书城励志方圆大智慧:成功可以变得很简单
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第23章 惜时、守时——向时间要财富

不难发现,在你的身边,经常会有迟到早退或不能按时完成工作的人,你也不难发现,他们经常受到上司的斥责甚至解聘。他们中,不乏才华横溢、能力突出者,可终因为时间观念的问题而屡屡受挫,颇不得志。

如果你不想做这样一个在职场上苦苦挣扎的“怀才不遇”者,如果你还想做出一番成就,那就必须像公鸡一样,做一个严格守时的人。

要做一个严格守时的人,你就不要为任何迟到寻找借口。什么闹钟失灵,什么家事缠绕,什么道路堵塞,千种理由,万种说法,都不应该成为借口。你应该知道,迟到就是迟到,你已违反公司纪律,你已给公司带来不良影响。尤其是在跟客户约定的时间内,你一个人的迟到损坏的是团体的形象,你一个人的迟到带来的是公司和客户双方的损失。在许多重大的问题上,你一个人是承担不起这个责任的。

做一个严格守时的人,要充分利用上班时间提高工作效率。不在上班时间跟人闲扯,不接听冗长无聊的电话,更不能“身在曹营心在汉”想到“外面的世界多精彩”或者家里的煲汤香浓浓,心猿意马,神不守舍。要把全部的心思和精力都投注到自己手边的工作上,有效地提高工作质量,提升工作效率。

做一个严格守时的人,要按期完成自己的工作。纵然是一个优秀的企划方案,纵然是一项完美的工程设计,如果落于他人之后,也会失去意义或者身价大跌。

一位有名的企划人员在谈到她的成功经历时说:“那一次,我和我的同事同时参与一家大公司的投标。通过大量的资料收集和精心的筹划,我们几乎在同一时间完成了各自的竞标计划。但在赶往大公司的途中,我的车子出了故障,晚了一小时到达会场。而在这一小时内,我的同事那新颖的设计和长远的规划再配上她那精彩的讲演,已深深地吸引了大公司的决策人员,大公司上层人士已决定用我同事的方案。

“老实说,我的计划并不逊色于同事,可因为晚了一小时,我竟失去了竞争的机会。我现在还经常为那次失败懊悔。

“早起的鸟儿有食吃。同样,你每天上班应比公司所规定的时间早到5分钟左右,利用这短短的几分钟,使自己的心情稳定下来,准备迎接一天工作的挑战。下班前注意整理桌面、重要文件归档及确认第二天的工作。

一位成功的职业人士这样告诫他的后辈:就算不能第一个到办公室,也不当是最后那个姗姗来迟的人。在星期一早上,如果你能比其他人都早到一些,即使只是趁别人还没有进办公室之前查查自己的电子邮件,或者整理一下办公桌,都会让自己提早进入一周的工作状态。同时跟周围的人比起来,你的精神显得特别愉快,也绝对是当天最让上司眼睛一亮的员工。

“就算不能最后一个下班,也不要在众人都埋头工作时扬长而去。你的工作效率可能比别人的都高,那么应该去帮助显然在今晚必须开夜车的人,问他有什么是你可以帮忙的,就算你到头来也没有帮上什么,光是这点心意,就足以让人感动并产生好感了。但切记一定要出自诚意,别忘记:整个团体的成功,才能让你的优秀表现更杰出;让团队里其他人显得灰头土脸,不但不会让上司认为你的能力比其他人高强,反而会觉得你的工作是否过于轻松了,并且没有团队精神的概念。

严格守时的职场中人,会一心一意地做自己的本职工作,拒绝一切不必要的时间浪费。

可以从以下三个方面杜绝时间浪费:

1.根除自己浪费时间的行为习惯

拖拖拉拉,时断时续。你应该检视一下,自己是否经常性地在接手一项工作后半天才开始拟订方案,是否经常在做某件事时又分身去干别的……如果是这样,你已浪费了很多的时间。在你磨磨蹭蹭的时候,时间已悄悄流逝,在你断断续续之中,时间已溜走。或许你是在叹息,或许你是在抱怨,可时间不停歇。要想做一个成功的职业人士,干脆利落、雷厉风行的作风是必须要具备的。在接到信或电话的同一天尽量回信或回电话,可以省去复读的时间。

优柔寡断,三心二意。与其花费很多的时间去构思行动的结果,不如拿定主意一个一个地去实践。做好你的工作,这是无法选择的事实,不时在自己的工作中左右摇摆、三心二意,会给人极不踏实的感觉,也得不到实践经验的积累,你应该在工作中有果断决策的能力,像公鸡一样,不为自己的鸣叫而羞羞怯怯。

过分追求完美。有些事情你只需要完成就可以了,并不要尽善尽美。如果你事无巨细,一味追求完美,很可能原地踏步,难有长进,而时间已流逝很远。所以,适当的放弃和见好就收的睿智,也需要具备。

2.排除一切外界的干扰,为自己节省更多的时间

拒绝无聊的约会。有所不为才能有所为,你要砍掉一切不必要的义务和约会。频繁的宴请,大量的聚会,不仅增加你的经济负担,也耽误你不少时间。可以说,你参加这些宴会所花费的时间和你所获取的信息是不等值的。

成功的时间管理人士提供了这样一个问题:“你是情愿排队等候1小时购买1份5元的早餐,还是多花5元到50里外的餐馆吃饭?假若你能在1小时内创造比5元钱更多的财富,那么你就该考虑等候所花时间的机会成本了。

而且,你和朋友保持适当的距离还有利于你们长久关系的维持,于你的成功大有裨益。

巧妙应付意外的拜访。你正在紧张地工作时突然接到一个电话,原来是一位老朋友的问候。你的工作、你的生活、你近来的身体状况,他关怀备至,你烦不胜烦,又急不可耐,怎么办?建议你用一些措辞结束这种干扰,比如说:“在我们挂电话之前……”结束这类频繁冗长的电话,你能节省更多的时间。

有时,没有任何迹象,过去的客户突然要造访你。你不妨向他道歉,说你的日程已排得很满,希望能有另外一个宽松的会谈时间和场所,可以聊聊不便公开讲的事情。如果是无法推诿的与工作关系不大的见面,你可以将时间选在低效率时段。

3.规范自己的日常行为习惯,人为地“创造”时间

想好以后再打电话。如果涉及的项目很多,可以简单写下来,依次解决。为了避免在电话里啰嗦,按照记录次序进行,这样可以最大限度地减少麻烦,节省时间。

定期整理文件夹和办公抽屉,丢掉或卖掉多余的东西,以避免杂乱。

有不明白的事,开口请教知道的人。

挑非巅峰时间购物、吃饭或去银行。

储存一些不会坏的日用品,节省购物时间。

找出处理每一件事情的最佳方式:打电话、寄信,还是亲自拜访,选择最有效率的一种。

有许多职场人士,整日“两眼一睁,忙到熄灯”可还是深感时间紧迫,时间不够用。他们精疲力竭、来去匆匆,却总是不能从容自如,甚至不能按期交付工作。

因为他们不懂得利用时间,不善于为重要的事情排一个先后顺序。

要想赢得比别人高的评价,要想获得比别人多的成就,必须学会巧妙地运用时间。

晋升为经理助理的小林子对她的同伴说:“时间像牙膏,你得挤。用等人、等车及等待到目的地的时间来看书,写字,听音乐,酝酿和计划未来; 不要浪费看电视的时间,可以一边看一边做些小事情,例如擦鞋、缝扣子、拆信、做健身等等; 若有重要工作急需完成便远离同事,独自在一角静静地工作。不能既想工作又舍不得与同事的“闲聊”如果你总是比预计的慢半拍,就把表拨快5分钟,这样,你会慢慢发现,它可以使你做事更从容。

时间赋予每一个人的一样多,不善于“挤”就会跟许多平庸的职场人士一样,忙忙碌碌却又是庸庸碌碌地过一生。

你应该会利用等待的时间工作。开会前夕、路上塞车、飞机晚点,很多时候,你完全可以在手边放些阅读资料,用一只公文包或文件夹存放信函、报道、期刊、文摘,利用这些时间工作。

一位成功的职场人士在介绍他的经历时说:我通常把信件放在我随身的公文包里,在上班的途中,我几乎翻阅了所有的信件,到达公司时,那些无用的东西已进了垃圾箱。

要学会忙里偷闲。将每一刻发挥到最大效率,并不意味着要将自己搞得十分紧张,打破常规会使你工作速度更快,效率更高。如果在正午时分休息一会儿,会使你精力充沛。锻炼也能使你头脑清醒,身体健康。周期性娱乐10分钟以及做深呼吸,既能让你情绪高昂,也能使你心静如水,建议你每周休假一整天。为了帮助你每天留给自己一个小时,建议你将零碎的时间做一个计算,每分钟576秒,把每分钟扣下24秒,累加起来,每天刚好多出一个小时。同是做一件事,如果你能更有效地支配时间,你将事半功倍,你将比别人富余一半时间。

要善于利用技术。保存你的工作记录到计算机上,而不仅仅是在笔记本里。这样,当你需要某些信息时,从计算机上搜寻比在笔记本上翻找能节省一大半时间。

当你善于抓住点点滴滴的时间进行工作的时候,你必须会根据自己的核心价值排定日常工作的优先顺序,否则你还是会处于分不清重点的一团糟之中。

首先,把你所有必须完成的工作列出来,然后,依照工作的重要性加以分级,排定完成顺序。

第一,急迫而重要的,非尽快完成不可,如方案的制定。

第二,重要但不急迫的。虽然没有设定期限,但早点完成可以减轻工作负担,增加工作表现,如工作的长远规划。

第三,急迫而不重要的。

第四,既不急迫又不重要的,如“鸡毛蒜皮”的小事。

为了督促自己执行,你要将这些形成条文,除了每月、每周,甚至于每天都制定计划表。

成功的职场人士说:“你应该在一天中最有效的时间之前制订一个计划,仅仅20分钟就能节省一个小时的工作时间,牢记一些必须做的事情。

制订计划,必须遵循如下两个原则:

保持重点。所有成功的人士都会明确自己的当务之急。一位刚提升为主编的职业人,在他的办公桌上始终放着一期自己的杂志,这样,无论何时他被一些小事分散了注意力时,只要看到那本杂志,就会及时回到正道上来。你不妨在自己的办公桌上建立一个“行动”一览表,把每天要干的头几件大事记录下来,时刻关注着它,看自己的执行情况。

80/20法则。确定你表格中的哪项任务是最重要的。方法之一就是80/20规则。油漆销售员刘某在第一个月仅挣1000元,分析销售图表后,他发现他80%的买卖来自他的20%的客户,但是他对所有客户花费了同样的时间。于是,他把最不活跃的36个客户搁到最后,把80%的精力集中到最有希望的20%客户的身上。不久,他一个月就赚了10000元,并成为油漆公司的副总经理。