书城励志高效能人的必备习惯
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第73章 3不要堆砌你的办公桌

第十二章3 不要堆砌你的办公桌

名诗人波浦曾写过这样一句话:“秩序,是天国的第一条法则。”同时,秩序也是我们工作中的重要法则。对于一个高效人士来说,提高工作效率,用好时间,提高办事能力是关键,但一个良好的工作秩序也是必不可少的。

著名效率专家查尔斯?菲尔德说过:“我欣赏有条理的工作方式。看看有条理的人的工作方式——向他询问某件事情时,他立刻会从文件箱中找出。当交给他一份备忘录或计划方案时,他会插入适当的卷宗内,或放入某一档案柜。”

人们经常会看到一些学生的书包、书桌,甚至一些管理者的公文包和办公桌上,堆满了有待处理的文件、书稿、喝剩下的半杯茶水、过期的报纸与杂志,等等。当你需要一份文件或寻找书稿时,是否还要把这些东西翻个底朝天呢?试想,在这样杂乱的环境中工作或者学习,你的效率会提高吗?

建立一个良好的工作秩序,增加单位时间的利用效率,合理组织工作,这既是最容易的事,也是最困难的事。工作无序,没有条理,在一切都是乱糟糟的工作环境中东翻西找,这无疑意味着你的精力和时间都毫无价值地浪费了。

办公桌面是否整洁,是工作条理化的一个重要方面。从某种程度上说,杂乱无章的工作方式是一种恶习。在多数情况下,东西越堆越高,物件越杂乱无章,就会给你工作带来越大的麻烦,当你不能记起堆积物下层放的是什么东西时,或者你要为一个项目找到所有相关资料时,你就不得不在资料堆里埋头苦找。这样,时间就浪费在了查找丢失的东西上了。另外,随意放置的凌乱的东西会随时分散你的注意力。因此,如果你的办公桌上经常是物品、文件堆积如山,你就要花时间来整理一下了,在这个时候花上半个到一个小时是值得的。

1.把办公桌上所有与正在做的工作无关的东西清理出来,把立即需要办理的找出来,放在办公桌中央,其他的按照分类分别放入档案袋或者抽屉里,这样做的目的是提醒你,你现在所做的工作应该是此刻最重要的工作,你一次只能做一项工作,你要把所有精神集中在这件事上,不能让其他工作影响你。

2.不要因为受到干扰或者疲倦放下正在做的工作,转而去做其他不相干的事情,除非你是去楼外呼吸一下新鲜空气。因为如果此项工作还未结束,就又开始另一项工作的话,你的办公桌就开始混乱。你一定要力求把你手头的工作做完后再开始另外的事情,即使这项工作遇到了阻碍,你也要尽量完成到一个再做它时容易开始的阶段。

3.一项工作做完后,一定要把与这项工作相关的资料收拾整齐,并按照类别把它们放到合适的位置,千万不要把它们就这样摊放在办公桌上。下一步你该核对一下剩下的工作,然后去进行第二项最重要的工作。

从办公桌上拿开目前不需要的书籍文件,对它们可以按照重要性和先后顺序的原则,进行分类。

下一步就要开始的工作是先大致看一下文件内容,然后根据内容放入不同的档案袋中,并在档案袋外面加以简单注明。待办的,即以后可能要处理的但不是当前的重要工作,可以将它们的相关资料进行归类,然后放入抽屉之中。空闲时间的阅读材料,也就是一些自己爱看的书、杂志、每日的报纸,等等。这些最好看完之后就都放入自己的办公柜中,不要让它们在你工作的时候在你的面前摆着,因为你的兴趣很有可能把你从工作中移走,而且它们还会占据你本来就不大的有用空间。

另外,与工作相关的或者有用的客户、媒体、出版社及其他各界朋友的名片或者来访者所留姓名、电话、地址、电子邮件等,也一定要分门别类登记放好,以便随时查阅。

在每天下班前,你可以抽出几分钟把办公桌收拾干净,并且每天都按照以上的标准进行清理,这样你就可以结束今天的工作,好迎来明天的一个好的开始了。长此下去,养成习惯,你的办公桌一定会保持整洁,而这对于你的工作,是有百利而无一害的。

任何坐在办公桌前的人最需要的是,想出某种办法来及时提醒自己一天中要办的事项。把最优先的待办件留在你的桌子上,目的是提醒你不要忽视它们。不要把一些小东西——全家福照片、纪念品、镇纸、钟表、温度计,以及其他东西过多地放在办公桌上。这样它们就不会占据你有用的空间和分散你的注意力了。你一定要坚持做这样的工作:每天下班离开办公室之前,把办公桌完全清理好,或至少整理一下,而且每天按一定的标准进行清理,这样会使第二天有一个好的开始。