第1单元 秘书与信息工作
学习目标
知识点：
·了解秘书信息工作的原则、基本要求
·掌握信息收集的要求和方法
·掌握信息整理、存储、开发利用的操作规范和要求
能力点：
·具备在具体办公环境下的信息工作能力
·学会开发新的信息资源，并及时、准确、全面地获取所需要的信息
素质点：
·学会运用科学的方法开展信息调研工作
·培养并逐步具备良好的信息意识
情景案例
信息产业已经成为日本第一大产业，日本1984年开始实施“综合业务数字网”（ISDN）建设计划。1991年日本加大在电子和通信业方面的投入，1995年出台了“推进发达的信息社会的基本方针”等指导方针，1996年，实现电子和通信业产值超过建筑业。在进入21世纪的第一年，日本政府提出了响亮的口号“IT立国”。2001年通过了“IT基本法”和“e—Japan”战略发展计划，并开始实施，决心在5年内，建成世界最高水平的信息通信网。
日本著名学者小山森归纳了信息化社会4个标志：家庭信息化、企业信息化、政府信息化、公共领域信息化和信息产业化。截止到2000年年底，日本90%的企业建立了自己的局域网，40%的企业建立了企业内部互联网（Intranet），73%的企业平均5人1台计算机或更多的人拥有1台计算机。近几年，利用CRM等构成或建立信息系统的企业在增加，企业利用互联网开展商务活动也在逐步增加，企业数已达到41.6%。日本企业的市场电子交易率（电子交易与总交易额的比率）达到3.8%（美国为4.9%），日本电子商务有两大特色，移动上网发展迅猛，占总上网人数的1/4，约1000万人左右。5万家便利店建成为网络商店，它们是推动电子商务，解决资金流与物资流的主要实践者。
日本企业非常注重信息的收集与研究，大企业在世界各地都有自己的外派机构用于信息收集，如三井物产株式会社建立了覆盖全球的信息网，每天获取信息5万件以上，可以说信息产业已成为日本经济复苏的引擎。
项目任务
作为新世纪的秘书，你对信息有什么认识？你将在自己所在的公司如何开展信息工作？
任务分析
在信息化社会里，信息与能源、材料一起并列为社会发展的三大支柱。信息是决策的基础，又是控制决策实施的依据，秘书通过广泛、周密、经常地收集情况和信息，是保证决策科学化的必要条件，有利于单位组织提高核心竞争力。
秘书要在自己所在单位开展信息工作，首先要熟悉信息工作流程，主要从以下几个方面着手开展工作。
（1）广泛、周密、经常地收集情况和资料（信息），起领导的耳目作用。除了通过下级的各种书面材料、口头汇报、统计报表等掌握工作的情况外，还要深入实际，调查研究，帮助领导随时掌握工作的进展情况。
（2）协助领导制定工作规划、计划以及各种政策、法令，起领导的参谋作用。在制定政策的过程中，秘书机构要承担收集情况和建议，草拟可行方案，参与领导班子的研究讨论，直到方案确定，形成书面文件等一系列工作。
（3）协助领导宣传贯彻领导机关的各项决策，督促检查决策的执行情况，起领导的喉舌作用和信息反馈作用。决策作出后，要协助领导召开会议，及时发出文件。决策传达之后，要组织检查，督促下属单位执行决策，并把执行情况反映给领导。
（4）协助领导与各方面取得工作联系，起信息桥梁作用。秘书机构必须与各个部门取得联系，把各部门团结在领导班子的周围，使各方面工作协调一致地运转。
相关知识
1.信息概述
信息最早作为科学研究的对象是在通信领域，它是事物变化和状态的客观反映，其特征具有时效性、共享性、传递性、存储性。根据不同的标准和角度，信息有如下几种分类方法。
2.秘书的信息意识
秘书的信息意识是指秘书人员对秘书工作信息的感觉、知觉、情感、意志等心理品质，具体表现为对信息是否具有特殊的、敏锐的感受力和持久的注意力，即指秘书人员对信息的敏感程度。
现代秘书强烈的信息意识，表现为能够敏锐地感受到社会信息的变化对秘书工作带来的有利和不利影响。秘书人员具有强烈的信息意识，就会积极主动地挖掘、搜集、利用有利于领导决策和秘书工作开展的各种信息，这就需要秘书具备一定的信息能力。
现代秘书的信息能力主要包括五个方面的内容，即信息获取的能力、信息选择的能力、信息预测的能力、信息处理的能力以及信息运用的能力。
3.秘书信息工作的基本要求
（1）准确。准确即信息的内容要准确无误，真实可靠。秘书在信息工作中如实反映情况，才能保证各级领导机关及决策者做出恰当的判断和科学决策。否则，将会给领导工作造成失误。
（2）及时。及时即信息的收集、处理、传递、反馈要及时迅速，讲究时效。社会主义市场经济对秘书工作的时效性提出了更高的要求，不仅传递要快，而且收集、加工、检索、输出都要高速度。信息处理不及时，就会失去信息的价值，甚至造成严重的损失。
（3）全面。秘书信息工作要注意收集的广泛性，真实地反映事物各个方面的情况。只有全面地反映情况，才能使各级领导根据各方面的信息，权衡利弊，择善而从，做出正确的判断和决策。
（4）适用。除一些需要共同重视的信息以外，本级领导机关所需要的信息，并不一定都是上级或下级领导所需要的信息；别的部门所需要的信息，不一定为本部门领导者所需要。一条有价值的信息对于不同层次不同部门的领导者，其参考价值并不相同，因此秘书人员必须注意研究不同级别的领导者和不同层次服务对象的不同要求，在信息的投向上要有针对性，加以区别对待，注意适用对路。
小技法
办公室应存放什么资料
办公室应存放的资料有：一、公司公用资料，包括政府法律、公司各种规章制度、各种规定标准、业务手册、旅馆餐厅的介绍说明及交通图表、社会名人录、公司职员名录等；二、秘书个人资料，包括上司指示的记录、报告、业务资料，个人收集的杂志、剪报等信息资源。
4.秘书信息工作的原则
（1）追踪性原则。决策方案在实施过程中，会出现主客体状况的变化，秘书人员应及时追踪反馈不断变化的信息，使决策机构和决策者准确掌握情况，及时调整、修订、完善决策方案。
（2）时效性原则。信息总是产生、传递在事物及其状态变化之后，再快的信息，也有滞后性，所以秘书的信息收集必须及时，不让有价值的信息失效。还要抢时间，争主动，超前收取信息，向领导提供“预测性”信息。
（3）价值性原则。信息的价值性，主要体现为信息的可靠、实用。秘书进行信息收集必须了解信息源的信息含量和实用价值，辨别真伪，针对工作需要，对所接触的信息，迅速加以判别，分出哪是有用信息，哪是无用信息，实现信息的充分利用。
（4）层次性原则。信息的层次性，表现在三个方面：一是一般信息与重要信息；二是上层信息与下层信息；三是表层信息与深层信息。不同层次的信息，其作用不同。收集不同层次的信息，目的是能够准确、深入地把握环境的整体情况，秘书要从不同深度加工信息，针对不同对象开发利用信息。
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什么是企业信息管理师
企业信息管理师是指从事企业信息化建设，并承担信息技术应用和信息系统开发、维护、管理以及信息资源开发利用工作的复合型人员。该职业的基本特征是“既懂经营管理又懂信息技术，具备复合型、综合性的知识和能力”。按知识和技能水平的不同将该职业划分为助理企业信息管理师（国家职业资格三级）、企业信息管理师（国家职业资格二级）和高级企业信息管理师（国家职业资格一级）三个等级。根据《企业信息管理师国家职业标准》，符合申报条件，经过正规培训并且鉴定合格者，可获得相应等级的《中华人民共和国家职业资格证书》。
《企业信息管理师国家职业标准》包括六大职业功能模块：信息化管理、信息系统开发、信息网络构建、信息系统维护、信息系统运作、信息资源开发利用。企业信息管理师全国统考由劳动保障部在全国范围内统一组织开展。
实践训练
1.课堂讨论
现代秘书的信息能力和信息知识应包括哪些方面的内容？
2.案例分析
韩逸大学毕业，应聘到了一家外贸公司做秘书，刚参加工作的她踌躇满志，想轰轰烈烈干一番成绩，可是第一个月工作碰到的几件棘手的事让她心灰意冷，一筹莫展。首先是老总要她查询本公司开发的新产品的最新进展，她在图书馆泡了整天，复印了一大堆资料，结果老总看了说早就过时。公司设备急需更新，老总要她了解相关设备生产厂家的产品价格与性能规格，并将查询的资料列一个清单，对比一下再决定进货事宜，她仅找到两三家相关设备生产厂家，而且他们的设备与自己公司现有的相差无几，老总很不满意。
分析讨论：
如果你是刚刚毕业的文秘专业大学生，你将在哪些方面培养自己的信息意识和信息检索能力？
3.实务训练
信息综合处理训练：
运用前面所学的有关信息工作的基本知识，综合分析下列所提供的信息资料，撰写一篇短文，谈谈你对新世纪秘书信息工作一些看法。短文题目自拟，字数在1000字左右。
（1）日裔美国人罗伯特·T·清崎在《富爸爸穷爸爸》一书中描述了他的信息财富观：三百年前土地是一种财富，后来美国依靠工业成为世界强国，今天信息便是财富，新的财富形式不再像土地与工厂那样具有明确的范围与界限。
（2）资料显示，2002年全球因特网用户已经超过5亿，站点2000万个，至2005年全球因特网用户达9亿。2005年我国域名数达185万个，全国在线数据库30万个。
（3）20世纪80年代初，日本八百人以上的工商企业都建立了信息处理中心和信息库，日本大小商社都很注重信息的搜集、反馈，而且处理极快，三菱商事公司不惜重金建立起世界一流的信息搜集和传递系统，上万名职工都是情报员。
信息调研训练：
在本专业进行一次秘书专业毕业生就业情况调查，了解毕业生的就业心态、工作去向、就业率等。
实训说明：
本部分实训在课后进行，可将学生分成几个小组，采用不同的调研方式开展调查，最后每一个小组写出一份调研报告。
4.课后拓展
学生利用寒暑假到企业实习，了解不同企业的信息部门以及信息系统的建设工作。
第2单元 信息的收集工作
情景案例
逸昕是宏利公司的秘书，虽然每天的工作平淡无奇，但她做得井然有序。
平时，逸昕非常注意信息的收集与整理工作。她在办公室书柜里备有常用的工具书，如《世界经济信息统计汇编》、《中国企业监督》、《中国经济百科全书》，计算机里安装了《中国大百科全书》，并整理了本市大型企业的名录。她每天要抽出部分时间阅读整理《市场报》、《经济日报》、《国际金融报》、《环球时报》等，在信息的海洋中搜集相关信息并随时将对公司有用的信息记录，便于以后查阅，同时为老总起了很好的信息过滤作用。
她收集信息另一个重要的途径就是通过网络，中国经济信息网、中国资讯行、中国产品贸易网、中国企业网等都是她经常浏览的中文网站。一天，老总急需获取美国的经济贸易信息，她马上进入美国ABI商业信息数据库、The D＆B Million Dollar Database、Thomasregister等网站，获取到了老总所需的资料，帮助老总成功地进行了决策。
逸昕具有的开阔的思维和良好的信息收集处理能力为老总的工作带来了极大的便利，老总常夸她是自己的得力助手。
项目任务
如果你是宏利公司秘书，你将如何为公司收集和处理相关信息？如何提高信息工作的能力？
任务分析
宏利公司秘书逸昕的信息工作意识非常强，在平时的工作中，她能有效地收集有关信息，帮领导做出正确的决策，为企业赢得了巨大的利润。由此可见，信息在领导决策中具有重要的地位和作用。秘书人员一定要充分认识信息工作的巨大价值，肩负起信息工作者的重任，努力做好信息工作，为本组织创造良好的经济效益。
信息是一种重要的资源，需要秘书人员努力开发。秘书逸昕就是一位善于“淘金”、开发信息资源的高手，她平时就养成了收集信息的习惯，能从零散信息中发现带规律性的东西，从表面信息中发现本质性的东西，从已知信息中推导出未知的东西，从而开发出信息的重要价值，实现信息的最大增值。
秘书发挥参谋咨询作用的方法和途径是多种多样的，而合理利用信息则是秘书发挥参谋咨询作用的最有效途径。宏利公司秘书逸昕就是利用自己检索的国外信息为领导的决策提供了参考，有效地发挥了参谋咨询的作用。
信息收集是信息工作的初步阶段。对于秘书来说，这一阶段的基本要求就是收集面要广，这就要求秘书的分辨力要强。只要判断准确，广泛收集信息的“含金量”就越大。
相关知识
1.信息收集的方法
信息收集的方法有多种类型，根据搜集途径的不同，可以划分为正式途径搜集方法和非正式途径搜集方法；根据信息搜集者的显隐特征，可以划分为公开搜集方法和秘密搜集方法等。但无论哪一类信息搜集方法，都始终离不开以下七种基本收集方法的运用。
（1）观察法。观察法是指通过现场的观察来搜集信息的方法。其优点是方法简单灵活，能获得较为客观的第一手资料；缺点是获得的信息量有限，而且不易获得深层次的信息。
（2）询问法。询问法是指信息搜集者通过提问请对方作答来获取信息。按其所采用的方式与手段，可分为面谈询问、电话询问、书面询问等；询问法还可以根据访谈的人数多寡分为个体询问法和集体询问法。
（3）问卷法。问卷法是指由搜集者向被搜集对象提供问卷并请其对问卷中的问题作答而搜集相关信息的一种方法。问卷是信息搜集的一种重要工具，它的形式是一份精心设计的问题表格。
小技法
收集信息常用的工具书有哪些
信息收集常用的工具书有：目录，索引，文摘，百科全书，字典、词典，经济年鉴，手册，统计资料，名录、指南。
网上工具书有：《中国大百科全书》www.ecph.com.cn.，《世界百科全书》网络版www.countryreports.org，中国工具书集锦在线http：//gongjushu.cnki.net，网上牛津英语辞典http：//www.oed.com/，吕氏网上辞典：http：//www.lexiconer.com/，大不列颠百科全书http：//www.eb.com/，大英百科全书：中华博物文字库http：//www.britannica.com/，http：//www.gg-art.com/article/tools.php等。
问卷法优点是：可节省时间、经费和人力；具有较好的匿名性，有利于搜集真实的信息，所得的信息资料便于进行定量分析；可以避免信息搜集者的主观偏见，减少人为的误差。其缺点是：回收率难以保证，被调查者必须具有一定的文化水平才能作答，由于被调查者填写问卷时，往往没有调查人员在场，因此，获得的信息资料的质量往往难以保证。
（4）量表法。量表法是指运用测量量表来搜集相关信息的一种方法。量表是适用于较精确地调查人们主观态度和潜在特征的工具，它由一组精心设计的问题构成，用以间接测量人们对某一事物的态度、观念或某一方面所具有的潜在特征。
（5）购买法。购买法是指花一定的代价，通过购买有关信息载体而搜集相关信息的方法。它是组织获得外部信息的常用方法之一。按其购买的信息载体的类型不同，购买法可分为文献信息载体购买和实物信息载体购买两种类型。
（6）检索法。检索法就是利用信息资料检索工具，从现成的信息资料文档中查检有关信息资料的方法。检索法根据检索工具的不同，可分为手工检索和计算机检索两种类型。
（7）交换法。交换法是指信息部门以自己拥有的资料、样品等与有关对口单位进行相应的交换，从交换得来的资料、样品等信息载体中获得所需信息的一种方法。交换法是组织获得自身所需信息的重要方法之一，它不仅能使组织获取许多难得的相关信息，而且能节省许多搜集时间。
2.信息收集的渠道
信息收集的渠道是指信息工作者用于信息收集的途径和通道。信息收集的渠道是多种多样的，归结起来，主要有外部渠道和内部渠道两个方面。
3.信息收集的注意事项
（1）信息收集要广泛。要广泛收集不同层次、角度、人员、行业甚至不同国家信息，这样，才有利于全面思考问题，从而寻找拟定若干方案的素材，为领导的决策提供信息支持；而且还有利于发现认识上的“盲区”，不断有所创新，有所开拓。
（2）收集原始性资料，是信息处理的基础性工作。越是真实的、第一手的资料，信息的“含金量”越高。秘书人员特别要注意材料中的时间、地点、人名、数字和引文等容易出现问题的“关键点”，对这些地方要认真加以核实，以免出错，干扰单位组织的正常业务。
（3）秘书的信息收集要有预见性、相关性，围绕一个问题或某项业务活动而收集到的所有信息材料都要与此问题或业务活动相关。太多的信息往往会搅乱人的思维，干扰正常的工作进程。因此必须学会面对要解决的问题做出决断，哪些信息应该留存，哪些信息应该剔除。
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常用搜索引擎介绍
（1）谷歌（Google）搜索引擎。目前最优秀的支持多语种的搜索引擎之一，约搜索3 083 324 652张网页。提供网站、图像、新闻组等多种资源的查询，包括35个国家和地区的语言的资源。
（2）雅虎（Yahoo）中国搜索引擎。Yahoo是世界上最著名的目录搜索引擎。雅虎中国于1999年9月正式开通，是雅虎在全球的第20个网站。Yahoo！目录是一个Web资源的导航指南，包括14个主题大类的内容。
（3）百度（Baidu）中文搜索引擎。全球最大中文搜索引擎。提供网页快照、网页预览/预览全部网页、相关搜索词、错别字纠正提示、新闻搜索、Flash搜索、信息快递搜索、百度搜霸、搜索援助中心。
（4）Lycos中国搜索引擎。Lycos创建于1995年，是搜索引擎的元老，最早提供信息搜索服务的网站之一。Lycos中国成立于1999年，可以对网站、网页、新闻、电子图书、产品、FTP、MP3、多媒体等多种资源进行查询，并可以对上述资源做综合查询。具备多媒体和文学作品搜索引擎。
（5）新浪（Sina）搜索引擎。互联网上规模最大的中文搜索引擎之一。设大类目录18个，子目1万多个，收录网站20余万。提供网站、中文网页、英文网页、新闻、汉英辞典、软件、沪深行情、游戏等多种资源的查询。
（6）搜狐（Sohu）搜索引擎。搜狐于1998年推出中国首家大型分类查询搜索引擎，到现在已经发展成为中国影响力最大的分类搜索引擎。每日页面浏览量超过800万，可以查找网站、网页、新闻、网址、软件、黄页等信息。
（7）网易搜索引擎。网易新一代开放式目录管理系统（ODP），拥有近万名义务目录管理员，为广大网民创建了一个拥有超过1万个类目，超过25万条活跃站点信息，日增加新站点信息500～1000条，及日访问量超过500万次的专业权威的目录查询体系。
实践训练
1.课堂讨论
（1）秘书进行外部信息收集的渠道有哪些？
（2）秘书常用的信息检索的工具书有哪些？
（3）试比较用Google与百度搜索引擎搜索信息有何功能上的不同？
2.案例分析
安徽安特酒集团是我国特级酒精行业的龙头企业，其中无水乙醇的销量占全国50%以上。伏特加酒作为高附加值的主打产品，是安特集团利润的主要来源。但是，随着俄罗斯等前苏联国家的经济形势的日趋恶化，出口量逐年减少，安特集团审时度势，决定从1998年的下半年开始通过Internet进行网络营销，开辟广阔的欧美市场。集团确定了信息收集的三个方向：价格信息；关税、贸易政策及国际贸易数据；贸易对象，即潜在客户的详细信息。并制定了信息收集途径，安特集团利用半年左右时间，收集了以上三个方面的情报，对于世界上伏特加酒的贸易状况有了基本的了解，掌握了世界伏特加交易的价格走势，认清了伏特加所处的档次水平，也联系了上百家进口商、经销商，基本上把握了国际伏特加市场的脉搏，成功地开拓了欧美市场。
讨论与分析：
假如你是安特集团的秘书，你将通过哪些途径收集价格信息、关税、贸易政策及国际贸易数据、潜在客户的详细信息？
3.实务训练
（1）你的老板迈克先生即将访问英国，为了使这次访问成功，他要求秘书查询以下信息：英国的基本概况；在英国工艺品领域发展贸易的机会；英国的工艺品公司。为满足他的要求，请列出你可能使用的参考书和查询的网址。
（2）利用互联网查询我国秘书职业资格鉴定工作的相关信息和今年的考证工作动态。
（3）沃尔玛百货有限公司由美国零售业的传奇人物山姆·沃尔顿先生于1962年在阿肯色州成立。经过四十余年的发展，山姆·沃尔顿已经成为美国最大的私人雇主和世界上最大的连锁零售商。目前沃尔玛在全球十个国家开设了超过5000家的商场，员工总数160多万人，分布在美国、墨西哥、加拿大、阿根廷、巴西、中国、韩国、德国和英国等十多个国家。每周光临沃尔玛的顾客近一亿四千万人。沃尔玛在全球多个国家被评为“最受赞赏的企业”和“最适合工作的企业”，连续多年荣登《财富》杂志世界500强企业和“最受尊敬企业”排行榜。2004年沃尔玛被《中国经营报》评为中国市场优势企业品牌人气指数商贸旅游类第一名，并作为唯一一家上榜的零售企业；同年8月，在《财富》中文版“中国最受赞赏的公司”排名中名列第八。请你查询整理出沃尔玛的经营理念的相关材料。
（4）按照信息收集的要求和方法，选择一个世界500强企业，整理一份背景材料，要求包括：企业名称、地址、电话、业务范围、企业历史、企业结构、企业发展概述、主要行政负责人及股东情况。
实训说明：
（1）本部分实训在实训室进行，5人分成一组，每人负责相关项目。
（2）实训采取独立操作和相互协作的形式进行，首先个人上网查询出各部分信息，然后每一小组进行合作，整合成一份全面的背景材料，向教师汇报。
第3单元 信息的整理与存储工作
情景案例
宏利公司秘书思璐平时非常注意信息的收集和保存，日积月累，她的抽屉里面已经是堆积如山，各种表格、文件、材料、广告、参考书、宣传单、手册、计划塞满了几个抽屉。一天市场部经理找到思璐，要她找一份某产品在深圳的市场调查报告，她找了几个抽屉都没有找到，急得不知如何是好。经理对思璐说：“你平时注意信息的收集，这是很好的，但是要注意信息的筛选，有价值的信息才保存下来，没有保存价值的信息就要处理掉。”
事后，秘书思璐对抽屉里信息材料进行了全面的清理和分类，并且以后十分重视信息的整理存储工作。
项目任务
如果你是宏利公司秘书思璐，你将如何做好信息的整理存储工作？
任务分析
秘书思璐在平时的工作中由于不注重信息的整理与存储，将不同的资料都放在一起，结果给工作带来了很大的不便。
思璐应该认识到：信息的整理存储是对信息进行分辨、分析和筛选，确定信息的价值，明确或决定信息的存储形式，并使其及时参与其他信息综合利用的阶段。对秘书在这一阶段的工作要求是分析要准，综合处理要快。此外，信息整理的好坏直接影响到信息的价值，如果将有保存价值的信息丢失将会造成重大的损失。
信息存储工作的好坏直接决定了整个信息管理工作的好坏，秘书要了解信息存储的载体，信息存储的步骤，特别是信息存储的技术尤为重要。磁性载体存储技术、光盘存储技术、网络存储技术是目前应用最广、重要性最高的技术，随着信息数量的快速增长以及存储空间有限性之间的矛盾加大，信息存储及保密工作显得更为重要，作为秘书人员，要不断地充实自己的信息专业技术知识，才能更好地做好信息管理工作。
相关知识
1.信息整理的程序与方法
信息的整理加工，是整个信息工作的核心。信息整理成为信息资料，有如下程序。
（1）分类。分类是秘书根据一定的要求，按照信息的内容、来源、时间、性质等将信息分门别类，使之条理化。信息分类有如下方法。
①字母分类法，指按照信息标题、作者、主题、单位等的字母顺序进行分类。此种方法操作简单、不需索引卡片。
②主题分类法，指按照信息的主题和内容进行分类的方法。其优点是信息按照逻辑顺序排列便于检索。
③时间分类法，指将信息按照年月日的自然顺序排列分类的方法，它可以与其他的方法结合运用。
④地区分类法，指按照信息形成所涉及的行政区域将信息分类的方法，此种方法便于查找有地区特性的信息。
（2）筛选。即对收集到的大量信息进行甄别，经过初步分析和研究，淘汰内容贫乏的信息，选出内容新颖、有价值的信息。力求选出的每条信息都符合“实、新、精、准”的要求。信息的筛选可以通过看来源、看标题、看正文等来决定取舍。
（3）校核。即对经过初步甄别的信息做进一步的校验核实。进行校核的方法有多种，其中最常见的方法有以下三种。
①分析法，即对原始信息中所表述的事实和叙述方法进行逻辑分析，发现其中的破绽和疑点，从而辨别其真伪。
②核对法，即依据权威性的信息材料进行对照分析，发现和纠正原始信息中的某些差错。
③调查法，即对原始信息中所表达的事物的运动变化情况，通过现场的调查来验证其真实性和准确性。
（4）加工。加工是更具创造性的整理阶段。加工的范围非常广泛，涉及信息的内容和形式等各个方面。在信息的加工过程中要注意下面几个问题。
①充实内容。对零碎、肤浅、杂乱而又有价值的信息，要弄清它的性质、范围、意义和发展趋势，充实、丰富它的内容。
②综合分析。对获得的信息，从整体上进行系统的归纳、分类，做出定性、定量的分析和判断。
③提出意见。对经过整理的一些重要信息资料提出相应的处理意见，供领导参考。这是信息整理中的重要一环，也是秘书信息工作与其他部门信息工作的显著区别之一。
④修饰润色。对信息材料的语言文字、篇章结构等方面进行认真推敲，反复修改，使之趋于完善。
（5）编制。编制是对信息进行有序化处理，是信息整理的最后步骤。编制的质量如何，直接影响到信息作用的发挥。信息的编制方法有如下几种。
①转换法。原始信息资料中若有数据出现，应把不易理解的数据转换成容易理解的数据。
②对比法。就是用比较的方法强烈地反映出事物变化的特征。对比法有纵向对比和横向对比两种。
③图表法。如果原始信息资料中的数据有一定的规律性，就可以将数据制成图表，使人一目了然，既便于传达，也便于利用。
2.信息存储的步骤与方法
（1）信息存储的步骤。主要由登记、编码、存放排列、保管等环节组成。
①登记。信息工作人员（或机构）在获得各种形式和内容的信息资料后，首先要进行登记，以建立存入的信息资料的完整记录。
②编码。信息资料的具体形成是多种多样的，为了便于管理和利用，特别是为了适应电子计算机处理信息的要求，需要对各类信息资料进行统一编码。信息资料的编码结构一般由字符（可以是字母，也可以是数字）组成基本数码，再由基本数码结合成为组合数据。它应表现出信息资料的组成方式及其相互关系。
小技巧
信息存储的保密技术
在通信技术日益发达的今天，保密工作对于秘书来说显得尤为重要，保密范围包括文件保密、涉外保密、出版保密、计算机设备保密等。就电子文档信息保密而言，有如下方法可以利用。
（1）防泄密滤镜和安全智能卡。防泄密滤镜是暗色的塑料屏幕，可以粘贴在显示屏上，这样只有计算机正前方的人才能看到内容，计算机旁边的人只能看到黑屏；安全智能卡先要进行相应的软件安装，它可以对文件乃至硬盘加密，使用时插入安全智能卡，计算机中的数据才完全对用户开放。
（2）加密软件的使用。如E-diamond加密大师是专为拥有大量商业秘密和个人隐私的用户订制的，可以加密任意的文件和文件夹，并且支持驱动器。采用三种原创加密技术多线程加密，支持三种加密方式：本机加密、移动加密和隐藏加密，具有临时解密、浏览解密的功能，并且它不受系统影响，即使重装、Ghost还原也依然可以照样使用。
（3）Office 2003办公软件自带的加密功能。打开Word文档，选择工具、选项、安全性，或者选择文件、另存为、工具、安全措施选项，分别输入打开和输入文档时的密码，单击确定，文档就需解密打开了。
③存放排列。科学地存放排列信息资料，是为了便于查找利用，主要有以下排列方法。
a.来源排列法。按信息资料来源地区和部门（结合时间顺利）依次排列。这种排列的优点是便于查找信息源，但需较大的存放空间。
b.内容排列法。任何一件信息资料都有它确定的主要内容，将资料内容进行分类后依次排列，便于查找利用。
c.形式排列法。信息资料存在的形式多种多样，如图书、期刊、报纸、内部资料、录音带等不同形式分类排列，便于做到存放整齐。
信息资料的排列要按照各单位的具体情况来决定存放方法，无论选用哪一种排列方法，一经确定，就应保持相对稳定，当然也要根据资料情况的变化而改变排列存放的方式。
④保管。保管关系到信息的安全与完整，信息保管工作包括信息的防损坏，信息的防泄密、盗窃，信息的定期不定期清理，信息的存储更新。
（2）信息存储的方法。信息存储的载体有纸质载体和磁性载体，磁性载体包括软盘、硬盘、优盘、磁带、光盘（包括一次写入式、可擦式等）、缩微胶卷、缩微胶片等。
①手工存储。主要是针对纸质载体的存储，其优点是存储设备便宜，阅读方便；缺点是文件夹、文件柜占用空间大，需防虫防火。
②计算机存储。是将信息资料转换为电子文档的格式，存放于硬盘、软盘等电子介质中，以表格、数据库等形式形成的信息。其优点是信息存储量大，查找迅速，易于编辑；缺点是设备昂贵，要注意磁盘的保护和病毒防护。
③缩微胶片存储。通过照相将信息资料保存到胶片上，缩微胶片需要专用阅读机阅读，其优点是存储空间小，存储量大；缺点是胶片质量具有变异性，阅读设备昂贵，需要加标签、索引排序。
（3）信息存储的注意事项和要求。
①存储的信息要有价值。应存储那些已经处理，对单位组织的工作具有重要作用或长效作用的有价值的信息。
②存储的信息要方便利用。存储的目的是为了方便利用。方便利用的核心问题是要方便检索。具体在存储过程中要做到登录准确、分类合理、编码科学、存放有序，这样才能真正达到满足检索要求、实现方便利用的目的。
③存储要逐步实现现代化。信息存储应尽可能利用现代化的存储手段，以逐步实现信息存储的现代化。
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我国的信息立法
信息法体系是指由各种信息法律、法规等构成的规范性文件系统，它是信息法的外在形式结构。从世界范围来看，目前还没有哪个国家已经提出并构建了完善的信息法体系。我国已经建立了一些调整信息活动中社会关系的法律法规，但是，我国的信息法制建设仍然比较落后，无法满足日益深化的信息化建设。总的来说，我国现在的信息立法是国家立法较少，而行业主管部门和地方政府的法规、条例较多；针对某个领域的法律法规多，如对知识产权保护、电子商务法等的研究较多，但总体上对信息活动进行宏观规划和引导的法律、法规少；相关的法律法规尽管为数不少，但还未形成一个完整的信息法体系，对现有法律的修改和扩充的速度也比较缓慢；人们的信息法制观念淡薄、政府行政干预严重等现象是制约我国信息立法步伐的因素。
随着中国的信息产业发展，信息法将发展成为一个独立的法律部门，其学科体系包括信息产权法、信息交易法、信息技术法、信息保护法、信息公开法、信息管理法、信息安全法、信息人才法等部分。我国现已颁布的相关法律有：《中华人民共和国电子签名法》、《全国人民代表大会常务委员会关于维护互联网安全的决定》、《中华人民共和国邮政法》、《国家保密法》，《中华人民共和国个人信息保护法》即将出台，相关的行政法规有《互联网上网服务营业场所管理条例》、《外商投资电信企业管理规定》、《中华人民共和国电信条例》、《互联网信息服务管理办法》、《中华人民共和国无线电管理条例》、《中华人民共和国邮政法实施细则》。
实践训练
1.课堂讨论
（1）秘书的信息整理与存储工作有什么重要意义？
（2）信息存储的载体有哪些？分别论述它们的保存与保密方法。
（3）公司经理要求你整理刚刚收集到的几份反映同一问题的信息，在决定信息取舍时，你将采用哪些方法？
2.案例分析
深圳金宏电子公司近年来收益每况愈下，公司经过全面的调查分析，发现本公司的商业机密泄露是造成公司困境的主要原因，经理让秘书制定一个公司商业信息保密的具体措施，秘书小王将拟好的文案交经理审阅，经理看后，觉得还可以补充。下面是秘书小王列出的商业信息保密措施：
（1）加强门卫制度，对来访者，验明身份，问清来访事由，不让无关人员特别是竞争对手随便进入公司；
（2）加强保密区域的管理。建立内部监控设施、防盗系统，把涉密人员控制在绝对范围内；
（3）加强信息管理。信息是商业秘密的物质载体，对储存资料、计算机盘片建立管理制度，专人保管资料，借用、复制必须登记批准；
（4）建立内部保密制度，并把公司的保密制度写入《员工手册》，在新员工进入公司时就向其灌输保密观念，防止无意泄密；
（5）订立守密协议。公司与直接涉密人员订立商业秘密守密协议，按《劳动法》规定，把脱密期、竞业限止期等条款直接写入守密协议，依法明确双方的权利和义务。
分析与讨论：
（1）你如何帮助小王补充信息的保密措施？比如对机密数据、重要文件等的保密，对电磁泄漏、网络安全采取的措施等。
（2）如何在企业内加强保密宣传教育，增强企业员工的保密观念意识？
3.实务训练
【情景1】某公司办公室主任让小张将一堆没有整理的资料根据信息分类的要求进行整理，这些资料有书信、单据、合同、广告稿、新闻稿、建议书、信函、文件、调查记录、报刊文章等，小张进行分类时，按主题分成两大类。假如你是小张，请模拟其工作过程将上述资料准确分类。
【情景2】这是行政经理张明写给钟秘书的一张便条，如果你是钟苗，将如何完成该任务？
便条
钟苗：
公司刚刚招聘两位秘书，将安排她们专门负责公司内外的信息工作。请你今日下午三点在二楼小会议室，向她们介绍一下信息整理与存储工作中应当注意的问题以及信息分类和存储的常用方法。并请将介绍内容以讲稿形式送交我一份。
谢谢。
行政经理张明
××年×月×日
实训说明：
（1）本部分实训可在实训课堂和理论课上交叉进行，要营造一个真实的办公环境。课前准备相关的信息材料。
（2）以任务文本的形式上交作业，老师进行集中评议。
第4单元 信息的开发与利用工作
情景案例
宏利公司总经理肖强近日心里颇不平静，来宏利公司做总经理3年了，企业在他的带领下成了本市名副其实的企业领头羊，公司的发展让他感到欣慰。但最近的一件事情却让他如梗在喉——公司的一个大客户因为发送货物周转时间过长，延误了交货期而承担了巨额的违约金，该客户找到宏利公司理论，虽然公司给予了耐心的解释，但该客户仍然表示以后不再通过宏利公司周转业务，而转向80公里外另一家公司。损失一个客户固然可以通过其他途径弥补，但是如果引起多米诺骨牌效应，那后果就不堪设想了。肖强进行了原因调查：宏利公司的主要竞争对手——万和公司最近进行了信息系统集成改造，大大加快了货物的周转速度，为客户赢得了宝贵的时间，许多企业都表示如果宏利公司不能提供同样的服务，他们就将成为万和公司的客户。为解决这件事情，他今天召集公司行政助理和电脑专家来共同商量一个对策……
项目任务
如果你是宏利公司行政助理，为帮助公司走出困境，对于公司即将进行的信息系统的开发以及信息的利用工作你将会提出哪些有益的建议？
任务分析
宏利公司因为没有重视信息系统的建设管理而造成了巨大的损失，而它的竞争对手因对信息系统的集成改造而赢得了大量的顾客，由此可见，信息系统的开发是实现信息资源价值和提升其价值的重要环节，每一个企业都应该注重信息系统的开发建设。
广义的信息系统包括专业信息机构以及计算机信息系统。专业的信息机构开发与建设主要通过优化机构设置、人员组织、管理制度、加强培训等手段提高系统反应速度和管理水平，从而提高信息产品的质量。计算机系统则是以计算机为基础平台的软件和硬件相结合的系统，分为作业支持系统和管理支持系统两大类，宏利公司如果要进行信息系统的开发，相关人员特别是秘书就要掌握二者相关的管理知识和信息技术。
信息利用是信息工作的核心阶段，也是终极目的。如果信息得不到利用或者利用价值较低，那么围绕信息的一切工作都毫无意义或事倍功半。在秘书工作中，信息利用最重要的是将有价值的信息汇报、递送给有关领导和有关管理部门。领导和有关部门利用秘书提供的信息辅助决策，或者参考制定政策，或者了解掌握基层情况。信息利用还包括采取恰当的传输形式，及时发布、传播给有关组织和人员加以利用，采取恰当的存储形保存，形成信息中心、信息库，供有关组织和人员浏览查阅。无论信息起到什么作用，只要对领导和有关部门“有用”，秘书的信息工作就有意义。这一阶段对秘书的要求是注意对信息的综合利用，秘书要学会对多种信息的综合处理，提炼出“高层次信息”。
相关知识
信息资源开发，是指对信息进行挖掘、分析、概括和加工以获得新的高层次的信息。它是使信息增值的关键环节。秘书应结合本部门关注的最重要的问题收集信息，并对收集到的信息进行“去粗取精、去伪存真”的整理，凸显其关键价值。有效的信息开发能够提高企业的核心竞争力，有利于领导进行科学的决策，从而提高工作效率。
1.信息开发的类型
根据不同的分类标准可以将信息开发分为多种类型。
（1）按开发所需时间的长短，可分为长期信息开发和短期信息开发；
（2）按信息开发对象的形式不同可以分为网络信息开发、文献信息开发等；
（3）根据对信息资源的加工深度与层次，信息开发可以分为一次信息开发、二次信息开发、三次信息开发。
一次信息即原始的信息，如企业技术文献、信件等，其主要形式有剪报、外文编译等；二次信息是对一次信息加工整理后形成的新的文献，主要形式有目录、索引、文摘等；三次信息是在一、二次信息开发的基础上综合概括形成的深层次信息，主要形式有简讯、综述、调查报告等。
2.信息开发的形式
信息开发的形式主要有剪报、索引、目录编制、文摘、信息资料册、简讯、调研报告等。
3.信息开发方法
（1）汇集法。即围绕一定的主题和时间段，把一定范围的相关资料汇集在一起，以全面反映一个地区或者一个部门的基本情况，适用于信息资料多、反映面宽的情况。
（2）归纳法。是将反映某一主题的信息资料集中在一起，加以系统的分析综合，完整地反映某一方面的工作动态。归纳法要求逻辑性强、分类合理、综合准确、防止信息归纳产生的变异。
（3）纵深法。即从纵的方面按原始信息资料提供的资源层层深入剖析，接近主题，或者按某一活动时间顺序或事件发展的历史进程深入进去弄清事情前因后果，揭示事物的发展特征。
（4）浓缩法。即通过压缩信息资料文字达到凝练主题、简洁行文的目的。使用浓缩法首先要注意提炼主题，即一篇信息资料只阐明一个观点；其次要精简结构，压缩段落层次，去除多余的过渡照应；最后要凝练语言，用简明扼要的语言表达含义。
（5）图表法。将数据信息制成图表的形式，这种形式使数据一目了然，便于阅读和传递，也便于利用。
（6）对比法。即将信息数据进行横的和纵的比较，突出反映事物发展变化的特征，横的比较是将事物与同类事物某一阶段发展状况进行比较，纵的比较就是对事物的历史进程进行今昔对比。
小技法
我国企业需要哪些信息
企业的信息机构包括：信息中心、图书资料室、企业档案室等，另外，企业中还有一些组织机构也兼有信息资源管理的重要任务，如：计划统计部门、产品技术的研究与开发部门、市场营销部门、生产与物资部门、标准化与质量管理部门、人力资源管理部门、项目管理部门、政策研究与法律咨询部门等。目前我国企业所需要的信息主要有以下方面的内容：①新科技新工艺；②新产品开发；③市场信息；④技术及设备引进；⑤经营管理；⑥企业改进和建设信息；⑦政策法规；⑧对外贸易；⑨同行信息；⑩金融信息；安全环保等。
4.信息利用途径
信息利用是信息资源开发的归宿和落脚点，不能有效利用信息，所有的开发工作都是无用功。有效的信息服务能为企业预测和决策提供科学依据，提高企业的创新能力，提高企业的工作效率，并增强企业的灵活性和适应性。
信息利用具有时效性、准确性、多样性、实效性等特点，信息利用服务途径有以下几种：
（1）信息检索服务。在不改变信息资源形态的情况下，有选择地为信息利用者提供信息服务，其信息一般通过索引、目录、计算机数据库系统提供或者信息复制品的方式提供。信息利用中可以使用跟踪卡、文档日志等记录信息借阅情况，便于其他利用者知道信息去向。
（2）信息加工服务。根据信息利用者的需求，对信息内容进行分析研究，整理筛选，编辑加工后提供给利用者。加工后的信息具有综合性、预见性等特点。
（3）专题、查询利用服务。是针对单位、领导或其他部门提出的特定查询主题和内容提供的信息服务。在日常工作中，秘书常常要为上司、企业内部机构查询报刊文献，核实具体数据，要解答这些问题，秘书必须有足够的信息资料储备和积累。
（4）信息咨询服务。是以新的信息形态提供的信息服务，其表现形式有：书目服务、报刊杂志索引服务、统计资料咨询服务等。
（5）网络信息服务。是在现代信息技术基础上以数据信息开发为对象的服务，其表现形式有：远程数据库检索，电子函件，用户BBS论坛联机目录查询服务等。
在信息利用服务中要注意信息的安全保密以及信息载体的保护工作，电子文档要设置密码，存储设备要安装杀毒软件和加密软件。此外，信息产权是个人与组织关于信息劳动成果的所有权标志。信息利用服务要遵守知识产权保护法、版权法、数据保护法等，保障个人的信息知识产权，在法律保护和条件许可的情况下最大限度地实现信息共享。
相关链接
经济信息资源的获取
1.虚拟图书馆：如中国国家图书馆（www.nlcgov.cn），WWW虚拟图书馆（vlib.org），美国国会图书馆（www.loc.gov）等。
2.经济类报刊：美国《商业周刊》（www.business.com），《华尔街报》（www.wsj.com），《市场观察》（http：//cbs.marketwatch.com），《福布斯》（www.forbes.com）等。
3.经济信息网站：SF Gate商务和金融（www.sfgate.com/business），D＆B百万企业数据库（www.dnbmdd.com/mddi），中国经济信息网（www.cei.gov.cn），中国财经网（www.fec.com.cn），中国国家企业网（www.chinabbc.com），中华商务网（www.ccmnet.com）等。
实践训练
1.课堂讨论
（1）企业中有哪些组织机构也兼有重要的信息资源管理任务？
（2）作为涉外秘书，开发国外的经济信息有哪些途径？
（3）20世纪60年代，上海市某保温瓶厂开始研究硅镍保温技术，直到20世纪70年代中期，该厂从海外某杂志上偶然发现这种技术早在20世纪50年代就已经在美国成功使用，这意味着该厂历时十余年、耗资几十万元的这项研究工作是在开发国外落后的工业技术，没有什么意义和价值。请结合秘书信息工作的基本要求，谈谈上海某保温瓶厂的信息开发工作存在哪些不足？
（4）假如你是某保险公司办公室秘书，当中国人民银行关于降低存款利率的信息发布后，公司领导决定利用这个时机使各分公司扩大业务，请你从信息工作的角度谈谈应该做哪些工作？
2.案例分析
深圳环球化工有限公司是以生产医用化学品为主的多元化企业，在激烈的市场竞争中，化工企业面临对信息化和电子商务的迫切需求，公司决定努力开发网络信息资源。秘书王强建议公司使用化工网站数据，经理采纳了他的意见，公司于2006年加入了中国化工网。网站提供的化工信息服务、化工搜索服务、电子商务服务有效地整合了企业及行业的信息资源，大大提高了化工人员获取化工信息的效率。中国化工网站拥有很大的专业化工客户和产品数据量，在专业化工领域形成了一个巨大的商贸平台，为化工企业的交流搭建了一座桥梁。它简单的界面也让使用变得非常方便。同时chemindex的推出改革了原搜索引擎综合性的网络现状，使专业搜索引擎在化工领域实现了很好的模式，可以通过产品名称和CAS号进行检索，检索结果精确匹配，真正体现了专业化。
讨论与分析：
（1）公司信息开发有哪些具体的方法与途径？
（2）如何使用中国化工网搜索产品报价？
3.实务训练
潘先生是上海一家纺织品贸易公司的行政助理，为了让公司的业务员保持与市场信息的同步更新，公司为每一名业务员都配备了具备无线上网功能的笔记本电脑，以便员工能第一时间掌握市场价格、供求关系等变化情况。但是，运行一段时间后，潘先生却发现业务员陷入了资讯的海洋，平均每个员工每天花在搜集信息上的时间就超过了2个小时，最重要的是由于搜集的信息相差不大，重复搜索现象普遍存在。在信息搜索的同时，不少员工在网上游戏、聊天，浪费了宝贵的时间。
假如你是潘先生，应该如何采取措施解决公司信息开发这一难题？请制定一个改革方案。
知识小结
在21世纪，秘书的信息工作日益显示出它的重要性。办公室秘书应培养并逐步具备良好的信息意识，掌握信息工作中收集、整理、存储以及开发利用的操作规范和要求，具备在具体办公环境下的信息工作能力，关注层出不穷的新技术、新设备，为快捷、周到的信息服务提前做好知识和技术上的准备，学会开发新的信息资源，及时、准确、全面地获取所需要的信息，为领导的决策提供服务。