§§§第1节如何使用汉字
公文是传达贯彻党和国家的方针、政策，联系和处理各种公务的工具，具有很强的政策性、权威性和现实的效用性。因此，要求其在用字方面必须做到标准化和规范化。
关于公文的用字问题，国家有关公文法规中都有明确规定。例如《中国共产党机关公文处理条例》第十六条第（五）项规定：“公文中汉字和标点符号的用法符合国家发布的标准方案，计量单位和数字用法符合国家主管部门的规定。”《国家行政机关公文处理办法》第十条第十四项规定：“文字从左至右横写、横排。在民族自治地方，可并用汉字和通用的少数民族文字（按其习惯书写、排版）。”其第二十五条中又进一步规定，草拟公文应当做到“字词规范，标点正确”。这些，就是对公文中文字使用的规范化要求。
应当看到，尽管国家有关公文法规中已有明确规定，但在公文写作实践中，用字的不规范问题仍然不同程度地存在，有的甚至还较严重。特别是在一些基层机关所制发的公文中，问题就更多。这在很大程度上已经影响了公文的质量和效果，给工作带来不应有的麻烦甚至损失。因此，公文用字的规范问题，应当引起我们的高度重视。
那么，公文用字怎样才能做到规范呢？可从如下几个方面着手：
第一，要严格执行党和国家制定并正式颁布的用字法规的规定，不写繁体字、异体字，也不滥造简化宇。
首先是不写繁体字。1956年的《汉字简化方案》公布并分批推行后，繁体字的使用范围受到了限制，即凡面向公众的社会用字必须规范化，要使用国家正式公布的简化字，已经被简化了的繁体字，只能用于古籍整理出版、文物古迹、书法艺术等方面。据此，公文用字应以国家正式公布的简化字为准。
其次是不用异体字。废除异体字是国家文字改革的重要内容之一，1955年国家公布的《第一批异体字整理表》，废除了1055个异体字。除翻印古书或用作姓氏以外，一般不能再用。对此，公文写作也需依照执行。然而，在实践中，这些不规范的异体字仍时有所见，应当坚决加以纠正。
再次是不要滥造简化字。公文中使用简化字应以1986年国家公布的《简化字总表》为准。凡是不符合表中规定的简化字，都不合规范，不能使用，更不能滥造。周恩来同志曾指出过：“有些人任意制造简字，除了他自己以外，几乎没有别人认识，这种现象自然不好，应该加以适当的控制。一个人记笔记，或者写私信，他写的是什么样的字，谁也无法管。但是写布告或者通知，是叫大家看的，就应该遵守统一的规范。特别在印刷物和打字的文件上，必须防止滥用简字。”（《当前文字改革的任务》）公文中如果运用不规范的简化字，或者随意滥造简化字，势必严重损害公文的质量和效用。
第二，要注意把握汉字的字形、字音、字义，坚决纠正错别字，也要防止出现漏字或多字。
汉字是形、音、义的高度统一体，我们在书写时必须认真把握它的基本笔画、笔顺规则以及偏旁部首和间架结构，注意分辨多音字、同音字、形近字和多义字，读准字音，认清字形，了解字义，做到正确使用。在公文写作实践中，因字的错用、漏用或多用而影响文意给工作造成损失者不乏其例。某单位发的一份会议通知，将要求有关人员“务必参加”写成“勿必参加”，致使会议未能如期进行；还有的将“欢迎领导莅临指导”写成“泣临指导”，影响很坏。在公文工作实践中，类似事例很多。出现这些问题的原因，首先是公文撰制者的责任心不强，其次是对汉字的结构规律把握不准，特别是对同音异义字、形近字和多义字，不能正确加以区分。因此，公文写作人员必须努力加强自身的修养，要以严肃认真、一丝不苟的态度对待公文工作，同时还要努力提高自己的文字水平，力求不出现差误。
第三，要正确使用各种数字。
公文用字包括数字的用法和书写在内。准确、科学地使用各种数字，是公文写作的一项重要内容，它直接关系到公文的质量和办文效率。对此，在公文写作中应当注意。特别是涉及表示事物数量的增减、表示比例关系等的数字时，更要做到准确和规范，不容出现疏误。对于数字的使用，应当严格按照国家的有关规定执行，其中《国家行政机关公文处理办法》第二十五条第（九）项规定为：“公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。”这一规定，与国家语委等七部门联合发布的《出版物上数字用法的规定》相统一，公文中使用数字，应当严格依照执行。
然而，从公文写作实践来看，数字使用的不规范是一个比较突出的问题，主要表现为所用数字失实、失准，前后“打架”，书写不统一等。这些问题的存在，直接影响了公文的质量和效用，甚至给工作造成了不应有的损失。
第四，要讲求书写美，做到字迹清晰工整，美观大方。
草拟公文应当做到清楚工整，而“工整”本身即是一种美。它要求在书写时必须横平竖直，撇、捺、折、点均要“各就各位”。公文用字虽然不是艺术，但也必须保持其基本笔画、笔顺和偏旁部首的正确，间架结构要得当。实践中，有人在草拟公文时，字体“龙飞凤舞”，模糊不清，令人难以辨认。如某单位发出的一篇关于统购粮食的通知，其中原有“冬种作物不在统购之列”一句，但因书写人字迹潦草，以至于打印人员误为“各种作物不在统购之列”，结果给工作造成了严重损失。由此可见，讲究书写的工整、清楚，对于确保公文的质量，提高工作效率，具有极其重要的意义。
要做到书写的工整、清楚，除上述内容外，还应注意对于数字的书写，如用阿拉伯数码，应使每两位数码占据一格，而且同一个数字不能断行；百分比的书写也是如此，但要注意除一位数外，百分号应当独占一格。此外，如果涉及四位和四位以上的数字，应当采用国际通行的三位分节法，即节与节之间以空半个阿拉伯数字的位置表示。由此，实践中常见的用逗号分节的写法，因其不符合国际标准和国家标准，应予废止。
§§§第2节如何正确使用句式
句子是公文中的意义单位，意义明确与否及所能理解的难易程度与句子的繁简成正比。一篇公文正是通过若干个句子、运用一定的句式而集句成文，记载和传递形形色色的公务信息。因此，在写作过程中必须根据各种不同的情况使用恰当的句式，注重变化，使写出来的公文显得富有生气和活力。
公文写作中要正确使用句式，一般应当注意把握如下几点：
1.要将长句和短句交替运用，使行文铿锵有力
长句是指形体长、词数多、结构比较复杂的句子，短句是指形体短、词数少、结构比较简单的句子。长句和短句，各有各的特点，其中前者表意严密，气势畅达，后者简明活泼，刚劲有力。公文写作中既不能单纯使用长句，也不能一味使用短句，而应将二者有机地结合起来，兼容并取，错落有致，使行文富于变化，从而增强其表达效果。
2.要将整句和散句结合起来，使行文错落有致
整句是指结构相同或相似、长短一致或接近的句子，散句是指结构灵活、长短不一的句子。与长句和短句一样，整句和散句也各有特点，在公文写作中也要将二者结合起来使用，以便使语言表达波澜起伏，引人入胜。
3.要注意把握几种常用的特定句式
第一，以“为”、“为了”作语言标志，以自我说明为特征的目的句式。在公文开篇交待行文目的，是公文的一种普遍而又基本的写法。其突出的特征就是以介词“为”或者“为了”作为语言标志，由发文主体直接阐述行文的目的。具体分为两种情况：一是以“为”或“为了”作起首语，在其后直接写出目的对象和内容；二是以“为”或“为了”作过渡语，在其后用“此”、“这一问题”等来指代先行语句中通过叙述所提出的公务活动中的问题，以此说明行文的缘由和必要性。
第二，以“……了”为特征的陈述句式。在公文写作中，特别是工作报告、工作总结、通报、简报、调查报告等文种的写作，要大量使用以“了”为特征的陈述句式，其目的在于使语言表达趋于简练明快，给人以一目了然之感。它一般紧随“进行”、“完成”、“解决”、“取得”、“克服”、“开展”、“推动”等动词之后，用以表达事物的已然时态，其后面接宾语，构成一种进行了某项工作、完成了某项任务，解决了某一问题、克服了某一困难、取得了某一成绩的动宾句式。
第三，以“必须”、“禁止”等强调语为特征的祈使句式。这种句式主要用于下行文之中，其作用在于进一步加强语势，给人一种令行禁止、不容置疑之感。具体分为两种情况：一是带有命令语气以示肯定的句式。例如“必须搞好非典型肺炎的防治工作”，其中的“必须”即是强调性词语，用以表明发文者的观点或态度。二是带有禁止语气以示否定的句式。例如“严禁巧立名目，利用公款铺张浪费”、“不准以任何方式将公款私存”等，其中的“严禁”、“不准”等强调性词语具有庄重、严肃的语体色彩。
第四，以“凡……者（的）”为标志的判断句式。“凡……者（的）”是公文中使用频率较高的一种句式，具有表“全称判断”的功用，表明所有这一类型的人或事物全部包括在内，无有例外。同时，它还具有庄严色彩。此外，应当注意，“凡……的”除具有表全称判断作用外，还往往带有贬义。
第五，以“将”字结构组成的宾语提前句式。此种句式主要见之于批转或转发性通知以及以复体行文形式发布的通知、报告等文种的写作，通常用“现将”作为起首语，旨在提起受文对象注意，并使行文语气刚劲有力。需注意的是，“将”字提宾的句式要比诸如“现在发给你们……”之类的正装陈述句具有较强的修辞表达效果。
第六，前虚后实、以虚带实的“重后”句式。例如请示的结尾用语即是如此，这里所说的重后，是指一句话中两种截然不同的含义，一个为虚，一个为实，而且前虚后实，即所谓“重点后置”。“是否可行，请批示”、“妥否，请批示”等语句中，发文主体所希望批的是“妥”而不是“否”，是“是”而不是“否”，前半句中的“否”只是一种虚意，而后半句才是实意，是行文的目的所在。这种重后句式，既使文字精炼，又体现出了行文主体的肯定性要求与对工作的严肃态度。
第七，把几个并列成分联在一起，由句中一个相同意思的成分综合成句的综说句式。它既可以是综说修辞在前，并列成分在后；也可以是并列成分在前，综说修辞在后。其作用主要在于使行文趋于简练，而且富有气势。
第八，以数词缩语为特征的紧缩句式。公文写作讲求言简意赅，精炼扼要，这是一条基本原则。为此，往往要对一些内容特定的长句通过附以数词的手法进行高度的浓缩，例如把“讲学习、讲政治、讲正气”概括为“三讲”；把“中国共产党要始终代表中国先进生产力的发展要求，始终代表中国先进文化的前进方向，始终代表中国最广大人民的根本利益”概括为“三个代表重要思想”等，可以看出，以数词或数量词加名词或名词性词组的方式是这种紧缩句式的重要特征。应当注意的是，在公文中运用数词缩语必须做到表意明确清晰，切忌盲目追求紧缩而使句意难懂，令人费解甚至误解。
4.要注意表意的明确性，不用含混不清似是而非的句子
诸如“麦苗正蜕变出油油的绿意”，其中“蜕变”为何，“油油的绿意”又是一种什么形态，令人难以名状；至于类似“我被青春撞了一下腰”、“像雾、像雨，又像风”等晕天眩地的句子，更不应出现在公文中。
§§§第3节如何运用模糊语言
公文的语言从总体上讲可分为精确语言和模糊语言两大类。精确是公文的基础和生命，但在某些特定的语言环境或特定的条件下却又必须使用模糊语言。所谓模糊语言即指外延小而内涵大的语言，例如“通过这次政治学习，使全厂大多数职工受到了深刻教育”，其中的“大多数”即为模糊语言，具有不定指性，其表量是模糊的，但表意却是准确的，这是模糊语言的基本特性。如果将其改为“使全厂一千三百二十三人全部受到了深刻教育”，反而不够准确，也难以令人置信。
模糊语言在公文中的运用，大致有以下几种情况：
1.表示时间
常用的有“最近”、“不久前”、“近年来”、“过去”、“现在”、“将来”、“一直”、“曾经”、“已经”，等等。
2.表示地点
常用的有“附近”、“一带”、“周围”、“左右”，等等。
3.表示方式、方法
常用的有“严格认真”、“逐步”、“多种形式”、“合理”、“斟酌”、“适当”，等等。
4.表示主观评价
即用判断的语言形式，表达一种主观对客观的认识和态度，这种认识往往带有较大的模糊性。例如“这篇报告的主流是好的，是比较符合要求的”，用“好的”、“比较符合要求的”等模糊语言，对报告进行了恰当的评价。
5.表示频率
常用的有“反复”、“多次”、“往往”、“再三”、“三令五申”，等等。