通知、通报和函这三种公文使用范围极为广泛，都具有告晓性的特点，或传达党的方针、政策，或指导和商洽工作，或告之重要情况，或办理某一事项。写作上，它们都要求篇幅短小精悍，语言通俗易懂。对于函，语言上还要注意谦恭和礼貌。
通知
通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或共同执行的事项；任免和聘用干部。
一、通知的使用范围
通知的应用极为广泛。下达指示、布置工作、传达有关事项、传达领导意见、任免干部、决定具体问题，都可以用通知。上级机关对下级机关可以用通知；平行机关之间有时也可以用通知。
二、通知的特点
在公文中，通知的使用比任何一个文种都广泛得多。特别是省、地以下机关使用通知行文的就更多，几乎占发文数的大部分。
使用通知行文，比起命令指示、决定、决议等公文要方便一些，因为它没有那么多的限定，任何一级党政军机关，企、事业单位，人民群众团体都可以发通知，而命令、指示等文种的使用级别要求很高。
有的通知还具有较强的执行性和约束力，其要求办理或执行的事情不能拖延，必须在限期内完成，否则可能失效或误事。
三、通知的种类
根据通知的性质和使用范围，通知可分为批转性通知、告知性通知、指示性通知、事项性通知等几种。
1批转性通知
领导机关批转下级机关的公文，或者转发上级机关、不相隶属机关的公文以及公布某些行政法规时，可使用这种通知。
批转性通知具有严格的等级性。如批转性通知只能是上级批转下级机关上报的文件，下级不能批转上级下发的文件。下级机关对上级机关的公文要用转发的形式。
在党政机关、企事业单位和社会团体的公文中，批转性公文数量比较多。其特点是材料实际，成文迅速，可以达到及时交流情况、互相借鉴的效果。一般来说，这类公文主要有两类：一是转发下级机关送来的工作报告、计划、意见等，目的在于沟通情况、交流经验、及时指导工作。另一类是下级某一机关或部门需要解决的比较重要的问题，在涉及其他平行机关或不相隶属机关（部门），以建议性报告的方式提清上级机关批转有关机关或部门执行。
批转性通知是上级机关根据下级机关的来文的内容，加上批语，与被批转或转发的文件一起构成的一个新文件，不仅答复来文机关，而且要求所属的其他机关借鉴或参照（遵照）执行，是上级机关实施领导和指挥的一种比较常用的公文。
2告知性通知
上级机关的有关事项需要下级机关知道或办理时用这种通知。如庆祝某个节日，成立、调整、合并、撤销某个机构，启用印章，任免干部、撤销文件或更正文件差错，变更机关名称、工作地址、电话号码、邮政编码等。
3指示性通知
上级机关在对下级机关某一项工作有所指示和安排，而根据公文内容又不适宜用“命令”或“指示”行文时，则用这种通知。
4事项性通知
这类通知一般是要求下级单位办理某一具体事项而发出的。常见的有会议通知和处理具体公务的通知。
前者指上级机关要召开比较重要的会议，不宜用电话方式发布通知，故于会议召开前发出书面通知。
后者指各级机关、企事业单位及其职能部门处理日常公务时所发出的通知。用于催促下级部门或单位报送工作总结、计划、典型材料、统计报表、有关会议原始记录、有关物品，要求上缴某种款项，告知某项经费开支范围、某项工作开展情况等。
四、通知的一般结构和写作要求
通知的结构一般分标题、主送机关和正文三部分。标题由三部分组成：发文机关名称、事由、公文种类（通知）。有的还要根据具体情况写明“联合通知”、“紧急通知”、“重要通知”、“补充通知”等。第一行第一格要写被通知的机关，即受文单位。正文的第一部分写发该通知的原因、根据和目的；第二部分是所通知的事项部分；第三部分是结尾，对全文加以总结、提出号召、希望、要求等。也可以只有一、二部分。但不同类型的通知仍有不同的要求，下面分别加以说明。
1标题。通知的标题应当准确、简明地概括公文的主要内容，一般应标明发文机关、事由和文种，让人一看就知道通知的是什么事情。在结构上，通知的标题一般是在事由之前用介词“关于”组成介词结构，使事由更加明确和突出，事由一定要准确、简明、概括。
采用了领导机关公文版头的批转性通知，可以省略发文机关名称。如使用“国务院文件”的红头文件下发的通知，其标题可不再写“国务院批转……”，直接写“关于批转××××××的通知”。
为使标题简洁、突出重点，有时省略被批转公文的制发机关名称。如《国务院批转〈编辑干部业务职称暂行规定〉的通知》，暂行规定的制发机关国家新闻出版署、国家人事部在标题中被省略，而在正文中注明。
转发过一次以上的通知，在标题中常会被写成“通知的通知的通知”的句式，造成标题累赘、繁琐、层次不清。为使标题简洁、准确、清晰，可将多层次后面的“通知”及“转发”字样前的“关于”略去，只留下转发文件中与介词“关于”相关联的“通知”，并去掉被转发通知的单书名号。如原题为《××省商业厅关于转发财政部〈关于开展财务大检查的通知〉的通知》，应改为《××省商业厅转发财政部关于开展财务大检查的通知》。对于多层次转发的通知，其处理方法是省略掉中间转发的层层环节，直接转发最上级领导机关原文标题，而在通知正文中说明转发情况。如：《关于批转市经委“关于转发省经委关于转发国家经委办公厅〈关于批转（经济日报）发行工作座谈会纪要的通知〉的通知的通知”的通知》，就可以简写为《关于转发国家经委办公厅批转〈经济日报〉发行工作座谈会纪要的通知》。
如果转发几个机关的联合发文，为使标题简洁，可将原文制发机关的名称概括写出，即在联合发文机关中标明一个主要的，其他的用“等部门”表示。如国家教委、建设部、国家计委、财政部、国家土地局及全国教育工会联合行文《关于加快解决教职工住房问题的意见》，国务院办公厅在转发时，其标题为《国务院办公厅转发国家教委等部门关于加快解决教职工住房问题意见的通知》
在实际工作中，有的通知需要在其标题的文种之前根据情况写上带说明性的文字。主要有以下三种情况：
一是如果所通知的事项比较紧急，需要被通知的单位尽快知悉和办理，可在通知之前加“紧急”二字，这就是我们常见的“紧急通知”。如1989年7月6日《中共中央、国务院关于党政机关今年不安排休假的紧急通知》。
二是两个以上机关对互相都有密切关系的事项联合发出通知，有时在“通知”前加“联合”二字，“联合通知”在印制之前，需由联合行文机关的主要领导人会签。绝不允许任何一个机关不经与其他机关商得一致意见而擅自以两个或几个机关名义发出通知。
三是一个机关对某项事情发出通知后，由于情况发生变化，或因发出通知时考虑不周，认为有新的问题需要明确，有新的事情或规章要办理或执行，需要再发一个通知，这样的通知叫“补充通知”，且常常将“补充”二字在标题中写出来。
2主送机关。主送机关的名称可以用全称，也可以用规范化简称。如果通知是发所有下属机关，则可以使用同类型机关名称，如国务院发出的通知，其主送机关为“各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构”。对于告知性通知，有时因没有特定的收文对象，这时就不用写主送机关了。
3正文。不同类型的通知，正文写作有一些不同的要求。
批转性通知
有的批转、转发文件的通知，不仅要写明对所批转或转发的文件的意见或评价，表明批转、转发目的和要求，如要求下级机关“参照执行”、“遵照办理”、“研究执行”、“认真贯彻执行”等等，还要结合实际情况提出具体的指示性的意见，以提高下级机关对某项工作的认识，在实际工作中有所遵循。
这种批转、转发性通知，一般都写得比较简短，放在所批转、转发文件的前面，与被批转或转发的文件一起构成一个新的文件。
批转性通知的一般写法是：先顶格写上受文单位，然后另行写“现将×××（上级机关或下属单位）关于×××文件转发给你们，望研究执行”；或“将×××上级文件转发给你们，请遵照执行”（前者是批转式，后者是转发式）、接着写批转、转发单位的具体意见，最后写明单位名称和时间。
发布某些行政法规、规章类的批转性通知正文的用语与上述略有不同，一般用“颁布”、“颁发”、“发布”、“公布”、“印发”，而不用“批转”、“转发”。这类通知有的要写明所批准通过行政法规、规章的依据、时间、形式或生效日期，有的还要介绍行政法规、规章形成过程等。
批转性通知，虽然都比较简短，但属批示性文件，应做到得体、适当，符合所批发文件的实际，这就需要字斟句酌，仔细推敲。
告知性通知
这类通知的写作比较简单，只要交代清楚所通知的事项及办理的要求即可。如任免通知，一般只要写清决定任免的时间、机关、会议或依据文件，以及任免人员的具体职务即可。按惯例，任免通知中的任免事项安排多为先任后免的结构。
党政机关或群众团体有紧要的事情需要让各级干部和广大群众知道，往往在报纸上发布告知性通知。这类通知如果是不另行文的，开头就不写主送机关的名称，但最后要写明发通知单位的名称和日期。日期也可以写在标题的下面。如果标题上已写明发通知单位的名称了，后面也可以不写。告知性通知一般比较短小，往往篇段合一。
在一般情况下，告知性通知不仅发给下属各单位，而且还需抄送工作关系比较密切的不相隶属的机关或单位，以便工作联系。
指示性通知
这类通知的正文主要包括发出通知的缘由和根据、通知事项、执行要求三部分。缘由和根据要在正文开头一段话中写出，相当于新闻报道的“导语”，一般通过摆情况、讲背景，说明为什么要做某件事，或者简要做形势分析，肯定工作中的成绩及存在的问题，点明发通知的指导思想。这部分文字要求简短明确，并用“现将有关事项通知如下”、“现作如下通知”或“特通知如下”等启承语承上启下。通知事项是通知的主体部分，即交代指示的具体意见。这部分的写法多采用分条列项式，具体地提要求，讲措施；有的将措施和要求分开写，通过段落分出层次；有的在文件的开头简单交代要办什么事情，然后，把办这件事的意义、要求、措施等分项陈述。执行要求是指在通知的末尾提出执行本通知的具体要求，也有的指示性通知不写这方面内容。
由于指示性通知是对某项工作所做出的指示和安排，故写作时必须符合这项工作当时的实际情况，做到切实可行，有针对性，语言准确精练，文字通顺达意，让下级机关一看就知道要求他们解决什么问题，为什么要解决这些问题以及采取什么样的措施解决问题。
事项性通知
这类通知一般在开头写清发通知的根据和目的，接着在正文中写明具体事项及要求。由于事项性通知涉及工：作事项的范围比较广，因此内容的安排也就因通知事项不同而不同。
会议通知的正文要求写得明确具体，一般都必须写清楚召开会议的原因、目的、召集机关（单位）名称、会议名称、会议基本内容、会议起止时间、会议地点、参加会议人员、报到时间、地点、携带材料及其他有关事宜。具有保密性质的会议通知，召开会议的目的和讨论的议题可以不写明确。根据会议任务、规模等情况，有些重要会议在正式召开之前要发两个通知。第一个通知是告知受文者将于什么时间（一般是具体写明月份或季度）召开什么会议，要求他们做好有关准备，如调查某些情况，或统计有关数字，并整理成书面材料在什么时间以前上报等。这种通知一般又称为“预备通知”。第二个通知是在会议临近召开前发出，具体说明会议召开的起止时间、地点、参加人员等。有的会议通知根据会议的内容还须写明其他有关内容。比如表彰先进的会议，应写明表彰范围、评选条件、评选方法、名额分配等有关事宜；座谈会、论证会等，须写清要求参加会议的人员进行必要的调查和资料准备；有的会议还要求提前上报参加会议人员的姓名、职务。如果参加会议人员距离会议地点较远的，还要求对方预先告知赴会的交通路线及抵达的时间、车次（航班）、返程票务要求等，以便安排接待。
学习通知主要应交代清楚学习什么内容，对学习内容重要性的评价、学习的重要意义、学习重点和具体要求（需要领会的精神实质，达到的目的以及时间、步骤、汇报方法）等。如是需要有关人员集中学习的通知，还应当写明内容、地点、起止时间、参加人员，以及自带何种学习资料、报到时间、地点和其他相关事宜。
处理具体公务的通知涉及的事项都比较具体，要求写得简洁明了，只要说明在什么时间内办什么事情、怎么办及需要注意的问题就行了。
五、通知和一些文种的区别
1通知与公告的区别
通知与公告都有告知事宜的作用，但是它们在发布方式、发布范围、发布机关以及发布事项的重要程度上有所不同。
通知常以文件的形式发送，少数通知在报纸上公布；而多数公告要通过报纸、广播、电视等公共新闻媒介发布。
通知多有具体受文单位，即使有一些普发性的通知其适用范围也仅仅局限在国内；而公告发布范围很广，它是用来向国内外发布重大事件的一种普发性、周知性的文件。
通知对发文没有限定，任何机关团体都可以发布；而公告对发文机关的要求则较为严格。只有中共中央、全国人大、国务院等党政最高机关以及所属部委和其他授权机构才有权发布公告。
公告所发布的是需要国内外周知的重要事项；而通知所发布的则多是一般工作事项，即使所通知的事项很重要，那也是相对的，而且也远没达到国内外所周知的程度。
2通知和通告的区别
从使用范围看，《办法》第九条第六款和第五款分别规定：“批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或共同执行的事项；任免和聘用干部，用‘通知’。”“在一定范围内公布应当遵守或周知的事项，用‘通告’。”
从受文对象看，通知的对象一般是机关或单位，通告的对象一般是社会公众。
从行文要求看，通知事项一般需要办理和贯彻执行；而通告事项只需遵守和知晓即可。
通报
通报是表彰先进，批评错误，传达重要情况时使用的公文。如中央纪律检查委员会发出的《关于必须严肃处理党员干部中的违法乱纪案件的通报》。
一、通报的使用范围