观展，更有大规模的外地旅游者出于求新、求奇的动机前往观展。
４．会议洽谈型项目
会议洽谈型项目主要是指以重要的城市为中心而举办的综合性的国际会议及大型论坛活动，如ＡＰＥＣ会议、亚洲博鳌论坛等。这类会展项目具有如下一些特征。
（１）重复性强。会议洽谈型项目一般都定期举办，重复性强，然而举办地却经常变动。尤其是一些大型的国际会议，每年定期举行，但可能安排在不同的国家或城市，在同一城市重复举办的可能性很小。比如ＡＰＥＣ会议，在上海举办过一次以后，下次再来上海举办大概要许多年之后了。
（２）服务全面。一次大型的会议，对服务的要求是相对高的，而且也相当全面，从接待、餐饮、音响、通信、信息系统、场地布置到会间服务等都要全面到位。
比如餐饮服务，一般的展会项目对此要求不高，只提供基本餐饮，而会议洽谈型项目通常要提供包括早餐、中餐、晚宴的全方位服务，展会期间一般还有茶点服务等。
（３）参与人数相对较少。会议洽谈型项目与前几种展览型项目不同，与会人员有一定的人数限制。一般的展览会都有几十万人参加，而会议洽谈型项目有上千人参加就算规模很大了。同时，高规格的会议对与会人员有较高的专业与条件要求。
（第三节）会展项目管理的过程与方法
为了便于对项目活动进行控制，人们通常把一个项目从开始到结束的全过程按照先后顺序划分为若干个阶段，如项目的选定、项目设计、项目实施和项目评价等，并且在每个阶段结束时一般要提供明确的阶段性结果。按照会展项目的类型和特点，可以把一个完整的会展项目周期划分为四个阶段，即会展项目启动阶段、会展项目规划阶段、会展项目执行阶段以及会展项目结束阶段等。一个完整的会展项目管理过程就是这些阶段的总和。
一、会展项目启动阶段
会展项目启动阶段是会展项目管理过程的起点，这一阶段又可以进一步分为调研、构思、立项等三个阶段。
１．会展项目调研阶段
需求是项目产生的基本前提，因此在项目调研阶段主要以识别市场需求为目的，以便针对需求确定会展项目的主题。会展项目调研的市场对象主要是参展市场和观展市场。
（１）参展市场的调研。对参展市场的调研主要包括具有参展需求的产品类型、某类产品的参展需求规模，周边地区同类项目的举办情况，以及本地区举办该主题会展项目的资源优势，等等。
（２）观展市场的调研。对观展市场的调研主要包括拟参展产品的吸引力及市场需求规模，以本地区为核心的客源市场的观展优势，等等。
２．会展项目构思阶段