书城励志办事的艺术
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第30章 在工作中办事,多看多听多用心(2)

这样也就不难解释上面故事中的情形了。

李阳和张晨绝对是这个部门内的主角,他们有雄心,胸怀志向,所以才拼命工作,要尽快做出成绩。许峰一心要做个普通职员,不懂上进,就只是能跑龙套。然而在办公室里,工作恰恰是最好的掩护,干活儿越多的人,就越有挑选工作的资格。一个永远接受指派任务的人,是没有资格拒绝的。所以许峰就成了李阳和张晨的垫脚石。

对待工作要有雄心,甘于平庸的人是得不到领导的喜爱的。千万别相信有人说:“我们没必要那么累,有事情让别人去做好了。”如果不想被埋没在职场,不想成为别人的垫脚石,就应立下志向、培养雄心,这是唯一的选择,也是职场生存的基础。

当然,在工作中,不管你的出身如何,真正重要的是,你自己想当龙套还是主角。

接听电话也有很多学问

不论是工作还是生活中,我们都不可避免地要接听电话。随着现代通信技术的发展,一个现代人如果不懂得电话交谈的技巧,会直接影响人际关系的建立。而作为一个职场人士,就更应该掌握电话交谈的技巧,从而有效地与人沟通,也给自己树立良好的个人形象。

除了打电话之外,接电话也是一种不可忽视的交际技巧。

接起电话之后,首先要说:“您好。”再问对方具体事宜。当对方指定了某人听电话时,你必须说一声:“请稍候片刻。”然后把电话交给指定的人。有时对方指定的人物刚巧不在场。此时,你不应该只回答“不在”而把电话挂断。这时,你不妨对他说:“他不在场,我现在就去找他,请稍等片刻”或“他出去办事了,打他手机联系他吧”。

事情谈完,要说些客套的结束语:“拜托了”“麻烦你了”“打扰您了”“请多多指教”“谢谢”“再见”等礼貌用语。还应注意:如果打电话的是重要客户时,谈话结束后,要等对方挂上电话之后,再轻轻放下话筒,以表示对他们的尊重。

如果你遇到一个在电话里向你喋喋不休谈话的人,而你确有急事要办,武断地放下电话不听又不礼貌,这时你可以向对方说:“实在对不起,我现在有个重要的会议,时间已经过了,咱们能不能改日再谈呢?”

此外,当你正忙于处理某件紧要事情时,会遇到这样的情况,对方不怀好意,无理纠缠。面对这种情况一定要机智对待、冷静处理。

美国一位女演员经常接到一些无理的纠缠者的电话,当她明白对方不怀好意时,便说:“我真高兴你打电话来。你知道,我总是——”咔嚓,电话断了。对方当然想不到她是自己把电话挂断的,还以为出了什么故障,便会立即再打一次。这位女演员便暂时不去接听,而对方也会以为她家里的电话确实出了什么问题,久而久之,可能就不会再打电话来骚扰了。

有时接电话需要记录,这时要借助书面语,边听边记,不清楚处主动发问:“对不起,这一点请您再讲一遍。”尤其是公司名、人名、街名等一定要问清如何写法,防止同音词混淆。涉及数字、电话号码等一定要复述一遍再记下。等全部要点记录完毕,应当向对方复述一遍,得到对方确认后方可挂断电话。这样的言语处理固然麻烦些,但能保证重要电话的准确接听。

接听电话看似简单其实并不简单,还要注意一些细节性问题。

(1)电话响起以后,最好是三声以内接听,这是对对方的尊重。

(2)接起电话,用语要礼貌,“您好”“谢谢”等是必不可少的,对对方也要用尊称,不要直呼其名。

(3)不要随意挂断对方的电话,如有急事可以请对方稍等一下。

(4)接听电话声音要温和,要保持活力和热情,不要显得十分疲倦、颓丧和消极。

(5)接听电话时,如果对方要找的人不在,应请对方留言,可记下其姓名、电话、来电时间、留话内容等,可以问对方是否有急事需要转告。但是,如果对方不需要,则不要过问太多。

(6)注意控制接听电话时的音量,不要太过大声,也不能太小声。

可以提建议,但不越权

不管情商是高还是低,老板总是老板,希望什么事情都由自己决定。作为下属,向老板提建议的时候,应该怎么做才能使老板爽块地答应呢?

小徐年轻干练、活泼开朗,进公司才三年,职位就“噌噌”地往上升,很快成为部门里的主力干将。几天前,新总监走马上任,下车伊始,就把小徐叫了过去:“小徐,你经验丰富,能力又强,这里有个新项目,你就多费心盯一盯吧!”

受到新总监的重用,小徐欢欣鼓舞。恰好这天要去某周边城市谈判,小徐一合计,一行好几个人,坐火车不方便,人也受累,会影响谈判效果。打车吧,一辆坐不下,两辆费用又太高;还是包一辆车好,经济又实惠。

主意定了,小徐却没有直接去办理。几年的职场生涯让他懂得,遇事向总监汇报一声是绝对必要的。于是,他来到总监跟前,“总监,您看,我们今天要出去……”小徐把几种方案的利弊分析了一番,接着说:“所以呢,我决定包一辆车去!”汇报完毕,小徐发现总监的脸不知道什么时候沉了下来。他生硬地说:“是吗?可是我认为这个方案不太好,你们还是买票坐长途车去吧!”小徐愣住了,他万万没想到,一个如此合情合理的建议竟然被打了“回票”。

“没道理呀!傻瓜都能看出来我的方案是最佳的。”小徐大惑不解。

有一位朋友是“老职场”了,他告诉小徐,凡事多向领导汇报的意识是很可贵的,错就错在措辞不当。小徐说的是:“我决定包一辆车!”在领导面前,说“我决定如何如何”是最犯忌讳的。

如果小徐能这样说:“总监,现在我们有三个选择,各有利弊。我个人认为包车比较可行,但我做不了主,您经验丰富,帮我做个决定行吗?”领导听到这样的话,绝对会做个顺水人情,赞成这个建议的。

记住,老板永远是决策者,下属永远是建议者。有什么要求只能用商量的口气提出来,让他感觉决定权在自己手里,只有这样老板才有可能同意你的要求。决不可以自己先作了决定再去向老板提,“先斩后奏”的人是不会被喜欢的。

另外,在向领导提建议时,语气要诚恳,不能用命令的语气来向老板提建议,要记住老板才是决策者。尽量使用商量的口气提出来,说话要委婉。尽量多说一些“您看这样做可以吗”等话。记住:你只是建议者。要用请求的语气向老板提出建议,同时要灵活以对,清楚地陈述你的要求以及理由。还要把握恰当的时机,找一个恰当的机会提出建议也很重要。尽量选老板不是很忙或者心情不错的时候,此时提出想法,成功率会比较高。

满腹怨气也要好好离职

“人在职场走,哪有不辞职”,在现代职业生涯中,大多数人不会一辈子只从事一份工作,被老板炒鱿鱼和炒老板鱿鱼都是司空见惯的事。那么辞职就成为多数职场人士都要面对的问题。

辞职是一门学问,如果辞职者不了解辞职的程序,不能握好一些辞职的技巧,很有可能给自己造成一些不必要的麻烦或损失。俗话说,“人走茶凉”,当你告知你的主管、上司或老板你决定辞职的时候起,得到的肯定不是笑脸,因此,如何顺利地辞职,充分维护个人的合法权益就成为辞职者要认真考虑的问题。

我们都知道一句成语叫“过河拆桥”,当你辞职时,一定要尽力避免这一点。虽然炒老板鱿鱼,会让你扬眉吐气,而且如果是因为另谋高就则会更加让人志得意满。但如果过分地得意忘形,以为自己以后再也不用看他的脸色行事就变得肆无忌惮,那你就大错特错了。因为如果身处同一个行业,抬头不见低头见,说不一定哪一天你就能再次碰上你的前上司,甚至是有求于他。

其实,辞职完全可以做到既体面大方又不伤害彼此的关系。无论是你喜欢现在的这份工作,但为了一个更好的机会离开,还是你实在忍受不了目前的工作环境,为了自身的健康跑掉,都要用礼貌、审慎和成熟的态度来对待辞职。记住,你的职业声誉取决于你此刻的一言一行。

猎头公司海德思哲(Heidrick Struggles)的合伙人安?盖尔斯(Ann Gales)的工作中要面对很多辞职的事情,他就认为:“辞职要做得专业。充分准备,事先想好该怎样做。除非毫无可能,否则我总会自己亲身来做这些。想一想未来,尽可能持积极态度,尽可能友好地离开。确保自己恰当地移交好手头的项目,这样在你离职的这段时期,工作能得到有效的管理。”

另外,在辞职前要慎重地考虑辞职的原因,千万不可意气用事,要仔细分析事情是不是到了非要辞职不可的地步。如果理由是充分的,辞职会带给自己更多大的发展与机会,那么辞职才是应当的。提出辞职时要冷静地向你的老板提出请辞要求,并且有条理地说出你的理由。还要能控制自己的情绪,不要说一些如“我要走了,因为我讨厌你”或者是“我有更好的机会了——见你的鬼去吧”之类的话,这样只会伤害你与上司之间的感情。就算你是在提出辞职,依然要保持对上司的尊重,不要过河拆桥,要能礼貌地提出请辞。

(第二节 办好与上司有关的事

站在上司立场上想问题,站在自己立场上办事情。当上司相信你,让你做一些事情时,心里必须要有本账,别傻兮兮的什么都做。你要站在上司立场上去考虑问题,了解上司为什么要做,能达到什么目的。然后再以自己的立场抉择,有些做,有些推脱。选择符合自己利益的事情去做,不符合利益的想法推搪。用做了的事情取悦上司,而不做的事情则让上司知道,你已经完全尽力了。

学会给领导建个台阶

一家公司新招了一批职员,老总抽时间与这批职员见个面。他按员工姓名表把新员工一个个叫起来认识一下。

“黄烨(错读成“桦”)。”老总微笑着叫道。全场一片静寂,没有人应答。

老总又念了一遍。

这时一个员工站起来,怯生生地对老总说:“杨总,我叫黄烨,不叫黄桦。”

人群中发出一阵低低的笑声。老总的笑脸不见了,脸上有些不自然。

一个精干的小伙子忽然站了起来,解释道:“请杨总原谅,这个名单是我打的字,很抱歉,是我把名字打错了。”

“太马虎了,下次注意。”老总挥挥手,接着念了下去。

之后不久,由于工作能力强,更重要的是处事灵活,这个小伙子被提升为制作部经理。

在这样的场合公然指出老板的低级错误,必然会使他很没面子。如果不是小伙子出来打圆场,老板的这个低级错误一定会成为大家茶余饭后的笑谈。所以小伙子被提升也是情理之中的事。

“人活脸,树活皮”,作为领导更是如此。领导平时就把面子看得非常重要,真要碰上什么尴尬场面,那丢脸的感觉只会比常人更强烈。作为下属,应当处处想到给领导留脸面,尤其是在众人面前,替领导打个圆场,是分内之事,也会让领导更加喜欢你。

如果能在大庭广众之下维护领导脸面,甚至以归罪于己的方式帮领导开脱,必然会博得领导的欢心,得到他的尊重和重视。

小甄今年刚刚大学毕业,进了政府机关,当了一名职员。这天,领导拿着一份文件,让他传真到市委宣传部,小甄照办了。可谁知,第二天,领导怒气冲冲地走进了小甄的办公室,当着众多同事的面,大声斥责小甄:“你怎么做事的?让你发份传真到组织部,你却给我发到了宣传部!”

小甄一下子懵了,他回忆了一下,确定领导昨天向他交代的确实是宣传部而非组织部,他想领导一定是在情急之中记错了。可是看着领导愤怒的脸,小甄二话没说,主动承担了责任:“对不起,实在对不起!都怪我办事毛躁,本想抓紧时间办好,没想到闹了个大错。我一定会吸取教训的,保证不会有第二次了!”

说完,他赶紧又给组织部发了份传真。又过了一天,小甄被叫到了领导的办公室,领导真诚地向他道了歉,说自己那天因为着急,错怪了小甄,并夸奖小甄小小年纪,就懂得忍辱负重。自此,小甄在领导心目中的地位大大提升了。

(1)说话时应当处处想到给领导留脸面,尤其是在众人面前,不仅不能驳领导的脸面,还应处处维护他的面子。

(2)当领导错怪了你时,一定不要当着众人的面反驳上司,因为上司需要维护一定的威信和颜面,即使他错怪了你,你也不能当众让他下不了台。你应该暂时把责任承担下来,等上司清查过来后发现自己错怪了你时,自然会为你当初的忍辱负重而感动。

(3)替领导掩饰错误要做到不着痕迹。

(4)遇事要能为领导排忧解难、出谋划策,不能见事就躲、不替领导打圆场,甚至把尴尬境地推给领导去收拾。

得罪上司,亡羊补牢

在工作中,人们经常会在无意中得罪上司,我们自己可能没有意识到,但要注意的是“说者无心,听者有意”,一些自己说来并无恶意的话语,可能已像一根刺一样扎进上司的心中了。不管谁是谁非,得罪上司无论从哪个角度来说都不是件好事,只要你没想调离或辞职,就不应该使自己陷入这种与上司关系的僵局之中。如果想拔除上司心中的这根刺,就需要采取一些有效的对策。

罗军大学毕业后到某工厂工作。一次,在与车间主任闲聊中,他谈到大学期间曾到一个单位实习,该单位技术力量较弱,只有几个中专学历的人聊以充数。谁知“说者无心,听者有意”,该车间主任正是中专毕业。他疑心罗军是另有所指,于是就怀恨在心,在日后的工作中处处都给罗军“特殊照顾”。当罗军知道自己不小心“祸从口出”后,心中甚是担心,他起先想找车间主任解释一下,但又转念一想:主任生性多疑,弄不好反而会越描越黑,干脆自己今后吸取教训算了。从那以后,罗军对这位车间主任更加尊重,而且再也没有制造过“祸从口出”的难堪。果然,一段时间后,车间主任对他的态度渐渐有了变化,不再像原先那样刁难他了。

消除与上司之间的隔阂是很有必要的。一般说来,上司都懂得“人非圣贤,孰能无过”的古训和“年轻人犯了错,连上帝都会原谅”的道理,因此不会得理不饶人地抓住下属的过错不放。所以只要我们能在适当的时机和场合,诚恳地道歉,或许可以改善正在恶化的关系。

身在职场,难免会在无意间得罪上司,面对这种情况要积极应对:

(1)主动地找个合适的时机,请上司谅解。这样既可达到相互沟通的目的,又可以为其提供一个体面的台阶下,有益于恢复与上司之间的良好关系。

(2)如果发现得罪了上司,不妨静下心来仔细分析一下,看看问题到底出在哪儿,赶快采取措施加以补救。

(3)可以利用一些场合表示对他的尊重,上司会因此而记在心里,排除或是淡化对你的敌意。

(4)有时尽管问题出在自己身上,也不见得非要找上司承认错误、解释清楚不可。不妨以此为训,“吃一堑,长一智”,以实际行动坚决改正,避免重蹈覆辙。

(5)如果尽了很大努力仍不能改变上司的态度,那就要考虑寻求外援了。比如,找一个在上司面前能说得上话的人当“和事佬”从中协调,说不定同上司的矛盾就会“大事化小,小事化了”。

上级责备,巧言辩解