第七章5 提高工作效率，而不是延长工作时间
生活中，有这样一些人，他们非常繁忙，似乎有许多事情要做，他们也常常为了完成任务而拼命加班，然而结果却与此不成正比。
工作不是固体，它像是一种气体，会自动膨胀，并填满多余的空间。因此，时间管理专家并不鼓励你为解决时间问题而延长工作时间。例如，一个计划到下班时还没写完，也许你会自然地对自己说“我会在晚上把它写完。”因为你把晚上当做了白天的延伸。这样做不仅影响家庭和社会生活，还会降低工作效率。
只知道延长工作时间，整天像一只无头苍蝇一样忙个不停的人是不会有高效率的，我们来看一下发生在花旗银行的一位名叫江灵的新职员身上的事情就会明白这一点。
江灵是花旗银行业务部门的一名新职员，由于刚接手新工作，一时还未掌握正确的工作方法，所以工作起来感到特别吃力。经常加班，但任务仍然无法如期完成。眼看业绩考核的日期就要到了，任务量还差一大截，万般无奈的她来到人力资源部主管心理咨询方面的王经理的办公室。
“怎么了，需要我帮什么忙吗？”看到江灵一脸忧虑地进来，王经理热情地问道。
“是这样的，王经理，”江灵好像不知道该说什么，“我总是觉得自己有点不对劲，可又不知道到底是哪里出了问题。”
“那你可以告诉自己觉得究竟有什么不对劲的吗？”王经理笑眯眯地说。
“我的上司总是觉得我做事不够认真，可实际上，当我一旦开始认真做一件事情的时候，他又会觉得我速度太慢。”江灵满脸委屈地说。
“怎么会这样呢？”多年的咨询经验告诉王经理，“多提问，少插嘴”是提供有效咨询的关键。
“上个星期五下班之前，我的上司跟我谈了一次话，希望我能够在工作上更加认真一些。他说我最近写的两份关于液压器市场情况的报告都不是很理想，有很多问题都没有涉及，而且搜集的材料也不够全面。 “所以，这个星期一开始，当他交代我起草一份销售计划书的时候，我就暗下决心要努力把这件事情做好。”
“你是怎么做的呢?”王经理鼓励江灵继续说下去。
“我首先决定到网上找一份标准的销售计划书样本，要知道，虽然我已经帮上司起草过很多份报告，可销售计划书我还是第一次写。”
“哦，听起来并没有什么不对啊?为什么你会觉得不正常呢?”王经理接着问道。
“我知道这样做并没有什么不对，可问题是，搜索计划书样本用去了整整一天的时间。”
“用去了一天时间?”王经理惊讶地叫了起来，但另一方面，他也好像明白江灵的问题究竟出在什么地方了。
“你知道，王经理，对于我们很多人来说，早晨到办公室的第一件事就是打开计算机。”江灵不解地看着王经理说。
“没错，”王经理说，“我会首先查一下我的邮箱，看看有没有重要的邮件要回。”
“是的，我也一样。大约在9点40分的时候，我终于回复完了邮件，然后……”
“什么?你用了40分钟时间回复邮件?”王经理不禁又一次惊讶地叫了起来。，“好像只有高级经理和销售员才会用这么长时间回复邮件。”
“其实，很多邮件都是不用马上回复的，只不过我觉得及时回复是一种礼貌。然后我又帮小李翻译了一小段文章，你知道，小李的英语并不是很好。
“就这样，当我正要坐下来，准备专心寻找计划书样本的时候，我发现办公室的饮水机里已经没水了，于是我只好打电话叫人送水，并在放下电话之后把自己的办公桌稍微整理一下。”
“这些听起来好像并不是你的工作。”王经理不禁皱起眉头。
“是的，可我觉得做这些事情并不需要花费多少时间。”
“可我相信，等到你真正开始工作的时候，恐怕都已经是上午11点了。”没等江灵回答，王经理就接着说道，“我明白了，以前也有人向我咨询过一些跟你类似的问题。我建议他们把所有的琐事都放在一个固定的时间里处理。我们每个人一天的工作状态总是处于不断的变化之中，比如说我们早上的时候精力一般都比较充沛，而到了下午四点钟左右，我们就会比较疲劳，所以我总是把像回复那些并不重要的电子邮件，整理文件，或者是拨打维修电话之类的工作放到这段时间去完成。”
江灵点了点头，脸上露出满意的微笑，“是啊，王经理这样既不会耽误工作，又可以帮助赶走疲劳和困倦，就等于是比赛时候的中场休息。” “没错，江灵，如果你能够为琐事留出足够的时间的话，你就会发现自己的工作效率大大提高了。这样你就会发现不用加班，你也能够将工作完成得很好。你也不用老抱怨时间不够用了。”
走出王经理的办公室，江灵感觉到自己的脚步轻快了许多，对自己的工作也更有信心了，因为他明白了这样一个道理：提高时间的利用率比延长工作时间更有效。
我们提倡在工作中提高效率，更快更好地完成任务，但是，并不是说要以延长工作时间、甚至是牺牲自己的休息时间为代价。解决这一问题的关键仍是找方法，找到了适合自己的工作方法，不但能够保证工作高效地完成，你还能从中享受到工作的乐趣。