书城教材教辅公文拟稿
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第14章 决策拟稿方法(3)

分析综合法包括分析因果、现象和本质、数量和质量等方法。根本的方法是“要用马克思主义的立场、观点、方法来分析问题、解决问题”(《邓小平选集》),透过纷繁的决策现象,认识决策的本质,分析矛盾,区别决策意见的虚假现象和真实性,集中集体的智慧和意见,寻找决策的共同点,理清来龙去脉,解开不同意见的症结。决策意见一致就能“拨开云雾见太阳”,为顺利完成决策拟稿铺平道路。

三、预测法

预测就是从事物的过去和现状总结出来的实践经验。预测一般有两种途径:一种是实践经验,主要靠直觉判断。俗话说:“近水知鱼性,近山知鸟言”。如渔夫凭水流的声音,就能分辨出是否有鱼群;猎人听到鸟鸣,就可知林中有什么鸟儿。渔夫和猎人就是靠实践经验和直觉获得信息的。

另一种是借助数学统计的方法,依据客观的实际资料、数据和条件,用科学的理论和方法认识和把握事物发展的客观规律,对未来作出推测和判断。

决策拟稿可以通过直觉经验判断法,来预测决策实施过程中可能出现的问题。经验判断法就是拟稿人综合运用自己的知识和经验,并凭借自己的直觉判断能力,通过分析总结从而作出对决策效果的预测。

通常情况下,拟稿人无法解释拟稿过程,也无法说明拟稿表述文字的逻辑性。在凭直觉快速拟稿的背后,都是知识和经验的再现。《三国演义》中的“赤壁大战”,诸葛亮就是靠直觉经验预测到“东风”,使曹操八十万大军丧身火海。

在市场环境下,管理决策因素复杂,难以计量,有时呈现出模糊性,决策拟稿只有依靠直觉判断,才能对决策目标发展趋向做出正确的预测。

其次,运用数学统计法,就是在一定的条件下,对决策建立数学模型。运用大量的数据和资料客观地反映事物的数量,通过分析预测可能发生误差的范围。

分析时可以直接以具体的数据代入特定的数学模型,如果数据可靠,而且客观情况又变化不大,往往能取得满意的预测结果。比如,根据单位的当年科研经营实现的目标情况,就可明确制定出明年的科研经营目标。

四、试验验证法

管理决策即使经过十分周密、十分精心的考虑,仍是一种设想。决策拟稿,如果只是把设想提供给领导,必将会产生不良后果。因此,决策拟稿对问题及其对策必须通过试验验证。试验验证的目的就在于充分暴露决策的缺点和不足,以避免一旦形成文件造成决策失误。试验验证的结果就是决策拟稿要提出的问题和对策。

试验验证首先要选择具有普遍性和指导意义的试点;其次,要选择能验证决策效果的试点。选择试点要有实事求是的客观态度,从管理决策的需要出发,坚持遵循“实践出真知”的原则,以试点进行验证,补充完善决策方案。试点要点面结合,典型引路,尽量排除人为因素的干扰,保证试点效果。

试点是一个比较复杂的证明过程,而且周期较长,有些决策就不宜试点。如突发事件的紧急性决策。试点的深入程度也比较难以把握。通常情况下,拟稿先将决策对象按照实际情景构成试点模型,通过模型进行试验、观察、测定并分析各方面的效果,根据模拟的试验结果进行决策拟稿。

比较简单的决策,也可以采取问卷的方式,或者运用局域网络进行试点分析,完善决策方案。

五、程序法

管理决策主要有两大要素,一是目标任务;二是具体要求,即“做什么?”和“怎么做?”程序法就是按照决策程序的具体步骤进行方案拟制。拟稿基本程序如下:

一是明确问题的性质,确定是一再发生的“日常”性问题,还是偶然发生的例外问题。界定问题的范围,阐明引发问题的根源。

二是遵循决策规范,明确工作进程和可量化任务指标,确定边界条件。

三是把决策目标细化为措施,这是拟稿过程中最难的部分。怎么化解目标?哪层负责?由谁负责?应采取什么措施等。

四是总结经验。透过“事例”认识“事理”,透过“事前”启发“事后”,把经验和做法上升到一定的高度,使其具有推广的价值。

五是提出反馈意见,以便检查决策的适应性和有效性。

六是提出建议。

以上程序在拟稿过程中不能截然分开。特别是问题和建议程序,贯穿于拟稿的全过程。

决策拟稿比较复杂,以《关于加快ARK项目研制工作报告》为例。

(1)院办公会决定:召开加快 ARK 项目研制工作会议。

(2)任务交拟:会议召开时间,工作报告的主要内容。

(3)在把握院办公会决定的基础上拟制提纲。

(4)收集材料

①向各职能部门发通知,明确内容、重点、进度和要求;

②专题收集,根据报告期内科研、试验、管理进行重点搜集。

(5)抓落实:检查“通知”的执行情况。

(6)认真阅读:对各部门提供的材料仔细阅读,选择有价值的事例。

(7)归类整理:按照提纲要求进行归纳分类整理。

(8)对原来的提纲内容进行调整,并向领导汇报。

(9)拟稿:按照提纲进行拟制,要求表述简练,提纲挈领,突出重点,内容全面,条理清晰,形成初稿。

(10)送审:主管领导审阅。

(11)修改:根据领导意见修改。

(12)讨论:召集有关部门领导讨论,补充、完善初稿。

(13)修改:根据讨论意见修改。

(14)定稿:送领导审阅选择。

第四节 决策拟稿基本原则

拟稿是管理决策的关键环节,是决策文件的基础。拟稿一经形成文件,将直接影响决策的正确贯彻实施。

决策文件能否正确指导和推进实践并达到预定的目标,在很大程度上取决于拟稿能否深刻认识和把握管理决策的核心内容,准确表达决策意志。因此,在复杂多变的决策过程中确定正确的拟稿思路,是确保决策文件正确性的关键。

一、照实记录,补充完善

管理决策,特别是重大的决策,一般情况下,都经过极其严密的决策程序,并通过领导集体反复讨论,最后确定出实施意见。应当说,最后确定的实施意见中,大多数决策都比较严谨周密,目标任务明确,措施得当,实施的环境条件比较成熟。

拟稿只要把决策的内容原原本本地照实记录下来就可以了,无须加工,决策的意见就是拟稿要表述的内容。实践证明,这是一条拟稿捷径,而且十分有效,颇受领导欢迎。

照实记录务必全面准确地表达决策内容,如实反映领导考虑的方方面面,不能疏忽遗漏,更不能擅自更改或随意取舍。

照实记录,不是指领导讲话的原始记录,而是在忠于领导讲话的基础上,把握决策意图和核心内容,以及关键举措和目的取向,归纳、整理、提炼,形成具有逻辑性的文稿。

但是,管理决策有时会出现不确定性,决策的事物往往只在主要的方面作了决定,而次要的方面以及相关配套措施并没有明确。如果仅仅把决策的主要内容拟成稿件,显然难以通过。

拟稿应根据决策的主要内容进行补充和完善。补充和完善的思路主要是拓展内容,细化任务,明确措施,把不确定的决策意见变成具有可操作性的决策文稿。

二、抓住关键,确定思路

事物是作为过程存在的。管理决策是企事业单位一项经常性工作,是一个循环往复的管理过程。

管理决策包罗万象,决策对象复杂多变。正如列宁所说:“是由一串无穷无尽的环节组成一条无穷无尽的链条”。领导在决策时,思考问题不可能顾及到每一个“链条环节”,决策总是抓住最重要、最关键的那根“链条环节”,即重大的问题进行谋划和决策。

决策拟稿思路就要寻找并且牢牢掌握住那根最重要、最关键的决策“链条环节”。这个“链条环节”就是领导最为关注的重大问题,是决策的关注点。找准了起决定性作用的决策“关注点”,就意味着拟稿抓住了决策的主要矛盾,抓住了关键,抓住了实质内容。

只有抓住了关键,拟稿才能与领导决策思路合拍。比如,一个时期以来,领导在不同场合多次强调专业建设的问题,一旦条件具备,领导便决定实施专业人才培训计划,那么专业建设就是培训计划的决策意向,培训方案只要紧紧围绕加强专业建设提出可行性意见,就会与领导的想法不谋而合。

三、结合下情,贯彻上情

如何结合下情,贯彻上情,是决策拟稿经常遇到的难题。所谓上情,一方面是指党的路线、方针、政策和上级的指示精神,另一方面则是企事业单位领导的决策目标和意志。

上情一般分为指导原则和具体要求两种情况。对具体要求,由于其针对性和操作性较强,比较易于把握贯彻,而指导原则却比较抽象。尤其在时间紧、任务重的情况下,单位领导作出的决策往往只考虑了主要方面的问题,对次要的方面和相关措施并没有认真考虑,而是一般性的原则意见,决策拟稿就难免出现“图解”原则,甚至“走调”的现象,导致拟稿思路出现偏差。

所谓下情,就是企事业单位的实际情况。下情具有特殊性的特点,是决策拟稿的中心思想和出发点。通过调查研究,摸清下情,可对单位的现状做到心中有数。

决策拟稿既要吃透上情,也要摸透下情。结合下情,就是要从实际出发,从务实创新的角度考虑问题,从比较鉴别的角度出谋划策,因地制宜,扬长避短,创造性地完善和发挥决策意图。

决策拟稿要紧扣上级的精神,保证正确的政策方向。既要用足用活政策,又要紧密联系实际,做到“不离上级谱,唱活地方戏”。

四、纠错修正,发散思维

在拟稿过程中,常常会发现决策存在着许多不够完善的地方,或者有明显的错误。如果不顾决策是否可行,一味地按照决策要求拟稿,最终形成的文件将会在付诸实施后引起严重后果。

决策是领导意志的体现。在拟稿实践中,发现问题容易,提出问题就不那么容易,会遭到领导的“批评”,所以谨小慎微、如履薄冰是决策拟稿的通病。

当然领导决策一项事情,自然有其高明之处。但是,事物永远处在运动变化之中,管理决策的对象也会随时变化,领导无法准确地预料所有的变化,更不会先知先觉。由于种种原因,领导决策往往强调内因的主导作用,而忽视了外因的条件作用,从而导致决策时视野狭窄,陷入“坐井观天”的误区。

拟稿是深化决策、验证决策的过程,最能感受到决策的有效性。当发现决策依据明显不足或者决策目标有误时,拟稿人应以高度的责任心和求真务实的勇气,敢于“犯颜直谏”,用足够的事实依据,说明决策不宜贯彻或予以重新修正。

在民主意识日益增强的今天,绝大多数领导都会重视不同意见,对决策目标进行反思,真诚修正。如果明知有误,却怕受“批评”、影响个人前途而明哲保身,不敢向领导提出建议,就会酿成更大的错误。这是对工作极其不负责任的表现,只能失去领导的信任。

修正完善决策,并不是否定决策,而是建立在客观实践和现实的基础之上的理智判断,是对决策正确性的进一步论证。

提出问题需要勇气,更需要智慧。理由不充分,就难以说服领导。因此,在拟稿过程中对发现的问题要发散性思考,多方位、多层面、多角度、多途径考虑,提高思维统摄能力和辨证分析能力,旁征博引,充分论证,确保拟稿沿着正确的方向发展。

五、面面俱到,综合平衡

管理决策一般都由领导者或领导班子作出决定。如果领导班子讨论问题意见一致,决策拟稿相对就比较容易。但是,实践中,往往在讨论涉及单位重大利益调整的关键问题时,由于领导班子成员主管的工作性质不同,认识上存在较大分歧,各说各理,有时难以达成一致的意见。

如果主要领导硬性拍板决定,决策拟稿还好办;如果不作结论,只让把会议情况综合一下,决策拟稿就比较难办了。此时的决策拟稿怎样做都难以通过各主管领导的会签。那么,如何拟稿呢?最好的方法就是面面俱到,综合平衡。

面面俱到不是没有重点,平铺直叙,而是采取详写和略写的办法反映一般性意见,重大的争议问题,按照组织原则请示“一把手”定夺。在触及这些分歧和矛盾时,拟稿一定要特别注意措辞,行文表述力求客观,不偏不倚,以免引起不必要的麻烦。

综合平衡就是要全面客观地反映各方面的意见。比如,拟制科研阶段计划,往往采用倒排进度的方法进行网络计划编制,处在计划节点上的领导往往会争人员、争设备,都想把自己的项目排在前面。解决这个问题的办法就是进行综合平衡。

综合平衡需要大量深入细致的工作,首先对各项目在研制过程中的各个环节,进行人力、资源、费用的综合平衡,合理调整计划,使决策计划真正地起到控制、指导科研的作用。

在综合平衡中要充分注重对分歧的协调,促进意见趋向一致。但是,拟稿人的协调作用是有限的,解决领导意见分歧的权力和责任在于领导者本身,拟稿人只是按照决策内容向有关领导通报情况,不涉及领导之间的意见或矛盾。

决策拟稿的基本思路应本着“都是领导,谁的意见都要反映”的工作原则,充分表达每位领导者的意见。在协调分歧意见中,要尽力避免多头请示或传递不该传递的信息,摆脱尴尬难处的境地。