在没有现代技术的情况下，我们的祖先能在辽阔的疆域里组织起了高度集权的国家，很重要的一个原因是他们在信息运转方面有伟大的成就。一方面先人营建了纵横全国的驰道、运河和驿站系统，让信息运转有了良好的硬件基础。另一方面古代中国发展出高度格式化的报告文书体系，这是信息运转的软件系统。秦人讲以法为教，以吏为师，指的就是要让民众向刀笔吏们学习国家律令和文书格式。这使正式公文报告的写作格式被广为接受，各类信息能及时准确地上报和传递。简明清晰的制式公文体系加上遍布全国的交通体系，没有这样的基础条件，秦始皇别说每天看五百斤奏章，就是看五千斤奏章，也没法搞明白这规模空前的大帝国里都发生了些什么事情，更没法弄清楚他那些食皇家俸禄的臣属官吏施政效果究竟如何。
信息流转体系的软件部分可以分为信息流转与信息记录两大块。完善的信息流转可以让组织在诸多繁琐事务中发现关键点，集中资源谋求改善。明代万历皇帝因多年不上朝、对大批官职空缺置之不理而被广泛认为是一个荒废朝政的昏君，不少人都很推崇明亡于万历的说法。但万历朝又是一个军功鼎盛的时代，平定宁夏哱拜叛乱、平息播州杨应龙叛乱、抗击丰臣秀吉侵略朝鲜，万历三大征三战三捷，不但安定了西北、西南，还把日本堵进了闭关锁国的德川幕府时代。一个长年不上朝理政、不召见大臣的皇帝怎么能获得这样的军事成就呢？难道明朝的政治体制在最高统治者缺席的情况下真能非常顺畅地无人驾驶？其实不然，当事官员的昏聩推诿让三大战事最初的局面都很被动，次次都是万历皇帝打破阵前不宜换将的忌讳，调整了一线负责人和战略部署，才最终取得了胜利。万历能做出这样精到的处理，各类及时的军政书面汇报让他充分明了局面、把握重点是很重要的原因。此外当年张居正推行“立限考事”、“以事责人”的考成法，使官员们的政绩、能力能得到及时的考量呈报，这让万历能比较准确地择人、用人。万历虽然很少会见大臣，很多文件留中不发，那多是因为那些事务无关宏旨，不需太费心。在关键问题上他还是靠批阅奏疏、发布谕旨牢牢控制了朝局。万历的本事可能是从他爷爷嘉靖帝那里学到的。嘉靖皇帝深入简出，白天都忙着扶乩、烧青词的修仙事业。朝政看似都由严嵩、徐阶等大学士做主，但嘉靖皇帝每晚都在看折子奏疏，密切观察时局，紧要处的人事安排都攥在自己手里。当他想更换前台演员的时候，貌似权势滔天的严嵩父子就在一纸诏书前轰然跨台了。掌握信息有时就是掌握权力。
记录保存信息的价值与信息流转不相上下。汉高祖刘邦占领咸阳后，将士们忘乎所以到处抢掠金银美女，刘邦本人也曾在秦宫中沉迷忘返。惟独萧何进入咸阳后，直奔秦丞相御史府，组织人手将秦朝有关国家户籍、地形、法令等图书档案一一清查分类，统统收藏起来，留待日后查用。萧何收藏的这些秦朝的律令图书档案，使刘邦集团对天下的关塞险要、户口多寡、强弱形势、风俗民情等了如指掌，这才能从容为前线源源不断地供给兵源、军粮、赋税，而又不让后方崩盘。这些信息不但帮助西汉政权最终战胜西楚霸王项羽，也是西汉重建中央政权施政全国的重要基础。
北魏太武帝拓跋焘曾意图征讨建都姑臧（今甘肃武威）的北凉，众臣们担心当地土地贫瘠，大军顿兵坚城之下无法保障后勤，不愿意出兵。此前多次出使姑臧、被北凉王沮渠蒙逊贿赂的李顺更是一口咬定姑臧周边荒芜，会饿垮大军。大臣崔浩引用近400年前成书的《汉书·地理志》，指出天下的畜产以凉州最为富饶，当地一定水草丰茂。这帮助拓跋焘下定决心出兵，兵临姑臧时发现当地果然如《汉书》所说那样水草茂盛，后勤补给完全不是问题。于是拓跋焘很快破城俘获沮渠蒙逊，顺便砍了李顺的脑袋。信息保存的威力由此可见一斑。
今天我们的企业对ERP等信息管理IT平台建设非常重视。其实系统多先进、样子多光鲜都在其次，最根本的是能否保证各类人员，尤其是企业领导人，每天都能了解到需要了解的信息，如销售、成本、资金、投资进度等，即保证信息的有效流转。至于信息载体形式到底是书面报告、电子邮件、短信、传真，还是一张皱皱巴巴的烟盒纸，那都不重要，够用就好。有的公司为了上系统花钱不少，但并没有认真梳理作业流程中的各个节点，有效信息无从提取，无效的工作也没有剔除。结果成本统计依旧要以收到的发票为准，根本不能和作业情况实时匹配，昂贵的体系上流转着劣质的信息，就像高速公路上走的是牛车，画虎不成反类犬。企业最终还是不知道员工做的事情能否帮助企业实现目标，组织与成员间的高效交易也就无从建立起来。信息的记录保存也是很多企业管理工作中的一大软肋。有这么一个电力公司，他们辖区内出现过双路电源保障的重点单位突然彻夜停电的严重事故，也就是说不同电源的两条线路同时爆发问题，而且整夜一条都没有修复过来。他们的解释是上级公司原来的采购策略太过目光短浅，用的全是最便宜的东西，所以电网质量很差。但其实更重要的原因是他们对自己的资产情况了解得太差，辖区里到底有多少他们负责的电线杆和变压器都说不清楚，根本没法有效管理，否则也不会对两路电源同时出故障毫无预警。即使按最少的毛估数算，他们也只掌握一半左右的电线杆的地理位置信息，而这些信息中不乏“位于某村民小队王某某家猪圈旁2米处”之类的说法，而这类地方变成城中村已经好几年了。城中村有很多后盖的小房，将电线杆围在屋里。结果有些刁蛮老乡倒打一耙，声称这是些被电线杆破坏了的、原先就有的房子，把电力公司告到法院。恼怒不已的电力公司没什么有效记录可作为证据，结果无端赔了不少钱。
这样的企业表面上看不知道自已有多少资产，也不知道资产的分布情况，所以难以细化基层单位的经营责任，只能糊涂着过。其实他们也不清楚自己有多少孙公司、重孙公司，有多少法律义务与风险，甚至有多少拿钱不上班的人、有多少走了却未解除劳动合同的人都不清楚。在什么都没记录、什么都不清楚的情况下，怎么能指望企业能充分了解员工的工作实绩，给予适当指导与激励，最终形成高效交易推动企业目标实现呢？也许这样的企业原本就没有目标。
建设奖惩管控能力
职业运动员较之普通人能更正确、准确、迅捷地做出反应，是因为他们经过数以万计的练习后有了肌肉记忆，在某些情况下神经直接指挥肌肉下意识地做出最佳反应，根本无需思考。信息运转系统与奖惩管控能力的关系与此很相像，一边是接受信息、形成判断，一边是决策执行、效果检验，一个组织如能将这相辅相成的两方面工作完善对接形成默契，那么也能有“肌肉记忆”般的运行优势。
战国明君齐威王有这样一则故事。他召见即墨大夫说：你到即墨以后，我天天听到人家讲你的坏话。可是我派人去即墨视察，却看见那里是“田野辟，人民给，官无事，东方以宁”。为什么会这样？是你没有贿赂我的左右，求他们给你讲好话。于是，齐威王给即墨大夫“封万家”的奖励。然后他召见阿大夫说：你去阿做官后，我天天听到夸奖你的好话。我派人去视察，看见的却是“田野不辟，人民贫馁”。赵国攻打鄄，你不救；卫国占据薛陵，你不知道。为什么会这样？是你用重金贿赂我的左右，求得他们的赞誉。当日就将阿大夫和左右讲假话的人都给“烹”了，就是用大锅煮死了。“于是群臣悚惧，莫敢饰诈，务尽其情，齐国大治，强于天下。”在齐威王的统治下，齐国重用邹忌、田忌、孙膑，成为当时的第一强国。
组织想实现令行禁止、如指使臂的运行效果，除了具备良好的信息运转体系，还得用好大棒与胡萝卜这两个重要工具，齐威王的故事正说明了这一点。胡萝卜要既能吃得到又不能泛滥、掉价，须对人真有吸引力；大棒则要既举得起又落得下，不只是吓唬人的，是真能把人打疼打死的。这两条决定了管理控制能力的成色。