在职场中千万不要小看Email的功能，简简单单的几句话里可能蕴含着耐人寻味的玄机。善用Email这个秘密法宝，当个职场达人没你想象的那么难！
关于Email，你所不知道的秘辛
电子邮箱可以称得上是出现最早的网络交流工具，自从Email出现之后，现实中的邮局在人们生活中的实际应用就变得寥寥可数。现在如果你在大街上随便抓着一个90后问他寄信的时候要贴多少钱的邮票，恐怕十个有八个都会摆出一脸茫然的样子。随着网络技术的不断发展，为人们提供电子邮箱服务的网站也不断增加，如Gmail、Hotmail、新浪邮箱、网易邮箱等。
步入职场之后，大部分人每天都会花一定时间在写作邮件、阅读邮件和回复邮件上。要让你说出电子邮件有什么优点，你肯定会将焦点集中在便捷、迅速、靠谱上。也正是这些特性，让电子邮件成为职场中最常用的沟通方式，承担着职场中业务交流、人际往来、人事变迁等重要事务。
电子邮件相对于过去的邮递信件，自然是科技的进步，但科技的进步解决不了职场中人与人之间的矛盾和冲突。说到底，邮件文化其实就是人与人之间的社交文化。想要利用好邮件，减少因为邮件而带来的麻烦，从根本上说是要提高人际交往的技巧，提高人与人之间的信任度，改善职场中的人际关系。
电子邮件在职场中盛行，不论是国企、外企还是私企，这种多元化的背景更提升了电子邮件本身的复杂性。一群在职场上打拼的、来自五湖四海的人，为了“五斗米”不得不操着各个国家的语言来进行沟通。有些人习惯写短小的邮件，有些人喜欢在邮件中长篇大论，更有些人单方面讲究沟通技巧，而忽略了沟通的真正目的……这些都是直接导致职场人士在邮件文化中“折腰”的原因。
目前，很多企业都采用分区式办公，在全国各地，甚至是全世界的各个角落，都有分公司。这也就意味着，职场人士随时都要作好准备，跟陌生的同事、陌生的客户用Email来沟通。缺少了面对面交流的礼貌约束，人们在邮件中更容易表露出自己的真实情绪和观点。再加上抄送、暗送、转发电子邮件等功能，使用Email风险也就更大了。
Email所带来的交流成本的降低，对企业全球化的进程起了很大的推动作用。但电子邮件有一个特殊之处，就是收邮件的人很被动。这跟电话沟通不一样的地方是，电话必须要对方愿意接听才可以传达内容，而电子邮件的收件者，只能被动接受，无法拒绝，也无法预测邮件的内容。这也在一定程度上造成了“邮件轰炸”带来的麻烦。再者，网络安全也是Email使用的隐患，由于来历不明的电子邮件而“中招”导致电脑存档丢失的“倒霉”白领不在少数。这就要求职场人士在学会如何写一封恰如其分的电子邮件的同时，还要学会如何给自己的邮箱竖一道防火墙，让每个人可以保护自己的邮件不遭人“偷窥”、不遭人“陷害”。
在职场中，千万不要小看Email，简简单单的几句话里可能蕴含着耐人寻味的玄机。若想打好职场这场仗，就一定要将邮件中蕴含着的规则钻研透彻。善用Email这个秘密法宝，当个职场达人没你想象的那么难！
把Email当作最好的“省时”工具
电子邮件是个好东西，它为我们日常工作生活提供了极大的便利，但如果你每天收到上百封的邮件，塞爆你的邮箱，让你花费大量的时间去处理这些邮件，你还会这么想吗？
一位从事出版的朋友曾经这样描述自己黄金周长假归来的场景：“长假回来的第一天，赫然发现自己的邮箱中躺着628封邮件，其中未读邮件占了239条。再看看当天的工作安排，一共需要参加4个会议，会开完已经下午4点了，这些邮件也就只能等到4点之后再处理。突然想起来，节前有一封重要的邮件需要马上处理，开会的时候也要用到那封邮件里的资料，但是翻了老半天也翻不到，同事却已经在旁边催着作会议准备了。
这种场景相信很多办公一族都有深刻的体会。本来电子邮件是用来省事儿的，结果却往往会因此而误事儿。
学会清理你的邮箱
让我们来仔细算一笔账：如果我们每天收到50封邮件，发送20封邮件（通常一个有3年职场经历的人都会积累到这个邮件收发数量），也就是说我们每天一共会处理70封邮件。每年的工作天数大概有240天，这也意味着每年要处理16800封邮件。
每天处理70封邮件，按照每封2分钟时间来算，要花140分钟。现在，将16800封邮件乘以2分钟，也就是说我们每年花在处理邮件的时间有33600分钟，相当于560个小时。每天的工作时间有8小时，等于每年要花70天的时间来收发邮件，几乎等同于4个月的工作日！仔细琢磨琢磨那些你收到没有重点、拐弯抹角、又臭又长的邮件吧，如果说我们要花1/3的时间在这些废话连篇的邮件上，那么在我们的职业生涯中，每年至少会浪费1个月的时间在毫无意义的事情上面。
电子邮件是最适合传递那些单纯利用文字就能够完整表达意思的信息了，虽然电子邮件方便了职场中人与人的沟通，但同时也耗费了我们的时间。处理不必要的电子邮件会让职场一族们无法专心于眼前的工作，还分分钟产生更多的额外工作。
你需要处理掉以下邮件
1. 那些絮絮叨叨、没有重点、需要你从大量的信息中归纳中心思想的邮件；
2. 那些跟你没有直接关系但偏偏要转发给你的邮件；
3. 跟你有间接关系，但你不确定要如何回复的邮件（十分消耗时间）；
4. 没有明确表示要让你做什么的邮件（无意义的邮件）；
5. 不适合用电子邮件来传递内容，适合采用直接沟通的交流方式的邮件。
怎样发邮件最得心应手
高效地利用电子邮件，可以给我们节省大量时间。这些技巧都包含在收发邮件的过程当中，利用电子邮件的优点，绕开那些浪费时间的陷阱，电子邮件就会成为你工作中最得心应手的工具。
减少发邮件的数量
发得少就收得少，这个道理再简单不过。通常我们每发出5封邮件，至少有3封是需要别人回复的。这也就是说，我们发出去的邮件，有一半以上需要我们在之后重新处理。因此，你应该在决定发邮件之前，先问问自己在这场邮件“混战”中扮演了什么角色？问问自己对方是否真的需要这封邮件？
不发不必要的邮件
很多职场人士发邮件，是因为他们觉得上司或同事可能需要通过电子邮件来了解某方面的讯息，但很多人忙起来根本就没时间阅读这样的邮件，还有可能给人家的邮箱添乱。你要知道的是，每一封发出去的邮件，都应该跟不同职位人士的不同工作需求相符合。若是发送那些可有可无的邮件，反而会引起他人的反感。
少发感谢性质的邮件
我们都想让自己看起来更有素养、更有礼貌一些，但是目前感谢性质的邮件已经成为职场人士收件箱邮件数量增加的罪魁祸首。试着回想一下，你是否曾经在专心致志地与别人讨论工作内容的时候，手机提示“叮”的一声，掏出来一看，才发现是别人发给你的一封感谢信。你无奈地笑笑，转回头却忘了自己刚才讲到哪儿了。
不转不必要的邮件