书城励志落实背后的落实
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第33章

80/20法则

80/20法则(the 80/20 principle),又称为帕雷托法则、帕·雷托定律、最省力法则或不平衡原则。

19世纪末,意大利经济学家帕雷托研究英国人的收入分配问题时,惊讶地发现了这种现象:大部分财富流向小部分人一边,这部分人口占总人口的比例,与这一部分人所拥有的财富的份额,具有比较确定的不平衡的数量关系。而且,这种不平衡模式会重复出现,具有可预测性。这种不平衡的数量关系为20%对80%,简单来说,就是20%的人口拥有80%的财富。后来,经济学家把这一发现称为“帕雷托收入分配定律”,认为是“帕雷托最引人注目的贡献之一”,并继续将之推进:如果20%的人占有80%的社会财富,由此可以预测,10%的人所拥有的财富为65%,5%的人享有的财富为50%。

管理学家们也非常看重这一结果所体现的思想,即不平衡关系存在的确定性和可预测性。理查德·科克有一个精彩的描述:“在因和果、努力和收获之间,普遍存在着不平衡关系。典型的情况是:80%的收获来自20%的努力,其他80%的力气只带来20%的结果。”

80/20法则现象在生活中非常普遍,举一个例子:世界上大约80%的资源,是被世界上15%的人口所耗尽的。世界财富的80%为25%的人所拥有。在一个国家的医疗体系中,20%的人口与20%的疾病,会消耗80%的医疗资源。

总之,80/20法则告诉人们一个道理,即在投入与产出、努力与收获、原因与结果之间,普遍存在着不平衡关系。关键的少数,往往是决定整个组织的效率、产出、盈亏和成败的主要因素,所以,我们在做事情的时候,应该先做最重要的事。

认识并且运用好80/20法则,先做最重要的事,才会提高做事情的效率,也会帮你节省时间,真正做到事半功倍。

ABC法则

ABC法则是一个让工作条理化的重要工具。一天只有24小时,一天的工作时间只有8小时,你如何提高这短短8小时的工作效率?其实很简单,你只需要不断问你自己:“现在什么是最紧要的?”

效率提升大师博恩·崔西认为:一件工作的完成,必有其顺序,而工作的顺序常能左右时间的价值及效率。一般人都忽略了工作顺序,以至导致失败或蒙受损失。由此可见,确定工作的优先顺序,不再是个可有可无的工作。一次就判断清楚,工作起来就会轻松愉快,就不会忙手忙脚,变来变去。这就是决定优先顺序的最大价值。从现在起,你得学会按照你的工作的重要性和紧急性计划你的一天。

1.把你的工作按照以下标准分成三种类型。

A型:今天必须做——重要并且紧急的任务。

B型:今天应该做——重要或紧急,但不是既重要又紧急的任务。

C型:今天可以做——既不重要也不紧急的日常任务。

2.平衡日常工作任务

合理安排每天的工作量,做到均衡安排,这样才能合理地平衡好工作的进度。

3.考虑一项任务的优先程度

事实上,世事变幻无穷,没有任何事是处在一成不变的环境中的。同样,你的工作顺序也总是不断变化,正如我们周围的环境也是不断变化一样。往往一则新的信息就可能将一项任务的重要性或紧急性完全改变。如果明天召开的会议要推迟两天,那么它就不再是A型的任务了。一旦得知任何影响你工作优先顺序的新信息,你就应该重新评估工作的优先顺序。

PDCA循环法

PDCA循环法是在西方十分流行的一种行之有效的科学管理程序。这四个英文字母,分别代表计划(P1an)、执行(Do)、检查(Check)、修正再执行(Action)。

戴明博士把质量管理全过程分为四个依序衔接的工作阶段,即计划阶段、执行阶段、检查阶段和修正再执行阶段。这四个阶段是一个首尾相接的循环过程。

在工作程序Plan Do Check Action的过程中:

Plan即拟订计划,制订计划目标,制订计划做法;

Do即执行实施,并加以控制;

Check即确认或评估执行状况与目标之差距;

Action即执行结果与目标值之差距探讨,并修正采取措施。

我们把工作的全过程分为四个依序衔接的工作阶段:计划阶段,执行阶段,检查阶段,修正再执行阶段,这是很容易理解的。但是如何更科学地去操作,就有学问了。其实这并不是一门高深的学问,只要我们能解决一个“细”字,将这四个阶段细分为八个便于操作的步骤,你就能够得心应手地运用“PDCA”循环法了。

PDCA循环工作步骤表

阶段 步骤

计划阶段(P) ①设定目标 ②搜索与目标相关的信息 ③找出最佳方案 ④制订计划工作表

执行阶段(D) ⑤按计划工作表执行工作

检查阶段(C) ⑥检查执行情况

修正再执行阶段(A) ⑦对检查结果做出修正 ⑧修正后再执行

1.Plan:制订一份周全的计划。

本阶段你要明确六个问题。这六个问题简称为5W1H。

(1)为何制订此计划?(Why?)

(2)计划的目标是什么?(What?)

(3)何处执行此计划?(Where?)

(4)何时执行此计划?(When?)

(5)何人执行此计划(Who?)

(6)如何执行此计划(How?)

2.Do:计划好之后,着手将项目一步一步向前推进。

3.Check:在进行市场调研过程中,一定要记得检查,看项目的推进是否按原先的计划进行?当中有无纰漏和出现偏差?

4.Action:针对你的检查结果确定你的行动。

如果在市场调研过程中,发现计划偏离了原来的目的,或者发现原先的计划考虑不够周全,那你就要及时弥补、调整,以确保任务的圆满完成。如果当中并无纰漏或出现偏差,当然是皆大欢喜,那你可以继续一如既往地进行。

时间管理的19个法则

1.把该做的事依重要性进行排列,这件工作,你可以在周末前一天晚上就安排妥当。俗话说:“凡事预则立,不预则废。”

2.每天早晨比规定时间早十五分钟或半个小时开始工作,这样,你不但树立了好榜样,而且有时间在全天工作正式开始前,好好计划一下。

3.开始做一件工作前,应先把所需要的资料、报告放在桌上,这样将免得你为寻找遗忘的东西浪费时间。

4.利用电话、电报、信件等,以节省时间。

5.购买各种书籍,尽可能多地吸收知识,这样可增强你的处事能力,减少时间浪费。

6.把最困难的事搁在工作效率最高的时候做,例行公事,应在精神较差的时候处理。

7.养成将构想、概念及资料存放在档案里的习惯,在会议、讨论或重要谈话之后,立即录下要点。这样,虽时过境迁,仍会记忆犹新。

8.训练速读:想想看,如果你的阅读速度增快2~3倍,那么办事效率该有多高?这并不难做到,书店及外界都有增进你这些能力的指导训练书籍。

9.不要让闲聊浪费你的时间,让那些上班时间找你东拉西扯的人知道,你很愿意和他们聊天,但应在下班以后。

10.利用空闲时间:它们应被用来处理例行工作,假如哪位访问者失约了,也不要呆坐在那里等下一位,你可以顺手找些工作来做。

11.充分发挥你的手提箱的功用:把文件有条不紊地排好,知道哪些东西在哪个位置上,这样可避免费时去找东西,更不会在与人洽谈时翻箱倒柜去查找。

12.琐事缠身时:务必果断地摆脱它们。尽快地把事做完,以便专心致志地处理较特殊或富创造性的工作。口述时,只述重点,其余就让秘书或助手来替你做,只要使他们知道你期待他们做什么事就可以了。

13.管制你的电话:电话虽然不可缺少,但如果完全被你太太或朋友占用了,这件工具岂非像一个被埋没的天才?还有,在拿起电话前,先准备好每件要用的东西,如纸、笔、姓名、号码及预定话题、资料等。

14.该做的事都放在桌上,以免遗漏。

15.晚上看报:除了业务上的需要外,尽可能在晚上看报,而将白天的宝贵时光用在读信、看文件或思考业务状况上,这将使你每天工作更加顺利。

16.开会时间最好选择在午餐或下班以前,这样你将分发现在这段时间每个人都会很快地做出决定。

17.当你遇到一个健谈的人来访时,最好站着接待他,奇怪吗?这样他就会打开天窗说亮话,很快就道出来意了。

18.休息片刻,来杯咖啡、茶、冷饮,甚至只要在窗前伸个懒腰,就能够使你精神抖擞了。

19.沉思:每天花片刻时间思索一下你的工作,可找到各种改进工作的方法,受益匪浅。