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第32章 高效率抓住机遇(1)

制定清晰的目标

做事高效的人在做事之前都会给自己制定一个清晰的目标,否则就会没有方向。

英国科学家赫胥黎有一次应邀到柏林演讲,因为时间紧迫,他一跳上出租车,就急着说:“快快!来不及了!”

司机遵照指示,猛开了好长一段路程,赫胥黎才发现不太对劲,问道:“我没有说要去哪里?”

司机回答:“没有啊!你只叫我开快啊!”

赫胥黎急忙表示:“对不起,请掉头,我要去柏林。”

在我们的生活中,赫胥黎的失误并非是一种偶然现象,这种失误不仅是表现在弄不清目的地的方向,还表现在很多人生的道路上,因为没有弄清准确的目的地,而出现南辕北辙的现象。

嘉信理财的CEO施瓦布从小文科成绩就非常不好。他的读写速度很慢,英文课需要阅读经典名著时,他只能从漫画版本开始。他常常说:“我的脑袋里有想法,却没有办法将它写出来。”后来经医生诊断,确认他患有识字障碍。

但是,他后来却凭借优异的数理成绩,进入美国名校斯坦福大学就读。他发现商业课程对他而言比较容易,就选择经济为主修,在英文及法文仍然不及格的同时,他全力投入于商学领域,获得了MBA学位。毕业时,他很清楚自己只能在商业方面发展,于是向叔叔借了10万美元,开始了自己的事业。他于1974年在旧金山创立公司,后来他又把公司发展为名列《财富》50强的大企业。

一个先天学习能力不足的人,何以能成就如此一番事业?施瓦布的答案:由于学习上的障碍,让他比别人更有一个清晰的目标,更懂得专注和用功。“我不会同时想着十个八个不同的点子,我只专注于某些领域,并且用心钻研。”他说。

这种目标明确的作风,也展现于嘉信30年多的历史中。当其他金融服务公司将顾客锁定于富裕的投资者时,嘉信不为之所动,推出了平价服务,专心投资大众的市场,终于开花结果。之后随着科技的进步及顾客的成长,嘉信于每个时期都有一个非常清晰的目标,有很多成果成为了业界模仿的对象。

嘉信理财被《财富》杂志评为全球最受景仰的20大企业之一,全美最适合工作的企业,还名列美国《福布斯》和《商业周刊》的50大企业荣誉榜,成为各管理书籍最常引用的案例之一。

施瓦尔因祸得福,因为缺陷,使他一直有一个非常清晰的目标。又因为他一直有一个清晰的目标,使他又成就了如此一番事业。制定一个清晰的目标是事业成功的关键,施瓦布的成功就说明了这一点。

我们应该每周留出半小时时间,来好好审视自己的生活,问自己一些问题。自己的目标是否明确?每天所花的时间是否用在已制定的目标上了,还是在进行令自己深恶痛绝的活动?我们是按自己的想法生活?还是按别人的想法生活?

遗憾的是,我们大多数人一直要到生涯走了一大半以后,才开始问这样的问题。那是因为年轻时没有清晰的计划,一旦开始要花费时间做一些事的时候,没有一个明确的目标。

世界上有梦想的人太多太多,每天活在不同梦想之中的人也太多太多,唯独一生有一个清晰的目标的人是少之又少。梦想多者,一生都在游离不定中摇摆,在举棋不定中反复。他们没有恒心,没有毅力,太急于求成,他们总是在期望机遇之神光顾,结果却恰恰相反,机遇之神总是无视地走过。

一个清晰的目标会使工作由被动变为主动,可以使自己更加明确高效地工作,也为未来的自我评价制定了一个考核标准,制定一个好的目标也有一些科学的原则:

1.目标必须是具体清晰的;

2.目标必须是可以达到的;

3.目标必须是可以衡量的;

4.目标必须和其他目标具有相关性;

5.目标必须具有明确的截止期限;

总之,没有一个清晰的目标,人生就没有主题;没有清晰的目标,人生就没有方向,更不会有做事的高效和人生的成功。

有条理就会有效率

被英特尔内部人士戏称为“清洁先生”的葛鲁夫非常讲究条理。英特尔公司有一项纪律检查制度,特别强调工作场所的物品摆放的条理性和清洁卫生。葛鲁夫带头执行这一制度,后来扩大到了市场主管,他们定期到公司各处巡视,从传达室中的文件架到董事会的会议室,什么都要进行仔细检查,发现什么东西摆放得不对,就下令立刻将其整理好。葛鲁夫坚信,整洁有条理的办公桌能够反映一个人做事的效率。有时候葛鲁夫亲自参加巡查,检查人员还为各个办公区域的情况打分,如果一个办公室连续数次分数都不及格,“清洁先生”就会亲自到场督促工作人员整理好办公室,同时公布该办公室不及格的分数,直到状况好转,分数及格为止。

做事讲究条理,做生活的有心人,可以帮助我们赢得更多的成功机会。不成功的人有各种各样不同的性格,成功的人却总是拥有很多共同的特点。

罗伯特·普拉萨是世界著名的投资专家,多家世界级大公司成功并购就是出自他之手。他曾透露,当他准备考虑收购一家公司或企业时,“条理和整洁”是他考虑的一项重要指标。他认为,一家公司的诸多情况可以从大厅的整洁与否得到有关信息:地毯是否干净?壁纸、油漆是否有新刮痕?烟灰缸是否装满了烟灰?报纸杂志是否勤更换?如果一栋建筑物看起来杂乱无章,通常可以表明这家公司其他方面也一样缺乏有效的管理。在他看来,脏乱差就是一项警讯。

葛鲁夫和罗伯特·普拉萨的成功得益于一个共同特点,那就是做事讲究整洁和条理。经验丰富的秘书和汽车机械修理师都知道整洁带来的巨大方便,无论是卷宗、文件,还是档案材料,如果分门别类地放置,日后就可以省去很多查找的时间和麻烦。机械修理师要争分夺秒地排除故障,修理工具排放在一个个规格不一的盒子里或套子里,他们就可以只盯着正在修理的机器或零件,就不必为找工具而分心;工作完成后,他们也会及时物归原处。

查尔斯·舒尔茨因创作出脍炙人口的连环漫画《花生米》卡通人物“史努比”而闻名于世,他非常嗜好整洁,而且也尝到了整洁条理给他带来的利益。

他的工作室一尘不染,写字桌上异常地整洁干净,绘画工具非常有条理地排列于其上。他创作绘画时,不需要抬头只要伸手就可以拿到自己所需要的工具,所以,他的工作效率相当高。

对舒尔茨而言,整洁就是有次序地安排事情和物品。它是一种有效的运用时间的技巧,在工作时不用为找东西而分心。分心的事情越少,就越可以全心全力处理工作,工作效率就越高。反正我们一定得将用完的物品放在某个固定地方,那么为何不把它们放在一个下次需要时可以容易就找得到的地方呢?

杰克·韦尔奇将“做事没有条理”列为许多公司缺乏效益的一大重要原因。如果办事不得当、工作没有计划、缺乏条理,浪费大量的精力和体力,最后还是无所成就。做事没有秩序、没有条理的人,无论做什么工作都没有功效可言。而有条理有秩序的人,即使才能平庸,他的事业也往往可以有相当的成就。

很多成功人士都是高效率的人,他们早就明白整洁可以节约时间,提高工作效率。我们也应该要求自己在生活和工作中的条理和整洁,从现在开始行动、注意次序和整洁,会使我们节约很多宝贵的时间,提高工作的效率。

既然整洁是如此重要,那么如何才能养成整洁的习惯呢?你不妨试试下面的做法:

1.不藏东西:

2.物尽其用,物归原处;

3.好记性不如烂笔头;

4.在文件上标明姓名、地址和电话号码;

5.细心标示档案和文件夹;

6.备份文件;

7.利用笔记和提示物;

8.及时完成要做的事务。

集中精力,专注是金

阿基米德的故乡——叙拉古城堡曾遭受一支船队的攻击。正在国外讲学的阿基米德闻讯后怒不可遏,立即返回了故乡,加入了保卫祖国的战斗。那天骄阳高照,阿基米德在城堡上嘹望海面,只见远处战船上刀光闪闪,罗马帝国的船队正在扬帆逼近。当时城堡内兵力很少,国王惊慌失措。

阿基米德却神情自若,他命令工匠们把数百面准备好的凹面镜搬上城堡。国王不解地问:“这些镜子有何用处?”

阿基米德指指太阳说:“太阳神将帮助我们打败侵略者。”他命令士兵各执一镜,把镜面上的阳光一齐反射到敌人的战船上。顷刻,在数百面凹面镜会聚的强光照射下,一艘战船上的帆冒出缕缕青烟,很快就燃烧起来。过一会儿,其余船只也相继着火,风助火势,火借风威,瞬间烧成了一片火海。

罗马船队不战自乱,士兵纷纷跳海逃命,没有着火的船只见势不妙,赶忙掉头逃窜,认为叙拉古城堡有天神保佑,不可战胜。

爱默生曾经说过:“生活中有件明智的事,就是精神集中;有一件坏事,就是精力涣散。”不仅是在自然界,在人类的活动中,精力集中也会产生难以想像的力量,有时还能起到起死回生的作用。

“高空表演王子”阿迪力在杭州桐庐山水旅游节上,曾遇到过很大的惊险。

那天是在富春江江面上表演,钢丝绳横贯在1000多米的江面上,当时风很大,钢丝绳一直在摇晃。但阿迪力还是起步走上了钢丝绳。

意外的事情发生了:一只游艇突然撞了一根固定钢丝绳的拉线,钢丝绳强烈地摆动起来,数万名观众都屏住了呼吸,阿迪力也停止了动作,他精神集中,没有慌张,只是站在钢丝上丝毫不动。三四分钟后,钢丝绳减缓了晃动。他又起步了,观众爆发出阵阵掌声。

表演结束后,阿迪力对媒体说,如果把这样高惊险的技艺浓缩为一句就是:“看目标,别看脚下。”

人生不也如此吗?只有将注意力锁定在目标上,才会抵挡住生活中的各种干扰和风险,才可以创造出伟大的事业。

在日常生活中,我们经常被一些本没计划消耗精力的事情所干扰。各种纷繁的信息经常会出现在我们的头脑中,分散注意力。我们的心思可能会被这些事情拉走,以至于忘记了眼前的职责和工作。为了工作而集中精力抵挡这些干扰是非常必要的。

马克思说:天才就是集中注意力!专注就是全神贯注、专心致志,不受任何内心欲望和外界诱惑的干扰,对既定的目标不离不弃,执著如一、不懈努力。

很多科学家、艺术家、思想家等伟人,他们都有高度集中注意力的做事习惯。牛顿做实验时,把手表当鸡蛋煮;居里夫人课间演算习题时,身旁被恶作剧的同学堆满了凳子,却没有丝毫察觉;爱因斯坦在思考问题时,忘记了和他一起乘车的小女孩;王羲之写字入了迷,竟把墨汁当蒜泥,用馒头蘸着吃……他们就是这样专注在自己的事业中,常常忘记了时间、环境和空间,甚至忘记了自己身边最熟悉的人和事。

在这个世界上,成功者与失败者,强者与弱者,大人物与小人物之间的唯一区别,就是看谁具有钢铁般的意志,看谁具有集中精力、做事专注的能力。在现代商战中,中小企业作为实力弱小的一方,集中优势兵力攻克目标是取胜的捷径。

《孙子兵法·虚实篇》指出:我专为一,敌分为十,是以十攻其一也,则我众敌寡,以众敌寡,则吾之所为战者约矣。

统一石油化工有限公司总经理李嘉说:“我认为企业的战略不仅是决定去做什么,更重要的是决定不做什么。面对很多的诱惑,我们首先要放弃,决定不做什么,剩下的就是我们要做的,就是要聚焦的核心业务。”

人要精力集中,泰山才会为之让路;只要精力集中,险峰也会为之臣服;只要精力集中,人生的坎坷就会被踏平。

简化复杂的工作

诺基亚总裁——奥利拉在刚开始执掌诺基亚权柄的时候,诺基亚除了生产移动通信设备外,还生产电视机、轮胎、显示器、电缆等,种类比现在要齐全得多,而且轮胎、电视机的效益都很好,诺基亚人当时的日子过得也不错。

奥利拉上台后,看好移动通信的无限前途,就砍去了电视机等家电生产部门,果断地将其卖给了德国厂商,只保留了移动通信系统、移动电话、电脑显示器等与通信有关的生产部门。

他深信公司的业务太繁杂对公司只有害处而没有好处。就在许多公司追求“大而全”的时候,奥利拉已开始做“减法”,走上了“少而精”之路。奥利拉的改革战略,后来被企业界尊称为“奥利拉现象”。

在奥利拉的领导下,诺基亚股票在几年内增长了上千倍。“奥利拉现象”使得诺基亚这个当初的芬兰小公司,变成了今天的全球手机行业中的老大,它占全球手机市场的32%,号称“三人行,必有诺基亚”。如果当初奥利拉没有力排众议,坚持实行“减法原理”的话,就难以有今天诺基亚的辉煌。

人们之所以常常忙得焦头烂额,又没有效率,其主要原因就是将简单的事情搞复杂化了。不论是企业经营管理,还是做人做事,简单一直都是保持高效率的基本原则。

有一个世界500强的企业,在招聘一位主管面试时,主考官问了这样一个问题:“10减1等于几?”

第一位应试者自作聪明地说:“等于9是消费,等于12是经营,等于15那是贸易。”

第二位应试者趴在考官耳边说:“你想让它等于几,它就等于几。”

第三位应试者犹犹豫豫地回答:“等于9”,他后来又补充道:“不敢大声说是担心被别人认为智商低,很愚蠢。”

结果后来第三位应试者被录取了,主考官说:“我们的宗旨就是不要让简单的问题复杂化,特别是对于管理者而言,他必须具备简单的管理理念。”

10—1=9,本是一个非常简单的问题。可我们却经常绞尽脑汁赋予它种种想当然的意义,却忽略了它本身最原始的含义。

一个人的言行举止可以透露了他的性格本色。通过第二位应试者的言行,可以看出他是一个精明、工于心计的人。这种城府很深的人,总是将事情想得很复杂,为人处世的时候也往往会拐弯抹角,生怕别人看出了他的意图。这样的人不利于有效沟通,更不利于整个企业的健康发展。追求效率,是企业的根本,而简单、直接的管理是达到高效的基础,因此,主考官最终选择了第三位应试者。

麦肯锡给了企业界一个有效率的工作方法:“30秒钟电梯理论”。麦肯锡为公司的客户提供咨询,其收费非常昂贵,因为这些服务往往是提供策略方面的服务。麦肯锡问员工:“假如你在电梯里遇到了客户的首席执行官,而电梯从三十楼到一楼只需30秒钟,这位执行官就会问:小李,你给我们做的咨询方案现在有没有结果了?这时你能不能在30秒钟告诉他结果,分一、二、三条讲给他,或者马上抓住重点?”

过去麦肯锡曾有过一次教训:他们曾经为一个重要的大客户做咨询,咨询结束的时候在电梯里碰到了该客户的董事长,董事长就问项目负责人:你能不能说一下现在的结果呢?这位项目负责人没有这样的准备,即使有准备,也没有想到过要在30秒钟把答案说清楚。因为这件事,麦肯锡最终失去了这个重要客户。