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第38章 了解完善的管理制度(7)

各企业领导及签约人应随时了解、掌握经济合同的履行情况,发现问题及时处理汇报。否则,造成经济合同不能履行、不能完全履行的,要追究有关人员的责任。

经济合同的变更、解除

在经济合同履行过程中碰到困难的,各企业首先应尽一切努力克服困难的,尽力保障合同的履行。

如实际履行或适当履行确有不可克服的困难而需要变更、解除合同时,应在法律规定或合理期限内与对方当事人进行协商。

对主当事人提出变更、解除合同的,应从维护本企业合法权益出发,从严控制。

变更、解除经济合同,必须符合《经济合同法》的规定,并应在公司内办理有关手续。

变理、解除合同的手续,应按本《制度》相关规定的审批权限和程序执行。

经上报主管机关批准的合同,在达成变更、解除协议前,应报原机关批准。

经上级主管机在见证或工商行政管理机关鉴证的合同,在达成变更、解除协议后,应报原机关备案。

经公证机关公证的合同,在达成变更、解除协议后,必须报公证机关重新公证,才具有法律效力。

变更、解除经济合同,一律必需采用书面形式(包括当事人双方的信件、函电、电传等),口头形式一律作废。

变更、解除经济合同的协议在未达成或未批准之前,原合同仍有效,仍应履行。但特殊情况经双方一致同意的例外。

因变更、解除合同而使当事人的利益遭受损失的,除法律允许免负责任的以外,均应承担相应的责任,并在变更、解除合同的协议书中明确规定。

以变更、解除合同为名,行以权谋私、假公济私之实,损公肥私的,一经发现,从严惩处。

经济合同纠纷的处理

合同在履行过程中如与对方当事人发生纠纷的,应按《经济合同法》等有关法规和本《制度》规定妥善处理。

合同纠纷由签约企业负责处理。涉及内部几个企业的,可以协商或由公司确定一个企业为主负责修理。签约人对纠纷的处理必须具体负责到底。

处理合同纠纷的原则是:

1坚持以事实为依据、以法律为准绳,法律没规定的,以国家政策或合同条款为准。

2以双方协商解决为基本办法。纠纷发生后,应及时与对方当事人友好协商,在既维护本企业合法权益,又不侵犯对方合法权益的基础上,互谅互让,达成协议,解决纠纷。

3因对方责任引起的纠纷,应坚持原则,保障我方合法权益不受侵犯;因我方责任引起的纠纷,应尊重对方的合法权益,主动承担责任,并尽量采取补救措施,减少我方损失;因双方责任引起的纠纷,应实事求是,分清主次,合情合理解决。

各企业在处理纠纷时,应加强联系,及时通气,积极主动地做好应做的工作,不互相推诿、指责、埋怨,统一意见,统一行动,一致对外。

法律顾问室处理合同纠纷的范围是:

1董事会、总经理交办的;

2经各企业处理解决不了的;

3其他应由法律顾问室处理的。

提请处理合同纠纷的程序是:

1承办人填写“对外经济合同纠纷申报表”(一式二分),按本《制度》规定报批。

2审批单位可依据情况,在1天内作出;由上报单位负责处理;由法律顾问室负责处理。

3法律顾问室对经协商仍无法解决或认为有必要的合同纠纷,经主管领导同意,可提交上级主管机关、仲裁部门或人民法院依法处理。

合同纠纷的提出,加上由我方与对方当事人协商处理纠纷的时间,应在法律规定的时效内进行,并必须考虑有申请仲裁或记拆的足够时间。

凡由法律顾问室处理的经济合同纠纷,有关企业必须主动提供下列证据材料(原件或影印件):

1经济合同的文本(包括变更、解除合同的协议),以及与合同有关的附件、文书、电报、图表等;

2关货、提货、托运、验收、发票等有关凭证;

3货款的承付、托收凭证,有关财务财目;

4产品的质量标准、封样、样品或鉴定报告;

5有关违约的证据材料;

6其他与处理纠纷有关的材料。

对于经济合同纠纷经双方协商达成一致意见的,应签订书面协议,由双方代表签字并加盖双方法人公章或合同专用章。

各企业对双方已经签署的解决合同纠纷的协议书,上级主管机关或仲裁机关的调解书、仲裁书,在正式生效后,应复印若干份,分别送与该纠纷处理及履行有关的部门收执,各部门应由专人负责该文书执行的了解或履行。

对于对方当事人在规定期限届满时没有执行上述文书中有关规定的,承办人应及时向主管领导和法律顾问汇报。

对方当事人逾期不履行已经发生法律效力的调解书、仲裁决定书或判决书的,由法律顾问室配合各单位向人民法律申请执行。

在向人民法院提交申请执行书之前,有关单位应认真检查对方的执行情况,防止差错。

执行中若达成和解协议的,应制作协议书并按协议书规定办理。

合同纠纷处理或执行完毕的,应及时通知有关单位,并将有关资料汇总、归档,以备查考。

经济合同的管理

本公司对经济合同实行二级管理、专业归口制度,法人委托书制度,合同专用章制度及基础管理制度。

本公司经济合同的二级管理具体是:

公司由总经理总负责凡管副总经理(总经理助理)具体负责,归口管理管理部门为法律顾问室。

下属公司一级由经理、副总理负责,归口管理人为办公室主任或秘书;各法人委托人具体负责各自授权范围的合同签订、履行工作。

公司主管内贸的副总经理(总经理助理)负责审批内贸合同。

公司主管外贸的副总经理(总经理助理)负责审批外贸合同。

公司主管工业的副总经理(总经理助理)负责审批工业方面的引进、合资、合作合同。

公司主管房地产业的副总经理(总经理助理)负责审批房地产、建设合同。

法律顾问室的主要职责是:

1负责管理公司的各类合同;

2负责检查各类合同的合法性,实行法律监督;对公司审批或签订的合同负责把关,对下属企业审批的合同负责抽查,提供法律帮助;

3负责对法人委托人和有关人员进行法律培训、考试、提高法人委托人的法律素质;

4负责考评各企业的合同管理工作,总结交流经验教训,提高合同管理水平;

5配合各企业办理合同的报批、见证、鉴证和公证等事项;

6配合各企业处理合同纠纷;

7参与有关合同的谈判、签约、履行等工作。

下属公司、企业合同管理的主要职责是:

1负责管理本企业签订的合同;

2负责审查本企业签订的合同的合法性、完整性和可行性;对须报请公司或上级主管机关审批、见证、签证或公证的合同,办理申报手续,提出初步意见;

3负责本单位法人委托人的日常管理及年终审查的初审;

4根据法律及本《制度》的规定,制定本企业合同管理的实施细则,采取切实措施,搞好合同管理工作;

5负责修理本企业合同纠纷;对难度较大单位经济合同资料的汇总、分类、归档、保管及合同台账的设立、统计、上报等基础管理工作。

法人委托人的主要职责是:

1在授权范围内负责谈判、签订合同,既不能违章越权,也不能消极推诿;

2对所签订合同的合法性、完整性和可行性负责;

3对须报请上级领导审批的合同,办理申报手续,提出本人意见并对本人意见负责;

4对所签合同的全面履行具体负责,履行中发现问题应立即上报、并积极想办法解决,对发生的合同纠纷负责处理好或协助有关部门处理好;

5负责保管好本人所签合同的一切资料;合同履行完毕后应立即将资料上交归档。

凡具备下列条件的,可以发给法人委托证书:

1政治思想好。能自觉遵守国家的法律政策,遵守公司各项规章;能拒腐蚀,不贪污受贿,不假公济私、损公肥私。

2业务工作好。熟悉本职工作,能够良好地完成本人的业务工作,并以公司利益为重,择优签约,严格履约,节约资金,增加收益,取得一定成绩,无遗留问题。

3法律意识强。对《经济合同法》等经济法规认真学习,初步掌握并能运用有关法规。

公司根据各部门和下属公司、企业的实际情况,决定法人委托人的设置及数额,具体人选由各单位确定,经培训考核合格后,发给法人委托书。

法人委托书定于每年终重新审核一次。审核的主要内容是:法人委托人在本年度的工作、学习及思想情况,取得什么成绩,发生什么问题,有无违纪行为等。审核后,法定代表人可根据情况分别作出:维持授权范围、变更授权范围、撤销授权及吊销法人委托书等决定。

法人委托证书应妥善保管,防止遗失。不准将法人委托证书转借他人或用作其他证明,否则,除吊销其法人委托证书外,还要追究相应的责任。

法人委托人工作调动时,应向所在企业交销其法人委托证书。

签订合同专用章制度。公司及下属保企业对外签订合同所加盖的印章,除各企业的公章外,一律使用合同专用章,其他印章一律不准代替使用。否则,财务部门有权拒绝办理结算手续,由此所引起的责任由有关人员承担,还可以予以处罚。

合同专用章由各单位统一刻制、编号和颁发;严禁任何人私自刻制、使用。

合同专用章应严格按授权的范围使用,不准混用、代用或借用。

合同专用章应妥善保管,若有遗失,除立即登报声明作废外,还要追究有关人员的经济责任和行政责任。

公司各企业都必须认真做好经济合同管理和基础工作。具体如下:

1建立合同档案。每一份合同都必须有一个编号,不得重复或遗漏。每一份合同包括合同正本、副本及附件,合同文本的签收记录,合同分批履行的情况记录,变更、解除合同的协议(包括文书、电传等),均应妥善保管。

2建立合同管理台账。各企业应根据合同的不同种类,建立经济合同的分类台账和总台账。每个企业必须设一个总台账。其主要内容包括:序号、合同号、经手人、签约日期、合同标的、价金、对方单位、履行情况及备注等。台账应逐日填写,做到准确、及时、完整。

3填写“经济合同情况月报表”。各企业应在每月5日之前将上月月报表填好后报送总经理,同时抄报计划财务部和法律顾问室。

文件管理制度

总则

为了减少发文数量,提高办公速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用,根据中央关于文书处理的有关规定,结合我厂的实际情况,特制订本制度。

文件管理内容主要包括:上级函、电、来文,同级函、电、来文,本厂上报下发的各种文件、资料。

按照党政分工的原则,全厂各类文件分别由党委办公室和厂部办公室(以下简称两办)归口管理。

收文的管理

公文的签收

1凡来厂公启文件(除厂领导亲启的外)均由厂收发员登记签收(由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要文件除外)后分别交两办机要秘书拆封,在签收和拆封时,收发员和机要秘书均需注意检查封口和邮戳,对开口和邮票撕毁函件应查明原因,对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。

2对上级机要部门发来的文件,要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定,如果其中一项不对口,应立即报告上级机要部门,并登记差错文件的文号。

公文的编号保管