法定公文是指《中国共产党各级领导机关文件处理条例（试行）》和《国家行政机关公文处理办法》中规定的16种文种。企事业单位根据需要常用的法定文种主要有：决定、决议、通知、通报、报告、请示、批复、函、意见、规定和会议纪要。这些公文都是使用频率较高的文种，本章就法定文种的适用范围、特点和拟稿模式作以简要说明并列举例文。
第一节 决定、 决议
一、决定
决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
决定具有权威性和指挥性的特点。决定一般分为周知性决定、指挥性决定和奖惩决定。
【决定文稿模式】
标题：①单位名称＋事由＋决定
②事由＋决定
开头：根据和缘由。
正文：①决定的事项；②要求和措施。
结尾：①希望和号召；②附件。
【例1】
HK研究院关于表彰创建文明先进集体和个人的决定
各单位：
2006年，我院以创建全国文明单位为目标，紧密围绕科研生产中心工作，深入扎实地开展创建活动，出色地完成了国家重点项目研制任务，全面实现了职代会提出的各项科研生产经营目标，在文明建设中取得了显著成绩，涌现出了一大批先进集体和个人。
为树立榜样，表彰先进，进一步推动创建文明活动的深入开展，经各基层单位推荐，院文明办公室评比，院务会议研究决定：
授予：第一研究室等十个单位为文明先进单位。
授予：艾航空等十名同志为文明标兵。
授予：李宜航等五十四名同志为文明先进个人。
希望受表彰的单位和个人，继续发扬“飞豹”精神，激情进取，航空报国，为创建全国文明单位作出新的贡献。院党委号召全院广大职工要向受表彰的先进单位和个人学习，以先进为榜样，紧紧围绕完成国家重点科研任务，在全院掀起“赶先进，创佳绩”的热潮，为创建全国文明单位，建设和谐研究院做出新的更大的贡献。
附件：文明先进集体和个人名单（略）。
二○○七年一月二十日（章）
【例2】
关于重点项目研制抓落实的决定
为了加快国家重点项目研制，增强各级干部责任心，切实抓好落实工作，确保国家重点项目研制按计划完成，特作出如下决定：
一、充分认识抓落实的重要性
重点项目实施以来，我院各级干部高度重视，狠抓落实，项目研制进展顺利，取得了一定的成绩。但是，项目研制工作发展并不平衡，在一些单位仍然不同程度地存在着重部署、轻落实，重形式、轻效果，重安排、轻行动的现象。为了及时纠正这种现象，加快项目研制进度，各级干部要充分认识抓落实的重要性。抓落实是实现项目研制目标的基础，抓落实就能出成果，出效率；抓落实就能出凝聚力，出战斗力。重点项目研制是国家高新技术产业发展的关键项目，完成项目研制任务的关键在于抓落实，工作不落实，项目研制必然会受到影响。能否抓好项目研制落实工作，是对各级领导干部组织和管理能力的考验。只有把研制工作任务落实在具体工作中，才能形成创新激情和动力，才能成为全院职工的自觉行动，从而高效推进重点项目研制工作；只有狠抓落实，才能实现重点项目的研制目标。
二、建立健全抓落实的责任制
（一）建立由院长负总责、副院长按照分工具体负责、部门主要负责人和项目责任人抓落实责任制。各研究室都要建立健全室主任、专业组长抓落实的责任制度，并将抓落实责任制的情况报院长办公室。抓落实责任制要与原有的目标管理责任制衔接配套，形成多层次抓落实目标体系和岗位责任制。
（二）建立任务分解制度。项目研制计划由科技部会同质量部、院长办公室、计划部、人力资源部、财务部等相关部门，根据《重点项目研制要求任务书》，对事关项目进度全局的重要研制科目和技术关键进行任务分解，根据任务分解，提出完成任务的目标、时限和要求，并将考核方法及项目负责人的分工情况报院长办公室，经院长和总师审定批准后付诸实施。
（三）健全定期报告制度。主管院领导要对重点项目研制的计划和实施情况进行组织指导、督促检查，每星期四定期向院长办公会报告研制进展情况。副总师、项目负责人组织研究室制定详细的实施方案，报主管科研副院长同意后组织实施。对每项重要研制节点的每个环节，都要明确到研究室、专业组和岗位责任人，量化到岗，细化到人。研究室主要负责人每天要向科技部报告研制工作进度、存在问题及解决方案的情况和建议，科技部汇总情况向主管院领导报告。
三、做好对抓落实的督促检查和考核
（一）进一步完善督促检查制度。督促检查制度是抓落实的重要环节，要不断探索督促检查工作的新思路、新办法。对研究室完成研制任务的情况，由科技部会同质量部组织有关部门，采取明查暗访的方式，定期不定期地进行全面检查和重点抽查，及时发现问题，并督促有关责任人限期解决。
（二）建立公开通报制度。对重要研制节点实施的总体情况，由院长办公室定期不定期地在园区网上进行通报；对影响项目研制进度和质量的科目在网上飘红滚动闪烁警示。副总师、项目负责人、研究室主任要按照计划要求，及时将完成任务情况向院长办公会作出报告，未完成的研制科目或具体节点工作，要向办公会作出说明。
（三）建立评议考核制度。院成立项目督查考评领导小组，由院长任组长。院长办公室会同科技部、质量部、人力资源部等部门，制定监督考核、评议奖惩的具体办法。主管科研副院长每次向院长办公会报告项目研制情况前，应组织有关人员对阶段研制工作进行总结评议，制定改进措施。院结合项目研制实际每月召开一次技术会议，对抓落实工作进行全面讲评，每年年终进行一次总结表彰。
（四）建立抓落实监督激励机制。实行点上督查与面上推动相结合，舆论监督与群众评议相结合，形成强大有力的监督体系。政治部和人力资源部要把抓落实作为考核干部工作能力、作风和管理水平综合评估的一项重要内容。政治部要通过创优评差等方式，建立评议制度，评议结果在院园区网上公布。对抓落实成绩突出的给予表彰奖励；对抓落实消极被动、完不成研制任务或者影响整个项目研制进度的要进行批评，责成其限期改正；对造成严重后果的责任人要追究其责任。
四、加强抓落实工作的领导
（一）各级领导干部要把抓落实摆在重要位置。项目主要负责人要亲自督查，抓住不放，逐项落实。要加强部门工作协调，做到谁主办，谁负责，谁落实。对职权范围内能协调解决的问题，敢于负责，不推诿扯皮，各级领导干部都要对项目流程负全责。院长办公室是督促检查的工作机构，要加大对抓落实工作的协调、督办和检查力度。各研究室要指定一名主任负责督促落实工作，并建立督促检查工作制度；各专业组要设立检查监督员。对督查工作要委其事、授其权，创造必要的条件，给予及时具体的指导，充分发挥他们在抓落实中的推动、反馈、监督和协调作用。要以院园区网络为载体建立运转灵便、快捷高效的监督工作网络。
（二）加强调查研究工作。要切实转变工作作风，减少会议、减少文件、减少事务性活动。各级领导干部要腾出时间多研究问题，多调查研究。坚持抓典型，以点带面，经常深入科室特别是关键技术攻关的研究室，掌握第一手资料，找准问题症结，强化落实措施。要坚持院领导联系点工作制度，提倡蹲点调查，解剖麻雀，分类指导。各副总师、项目负责人都要按照院长办公会的统一要求，深入专业组，解决技术问题，推进研制工作。
（三）完善技术决策机制。进一步推进技术决策科学化民主化，建立专家咨询制度，涉及项目研制的重要技术关键要充分听取工程技术人员的意见，集思广益，科学决策。各级领导干部要不断提高判断分析能力，遵循客观规律，形成决策前充分调查研究，决策中广泛论证酝酿，决策后确定专人去抓落实的长效机制。
我们要全面贯彻落实党的十六届六中全会精神，激情进取，志在超越，狠抓落实，努力完成国家重点项目研制任务，为国防建设和国民经济建设做出更大的贡献。
二○○五年三月十八日
二、决议
决议适用于经会议讨论通过的重要决策事项。
决议具有决策性、权威性和程序性的特点。决议一般分为批准某事项决议，安排工作决议，原则问题决议。
【决议文稿模式】
标题：单位名称＋事由＋决议
标题下加括号通过决议的会议名称及日期
开头：原因、根据、背景、目的和意义。
正文：①决议事项；②要求和措施。
结尾：①希望号召；②执行要求。
【例文参考】
HK研究院第十届职工代表大会决议（2006年1月24日第十届职代会通过）
HK研究院第十届职工代表大会认真听取和审议了院长作的题为《激情勇于进取，志在创造超越，在创新中推进航空技术进步》的报告。（以下简称：《工作报告》）。会议认为，院长的《工作报告》实事求是地总结了研究院五年的工作，充分反映了科研生产经营取得的显著成绩，清醒地分析了研究院目前面临的形势。《工作报告》提出今年科研生产经营的目标和总体要求，充分体现了党的十六大精神，是切实可行的。职代会一致通过院长的《工作报告》。
会议认为，“十五”时期是不平凡的五年，全院职工发扬“飞豹”精神，激情进取，战胜了各种困难，圆满完成了科研生产经营任务，科研综合实力和航空技术研究取得了辉煌成就，为国防建设做出了重大贡献。研究院荣获全国“五一劳动奖状”。职代会对行政管理工作表示满意。
会议指出：“十一五”期间国家已经确定重点发展航空高技术产业，我院面临群集而来的难得机遇和严峻的挑战。2006 年是“十一五”计划的开启年，做好今年的工作，意义重大。我们要充分认清形势，牢牢把握机遇，激情迎接挑战，开好局、起好步，努力完成本次职代会确定的各项任务。
会议强调：航空技术研究和国家重点研制项目是今年各项工作中的重中之重。使命高于一切，责任重于泰山。着力推进航空技术进步，努力完成国家重点项目任务，实现航空报国的崇高理想。
会议要求：全院干部职工要认真贯彻落实党的十六大精神，集中精力干好六大主业，精心培育三大经济支柱，落实加强综合保障和质量工作的具体措施，推进以矩阵型项目管理、知识管理、精益六西格玛和岗位分析与薪酬体系建设等为主要内容的管理创新，抓好研究院文化建设，加强领导班子建设和党建工作，全面贯彻落实科学发展观，加快民品经营发展，扎实推进一流环境建设，促进研究院又好又快发展。
会议号召：全院干部职工要认真贯彻职代会精神，发扬“飞豹”精神，以强烈的进取超越意识，继续超常拼搏，激情进取，为实现建设一个具有持续创新发展能力的数字化研究院的宏伟目标而努力奋斗！
第二节 通知、 通报、 函
一、通知
通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
通知具有指导性、广泛性和时效性的特点。通知一般分为指示性通知、批示性通知和一般性通知。
【通知文稿模式】
标题：①单位名称＋事由＋通知
②事由＋通知
③转发＋始发机关＋原通知标题＋通知
开头：①缘由；②意图和目的。
正文：①具体事项；②执行要求；③具体意见。
结尾：落款。
【例文参考】
HK研究院关于加强科研信息报送工作的通知
各单位：
今年以来，我院科研信息报送工作做得是好的并取得了较好的成效，为领导及时掌握情况，指导科研工作发挥了重要作用。但是，也有一些单位对科研信息工作重视不够，导致对紧急重大事件处置不力，迟报、漏报紧急重大信息的情况时有发生，有的造成了严重后果和不良影响。为改变这种状况，进一步加强科研信息报送工作，现将有关事项通知如下：
一、各单位要充分认识科研信息工作的重要性。我院承担着国家重点科研项目，任务繁重，技术复杂，各种新情况、新问题不断出现，做好科研信息工作，是正确应对各种情况，及时妥善处置紧急重大事件，确保科研工作顺利进行的需要。各单位必须提高认识，转变观念，把信息工作摆在重要位置。
二、切实加强紧急重大科研信息的报送工作。凡是重要科研动态，各单位必须尽快将有关情况报送院办调研室。
三、各单位要指定一名领导负责科研信息工作。院办将定期对报送科研信息情况进行通报，对因迟报、漏报科研信息造成重大或严重后果的单位，要追究其领导责任。
四、要紧紧围绕重点科研项目研制工作报送信息，充分发挥各科研人员的作用，做到及时、准确、全面，既要报喜，又要报忧。努力挖掘信息的深层价值，为院领导提供优质高效的科研信息服务。
五、各单位要建立完善的科研信息搜集、处理和报送制度，重视信息网络建设，充分利用局域网络，保证科研信息传递畅通，提高科研信息利用效率。
HK研究院院办
二○○六年九月五日
二、通报
通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
通报具有典型性和引导性的特点。通报主要有表彰通报、批评通报、情况通报等。
【通报文稿模式】
标题：①单位名称＋事由＋通报