实践训练
1.课堂讨论
（1）比较不同类型的时间计划表，分析它们在编制方法上的不同之处。
（2）工作时间表的编制步骤是什么？
（3）工作日志为什么要准备两本？
（4）编制工作时间表的注意事项是什么？
2.案例分析
【案例1】
被炒鱿鱼的女秘书
年轻漂亮的小汤是某公司的部门经理的秘书。表面上看来，大家都会觉得她是一个十分勤奋的人，办事也十分卖力，总是风风火火。但一旦接近她的办公桌，人们就总会看到满目狼藉、手忙脚乱的景象。她总是会忘记把重要的文件放在什么地方，一找起来至少要花上半个小时。客户刚刚传过来的材料，一转眼就没有踪影；明明可以让对方再传一份过来，她却偏偏要花几个小时亲自去取。翻译国外来的文件时，她经常发现工具书忘了带在身边，以至于不得不回家去加班，第二天上班就开始打起瞌睡……
这个勤快但不懂得合理利用自己时间的女秘书，最终被炒了鱿鱼。
分析与讨论：
结合小汤被炒鱿鱼一例，简要谈谈办公室时间管理的重要性。
【案例2】
王晓的半个工作日
时间管理是渗透于企业日常运作中的。一个健康而有效率的企业，一定是在每个看似简单的细节上都做得非常好的企业。办公室秘书王晓早上7：30来到办公室，打扫卫生，整理办公室，准备上班。8：20办公室主任电话指示：“小王，请你把上周述职工作总结写一下，10：30必须做完。”小王表示同意。9：10人力资源李总监说：“小王，请你帮我搬一下演讲会所需要的椅子。”小王非常有礼貌地说：“对不起，我得先请示一下王主任。”11：00总经理打电话给王晓：“小王，后天上午10点以后，我有没有1个小时的空闲时间？我要约见一位重要客商。”王晓查了查时间计划表后，对总经理说：“星期四（即总经理所说的后天，这是经理的习惯，他平常不喜欢用星期几的说法，王晓对经理的习惯早就摸准了，能迅速反映出经理所问的是星期几）上午9点至10点钟要召开业务汇报会，您之后没有其他安排。但是，会议在10点钟能否准时结束呢？”电话中总经理沉吟片刻，便决定约请客人于星期四10点30分来公司会谈。
分析与讨论：
在这半个工作日中，秘书王晓是如何进行办公室时间管理的？
3.实务训练
【情景1】按照办公室时间管理的要求，完成“项目任务”中工作时间表的编制。
实训说明：
（1）本部分实训在授课后集中进行。
（2）实训时，全班可先分为若干个实训小组，每组4人，互相讨论。
（3）在充分酝酿、讨论的基础上，通过抽签方式，请1～2名学生代表各组上台在黑板上完成宏利公司肖总经理的工作时间表的编制任务。
（4）每个小组完成项目任务后须由小组代表向全班学生简要说明时间表的编制依据。
（5）教师组织学生共同评议，找出各组在编制上合乎规范或不足之处。
（6）教师总结。
【情景2】龚书南先生是某公司的CEO。请把2007年5月5日的活动安排有关内容分别填写在龚书南先生和他秘书的工作日志上。
上午10：30在办公室与副总裁一起听市场部经理汇报“金融街”市场推介情况；安排时间去银行取现金；12：30龚书南与证券部员工吃饭，了解新员工适应新工作的情况；为《金融时报》的记者安排下午3：00见龚书南；在该天某一适当时间，秘书必须空出半个小时的时间以便安排龚书南与自己商谈下一次营销工作会议的日程安排，但不能占上午9：00～10：00的时间，因为龚总想在这段时间里处理他的信件以及在网上浏览国内外重大经济新闻；龚书南和夫人晚上7：30出发去正清大酒店出席晚上8：00的俱乐部聚餐会；秘书本人在晚上7：00要参加社交俱乐部举行的一个会议。
4.课后拓展
针对自己未来一段时期的学习计划，编制个人下月、下周或每日的学习时间安排表。
第5单元 办公室的印信管理
情景案例
【案例1】李强是宏利公司总经理助理，管着公司大大小小十几个公章，平时就堆放在办公室的抽屉里，因为这个企业的注册公司有N家，有的是业务需要形式上注册的，有的是性质不一样，实实在在的。一个公司又分业务专用章、合同专用章等，于是管理这堆公章也成了李强的责任。最开始的时候，李强对管公章这样的事情不怎么上心，觉得无所谓，但后来出了几个差错，令李强小心起来。
那次是宏利公司收购某家企业，谈了很久了，后来进入实质性阶段。某天，负责项目谈判的经理跑来找李强盖章，那是一份“补充协议”，李强每天接触的盖章文件实在太多了，也没有怎么在意，虽然这份文件上没有我方代表人签字，这个经理解释说不用签字，李强犹豫了片刻，还是盖上去了。过了几天，他和公司的律师一起又过来，拿着上次盖章的文件，说要交给老总签字，李强觉得奇怪，明明事先说好不用签字的，怎么又变了。于是李强还是把已经加盖公章的文件送给老总。老总看了文件后把经理叫去问了情况，然后老总说，这个我不签，你们自行解决……事情到这里，李强还没有警觉，任他们2人把文件带走，也没有要回那份文件。直到后来，李强才明白事情的来龙去脉，也才知道自己糊里糊涂做了什么。很简单的真相：宏利公司和他们收购的企业谈判条件，对方见索高价已经不可能，就附加一些比较苛刻的收购条款（为此宏利公司要多付款上百万元）。项目经理求胜心切，主张同意。文件盖了章就有法律效力，但财务部门不同意付款，认为这次收购不合理，于是才有要老总补签一事……公司后来做了相应的处罚，李强挨了个不小的处分，损失了一个月的工资。
祸不单行，这事没多久，有一天，公司另外一个部门，要给大量的文件盖章，就把公司公章借走了，李强忙着有事外出，也没催他们还。就这样过了好几天，老板拿着文件来找李强盖章，李强手忙脚乱地找了半天，后来才想起来被借走了，搞得老板好几天没给李强好脸色。
后来又有一次，办公室被盗，办公桌的锁很容易就被打开了。值得庆幸的是，只丢了几百元的现金，公章一个没少。但李强还是惊出了一身冷汗，想想就后怕。
【案例2】汪华是科庆公司经理秘书，某日他高中时的一位老同学林某找到他，告诉汪华说自己有一笔好买卖，但他是个人身份，不如公司签合同方便，想借用科庆公司的名义，让汪华给他出具一份科庆公司的业务介绍信，等合同签完后就还给科庆公司，并给汪华数目可观的报酬。汪华应允后，林某利用从科庆公司借用的业务介绍信，以科庆公司业务经理的身份和科庆公司的名义与东信公司签订了一份钢材购销合同，骗取了东信公司价值一百万元的钢材。林某将钢材卖掉后，携款潜逃。这一事件给科庆公司造成了信誉和财产上的损失。
项目任务
1.如果你是宏利公司的总经理助理李强，你将在办公室印章的保管、使用等管理工作中做哪些改进？
2.汪华在办公室介绍信的管理工作中要吸取什么样的教训？
任务分析
经过了这几件事后，宏利公司的经理助理李强在办公室印章的保管、使用等管理工作中应该要吸取教训，做一些改进，如单位的公章应该要放置在保险柜里，这样比放在办公桌的抽屉里相对来说要安全些；对于公司的合同章，李强应坚守一个原则：必须要有财务和法律顾问的亲笔签名，否则，无论如何也不能盖章，而且盖公司章，一定要认真审核内容，不符合盖章条件的，应坚持原则，无论如何也不能盖章；如果单位领导不在，就应让申请盖章者当着自己的面电话请示领导，领导发指令同意后，才能盖章。如果确因工作需要，别的部门借公章，李强应让他们履行严格的手续，并提醒他们按时归还，稳妥起见，还可以印发一些用印申请单，来提醒自己不要疏忽，申请单应复印一份，留作存档。
认真负责的工作态度，是单位公章管理者必须具备的职业道德，李强在以后的工作中，应不断强化这个职业素养，保证印章的管理工作不出差错。
科庆公司经理秘书汪华因一己之贪欲，私开公司介绍信加盖公章后交给林某使用，结果造成公司重大经济损失，汪华的教训是深刻的。在一般情况下，介绍信由单位印章管理人员负责掌管。介绍信与用印紧密相连，只有加盖印章的介绍信才能起到凭证的作用，因此，介绍信的管理与印章的管理同样重要，来不得半点马虎，否则，出了事故，当事人要负责任。在介绍信的管理中，一定要坚持原则，不为利诱，不为情动，按公司相关规定办事。
相关知识
印信是指印章和介绍信。在通常情况下，单位的印章和介绍信是交由办公室秘书管理，由于工作或其他事务的需要，人们常常要把一些材料拿到办公室加盖公章，或者要求开具介绍信，因此，印信管理也是办公室秘书的日常事务之一。如果管理使用不当，会给企业乃至社会造成危害，秘书人员必须认真重视这项工作。
1.印章的管理与使用
（1）印章的概念。印章，向下代表着一种权力，是机关职能的合法代表，向上则要代表责任，凡是有公章或签章的文件，领导要负一定的责任，机关发文、发函、签署合同、订立协议、出具证明等，均要有印才算合法有效。因此，印章是单位组织权力的象征和职责的标志。
（2）印章的种类。印章按其性质和作用划分有多种
（3）印章的刻制与启用。
①印章的刻制是由企业凭刻章申请和开业通知到注册所在地公安局办理手续后，再到其指定或授权的刻字社刻制。
②印章刻制好后交到原审批的公安部门将印模备案，备案后才有法律效力。
③公章正式启用日应正式行文通告公司全体员工或有关客户、机构、部门，以便查核。如果机构变动、撤销或更改名称，印章应立即停止使用，封好后交原颁发单位予以注销。
（4）印章的使用。
①盖用单位印章，必须由单位主要负责人审核签名批准。但为了方便工作，对于一些一般性事务的用印，企业的领导也可授权部门负责人或印章管理人员审签。
②秘书用印前，必须认真审核，明确了解用印的内容和目的，确认符合用印的手续后，在用印登记簿上逐项登记，方可用印，登记簿的主要内容。
③对需留存的材料应在加盖印章前，留存一份，立卷归档。
④企业秘书在用印时应严格按照上司要求，亲自把握和使用，绝不能委托他人代为用印，更不能以印谋私，损害企业利益。
⑤用印时应注意盖印位置正确、端正、清晰，一次成功。
小技法
如何规范用印
印章盖在文末落款处，应上不压正文，下要“骑年盖月”，带有存根的公函、介绍信等用印时，除在规定处用印外，还应加盖“骑缝章”，即印章盖在正本和存根连接处的骑缝线上，以备查考。
（5）印章的管理。
①印章的保管工作一般由秘书担任，按照保密要求，管印者不得委托他人代取或代用印章，印章应放在专门的保险柜内，随用、随取、随锁。
②做好印章保养工作，盖印下面要衬垫一定弹性的硬橡胶或厚纸等，防止印泥在坚硬的物体上使用造成碰损，印章应及时清洗，确保印迹清晰。
③如果因工作需要，别的部门需借用单位公章，须严格履行相关手续，可制作用印申请单。
2.介绍信的管理和使用
（1）介绍信的概念。介绍信是介绍企业成员出外办理有关公务并证明其身份的一种书面凭证。它具有介绍和证明的双重作用。
（2）介绍信的种类。从文面格式来看，介绍信主要有以下两种。
①书信式。是用一般公文用纸（或印有单位名称的信笺）书写的介绍信，如下例所示。
【例文1】
介绍信
××公司：
今介绍我公司×××、×××两位同志前往贵公司洽谈有关××产品销售的具体事宜，请予接洽为盼。
此致
敬礼
（印章）
×年×月×日
（有效期×天）
②印刷式。是单位正式介绍信，先设计好固定的格式，然后大批量印刷，使用时只需在相关条项内填上相应的内容即可。印刷式介绍信一般都由持出联和存根两部分组成。如下例所示。
【例文2】
（3）介绍信的使用。
①凡领用介绍信者须经有关领导批准，秘书不得擅自开具发放。
②开具介绍信时应由秘书自己填写介绍信栏目内各项内容，要求真实、完整，存根内容应与持出联内容一致。书写要工整，不得涂改，如果必须修改，要加盖更正章，或在修改处加盖公章。
③介绍信上应加盖企业公章，分别在右下方日期栏和存根线上（骑缝章）方为有效。
④秘书不得将空白介绍信或单位信笺加盖公章后交给领用人，不得委托他人或让领用人自己填写盖章，否则，出了事故，秘书要为此承担责任。
小技法
拟写介绍信的语言要求
介绍信的文字要简洁明确，使接洽单位一看便知派出人员前去的目的。不要含糊笼统地仅仅写上“前去联系工作”、“商洽有关事项”等。
（4）介绍信的管理。
①介绍信一般和公章由同一人（秘书）保管并使用，与公章须同等重视，不得缺页或丢失。
②发放介绍信要进行登记，领用人要履行签字手续。印刷式介绍信可在存根上签字，书信式介绍信在专用登记表上签字。介绍信发放登记表。
③介绍信开出后，如因故没有使用，应说明原因，立即退回，并将其粘贴在原存根处。
④介绍信不得随意放置，要妥善保管，防止丢失被盗。
3.办公室印信管理注意事项
（1）秘书在保管和使用印信时应极其认真负责，讲原则，不循私情。
（2）建立和规范印信管理制度，一切按规定办事。
（3）印信若遗失，应立即通过新闻媒介公告做废，同时采取紧急补救措施，以避免造成任何损失。
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不是所有的公文都要盖章
人们在潜意识里认为，所有的公文都必须盖上印章后才能生效，其实不然。至少有两种情况是不需要盖章的：一是会议纪要，二是以电报形式发出的公文。这在国务院最新发布的《国家行政机关公文处理办法》第十条第九款中有明确规定：“公文除‘会议纪要’和以电报形式发出的以外，应当加盖公章。”另外，目前还出现了一种新的情况，许多单位正处在有纸化办公和无纸化办公并行时期，有的单位的文件通过内部网络发布，下属单位则对文件进行下载，而在下载的文件上没有发文单位的公章。用这种方式发出的文件，其合法性和有效性值得怀疑，对内可能行得通，对外则必须加盖公章后才能生效。
实践训练
1.课堂讨论
（1）单位专用公章能代替公章使用吗？为什么？
（2）印章使用的规范过程中有什么要求？
（3）带存根的介绍信上要盖几次章方为有效？
2.案例分析
【案例1】某公司新聘的秘书小徐，刚到任的第一件事就使她不能听命。原来是公司总经理要她马上到街上去刻一枚公司改换名称后的新印章，并要求她把原来这枚旧印章立即就地销毁。
分析与讨论：
小徐该怎么做？为什么？
【案例2】新达公司巩秘书因公出差，临走时把印章交给了分管业务的熊科长代为保管。第二天，新达公司与一外商就联合开发的项目达成协议，熊科长为提高工作效率，在双方意见基本一致的情况下，就在合同上盖了章。五天后，巩秘书回到公司，看完合同大吃一惊，该合同让新达公司损失了50多万元。面对这样的后果，巩秘书瘫在椅子上，半天没回过神来。
分析与讨论：
请谈谈你对此案例的看法。
【案例3】小李因公出差，需开具介绍信，找到办公室秘书小贺办理此事。小李要求小贺为其多开几份空白介绍信并在事先准备好的空白信笺上盖上单位公章，说是外出方便一些，以备急用。为此，小贺感到有些为难，但经不起小李的再三恳求与保证，还是按小李的要求做了。
分析与讨论：
小贺的做法是否正确，为什么？
【案例4】金芬是公司的总经理秘书，平时工作积极认真，很得总经理信任。总经理把公司的公章交给她保管，从来没出过差错。一天，小金正在做事，一个久违的老朋友打电话过来了。小金知道总经理不在，就放心地跟朋友聊起来。正聊得开心，一位部门经理秘书小柳拿着文件来找她盖章。她舍不得放下电话，就随手从抽屉里拿出公章，让小柳自己盖章。小柳走到旁边的沙发旁，在茶几上盖上了公章；见她用完了，小金随口说，你先放在那儿吧。于是小柳把公章放在茶几上自己回去了。这时有个工人搬着一箱稿纸进来，小张让他把箱子放在茶几上……
下午，总经理回来了，让小金给一份合同盖章。小金才发现公章不在抽屉里了。她想起来是上午小柳在茶几上用过，赶忙过来找，却没有看见；忽然又想起有工人进来过，她心里一着急，冲进去对总经理说：“经理，不好了，公章被人偷走了！”总经理大吃一惊，连忙问清楚事情的来龙去脉。他让小金先别着急，自己走到茶几旁一找，原来公章正躺在沙发下面呢。
分析与讨论：
秘书小金犯了哪些错误？
3.实务训练
张秘书正在办公室工作，人事部经理进来，要求为一份文件盖章。经理刚走，销售部业务员小刘进来，要求为其出外联系业务开具一份公司介绍信。
实训说明：
（1）本部分实训在学校实训室进行。
（2）实训时，全班可分为若干个实训小组，每组3人，分别扮演人事部经理、张秘书、业务员小刘。
（3）在模拟的秘书办公室中轮流演示张秘书盖章、开具介绍信的全过程。
（4）其他学生对演示过程及结果进行评议。
（5）实训材料的准备：模拟印章、印泥、登记表、空白信笺等。
（6）注意印章加盖时的技术要求，要求学生现场拟写介绍信的内容。
（7）教师总结。
4.课后拓展
如果条件允许，教师可组织学生到相关部门观摩印章管理专业人员的规范操作及程序。
第6单元 安排上司的差旅事务
情景案例
在安排上司的差旅事务上，有两件事让经理助理李强至今记忆犹新，教训深刻。
有一次是宏利公司肖总与金通公司经理就某合作项目安排了约见，预定在7月9日下午1：00开始。当时李强预订了7月8日晚直飞金通公司所在A城的机票。但肖总说8号晚上有个宴约，恐怕不能飞往A城。于是李强改订7月9日上午8：00的机票。但是，由于肖总晚上应酬时间太晚，而早班飞机又比较早，所以最终没能赶上班机。9号上午又只有那一次航班，于是，肖总只能立即买飞往相邻城市B城的机票，再乘大巴车赶到A城的金通公司。由于迟到，金通公司经理不悦，认为宏利公司对该项目的合作缺乏诚意。宏利公司差点失去了与金通公司合作的商机。
还有一次是肖总要出国出差一个星期。李强把整理好的具体的行程安排打印后交给肖总。他自认为已经做得很好，谁知肖总顺口问他一句那里的天气最近怎么样？李强一时哑口无言，他赶紧边上网查边通知外销公司负责这个区域的业务员帮他问问客户。忙碌一阵，终于把未来一周的天气趋势交给肖总，他也暗暗松了口气。谁知肖总又问李路明有没有新的名片。他准备带一盒完整的名片出去。李强暗暗叫苦：印刷好的那么多名片偏偏在这个节骨眼上没有了。于是赶紧通知总务后勤紧急印刷。当李强再一次交给肖总印好的名片时，真的怕他再问什么。但肖总偏偏又问了。肖总要去的国家包括美国，李强却不知道普通双频手机在美国是不能用的。肖总问他的时候，李强只好回答说：“只要开通国际漫游就能用。”肖总却说：“怎么我听说，要什么3频手机呢？”李强赶紧说：“我去问问”。李强立刻打电话去本地的移动公司。对方非常热情，回答说不能在美国用，但是他们可以提供出租手机服务，并列举了一系列要办的手续……李强头都大了，只能一一记录，准备帮肖总办理租机。谁知等李强转达这个信息时，肖总轻轻问他：“可以直接买一个这样的3频手机吗？”李强又傻眼了，赶紧又说：“我去问问。”当时李强真是尴尬万分！最搞笑的是，当李强开始查询关于3频手机的介绍时才发现，并不是只有移动电信局才有3频手机，现在很多上市比较晚的手机早就是3频了。可李强只知道肖总用的是Nokia，什么型号却不清楚。只有硬着头皮去问。那一刻他真的想杀了自己，怎么就这样笨。果然，肖总的手机功能非常强大，早就是3频。
项目任务
宏利公司的经理助理李强在安排上司的差旅事务上有何不当之处？上司公务旅行，秘书应该要做好哪些准备工作？
任务分析
宏利公司差点失去了与金通公司合作的商机，表面上看是宏利公司肖总缺乏时间观念误事，其实，主要责任还在于经理助理李强。约见时间是7月9日下午，预订7月8日晚的飞机票是正确的，但当肖总表示7月8日晚上有应酬，出发时间要改变时，作为秘书就要多长个心眼了，要充分考虑肖总的决定是否适宜，一是7月9日上午8：00虽然有一次飞往A城的飞机，但飞机能否按时起飞就是一个未知数，如果晚点起飞肯定会要影响下午的约见；二是即使飞机能按时起飞，但起飞时间较早，肖总如果前一晚应酬过晚，早晨未必能早起赶得上飞机，同样会影响下午的约见，因此，李强应向上司说明自己的想法，由肖总自己决定出发的时间，如果肖总仍坚持乘坐7月9日上午的飞机，李强也应及时提醒上司注意时间不要误机，履行作为一个秘书应尽的职责。
上司外出公务旅行，特别是出国公务旅行，秘书要为上司考虑的事情就更多，李强自认为只要安排好上司的具体行程即可，却不知作为秘书，上司差旅中事无巨细凡是要考虑到的事务都要考虑到，如对方国家的特殊国情、节假日、气候、小费行情等一切能想到的都要想到，提前准备好出差必带的东西如名片、礼节性拜访赠品等。李强在安排上司的国外差旅事务时因准备不足处处显得被动，以至于在上司的咨询中尴尬万分。长此下去，只怕在上司心中的印象要大打折扣了。在秘书的准备工作中，常识的具备也是必需的，如普通双频手机在国外不能用等就应该要知道，要把这个情况及时告之上司，我们常说秘书是“杂家”，也包括了一些常识秘书必须要熟识，这是秘书的职业特点所决定的。
上司公务旅行，秘书的准备工作是很多的，无论做什么样的准备工作，秘书一定要细心周到，任何事情都要想在前，以保证上司的公务差旅顺利进行。
相关知识
由于工作的需要，单位领导会经常出差、旅行，很多出差旅行任务甚至是临时性决定下来的。但无论是国内出差还是国外出访，短期出差还是长期出差，在每次出差之前，秘书都要为领导做好相关的准备工作。
1.差旅计划和旅程表
（1）制定差旅计划。差旅计划是上司出差能否顺利完成工作任务的重要前提。在制定差旅计划前，首先要了解公司差旅费用、交通、住宿标准的有关规定。一份周密详细的差旅计划至少应包括以下内容。
（2）制定旅程表。旅程表实际上就是差旅计划的具体实施表。秘书安排完订票、订房的工作后，就要着手制定旅程表。旅程表可以在差旅计划中体现，也可以单独制定。它包括了差旅计划中的主要项目内容，但内容一般比差旅计划更详细。
旅程表应一式三份，一份存档，一份给上司及家属，秘书存留一份。
2.秘书为上司差旅做的准备
（1）选择交通工具，订票。秘书通常采用电话或传真的方式订票。预订之后要及时确认和取票，取票后要认真核对机票上的姓名和火车车次、航班班次。
（2）预订房间。安排上司住什么样的房间，秘书要根据上司的喜好和习惯来决定。要掌握订房的基本程序。可通过查找旅行手册、电话咨询和上网检索等方式获取宾客的预订信息。订房时应提供的信息：住宿者的姓名、抵达时间及大概离开时间，需预订的房间类型及特殊要求。
小技法
预定车票与安排住宿的小提示
秘书在准备预订车票时，一定要查用最新的列车时刻表，车次很有可能因为季节等原因发生变化。出差途中换车，稍不注意就会误车误点，所以能直达的就最好不要换车。如要换车，在时间上一定要安排得宽裕些。
如果出差的地方是第一次去，在那里有子公司或自己的事务所的话，就请他们代为联系安排住处。如果没有，就请当地旅游或交通部门介绍，最好不要去找自己的客户方或代理商。
（3）准备必备的文件资料及上司随身携带的用品。上司出差要随身携带哪些东西，秘书一定要替上司想好。临行前秘书还要将这些用品按公与私分别列出清单，请上司过目，避免遗漏。上司出差一般要随身携带下列用品：名片、资料、笔记本、活动日程表、地图、交通图、照相机及一些备用品，如替换衣服、洗漱用品、药品等。随身携带的选择是必需的，可带可不带的就尽量少带。
（4）预支差旅费。秘书在上司出差前可申请预支差旅费。差旅费包括往返及当地的交通费、住宿费、餐费，以及其他可能的活动经费。差旅费的携带方式：现金、信用卡或支票。
3.制定差旅计划、编制旅程表的注意事项
（1）要明确并尊重上司的意图和要求，熟悉本公司对出差的有关规定。
（2）要向有关服务部门或旅游机构索取旅行有关资料，了解当地交通工具、差旅路线及宾馆环境等情况。
（3）差旅计划和旅程表要按时间顺序编排，条理应分明；时间安排不宜过紧或过松；要考虑上司的身体状况，时间上要留有余地。
（4）国际差旅要注意时差问题。
（5）多拟订几个差旅方案，供领导参考，最后选定最佳方案。
4.出国差旅的准备工作
（1）办理各种必要的出国手续。出国申请手续主要有五项：递呈出国申请书、办理护照、申请签证、办理健康证书、办理出境登记卡。
（2）出行前的准备。
①编制几种旅程方案，供上司选择，确定最佳方案后，将其打印成文。
②为防意外事故，如医疗及行李丢失等，可通过代理人与保险公司办理保险。
③了解外汇信息，办理外币兑换。
④准备随身携带的物品，如服装、洗漱用品等。
⑤为上司准备必须携带的各种文件，如谈判合同，协议书等。
⑥检查相关证件：护照、签证、“黄皮书”、国际机票、外文名片、外币及其他必需的出国文件、证件等。
⑦收集所到国的背景资料。
小技法
秘书要建立自己的旅行信息资料库
如果上司经常出差，秘书应该做个“有心人”，在平时就要留意收集一些旅行资料，如交通图、时差表和飞机、火车时刻表以及一些旅馆介绍的小册子等；要了解旅行社的资质，与资质好的旅行社保持联系，或建立长期合作关系，建立自己的旅行（旅馆）信息资料库，并不断加以充实。
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出国旅行必知
1.护照
护照是一个国家的公民出入本国国境和在国外旅行或居留时，由本国发给的一种证明该公民国籍和身份的合法证件。凡是出国人员均应持有本国政府颁发的合法的护照。如果持照人在国外旅行、逗留期间发生意外，所在国必须依照其所持护照，判明身份和国籍，然后决定如何处理。同样，护照颁发国的驻外机构也要根据护照决定如何提供帮助或外交保护等。
我国的护照分为外交护照、公务护照、普通护照三种。普通护照又分为因公普通护照和因私普通护照。
2.签证
签证是一个主权国家在本国或外国公民所持有护照或其他旅行证件上的签注、盖印，是表示允许其出入本国国境或者经过本国国境的证明。如果说护照是身份证的话，签证则可看成是出入证。签证一般可放在护照上，也可在其他证件上。如前往未建交国家，一般用单独的签证，与护照同时使用。我国的签证一般在护照上。
3.“黄皮书”
“黄皮书”即《国际预防接种证书》，因其封面通常为黄色而得名。“黄皮书”英文名称为INTERNAIONAL CERTIFICATE OF VACCINATION。它是世界卫生组织为了保障出入国境人员的人身健康，防止某些疾病传染流行所要求的证明。“黄皮书”规定，入境者在进入接纳国的国境前，要接种牛痘、霍乱、黄热病疫苗，以防止某些疾病的国际性流行。如果出入境和过境者没有“黄皮书”，国境卫生检疫人员有权拒绝其出入境，甚至采取强制检疫措施。我国的“黄皮书”由卫生部统一印制，各省市卫生检疫站负责签发和注射疫苗。初次出国者，应持单位介绍信前往办理。已有“黄皮书”但需复种者，可凭“黄皮书”复件。
4.时差
国际上规定，以英国格林威治时间（GMT）为标准时间，地球分为东区和西区，东区时间比GMT早，西区时间比GMT晚。调整时差对于乘坐国际航班的旅行者都是必不可少的。通俗的时差计算是以经线划分，格林威治以东每15°加一小时，格林威治以西每15°减一小时。
5.出入境手续
（1）边防检查。出入国境人员要持照填写出入境登记卡，交护照，检查签证。边防人员确认无误后，在护照内页盖上注明出入境口岸和日期的验讫章。有的国家入境时就要求填好一式两份的出入境卡，入境时收走一份，另一份夹在护照内等办理出境手续时再收走。
（2）海关检查。填写海关申报单，包括姓名、性别、职业、国籍、护照号、发照日期、入境口岸、入境日期、逗留地址、行李件数以及所带物品的数量，大多数申报单还要求填写外币旅行支票、信用卡的数量等。然后携所带行李连同申报单一起到海关处结关。海关人员根据申报单进行检查。
（3）安全检查。主要禁止携带武器、凶器、爆炸物和剧毒物等。所以在准备行李、礼品时应避免携带违规、违禁物品，以减少不必要的麻烦。
（4）健康检疫。即交验“黄皮书”，对未接种的旅客会采取隔离、强制接种等措施。
实践训练
1.课堂讨论
（1）上司即将到上海出差，秘书如何为上司拟制一份差旅计划？
（2）出国前要办好哪些主要手续？
（3）秘书为上司的差旅要做好哪些准备工作？
2.案例分析
长沙伟基电子公司近期有两位经理要外出。一是刘伟总经理6月3日至4日到深圳参加一个电子新产品展销会；6月6日到广州参加全国××电子行业发展论坛，会议为期一天；6月11日下午出席本公司的新产品推广会议。在深圳展销会和广州论坛有一定的空隙，他打算到公司驻深圳办事处，了解该处下一步的工作计划，并到广州市探访一位老朋友。二是主管业务的赵总，将于6月4日动身到美国××公司参观考察，并初步商谈双方合作的意向，时间为6天，但他从未出过国门。公司行政经理让秘书小马负责为两位上司制定差旅计划。小马工作速度很快，第二天就把计划做好了并交行政经理审阅。下面是秘书小马做的差旅计划书：
公司领导差旅计划书
根据公司行政会议的决定，刘总、黄总将于近期出差，具体安排如下：
刘总计划：
6月3日
刘总去深圳；
6月3日～4日参加深圳电子产品展销会；
6月5日
到公司驻深圳办事处了解工作，并到广州探访他的老朋友；
6月6日
到广州参加全国××电子行业发展论坛；
6月7日
在广州乘飞机回来；
6月11日
出席公司新产品推介会。
黄总计划：
6月4日办理护照和签证；
6月5日飞抵华盛顿；
6月6日参观考察美国××公司；
6月7日与美国××公司商谈双方合作的意向；
6月8日游览纽约；
6月9日飞回长沙；
6月11日出席公司新产品推介会。
分析与讨论：
（1）秘书小马拟写的上司差旅计划书存在什么问题？
（2）你如何帮助小马修改她写的计划书，使这份差旅计划书规范可行？
3.实务训练
湖南长沙真味佳饮品公司领导因公务需要，要携公司经理助理高明到杭州出差三天，主要是同杭州娃哈哈集团公司洽谈某果酸饮料项目前期合作有关事宜。高助理及其同事必须要完成公司领导出差前的准备工作。他们要完成的任务是：
（1）搜集杭州娃哈哈集团公司的有关材料；
（2）选择去杭州的旅行方式，查询长沙到杭州的火车、航空等信息资料，并做书面整理（车次、航班、价位、起迄时间等）；
（3）预订火车或飞机票，搜集当地预订票受理点电话、地点、联系人（学生可到有关受理点询问或电话询问），并做书面整理；
（4）资料查询了解、选择杭州宾馆；
（5）以所在学校为对象，收集本单位外出人员差旅费报销标准；
（6）拟定一份上司差旅计划书。
实训说明：
（1）本部分实训为开放性实训，在课外进行。
（2）实训时，全班可先分为若干个实训小组，每组4人，分别扮演高助理及其同事。
（3）实训小组组长明确组员扮演的角色，对实训任务进行分工，在规定的时间内必须完成各自的任务。
（4）在实训中既要求独立操作，又要求组员之间相互协作。
（5）在规定时间内各组上交完成的任务文本，教师集中评议。
（6）以上实训很多环节必须是真实的，应该做到实质性的任务落实。
第7单元 办公室零用现金管理和公务费用报销
情景案例
宏利公司行政部的几台计算机出了问题，经常死机。行政经理让秘书贾珊联系公司技术部请技术人员帮忙来修理一下。贾秘书找到技术部，技术部负责人说这段时间技术部都在忙于新产品的开发，实在抽不出人来，只能等以后再说。贾珊向行政经理汇报，行政经理有些着急，说办公室工作不能停。他突然想起什么，说办公室新聘的秘书左景在学校学的就是计算机，让他试试吧。下午左景检查了出问题的计算机，说修好没问题，只是要更换一些配件，需要几百元。贾秘书负责办公室零用现金的管理，她从自己办公桌抽屉里的零用现金中拿出五百元，交给左景去购买配件。第二天，办公室的几台计算机终于修好了。
第二天刚上班，文印室的小赵来找贾珊，说前些天文印室购买了一批打印用的A4纸，她交给贾珊一张发票，贾秘书看了看金额，就把钱支付给了小赵。十点钟，行政经理找到贾珊，说明天动身去杭州出差两天，要贾珊去公司财务部借款。贾珊说正好办公室零用现金还有几千元，便让行政经理先拿去用，回来再报销。行政经理走后，贾珊这才想起办公室支出的费用已达到一定数额，需要到财务部门报销并将现金返还进行周转。她清理了抽屉里的一堆票据，发现有些票据她已想不起经手人是谁，甚至在发票里还夹杂了几张购货收据。果然，当她拿着票据到公司财务部报销时，就遇到了麻烦。
项目任务
贾秘书到公司财务部报销会遇到什么麻烦？你认为贾秘书在办公室零用现金的管理和公务费用报销的工作中需要做哪些改进？
任务分析
贾秘书到公司财务部报销，公司财务人员在核对报销票据时会责成贾秘书对没有注明经手人的票据必须要找到经手人并亲自在上面签字证明，否则不会予以报销，另外，按照财务规定，购货收据一般不能作为报销凭据，因此，贾秘书要顺利完成费用报销，恐怕还有一些善后工作必须要做。
贾秘书在办公室零用现金管理和公务费用报销的工作中存在很多问题，必须要加以改进，否则麻烦会更多。如办公室零用现金不能随便放置在办公室的抽屉内，这样做存在很大的安全隐患，应将现金锁在办公室保险箱内，如果数额过大，最好存入银行，办公室里不要留太多现金。另外，贾秘书支付给文印室小赵办公费用的做法违反了办公室零用现金的管理操作程序，小赵首先要向领导提出购买办公用品申请，填写相关凭单，经领导签字同意，贾秘书予以认真审核后，才能将现金支付给小赵。贾秘书将办公室零用现金当做差旅费借给行政经理的做法也是不正确的，不能将办公室零用现金等同于差旅费，两者的用途是不同的，贾秘书应按公司相关规定到财务部为行政经理预支差旅费用。
贾秘书必须要了解和掌握办公室零用现金管理和公务费用报销的基本知识，否则很难胜任秘书工作。
相关知识
1.办公室零用现金的管理
公司企业付款，一般都是通过银行转账结算，或者使用支票、汇票等结算。但在企业日常的运营当中，许多开销不可能用支票等形式来支付，一些小额的办公费用难于多次去财务临时支取，因此，许多企业办公室常设立有一笔零用现金或称做备用金，以用于小额开销，以备急用。秘书应做好这笔零用现金的保管和使用工作。
（1）办公室零用现金的用途、数额和保管。办公室零用现金是用于支付本市交通费、邮资、接待用的茶点费、停车费和添置少量的办公用品。它通常是由企业领导和财务负责人批准后由秘书保管和支出。它的数额根据企业的规模和平时小额支出的数额来确定，秘书领取零用现金后，应将现金锁在办公室保险柜内，并负责保管和支付。
小技法
零用现金管理须知
对公司小额现金的管理要建立专门的制度，从预借到支出都要严格按规章办理。秘书在处理这类小额现金时，特别要注意的是不要将它和差旅费等混同起来。
（2）办公室零用现金管理的方法。
①建立零用现金账簿。秘书应建立一本零用现金账簿，清楚注明收到现金的日期、收据编号、金额数量和支出现金的日期、用途、零用现金凭单编号、金额、余额等。有时还要对账目进行分析，了解花销的情况和去向。
②填写零用现金凭单。内部工作人员需要领取零用现金时，应填写零用现金凭单，提交开销的项目和用途、日期、金额。零用现金凭单样例。
③零用现金使用审批。秘书要认真核对零用现金凭单，经审批人（通常是企业中分管财务的领导）审批签字后，方可将现金支付给申请者。
④核对领取者提交的单据。秘书要认真核对领取者提交的发票等单据上的用途、内容、金额是否与零用现金凭单上填写的完全一致，然后将发票等单据附在零用现金凭单后面。
⑤做好支出记录。每当支出一笔现金，秘书均须及时在零用现金账簿上记录。
⑥定期财务报销。当支出的费用达到一定数额后或月末，秘书再到财务部门报销并将现金返还到零用现金箱中进行周转。
（3）零用现金管理的注意事项。
①秘书应严格遵守办公程序和财务制度，不应自己或协助他人建立办公室的“小金库”。
②秘书保管备用金，应及时把办公室的开支记录下来，以便了解办公开支的情况，也可以作为资料存查。
2.公务费用的报销
有时为公司办事需要花些费用，如出差或接待客人等，事后就需要报销费用。但这些费用不能从零用现金中支付，而需要直接到财务部门申请费用和报销结算。
（1）公务费用报销的工作步骤。
①申请人提交费用申请报告或填写费用申请表，详细说明需要经费的人员、时间、用途和金额等情况，并亲自签字。
②申请报告或申请表必须经过主管领导的审核同意，并签字批准。
③将获得批准的费用申请报告或费用申请表提交财务部门，领取支票或现金借款；另一种情况是先由申请人垫付，完成工作。
④在公务活动中，无论是使用支票，还是使用现金，都要向对方索取相应的发票，其内容中填写的时间、项目、费用等应与使用者实际用途相符，并应盖有出具发票单位的财务专用章。
⑤工作结束，申请者应将发票附在“旅差费报销单”后面，并亲自签字提交出纳部门，由出纳部门把先前领取的现金数额和支出情况进行结算。如果是先由申请人垫付的，在提交票据和“报销凭单”后，方可返还现金。
⑥如果公务活动中计划的费用不够，需要超出时，应提前向有关领导报告，在得到许可和批准后，超出的部分才可得到报销。
“旅差费报销单”样例。
（2）注意事项。
①提前向企业有关领导报告报销的相关事宜；
②领导批准后，要严格按照公司的有关规定履行报销手续；
③报销要及时。
3.出差费用的办理
企业领导或主管的国内外出差费用，经常由秘书办理或协助办理。因此，秘书要事先做好准备，熟悉出差费用的各种办理方法。
（1）办理信用卡。信用卡可以从银行取得，上面开列了支款人的姓名、签名、号码和最高支款金额数等内容。这笔金额要从企业存在银行的存款账户中扣除。当出差者在外需要现金时，可以持信用卡去指定的银行支取，所支金额要记在信用卡上。信用卡一般可以透支，所以一张信用卡通常包括一笔很大的金额。
（2）办理旅行支票。出差者可以在银行和一些旅行社购买金额较小的旅行支票。支票使用者在使用时必须在支票上签字，支取旅行支票时，必须由使用者在支票上再次签字。
（3）办理快汇汇票。快汇汇票是由秘书购认，可以交给或寄给指定的出差者。与持有普通支票一样，出差者可凭这种汇票收取现金，或者转让给他人。
当领导或主管出差回来后，秘书有时还需代上司整理出差费用记录，转交会计人员报销有关费用。
小技法
秘书如何替上司报销差旅费
上司出差回来后，秘书要代替上司报销差旅费。秘书应将上司所有出差票据整理好，按财务部门指定的单据填好，分门别类地算好，将所有单据按财务部门的规定贴在出差报销单后面，然后，将报销单交上司本人或财务部门负责人审核签字。报销时应根据出差之前预借金额和出差发生的实际费用的差额，多退少补。
相关链接
秘书为何要具备一定的财务常识
在公司内部，一般都设有财务部门，专门负责财务方面的工作，除非你的上司直接负责这个部门，作为秘书没有必要具备专门的会计知识。但是，为了让上司在企业经营过程中，掌握企业的经营动态，通过财务报表了解企业经营状况，因此，作为秘书对财务知识多少要有些了解。上司通过财务报表知道企业的实际状况，预测企业的未来，如发现企业经营不景气，就可以采取措施降低费用，从这个意义上来讲，秘书具备一定的财务知识对其工作顺利开展将大有好处。
实践训练
1.课堂讨论
（1）企业办公室为何要预留零用现金？有何用途？
（2）办公室零用现金如何管理？
（3）上司出差的费用如何到财务部门报销结算？
2.案例分析
××公司零用金管理细则
1.有关零用金的设置划分如下所述：
（1）公司本部由财务部负责各单位的零星支付。
（2）工地总务组负责设置零用金管理人员，尽可能由原办理总务人员兼办，必要时再行研讨设置专人办理。
2.零用金额暂定，工地每月稳定保持5万元，将来视实际状况或减或增，再行研办。
3.零用金借支程序。
（1）各单位零星费用开支，如需预备现金，应填具零用金借（还）款通知单，交零用金管理人员，凭单支取现金。
（2）零用金之暂支，不得超过1000元，特别事故者应由企业部经理核准。
（3）零用金之借支，经手人应予一星期内取得正式发票加盖经手人与主管之费用章后，交零用金管理人冲转借支，如超过一星期尚未办理冲转手续的须将该款转入经手人私人借支户，并于当月发薪时一次扣还。
4.零用金保管及作业程序。
（1）零用金之收支应设立零用金账户，并编制收支日报送呈经理核阅。
（2）零用金每星期应将收到的发票，编制零用支出传票结报一次，送交财务部。
（3）财务部收到零用金支出传票后，应于当天即行付款，以期保持零用金总额与周转。
（4）财务部收到零用金支付传票，补足零用金后，如发现所附单据有疑问，可直接通知各部经手人办理补正手续，如经手人延搁不办的照第3条第3款办理。
（5）零用金账户应逐月清结。
5.零用金应由保管人出具保管收据，存财务部，如有短少概由保管人员负责赔偿。
6.本细则经批准后实施。
分析与讨论：
（1）许多企业为了实现对零用金的管理，都制定了一系列切实可行的制度或措施，上述《××公司零用金管理细则》（以下简称《细则》）具体规定了该公司在这方面的制度，这个制度的施行有何作用？
（2）上述《细则》在公司零用金的管理上采取了哪些切实可行的方法？
3.实务训练
谢秘书正在办公室工作，公司前台秘书小李进来，说接待用的茶叶不够，要求购买三听“铁观音”。谢秘书按正常程序为她办理支借手续。小李刚走，公司王经理进来，要求谢秘书为他办理出差费用报销手续。谢秘书整理其出差相关票据并及时到财务部办理完结。
实训说明：
（1）本部分实训在学校实训室进行。
（2）实训时，全班可分为若干个实训小组，每组4人，分别扮演谢秘书、王经理、前台秘书小李、会计老赵。
（3）在模拟的秘书办公室、财务室中轮流演示谢秘书借支办公室零用现金、整理票据及报销出差费用的全过程。
（4）其他学生对演示过程及结果进行评议。
（5）实训材料的准备：零用现金账簿、零用现金凭单、旅差费报销单、若干张发票等。相关实训材料学生可自己制作。
（6）教师总结。
知识小结
办公室日常事务性工作是秘书职能活动中的经常性工作，包括办公环境的管理、电话的接打、邮件的处理、办公室时间管理、印信管理以及上司差旅事务安排、办公室零用现金管理和公务费用报销等工作内容。办公室秘书应充分认识办公室日常事务性工作的重要性，准确领会单位领导的工作意图，掌握各项办公项目的工作程序和操作方法，养成认真、负责、严谨、规范的办公室工作习惯，成为领导管理工作中的得力助手，从而保障单位组织各项工作顺利有效地运行。