书城励志高效能人的必备习惯
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第20章 5运筹时间的黄金定律

第三章5 运筹时间的黄金定律

生活中,善于有效利用财富的人很少,但更让人惋惜的是,懂得该如何利用时间的人更少。

善于利用时间要比善于利用财富更重要,这恐怕是一个不用多加说明的常识。

所以,时间管理学对于每个人来说都是有实用价值的。有效的时间管理可以带来美好的生活。那么怎样做才能成为一名运筹时间的高手呢?下面提供几种有效的运筹时间的方法。

1.“ABCD”优先顺序法

做任何事情都要有计划,分清轻重缓急,然后全力以赴地行动,这样才能成功。

在安排计划的优先顺序时,有一种简单的“ABCD法”非常实用。所谓“ABCD法”,是根据自己的目标,将计划中最为重要的事情归于A类,这类事情如果没有完成,后果非常严重;其次的事情归于B类,它们需要你去做,但如果没有完成,后果不会太严重;把那些做了更好、不做也行的事情,做或不做的都不会有任何不好的事情归于C类;把可以交给别人去完成,或完全可以取消、做不做没有差别的事情归为D类。

经这样的分类后,处理事情时,就免去考虑应该先做什么事情的时间。只要看一看计划表,就能够很快地知道自己该进行哪一项工作了。为了更加有效地进行工作,在A类的各项计划中,还可以再进行细分,用“A—1”、“A—2”、“A—3”等来标示其顺序。这样一来,即使在时间紧迫的情况下,你也可以很快找到自己应该着手进行的事项。

成功应用“ABCD”工作分类法的关键,是你必须要严格自律,每天一定将工作清单根据上述分类法加以清楚标示,接着从A—1工作开始做起,一次只专心做一件事。

100%完成A—1事项后,再依序完成其他事项,尽快授权或外包D类事项,可以取消的话就立刻取消。

俗话说:射人先射马,擒贼先擒王。掌握了“处理问题应当先抓住要点”的关键,养成用“ABCD”分类法做计划并切实执行的好习惯,会使你每天的工作生活变得有组织、有秩序,可以帮助你完全掌控时间,掌握工作的重点与节奏。

2.谨守史密斯法则

生活中到底哪些事情是真正值得花费时间和精力处理的呢?下面的情况你都想到了吗?

(1)提升生命大目标的事。

(2)你一直想做的事。

(3)付出20%,收益却占总收益的80%。

(4)能大大节约时间,或者可以使品质大大改善的创新。

(5)千载难逢、稍纵即逝的事。

或许你还有其他对你来说真正重要的事情没有列出来。比如和亲人相聚,与情人共度一个没有电话干扰的周末,在非常疲倦沮丧的时候请假上街逛逛。当然,你还要充电、进修、补习……总之,你应该将时间用在那些让你真正感觉快乐、成功和满足的事情上,而不要让枯燥、低效的例行公事占据你绝大部分的时间。

美国一位时间管理专家史密斯在其著作《打开成功之门》一书中提出5项关于时间管理的自然法则,它的秘诀在于能否建立自己的生命目标(核心价值),并以顽强的意志投入全部的生命力量,把握今天的机会,不断超越昨天的原有格局。它包括:

法则1:掌握生活大小事——通过掌握时间而掌握生活。

法则2:确立核心价值——核心价值是自我实现和个人成就的基础。

法则3:排定优先顺序——当日常生活反映了你的核心价值,你就能体验发自内心的平静。

法则4:设定明确可行的目标——为达成重要目标,必须远离安逸。

法则5:规划每日工作——每日规划做得好,时间宽裕效率高。

不管如何管理时间,它应有助于生活平衡发展,提醒我们在社会生活和家庭生活要扮演不同的角色,以免忽略了健康、家庭、个人发展等重要的人生层面。

3.统筹分配法

我们平时会作出各种计划,以决定时间该如何支配,行动该如何开展。对成功者来说,统筹分配法是时间管理非常重要的技巧,它贯穿于生命的始终,可以使人更有效率。无论在工作中还是在生活中,统筹分配法将使你聪明地管理和利用好时间是非常重要的。

对于时间安排,重要的是你必须首先搞清其中的某些问题——在什么时间做什么事能带来更高的效率,能更好地确保自己实现目标?

甲乙二人斗智,甲出了一个题目让乙来完成。这个题目看起来是不可能完成的,即在一个同时只能烙两张饼的锅中,3分钟内烙好3张饼,每张必须烙两面,每面烙1分钟。这样算下来,最少需要4分钟才有可能把3张饼烙完。可是甲只给了乙3分钟的时间,这怎么办呢?

乙想了想,突然想到了在3分钟内烙3张饼的方法:这种方法的宗旨就是打破常规的烙饼方法。先烙两张饼,1分钟后,把一张翻烙,另一张取出,换烙第3张,又过1分钟,把烙好的一张取出,另一张翻烙,并把第一次取出的那张放回锅里翻烙,结果3分钟后3张饼全烙好了。

效率意识的真正含义就是在同样的时间内争取最大的收获。现代人应该更加重视效率的真正含义,不断改进工作方法,在最短的时间内取得最好的效果。

在常规的工作过程中,其实有很多时间被浪费,你或许根本就没有察觉到它的存在,但它一直在影响着你工作的效率。要想提高你的工作效率,要做的就是把它找出来,剔除它。 比如说,你不得不去参加一些会议,可能你很忙,但是这些会你又不能不去,所以在你认为,这是在浪费你的时间。于是你在会上心不在焉,就等着赶紧散会,回去好继续做你的工作。结果你白白浪费了好几个小时的时间,最后却什么也没有得到。

可是你完全可以把这当做一次难得的机会,因为,平时根本不可能把这么多人聚集在一起。你可以在活动期间,充分结交朋友,在聊天的过程中寻求商业机会。散会后,及时地把会上搜集的资料整理出来,然后经过分析、整理,最后很可能就得出了一个非常好的商业策划。

此外,我们必须既会利用长时间,完成较大的工作,又会利用零碎的时间,做小事情。4.生命紧迫法

如果能过“洞中方七日,世上已千年”的神仙日子,那我们就用不着时间管理了,我们有用不完的时间。但事实上年华老去,便无法回头。生命是有限的,不要让我们的人生留下任何遗憾。

在这个世界上,其实每个人都患有一种癌症,那就是不可抗拒的死亡,也即时间生命的无情流逝。我们之所以没有列出一张生命的清单,抛开一切多余的东西,去实现梦想,去做自己想做的事,是因为我们认为自己还会活得更久。然而也许正是这点差别,使我们的生命有了质的不同:有些人把梦想变成了现实,有些人把梦想带进了坟墓。

所以,通过这个生命即将消逝的假设,可以了解你自己的内心,找到你最想做的事情,指导你现在的生活,让你感到生命中每一分、每一秒都是何等的珍贵。

设想一下,假如生命只剩下了24小时,在这一段时间里,你最想做什么事?见什么人?了却哪些心愿?为谁再做些什么?你想和谁在一起?

此时此刻你想到的这些答案,便都是你此生中,对你最重要的,最让你珍视的人和事。时刻以这样的时间紧迫感问问自己,知道自己需要什么而有意识地利用时间,生命的价值一定能得到最大限度的开发。